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Verwendung von Lightspeed Accounting

Informieren Sie sich nach der Einrichtung über die Funktionen, die Sie für die Verwaltung von Lightspeed Accounting benötigen. Zu den Funktionen gehören: die Anzeige des Synchronisierungsverlaufs, um zu sehen, wann Verkaufsdaten synchronisiert wurden, die erneute Buchung und Neusynchronisierung von Verkaufsdaten, die Änderung von Buchungsmethoden und Kontenzuordnungen und der Wechsel Ihrer Buchhaltungssoftware, um ein neues Programm zu verbinden.

Inhaltsverzeichnis:

Anzeige des Synchronisierungsverlaufs

Sehen Sie sich den Synchronisationsverlauf für Lightspeed Accounting an, um jeden Synchronisationsversuch von Lightspeed mit Ihrer Buchhaltungssoftware zu sehen. Filtern Sie nach Datum oder Buchungsstatus, um die Ergebnisse in der Tabelle einzugrenzen, und klicken Sie auf ein Synchronisierungsergebnis, um weitere Informationen dazu anzuzeigen.

  1. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten für Lightspeed Restaurant im Backoffice an.
  2. Gehen Sie im Navigationsmenü auf Integration > Buchhaltung.
  3. Klicken Sie auf Sync history (Synchronisierungsverlauf), um eine Tabelle anzuzeigen, die alle Synchronisierungsversuche von Verkaufsdaten mit Ihrer Buchhaltungssoftware enthält.
    k-series-lightspeed-accounting-click-sync-history.png
  4. (Optional) Um die Synchronisierungsergebnisse nach Status oder Datum zu filtern, befolgen Sie die Schritte 4a–4c:
    1. Wählen Sie in der ersten Dropdown-Liste All (Alle), Success (Erfolgreich) oder Failure (Fehlgeschlagen) aus.
      • All (Alle) – Zeigt sowohl erfolgreiche als auch fehlgeschlagene Buchungen an.
      • Success (Erfolgreich) – Zeigt nur Buchungen an, die erfolgreich mit Ihrer Buchhaltungssoftware synchronisiert wurden.
      • Failure (Fehlgeschlagen) – Zeigt nur Buchungen an, die nicht mit Ihrer Buchhaltungssoftware synchronisiert werden konnten.
    2. Wählen Sie in der zweiten Dropdown-Liste ein Datum oder einen Datumsbereich aus, ab bzw. in dem die Synchronisierungsergebnisse angezeigt werden sollen.
    3. Klicken Sie auf Refresh (Aktualisieren), um die in der Tabelle angezeigte Buchung zu aktualisieren.
  5. (Optional) Um Details zu einem einzelnen Synchronisierungsergebnis anzuzeigen, klicken Sie auf das entsprechende Datum.

k-series-lightspeed-accounting-sync-history-filter-view-details.png

Erneute Buchung und Neusynchronisierung von Verkaufsdaten

Buchen Sie historische Verkaufsdaten um, wenn Sie Kontozuordnungen oder Einstellungen in Lightspeed Accounting aktualisieren und diese Änderungen in Ihrer Buchhaltungssoftware erscheinen sollen. Synchronisieren Sie Verkaufsdaten erneut, wenn die Synchronisierung mit Ihrer Buchhaltungssoftware aufgrund eines Fehlers fehlgeschlagen ist.

Erneute Buchung von Verkaufsdaten

Wenn Sie Kontozuordnungen oder Einstellungen in Lightspeed Accounting ändern, und möchten, dass diese Änderungen in Ihrer Buchhaltungssoftware für historische Verkaufsdaten berücksichtigt werden, buchen Sie diese Daten erneut.

Wichtig: Bevor Sie die zuvor synchronisierten Daten erneut buchen, müssen Sie die neu zu buchenden Daten aus Ihrer Buchhaltungssoftware löschen. Andernfalls kommt es in Ihrer Buchhaltungssoftware zu Ungenauigkeiten, weil die Daten zweimal gebucht werden (bei der ursprünglichen Synchronisierung und bei der erneuten Buchung).

  1. Löschen Sie die Daten in Ihrer Buchhaltungssoftware für das Datum, das Sie erneut buchen.
  2. Befolgen Sie die Schritte 1–4 unter Anzeige des Synchronisierungsverlaufs.
  3. Klicken Sie auf das Datum des erfolgreichen Synchronisierungsergebnisses, das Sie erneut buchen möchten.
  4. Klicken Sie auf Repost (Erneut buchen), um das Datum erneut zu buchen.
    k-series-lightspeed-accounting-click-repost.png
  5. Überprüfen Sie die Warnung und klicken Sie dann zur Bestätigung auf Repost (Erneut buchen).
  6. Überprüfen Sie Ihre Buchhaltungssoftware, um sicherzustellen, dass die Daten erneut gebucht wurden. Es kann bis zu 30 Minuten dauern, bis die erneut gebuchten Daten angezeigt werden.

Neusynchronisierung von Verkaufsdaten

Wenn die Synchronisierung der Verkaufsdaten aufgrund eines Fehlers fehlgeschlagen ist, beheben Sie den Fehler und synchronisieren Sie die Daten erneut, damit sie in Ihrer Buchhaltungssoftware erscheinen.

  1. Lesen Sie die Benachrichtigungs-E-Mail die bei einer fehlgeschlagenen Synchronisierung gesendet wurde, und beheben Sie die Fehler, die die Synchronisierung der Daten verhindert haben.
    Die E-Mail wird an die Adresse gesendet, die im Feld Notification email (Benachrichtigungs-E-Mail) auf der Hauptseite von Lightspeed Accounting eingegeben wurde.
  2. Befolgen Sie die Schritte 1–4 unter Anzeige des Synchronisierungsverlaufs.
  3. Klicken Sie auf das Datum des fehlgeschlagenen Synchronisierungsergebnisses, das Sie erneut synchronisieren möchten.
  4. Klicken Sie auf Resync (Erneut synchronisieren) um zu versuchen, die Daten erneut zu synchronisieren.
    k-series-lightspeed-accounting-click-resync.png
  5. Überprüfen Sie Ihre Buchhaltungssoftware, um sicherzustellen, dass die Daten synchronisiert wurden. Es kann bis zu 30 Minuten dauern, bis die neu synchronisierten Daten angezeigt werden.

Änderung von Buchungsmethoden oder Kontenzuordnungen

Ändern Sie die in Lightspeed Accounting verwendete Buchungsmethode oder Kontenzuordnung, um die Art und Weise zu aktualisieren, wie zukünftige Verkaufsdaten mit Ihrer Buchhaltungssoftware synchronisiert werden. Wechseln Sie z. B. von der Buchung der Verkäufe nach Artikel zur Buchung nach Warengruppe oder ändern Sie das Standardkonto in Ihrer Buchhaltungssoftware, mit dem die Verkäufe synchronisiert werden.

Eine Beschreibung der Buchungsmethoden, Kontenzuordnungen und weiterer Einstellungen in diesem Abschnitt finden Sie unter Einrichtung von Lightspeed Accounting.

Wichtig: Änderungen der Buchungsmethode und Kontenzuordnung gelten nur für zukünftige synchronisierte Daten, nicht für historische Daten, die bereits synchronisiert wurden. Historische Daten können, falls gewünscht, mit den neuen Einstellungen manuell erneut gebucht werden. Wenn Sie die Buchungsmethode ändern, müssen Sie alle zugeordneten Konten und Einstellungen neu konfigurieren.

  1. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten für Lightspeed Restaurant im Backoffice an.
  2. Gehen Sie im Navigationsmenü auf Integration > Buchhaltung.
  3. (Optional) Wählen Sie unter new posting method (neue Buchungsmethode) eine neue Buchungsmethode.
    k-series-lightspeed-accounting-new-posting-method.png
  4. Wählen Sie new account mappings (neue Kontenzuordnungen) aus.
    Wenn Sie die Buchungsmethode im vorherigen Schritt geändert haben, müssen Sie alle neuen Kontenzuordnungen auswählen. Andernfalls aktualisieren Sie nur die gewünschten Zuordnungen.
  5. Wenn Sie die Buchungsmethode in Schritt 3 geändert haben, konfigurieren Sie die Einstellungen im Abschnitt Additional settings (Zusätzliche Einstellungen).
  6. Klicken Sie zum Speichern auf Save changes (Änderungen speichern).
  7. (Optional) Buchen Sie frühere Verkaufsdaten erneut, um sie mit den aktualisierten Einstellungen erneut mit Ihrer Buchhaltungssoftware zu synchronisieren. Detaillierte Anweisungen finden Sie unter Erneute Buchung von Verkaufsdaten.

Wechsel der Buchhaltungssoftware

Wenn Sie eine neue Buchhaltungssoftware verwenden, die von Lightspeed Accounting unterstützt wird, trennen Sie Ihre alte Buchhaltungssoftware und verbinden Sie das neue Programm mit Lightspeed Accounting. Alle zukünftigen Verkaufsdaten werden mit der neuen Software synchronisiert, aber historische Daten sind davon nicht betroffen.

Wichtig: Alle Kontenzuordnungen, Einstellungen und der Synchronisierungsverlauf gehen verloren, wenn Sie die Buchhaltungssoftware trennen. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.

  1. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten für Lightspeed Restaurant im Backoffice an.
  2. Gehen Sie im Navigationsmenü auf Integration > Buchhaltung.
  3. Klicken Sie auf Disconnect (Verbindung trennen).
    k-series-lightspeed-accounting-disconnect.png
  4. Beachten Sie die Warnung, die darauf hinweist, dass alle konfigurierten Kontenzuordnungen, Einstellungen und der Synchronisierungsverlauf verloren gehen.
  5. Klicken Sie zur Bestätigung auf Disconnect (Verbindung trennen).
  6. Verbinden Sie Ihre neue Buchhaltungssoftware, indem Sie die Schritte unter Einrichtung von Lightspeed Accounting befolgen.

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