En 2019, Lightspeed POS a fait l’acquisition d’iKentoo. Depuis, nous avons beaucoup travaillé pour vous proposer notre produit le plus sophistiqué à ce jour : Lightspeed Restaurant (K Series). Il s’agit de la version la plus récente de notre application, dans laquelle vous trouverez de nouvelles fonctionnalités, des protocoles de sécurité renforcés, un écran Caisse repensé et bien plus encore ! Le produit que vous adorez s’est doté d’un nouveau nom et est maintenant plus convivial que jamais.

Nous encourageons nos précieux clients qui utilisent iKentoo 2.0 à adopter Lightspeed Restaurant (K) dès aujourd’hui. En utilisant l’application la plus récente, vous profiterez d’une expérience plus conviviale, des dernières fonctionnalités et d’une garantie de soutien technique.

Pour passer à Lightspeed Restaurant (K), rien de plus simple : il vous suffit de régler quelques paramètres dans votre back-office, puis de télécharger l’application Lightspeed Restaurant POS (K) sur l’App Store. Allons-y !

1. Premiers pas
2. Mise à niveau du back-office
3. Connexion des caisses
4. Vérification du rôle des caisses
5. Modification des groupes d’utilisateurs
6. Configuration d’un fonds de caisse
7. Lecture des rapports

Premiers pas

Veuillez suivre les étapes suivantes avant de passer à Lightspeed Restaurant (K) :

1. Vérifiez que vos appareils iOS sont compatibles avec l’application Lightspeed Restaurant POS (K). Cette application est compatible avec la version 14.0 et les versions ultérieures d’iOS.
2. Vérifiez que toutes vos caisses sont bien connectées à Internet.
3. Fermez toutes les commandes ouvertes sur vos caisses qui utilisent iKentoo 2.0. 
   • Remarque : Après la mise à niveau vers Lightspeed Restaurant POS (K), vous ne pourrez plus modifier les données financières héritées d’iKentoo 2.0.
4. Téléchargez l’application Lightspeed Restaurant POS (K) version 4.1 sur toutes vos caisses et tous vos écrans d’affichage cuisine (KDS).
5. Prévoyez au moins une heure à l’extérieur de vos heures d’ouverture pour la mise à niveau.

Mise à niveau du back-office

Avant de mettre à jour l’application sur vos appareils, il vous faudra mettre à jour la version de votre back-office.

1. Connectez-vous au back-office à l’aide de vos identifiants d’administrateur.
2. Vérifiez que les paramètres de votre établissement sont à jour.

• Rendez-vous dans Configuration > Paramètres > Paramètres.
• Mettez à jour les renseignements de cette page, en prenant bien soin d’indiquer le nom officiel de votre entreprise tel qu’il figure sur vos documents fiscaux. Après la mise à jour de votre back-office, il ne vous sera plus possible de modifier votre nom d’établissement.
• Appuyez sur la flèche située à côté du nom de votre compte dans le coin supérieur droit du back-office.
• Appuyez sur Mise à niveau vers Lightspeed 3.0 dans le menu déroulant. Cela entraînera la mise à niveau de votre back-office.
• Appuyez sur Upgrade (mettre à niveau) à la page suivante pour confirmer cette action.

Connexion des caisses à la nouvelle application

Pour accéder à l’application Lightspeed Restaurant POS (K) à partir de vos caisses, il vous faudra un code de connexion. Le code de connexion est un identifiant unique et sécurisé qui vous permet d’effectuer votre première connexion à l’application Lightspeed Restaurant (K). 

Pour créer un code de connexion :

1. Connectez-vous au back-office à l’aide de vos identifiants d’administrateur.
2. Rendez-vous dans Configuration > Caisses > Codes de connexion.
3. Appuyez sur Cliquez ici pour créer un nouveau code de connexion.
4. Une fois le code créé, vous pourrez le consulter sous forme de code alphanumérique ou sous forme de code QR.
5. Notez le code ou enregistrez l’image sur votre appareil.

Remarque : Vous pouvez utiliser le même code de connexion pour différentes caisses à condition qu’elles soient configurées de la même manière. Un code de connexion n’est nécessaire que lors de la première connexion à l’application Lightspeed Restaurant POS (K) après son téléchargement.

Pour vous connecter à l’application Lightspeed Restaurant POS (K) :

1. Lancez l’application Lightspeed Restaurant (K) sur votre caisse.
2. Lisez le code de connexion avec l’appareil photo ou saisissez manuellement le code alphanumérique à l’aide du clavier.

Pour en savoir plus sur les modifications apportées à l’application, vous pouvez consulter nos tutoriels dans le Centre d’assistance.

Supprimer l’application iKentoo

Une fois que vous avez scanné ou saisi les codes de connexion sur chacune de vos caisses, vous devez supprimer l’application iKentoo.

Vérification du rôle des caisses

Nous vous rappelons que l’application Lightspeed Restaurant (K Series) n’est pas compatible avec iOS 13 et les versions antérieures d’iOS. Lors de la mise à niveau vers Lightspeed Restaurant (K), vérifiez la compatibilité de vos caisses ainsi que leur rôle (active ou passive).

La caisse active est en quelque sorte votre caisse principale. C’est là que sont stockées les données. Cet appareil doit être allumé tout au long du service. Pour leur part, les caisses passives fonctionnent comme des caisses secondaires. Elles n’hébergent pas de données et servent plutôt à communiquer avec la caisse active. Il est possible de les éteindre durant le service.=

Le rôle actif ou passif est attribué automatiquement selon le modèle de l’appareil. Pour votre caisse active, nous vous recommandons d’utiliser un iPad de génération récente ou un iPad Pro (doté d’iOS 14.0 ou d’une version ultérieure) :

• iPad Pro
• iPad 8e génération
• iPad 7e génération

Nous vous recommandons d’attribuer le rôle passif aux appareils iOS plus anciens et de petite taille (ils doivent néanmoins être dotés d’iOS 14.0 ou d’une version ultérieure) :

• iPad 2 (iPad 2.1  2.2  2.3)
• iPad (3G) (iPad 3.1  3.2  3.3)
• iPad (4G) (iPad 3.4  3.5  3.6)
• iPad mini (iPad 2.5  2.6  2.7)
• iPad mini 2 (iPad 4.4  4.5  4.6)
• iPad mini 3 (iPad 4.7  4.8  4.9)
• iPad mini 4 (iPad 5.1  5.2)
• Tous les appareils iPod touch et iPhone

Voici la marche à suivre pour attribuer le rôle actif ou passif à une caisse :

1. Dans le back-office, rendez-vous dans Configuration > Caisses.
2. Pour modifier la configuration d’une caisse, appuyez sur Modifier dans la colonne Actions.
3. Faites défiler la page jusqu’à la section Partage de compte, puis sélectionnez le rôle souhaité.
4. Pour enregistrer vos modifications, appuyez sur Mettre à jour dans le bas de la page.

Pour en savoir plus sur les modèles iOS pris en charge, veuillez consulter notre page Appareils compatibles.

Modification des groupes d’utilisateurs

Dans Lightspeed Restaurant (K), tous les utilisateurs doivent être attribués à un groupe. La création de groupes d’utilisateurs vous permet de gérer facilement les autorisations liées à la caisse, comme l’annulation de tickets, l’application de rabais ou l’ouverture d’un service (période de vente). La mise sur pied préalable de groupes permet aussi d’accélérer la création de nouveaux utilisateurs dans le système : plutôt que de définir manuellement leurs autorisations, vous pouvez simplement les attribuer à un groupe prédéfini, comme Gérant ou Barman.

Voici la marche à suivre pour créer un groupe d’utilisateurs :

1. Dans le back-office, rendez-vous dans Configuration > Utilisateurs > Groupes d’utilisateurs caisses.
2. Pour créer un groupe, appuyez sur le bouton Créer un nouveau groupe d’utilisateurs caisse.
3. Dans la fenêtre contextuelle, donnez un nom à votre groupe, comme Gérant, Chef ou Barman.
4. Pour modifier les paramètres du groupe d’utilisateurs, appuyez sur la flèche située à côté du bouton Modifier les membres. Dans la liste déroulante, appuyez sur Configurer. Vous pourrez ensuite définir les autorisations du groupe en question.
5. Définissez les autorisations du groupe d’utilisateurs sélectionné en fonction des besoins de votre entreprise. Ensuite, appuyez sur Enregistrer dans le bas de la page. Le site vous redirigera alors vers la page Groupes d’utilisateurs caisses.
6. Pour ajouter un utilisateur au groupe, appuyez sur le bouton Modifier les membres correspondant au groupe visé.
   • Utilisez la fonction de recherche pour ajouter un utilisateur.
   • Appuyez sur le bouton + pour ajouter un nom.

Configuration du fonds de caisse

La configuration d’un tiroir-caisse virtuel dans le back-office vous permet de prévoir un fonds de caisse pour votre caisse – une option pratique pour les entreprises qui acceptent les paiements en espèces. Si vous activez l’option de fonds de caisse, les utilisateurs de la caisse seront invités à compter leur caisse au début et à la fin de chaque service. Que votre entreprise utilise un seul ou plusieurs tiroirs-caisses, suivez la marche à suivre ci-dessous pour activer l’option de fonds de caisse.

1. Dans le back-office, cliquez sur Configuration > Caisses > Gestion du fonds de caisse.
2. Cliquez sur le bouton Créer un nouveau fonds de caisse sur la page Gestion du fonds de caisse.
3. Dans la fenêtre contextuelle, donnez un nom à votre fonds de caisse (par exemple Bar ou Station principale, selon les besoins de votre entreprise).
4. Pour accéder aux paramètres de votre fonds de caisse, cliquez sur son nom dans la liste.
5. Une fois les paramètres choisis, cliquez sur Mettre à jour dans le bas de la page.

Lecture des rapports

• Il est possible que le tableau de bord de votre back-office soit inaccessible pendant une courte période, le temps que le système traite votre historique de ventes.
• À noter que certains rapports (mensuels et annuels) s’afficheront en deux documents, selon le moment de la mise à niveau vers Lightspeed Restaurant (K).

Et voilà ! Vous êtes prêt à utiliser Lightspeed Restaurant (K Series). Vous remarquerez peut-être que l’écran de caisse est un peu différent. Pour en savoir plus sur cette apparence améliorée, consultez notre Centre d’assistance.

Pour toute demande de soutien ou question, n’hésitez pas à communiquer avec notre équipe de soutien technique. Nous sommes là pour vous aider !