Ondanks het nemen van alle aanbevolen preventieve stappen, is het mogelijk dat er nog steeds een terugboeking tegen je wordt ingediend. Als dat gebeurt, wordt je gecontacteerd en op de hoogte gebracht door ons Lightspeed Payments-supportteam, dat je opties met je zal bespreken.

Een terugboeking betwisten

Als er een terugboeking tegen je wordt ingediend, betekent dat niet dat je geen verhaal meer kunt halen. Wij raden je aan contact op te nemen met je klant om de zaak te bespreken in een poging de situatie rechtstreeks op te lossen, in plaats van de banken en het creditcardnetwerk erbij te betrekken. Als je met je klant tot een overeenkomst kunt komen, laat hem dan een e-mail sturen waarin de overeenkomst wordt bevestigd.

Als dat niet lukt, kun (en moet) je de terugboeking betwisten. Je krijgt dan de kans om bewijs te leveren voor de rechtmatigheid van de transactie. Als het bewijs overtuigend genoeg is, kun je het geschil winnen en de terugboeking ongedaan maken.

Het soort bewijs dat je moet verstrekken, hangt af van de reden waarom de terugboeking werd ingediend. Elke terugboeking die tegen je wordt ingediend, valt zeer waarschijnlijk onder een van de volgende redencodes die door de creditcardnetwerken worden gebruikt:

• Autorisatie: een autorisatie was vereist maar werd niet verkregen, of op een autorisatieverzoek werd Weigeren of Afhalen geantwoord en de transactie werd toch voltooid.
• Consumentengeschil: terugboekingen geïnitieerd door de kaarthouder met betrekking tot een probleem met een product, dienst of ondernemer (bijvoorbeeld een bezorging is niet ontvangen).
• Fraude: frauduleuze transacties.
• Verwerkingsfouten: geschillen, waaronder dubbele kosten, onjuiste bedragen en andere soortgelijke situaties.

Het Lightspeed Payments-supportteam zal je begeleiden met aanbevelingen over wat voor soort bewijs te leveren in jouw situatie. Enkele veel voorkomende voorbeelden zijn:

• Transactiegegevens, meestal te vinden in het rapport Transactiestatus, zoals:
  • Betalingsbedrag
  • Tijd
  • Geautoriseerd bedrag
  • Invoermethode (bijv. kaart door lezer halen)
  • Kaartmerk
  • Naam kaarthouder
  • Afgeschermd kaartnummer
  • Digitale handtekening van de klant
• Het bewijs dat de betwiste transactie reeds is terugbetaald.
• Het bewijs dat je beleid en algemene voorwaarden aan de klant zijn overgebracht.

Alle bewijzen die je verzamelt om de terugboeking te betwisten, moeten binnen de gegeven deadline worden ingediend, anders verlies je automatisch het geschil. Je levert dat bewijs aan het Lightspeed Payments-supportteam, dat het bewijs namens jou bij de juiste partijen indient.

Als de terugboeking met succes wordt teruggedraaid, worden de betwiste bedragen aan je terugbetaald en wordt de terugboeking niet in mindering gebracht op je terugboekingspercentage.

Een terugboeking accepteren

Hoewel het betwisten van een terugboeking een goed idee is als je overtuigend bewijs kunt voorleggen, kan het gebeuren dat er een terugboeking tegen je wordt ingediend die moeilijk te betwisten is, of dat je besluit dat het betwiste bedrag de tijd en moeite niet waard is om voor te vechten. Als dat het geval is en je terugboekingspercentage gezond is, kun je ervoor kiezen om de terugboeking te accepteren en de kosten van de betwiste fondsen te absorberen. Om dit te doen, informeer je gewoon de Lightspeed Payments-supportmedewerker dat je de terugboeking niet wilt betwisten en zij zullen je beslissing doorgeven aan de relevante partijen.