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Einrichtung von Lightspeed Accounting

Lightspeed Accounting ist derzeit in ausgewählten Regionen als kostenpflichtiges Add-on für bestehende Lightspeed Restaurant-Abonnements erhältlich. Wenden Sie sich an Ihren Sales Account Manager oder senden Sie eine E-Mail an sales@lightspeedhq.com, um mehr über den Erwerb von Lightspeed Accounting zu erfahren.

Richten Sie Lightspeed Accounting ein, indem Sie es in Ihrem Backoffice aktivieren, unterstützte Buchhaltungssoftware wie QuickBooks verbinden und die Synchronisierungseinstellungen konfigurieren. Lightspeed-Verkaufsdaten werden täglich oder wöchentlich nach Artikel oder Warengruppe mit Ihrer Buchhaltungssoftware und mit benutzerdefinierten Kontenzuordnungen synchronisiert, je nachdem, wie Sie sie eingerichtet haben.

Inhaltsverzeichnis:

Aktivierung von Lightspeed Accounting

Beginnen Sie mit der Einrichtung von Lightspeed Accounting, indem Sie diese Funktion im Backoffice aktivieren. Fahren Sie nach der Aktivierung mit der Einrichtung fort, indem Sie Ihre Buchhaltungssoftware verbinden, um zu bestimmen, mit welchem Programm die Verkaufsdaten synchronisiert werden.

Wichtig: Lightspeed Accounting ist derzeit in ausgewählten Regionen als kostenpflichtiges Add-on für bestehende Lightspeed Restaurant-Abonnements erhältlich. Wenden Sie sich an Ihren Sales Account Manager oder senden Sie eine E-Mail an sales@lightspeedhq.com, um mehr über den Erwerb von Lightspeed Accounting zu erfahren.

  1. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten für Lightspeed Restaurant im Backoffice an.
  2. Gehen Sie im Navigationsmenü auf Integration > Buchhaltung.
  3. Klicken Sie auf Enable (Aktivieren).
    k-series-back-office-accounting-enable.png
  4. Geben Sie die Zugangsdaten für Lightspeed Restaurant für einen Admin-Benutzer ein und klicken Sie auf Log in (Anmelden).
  5. Aktivieren Sie alle Umschaltoptionenund klicken Sie anschließend auf Authorize (Autorisieren) um der Integration den Zugriff auf Ihre Lightspeed-Verkaufsdaten zu gewähren.
  6. Befolgen Sie die Schritte in Verbindung Ihrer Buchhaltungssoftware, um mit der Einrichtung von Lightspeed Accounting fortzufahren.
    k-series-accounting-enable-toggles-authorize.png

Verbindung Ihrer Buchhaltungssoftware

Verbinden Sie nach der Aktivierung von Lightspeed Accounting Ihre Buchhaltungssoftware, um festzulegen, mit welchem Programm Lightspeed-Verkaufsdaten synchronisiert werden. Die verfügbaren Softwareoptionen können je nach Standort Ihres Unternehmens variieren, können aber QuickBooks Online, QuickBooks Desktop, Sage One, Xero und/oder Exact umfassen.

Um diesen Abschnitt abzuschließen, müssen Sie über ein bestehendes Konto bei einem der Softwareanbieter verfügen, die auf der Seite Lightspeed Accounting in Ihrem Backoffice aufgeführt sind. Wenn Sie kein Konto haben, melden Sie sich für eines an, bevor Sie fortfahren.

Die Schritte zur Vervollständigung dieses Abschnitts variieren je nach Buchhaltungssoftware, die Sie mit Lightspeed Accounting verwenden möchten.

Wählen Sie Ihre Buchhaltungssoftware aus, um die Schritte in diesem Abschnitt zu filtern:

    1. Stellen Sie sicher, dass sich alle Benutzer aus der Buchhaltungssoftware abgemeldet haben.
    2. Klicken Sie auf Connect (Verbinden) neben QuickBooks Online, Sage One, Xero oder Exact.
    3. Geben Sie im Popup-Fenster die Administrator-Zugangsdaten für Ihre Buchhaltungssoftware ein und klicken Sie auf Sign in (Anmelden) oder Log in (Login).
      k-series-accounting-enter-admin-credentials.png
    4. Klicken Sie auf Connect (Verbinden) oder Allow access (Zugang gewähren), um Ihre Buchhaltungssoftware zu autorisieren, sich mit Lightspeed Accounting zu verbinden.
      k-series-accounting-allow-access.png
    5. Befolgen Sie alle verbleibenden Anweisungen, um die Verbindung zur Buchhaltungssoftware abzuschließen.
    6. Nachdem die Verbindung hergestellt wurde, schließen Sie das Popup-Fenster und klicken Sie im Backoffice auf Done (Fertig).
    7. Befolgen Sie die Schritte unter Synchronisierungsplan und Buchungsmethode festlegen, um mit der Einrichtung von Lightspeed Accounting fortzufahren.
    1. Klicken Sie auf Connect (Verbinden) neben dem QuickBooks Desktop und eine QWC-Datei (QuickBooks Web Connector) wird automatisch heruntergeladen.
    2. Notieren Sie sich das auf dem Bildschirm angezeigte Passwort.
      k-series-accounting-quickbooks-desktop-password.png
    3. Besuchen Sie QuickBooks Support und befolgen Sie die Schritte, um den QuickBooks Web Connector herunterzuladen.
    4. Befolgen Sie die Schritte 4a–4i im QuickBooks Desktop:
      1. Öffnen Sie Ihre Unternehmensdatei.
      2. Gehen Sie zu File > App Management > Update Web Services (Datei > App-Verwaltung > Web-Services aktualisieren), um den Web Connector zu starten.
      3. Im Fenster Web Connector klicken Sie auf Add an Application (Anwendung hinzufügen).
        quickbooks-web-connector-add-application.png
      4. Wählen Sie die in Schritt 1 heruntergeladene QWC-Datei aus und klicken Sie auf Open (Öffnen).
      5. Klicken Sie auf OK, damit Web Connector auf Ihre Unternehmensdatei zugreifen kann.
      6. Wenn Sie gefragt werden, ob die Anwendung die Unternehmensdatei lesen und ändern darf, wählen Sie Yes, always; allow access even if QuickBooks is not running (Ja, immer; Zugriff erlauben, auch wenn QuickBooks nicht ausgeführt wird) und klicken Sie auf Continue (Weiter).
        quickbooks-web-connector-always-allow.png
      7. Geben Sie das Passwort aus Schritt 2 in das Feld Password (Password) ein und drücken Sie die Tab-Taste.
      8. Klicken Sie auf Yes (Ja), um das Passwort zu speichern.
      9. Aktivieren Sie das Kästchen neben Ihrem Unternehmen und klicken Sie auf Update Selected (Update ausgewählt).
        quickbooks-web-connector-update-selected.png
    5. Klicken Sie im Backoffice auf Done (Fertig).
    6. Befolgen Sie die Schritte unter Synchronisierungsplan und Buchungsmethode festlegen, um mit der Einrichtung von Lightspeed Accounting fortzufahren.

Synchronisierungsplan und Buchungsmethode festlegen

Sobald Ihre Buchungssoftware verbunden ist, legen Sie einen Synchronisierungsplan und eine Buchungsmethode fest. Der Synchronisierungsplan steuert, wie oft Lightspeed Verkaufsdaten an Ihre Buchhaltungssoftware sendet (täglich oder wöchentlich). Die Buchungsmethode legt das für Buchhaltungsrechnungen oder Journaleinträge festgelegte Format fest.

  1. Wählen Sie eine Option aus dem Dropdown-Menü Sync schedule (Synchronisierungsplan), um festzulegen, wie oft Lightspeed Accounting Verkaufsdaten mit Ihrer Buchhaltungssoftware synchronisieren soll.
    • Sync daily (Tägliche Synchronisierung) – Verkaufsdaten werden einmal täglich synchronisiert und umfassen einen 24-Stunden-Zeitraum basierend auf den Stunden Ihres Geschäftstages, wie in Lightspeed Restaurant festgelegt (standardmäßig 5:30 Uhr bis 5:29 Uhr am nächsten Tag). Wenden Sie sich an den Support, um Ihre Geschäftszeiten zu ändern.
    • Sync weekly on… (Wöchentliche Synchronisierung am …) – die Verkaufsdaten werden einmal pro Woche am ausgewählten Wochentag synchronisiert und enthalten sieben individuelle Zusammenfassungen am Ende des Tages.
    • Pause– Verkaufsdaten werden erst synchronisiert, wenn ein neuer Synchronisierungsplan ausgewählt wird.
  2. Geben Sie eine E-Mail-Adresse in das Feld Notification email (E-Mail-Benachrichtigung) ein, um eine E-Mail-Benachrichtigung zu erhalten, wenn Verkaufsdaten nicht synchronisiert werden können.
  3. Wählen Sie eine Buchungsmethode, um festzulegen, in welchem Format Verkaufsdaten mit Ihrer Buchhaltungssoftware synchronisiert werden.
    • Invoices by items (Rechnungen nach Artikel) – Rechnungen mit Zusammenfassungen der täglichen Verkäufe und verwendeten Zahlungsmethoden werden an Ihre Buchhaltungssoftware gesendet. Artikelverkäufe werden einzeln gemeldet und dargestellt.
    • Invoices by accounting groups (Rechnungen nach Warengruppe) – Rechnungen mit Zusammenfassungen der täglichen Verkäufe und verwendeten Zahlungsmethoden werden an Ihre Buchhaltungssoftware gesendet. Artikelverkäufe werden nach Warengruppe gruppiert.
    • Journal entry (Journaleintrag) – Allgemeine Journaleinträge werden basierend auf Ihrer Zusammenfassung am Ende des Tages erstellt, und die Produktverkäufe werden nach Kategorien gruppiert. Zahlungen werden basierend auf Ihrer Zuordnungskonfiguration gebucht.
    Um zu erfahren, wie Sie die Buchungsmethode nach der Ersteinrichtung ändern können, besuchen Sie Verwendung von Lightspeed Accounting.
  4. Wenn Sie die Buchungsmethode Invoices (Rechnungen) auswählen, wählen Sie aus, ob Wiedergutmachungsrechnungen als Approved (Genehmigt) oder Draft (Entwurf) erstellt werden sollen.
    Genehmigte Rechnungen verwenden die Zahlungen Ihrer Buchhaltungssoftware. Rechnungsentwürfe verwenden 0-Dollar-Rechnungen mit Zahlungen, die als einzelne Positionen erscheinen.
  5. Befolgen Sie die Schritte in Konten zuordnen und zusätzliche Einstellungen, um die Einrichtung von Lightspeed Accounting abzuschließen.
    k-series-accounting-sync-email-posting-method.png

Konten zuordnen und zusätzliche Einstellungen

Schließen Sie die Einrichtung von Lightspeed Accounting ab, indem Sie Ihre Lightspeed-Verkaufsdaten den allgemeinen Sachkonten in Ihrer Buchhaltungssoftware zuordnen, in denen diese Informationen synchronisiert werden sollen. Konfigurieren Sie zusätzliche Einstellungen, um einen Standardkundennamen oder eine Rechnungsnummer hinzuzufügen oder die Standortverfolgung zu aktivieren.

Wichtig: Lightspeed kann keine Empfehlungen zur Zuordnung von Konten geben. Wir empfehlen, diesbezüglich einen Wirtschaftsprüfer zu konsultieren.

  1. Wenn Sie QuickBooks Online, Sage, oder Xeroverwenden, führen Sie die unter diesem Schritt aufgeführten vorläufigen Anweisungen aus. Wenn Sie eine andere Buchhaltungssoftware verwenden, fahren Sie mit Schritt 2 fort.
    Hinweis: Klicken Sie unten auf die entsprechende Schaltfläche, um die Schritte für Ihre Buchhaltungssoftware zu erweitern:
        
    • Stellen Sie sicher, dass die Funktion Sales tax (Umsatzsteuer) in QuickBooks Online aktiviert ist, damit Sie die Umsatzsteuer von Lightspeed auf QuickBooks übertragen können.
      1. Melden Sie sich QuickBooks Online an.
      2. Gehen Sie im Navigationsmenü zu Taxes > Sales tax (Steuern > Umsatzsteuer).
      3. Folgen Sie den Anweisungen, um die Umsatzsteuer einzurichten.
      4. Klicken Sie auf der Seite Lightspeed Accounting im Backoffice auf Refresh accounts (Konten aktualisieren), um die in QuickBooks vorgenommenen Änderungen zu synchronisieren.
        k-series-accounting-refresh-accounts.png
        
    • Stellen Sie für alle Konten in Sage, mit denen Zahlungsarten synchronisiert werden sollen, sicher, dass diese Konten der Kategorie Bank zugewiesen sind, damit sie in Lightspeed Accounting ausgewählt werden können.
      1. Melden Sie sich bei Sage an.
      2. Gehen Sie im Navigationsmenü zu Settings (Einstellungen).
      3. Klicken Sie unter Financial Settings (Endgültige Einstellungen) auf Chart of Accounts (Kontenplan).
      4. Klicken Sie auf das Konto, mit dem alle Zahlungsarten synchronisiert werden sollen.
      5. Wählen Sie Bank aus dem Dropdown-Menü Category (Kategorie).
        sage-accounting-account-category-bank.png
      6. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.
      7. (Optional) Wenn Sie einzelne Zahlungsarten (z. B. Bargeld, Kreditkarte usw.) separaten Konten zuordnen möchten, wiederholen Sie die Schritte 1d–1f für jedes weitere Konto mit einer Zahlungsart.
      8. Klicken Sie auf der Seite Lightspeed Accounting im Backoffice auf Refresh accounts (Konten aktualisieren), um die in Sage vorgenommenen Änderungen zu synchronisieren.
        k-series-accounting-refresh-accounts.png
        
    • Aktivieren Sie die Zahlungseinstellungen für mindestens ein Konto in Xero, damit Sie die in Lightspeed verarbeiteten Zahlungsarten Ihrer Buchhaltungssoftware zuordnen können.
      1. Melden Sie sich bei Xero an.
      2. Gehen Sie im Navigationsmenü auf Accounting > Chart of accounts (Buchhaltung > Kontenplan).
      3. Wählen Sie das Konto aus, mit dem alle Zahlungsarten synchronisiert werden sollen.
        Wichtig: Nur Konten des Typs Current Asset (Aktueller Vermögenswert) in Xero sind für die Synchronisierung von Zahlungsarten kompatibel. Bankkonten werden für diese Funktion nicht unterstützt.
      4. Aktivieren Sie die Einstellung Enable payments to this account (Zahlungen auf dieses Konto zulassen).
        xero-accounting-enable-payments-2.png
      5. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.
      6. (Optional) Wenn Sie einzelne Zahlungsarten (z. B. Bargeld, Kreditkarte usw.) separaten Konten zuordnen möchten, wiederholen Sie die Schritte 1b–1e für jedes weitere Konto mit einer Zahlungsart.
      7. Klicken Sie auf der Seite Lightspeed Accounting im Backoffice auf Refresh accounts (Konten aktualisieren), um die in Xero vorgenommenen Änderungen zu synchronisieren.
        k-series-accounting-refresh-accounts.png
  2. Wählen Sie ein Default sales account (Standard-Umsatzkonto), mit dem die Verkäufe in Ihrer Buchhaltungssoftware synchronisiert werden sollen. Alle Verkäufe werden auf dieses Konto gebucht, sofern sie nicht im nächsten Schritt individuell zugeordnet werden.
    Hinweis: Verkäufe werden häufig einem income account (Ertragskonto) oder sales account (Umsatzkonto) zugeordnet.
    Fehlt ein bestimmtes Konto im Dropdown-Menü? Verwenden Sie Refresh accounts (Konten aktualisieren), um die Liste mit Ihrer Buchhaltungssoftware zu synchronisieren.

    k-series-accounting-map-sales.png
  3. (Optional) Um einzelne Artikel oder Warengruppen separaten Konten zuzuordnen, befolgen Sie die Schritte 3a–3d.
    Ob Sie Artikel oder Warengruppen zuordnen, hängt von der gewählten Buchungsmethode ab.
    1. Klicken Sie auf Map individual items (Einzelne Artikel zuordnen) oder Map individual accounting groups (Einzelne Warengruppen zuordnen).
    2. Wählen Sie die Konten für einzelne Artikel oder Warengruppen aus, mit denen die Synchronisierung erfolgen soll. Nicht zugeordnete Artikel- oder Warengruppenverkäufe werden mit dem in Schritt 2 festgelegten Default sales account (Standard-Umsatzkonto) synchronisiert.
    3. Klicken Sie zum Speichern auf Save changes (Änderungen speichern).
    4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zurück, um zur Hauptseite von Lightspeed Accounting zurückzukehren.
  4. Wählen Sie ein Default payment account (Standard-Zahlungskonto) für die Zahlungsarten, die mit Ihrer Buchhaltungssoftware synchronisiert werden sollen. Alle Zahlungsarten werden auf dieses Konto gebucht, sofern sie nicht in Schritt 6 individuell zugeordnet wurden.
    Hinweis: Zahlungen werden häufig einem Bestands- oder Bankkonto zugeordnet.
    Fehlt ein bestimmtes Konto im Dropdown-Menü? Vergewissern Sie sich, dass Sie Schritt 1 abgeschlossen haben und klicken Sie auf Refresh accounts (Konten aktualisieren), um die Liste mit Ihrer Buchhaltungssoftware zu synchronisieren.
    k-series-accounting-map-payments.png
  5. (Optional) Wählen Sie im Dropdown-Menü Split credit card payments by card type (Kreditkartenzahlungen nach Kartentyp aufteilen) die Option Yes (Ja) oder No (Nein), um zu entscheiden, ob Kreditkartenzahlungen einzeln nach Kartentyp (z. B. Visa, Amex usw.) zugeordnet werden sollen.
  6. (Optional) Um einzelne Zahlungsarten und Kreditkartentypen separaten Konten zuzuordnen, befolgen Sie die Schritte 6a–6d.
    1. Klicken Sie auf Map individual payment types (Einzelne Zahlungsarten zuordnen).
    2. Wählen Sie die Konten für die einzelnen Zahlungs- oder Kartentypen aus, mit denen die Synchronisierung erfolgen soll. Jede nicht zugeordnete Zahlungsart wird mit dem in Schritt 4 festgelegten Standardkonto synchronisiert.
    3. Klicken Sie zum Speichern auf Save changes (Änderungen speichern).
    4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zurück, um zur Hauptseite von Lightspeed Accounting zurückzukehren.
  7. Wählen Sie ein Steuerkonto oder ein Steuerkennzeichen, dem jeder Lightspeed-Steuersatz zugeordnet werden soll.
    Hinweis: Steuern werden häufig einem Konto des Typs Verbindlichkeit zugeordnet.
    Fehlt ein bestimmtes Konto im Dropdown-Menü? Vergewissern Sie sich, dass Sie Schritt 1 abgeschlossen haben und klicken Sie auf Refresh accounts (Konten aktualisieren), um die Liste mit Ihrer Buchhaltungssoftware zu synchronisieren.
    k-series-accounting-map-tax.png
  8. Wählen Sie ein Trinkgeldkonto aus, mit dem das Trinkgeld in Ihrer Buchhaltungssoftware synchronisiert werden soll.
    Hinweis: Trinkgelder werden häufig einem Konto des Typs Verbindlichkeit zugeordnet.
    Fehlt ein bestimmtes Konto im Dropdown-Menü? Verwenden Sie Refresh accounts (Konten aktualisieren), um die Liste mit Ihrer Buchhaltungssoftware zu synchronisieren.
    k-series-accounting-map-tips.png
  9. (Optional) Aktivieren Sie Auto-payout tips (automatische Auszahlung von Trinkgeldern), wenn Sie dem Personal jeden Abend Trinkgelder per Kreditkarte in bar auszahlen und Lightspeed Accounting diese als Auszahlungen erfassen soll.
  10. Konfigurieren Sie den Abschnitt Zusätzliche Einstellungen:
    • Default customer name (Standard-Kundenname, erforderlich) – Geben Sie einen generischen Kundennamen ein, der im Kundenfeld Ihrer Buchhaltungssoftware für alle Verkäufe angezeigt wird, denen kein Kunde zugeordnet ist (z. B. Anonymer Kunde).
    • Custom transaction number (Benutzerdefinierte Transaktionsnummer, optional) – Geben Sie ein vierstelliges Präfix ein, das den Rechnungsnummern hinzugefügt wird. Dies hilft, die Rechnungen in der Reihenfolge zu halten, wenn Sie zuvor ein anderes Buchhaltungssystem verwendet haben.
    • Location/Class tracking (Standort-/Klassenverfolgung, optional) – Fügt ein Feld für Nachverfolgung hinzu, um Transaktionen verschiedenen Standorten oder Klassen zuzuordnen, z. B. Restaurants, Verkaufsregionen und Ländern. Vergewissern Sie sich, dass die Einstellung für die Standort-/Klassenverfolgung in Ihrer Buchhaltungssoftware aktiviert ist, bevor Sie diese Einstellung in Lightspeed Accounting aktivieren. Diese Einstellung ist nur für QuickBooks und Xero verfügbar.
    k-series-accounting-additional-settings-2.png
  11. Klicken Sie auf Save changes (Änderungen speichern), um die Synchronisierung mit Ihrer Buchhaltungssoftware zu starten.
    Um zu erfahren, wie Sie die Kontenzuordnungen nach der Ersteinrichtung ändern können, besuchen Sie Verwendung von Lightspeed Accounting .

Nächste Schritte

Nachdem Sie Lightspeed Accounting eingerichtet haben, erfahren Sie, wie Sie Ihre Buchungsmethode und Kontozuordnungen aktualisieren, Daten neu buchen und neu synchronisieren und den Synchronisierungsverlauf einsehen können. Weitere Informationen finden Sie unter Verwendung von Lightspeed.

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