Die Verwaltung von Rückbuchungen auf der Seite Finanzdienstleistungen steht Händlern mit Lightspeed Payments und Benutzern mit Zugriff auf Lightspeed Payments im Konto zur Verfügung.

Ob aufgrund eines Missverständnisses, Kundenfehlers oder potenziellen Betrugsfalls: Es ist unerlässlich, Rückbuchungen zu verstehen und zu wissen, wie man mit ihnen umgeht. So schützen Sie Ihr Geschäft.

Sollte eine Rückbuchung bei Ihrem Unternehmen eingereicht worden sein, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung von Lightspeed Payments mit Details und Informationen zur Frist. Sie können dann die Seite Finanzdienstleistungen im Backoffice des Restaurants aufrufen, um die Rückbuchung zu akzeptieren oder sie anzufechten.

Es ist wichtig, dass Sie regelmäßig Ihre Kontaktdaten aktualisieren und Ihre E-Mails abrufen, da Rückbuchungsbenachrichtigungen an die hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet werden.

Navigieren durch den Rückbuchungsvorgang

Ein Rückbuchungsvorgang enthält normalerweise die folgenden Schritte:

1. Der Kunde fechtet bei der eigenen Bank eine Zahlung an und die Bank wiederum veranlasst eine Rückbuchung bei der Bank des Händlers.
2. Die Bank des Händlers belastet dessen Konto mit dem angefochtenen Betrag und der nicht erstattungsfähigen Rückbuchungsgebühr. Die strittigen Beträge werden beiseite gelegt und dem Gewinner der Streitigkeit zugesprochen.

3. Die Bank des Händlers benachrichtigt das Team von Lightspeed Payments über die Rückbuchung und das Team informiert den Händler per E-Mail über die Rückbuchung.

   

4. Der Händler entscheidet, ob die Rückbuchung akzeptiert oder angefochten wird:

   • Akzeptieren: Dem Kunden wird der angefochtene Betrag zurückerstattet und der Fall ist damit abgeschlossen.
   • Anfechten: Um zu belegen, dass die Zahlung rechtmäßig und eine Rückbuchung ungerechtfertigt ist, liefert der Händler Nachweise über die Registerkarte Finanzdienstleistungen > Streitfälle im Backoffice.

   Wenn Sie sich dazu entschließen, eine Rückbuchung anzufechten, müssen Sie die entsprechenden Nachweise innerhalb der vorliegenden Frist einreichen, da Sie sonst den Anspruch auf Anfechtung automatisch verlieren.

5. Das Team von Lightspeed Payments teilt die Antwort und die Nachweise mit der Bank des Händlers.
6. Die Bank des Händlers teilt die Antwort und die Nachweise dann mit der Bank des Kunden.
7. Die Bank des Händlers prüft die Rückbuchungsstreitigkeiten und alle vorgelegten Nachweise, um zu entscheiden, ob der Kunde oder der Händler die Streitigkeiten gewinnt und damit Anspruch auf den Betrag hat.

Empfangen und Verwalten von Rückbuchungen

Per E-Mail und auf der Seite Finanzdienstleistungen werden Sie über alle gegen Sie eingereichten Rückbuchungen benachrichtigt. Zudem können Sie sich den Status vergangener und aktueller Rückbuchungen auf der Registerkarte Streitfälle ansehen.

1. Melden Sie sich mit Ihren Lightspeed-Zugangsdaten im Backoffice an.
2. Gehen Sie zu Finanzdienstleistungen.

3. Klicken Sie auf die Registerkarte Streitfälle oder Streitfälle anzeigen in der Benachrichtigung auf der Seite Übersicht.

   

Wenn eine Rückbuchung eingereicht wurde, können Sie die Rückerstattung nicht direkt vornehmen.

Anzeigen von Details zum Streitfalls

Über die Registerkarte Streitfälle können Sie den Status aller aktuellen und vergangenen Rückbuchungsstreitfälle einsehen, einschließlich der Antwortfrist, des aktuellen Status, des Grundes für den Streitfall sowie des Gesamtbetrags, um den es bei dem Streitfall geht.

Sie können nach bestimmten Transaktionen suchen, indem Sie nach Status filtern, nach Datum sortieren oder nach einer Transaktion suchen.

Um sich den Rückbuchungsbetrag, die Gebühr, die Antwortfrist oder andere Details eines bestimmten Streitfalls anzusehen, klicken Sie auf das Datum der Antwortfrist (blauer Hyperlink), um die Seite Streitfalldetails zu öffnen. Von hier aus können sie den Streitfall auch akzeptieren oder ihn anfechten.

Anfechten einer Rückbuchung

Wenn die Transaktion rechtmäßig ist, können Sie die Rückbuchung anfechten. Dafür müssen Sie Nachweise vorlegen, wie z. B.:

• Transaktionsangaben wie Zahlungsbetrag, Eingabemethode, Name des Karteninhabers oder Uhrzeit und Datum der Transaktion.
• Nachweis, dass die strittige Transaktion bereits erstattet wurde.
• Nachweis, dass Ihre Richtlinien und Geschäftsbedingungen dem Kunden mitgeteilt wurden oder deutlich auf der Quittung des Kunden aufgeführt sind.

So fechten Sie eine Rückbuchung an:

1. Navigieren Sie zu Finanzdienstleistungen > Streitfälle im Backoffice.

   

   Sie können aber auch die Rückbuchungsbenachrichtigung, die Ihnen das Team von Lightspeed Payments per E-Mail geschickt hat, öffnen und auf Auf Streitfall antworten klicken, um auf Rückbuchungsinformationen auf der Seite Finanzdienstleistungen zuzugreifen.

   Stellen Sie immer sicher, dass Sie die Informationen in einer E-Mail verifizieren, wie z. B. die Absenderadresse, die Details in der E-Mail, die Links und die URL-Adressen der Landing-Page, bevor Sie Informationen wie Zugangsdaten eingeben.

2. Suchen Sie den Streitfall und klicken Sie auf das Datum der Antwortfrist (blauer Hyperlink), um die Streitfalldetails anzuzeigen.

3. Klicken Sie auf Streitfall anfechten.

   

4. Im Feld Grund für Anfechtung erklären Sie, warum Sie denken, dass die Rückbuchung ungültig ist. Im Abschnitt Nachweise hochladen wählen Sie alle relevanten Nachweise (per Drag & Drop) aus und aktualisieren den Nachweistyp bei Bedarf mithilfe des Dropdown-Menüs.

   

   Stellen Sie sicher, dass Sie alle relevanten Details angeben, da Sie nach dem Absenden keine Details mehr hinzufügen oder ändern können. Die Nachweise müssen innerhalb der vorliegenden Frist eingereicht werden, da Sie sonst den Anspruch auf Anfechtung automatisch verlieren.

5. Sobald alle Begleitdokumente hochgeladen wurden, klicken Sie auf Nachweise einreichen. Diese werden danach in Ihrem Namen den zuständigen Stellen vorgelegt.

   Es kann bis zu drei Monate dauern, bis Banken einen Streitfall geprüft und darüber eine Entscheidung getroffen haben.

Wenn die Nachweise die Rechtmäßigkeit der Zahlung belegen, wird die Rückbuchung aufgehoben und Ihnen wird der Betrag zurückerstattet. Sie erhalten dann eine E-Mail von Lightspeed mit weiteren Informationen.

Beilegen einer Rückbuchung mit Ihrem Kunden

Sollten sich der Kunde nach einem Gespräch mit Ihnen dazu bereit erklären, die Rückbuchung über die Bank zu stornieren, sind die folgenden Punkte ratsam:

1. Bitten Sie den Kunden, ein Widerrufsschreiben seines Kreditkartenunternehmens vorzulegen, das die Stornierung bestätigt.
2. Folgen Sie den obigen Schritten zur Anfechtung der Rückbuchung über die Registerkarte Finanzdienstleistungen > Streitfälle.
3. Reichen Sie die Stornierungsabsicht als Nachweis ein, einschließlich des Widerrufsschreibens, falls möglich.

Wenn eine Rückbuchung erfolgreich zurückgezogen oder die Transaktion als rechtmäßig eingestuft wurde, wird sie in der Registerkarte Streitfälle als Gewonnen gekennzeichnet.

Eine Rückbuchung akzeptieren

Manchmal ist es besser, eine Rückbuchung zu akzeptieren, vor allem, wenn der Fall gerechtfertigt ist oder der Aufwand für eine Anfechtung größer wäre als der Gewinn.

So akzeptieren Sie eine Rückbuchung:

1. Navigieren Sie zur Seite Finanzdienstleistungen > Streitfälle.

   

   Sie können aber auch die Rückbuchungsbenachrichtigung, die Ihnen das Team von Lightspeed Payments per E-Mail geschickt hat, öffnen und auf Auf Streitfall antworten klicken, um auf Rückbuchungsinformationen auf der Seite Finanzdienstleistungen zuzugreifen.

   Stellen Sie immer sicher, dass Sie die Informationen in einer E-Mail verifizieren, wie z. B. die Absenderadresse, die Details in der E-Mail, die Links und die URL-Adressen der Landing-Page, bevor Sie Informationen wie Zugangsdaten eingeben.

2. Suchen Sie den Streitfall und klicken Sie auf das Datum der Antwortfrist (blauer Hyperlink), um die Streitfalldetails anzuzeigen.

3. Klicken Sie auf Streitfall akzeptieren.

   

Prüfen des Status eines Streitfalls

Um den Status eines aktiven Streitfalls anzuzeigen, navigieren Sie zu Finanzdienstleistungen > Streitfälle. Sie können auf dieser Seite auch den Status der geschlossenen Streitfälle sehen.

Weitere Informationen über einen aktiven oder geschlossenen Streitfall erhalten Sie, wenn Sie auf das Datum der Antwortfrist (blauer Hyperlink) klicken, um die Seite Streitfalldetails zu öffnen.

Beispiele für Rückbuchungssituationen

Rückbuchungen können aus verschiedenen Gründen auftreten. Hier sind einige Beispiele:

Anfechtung einer Rückbuchung: Mara erhält einige Tage vor dem Verlängerungsdatum ihrer abonnierten monatlichen Lieferung eine E-Mail zur Erinnerung. Die Verlängerung wird bearbeitet und die Lieferung versandt. Da Mara keine Versandbestätigung erhält, beschließt sie, das Abonnement zu kündigen. Als Mara die Abbuchung sieht, kontaktiert sie ihre Bank, um eine Rückbuchung einzuleiten. Sie fechten die Rückbuchung erfolgreich an, indem Sie auf die Verlängerungserinnerung verweisen und belegen, dass das Abonnement nicht vor Ablauf der Frist gekündigt wurde.

Beilegung einer Rückbuchung mit einem Kunden: Steve bestellt Produkte bei Ihrem Geschäft, erkennt aber Ihren rechtlichen Geschäftsnamen 12345 Canada Inc. auf seiner Kreditkartenabrechnung nicht. Da Steve von einer betrügerischen Transaktion ausgeht, leitet er eine Rückbuchung ein. Sie kontaktieren Steve, um die Abbuchung zu klären und Angaben zum Kauf wie z. B. Datum, Betrag und gekaufte Artikel zu machen. Da Steve jetzt weiß, dass die Abbuchung rechtmäßig ist, ruft er seine Bank an, um die Rückbuchung zu stornieren und schickt Ihnen das Wiederrufsschreiben zu. Sie fechten die Rückbuchung im Backoffice an und liefern das Schreiben als Nachweis.

Akzeptanz einer Rückbuchung: Cindy kauft Artikel von Ihrem Geschäft. Als sie ihre Kreditkartenabrechnung prüft, fällt ihr auf, dass ihre Karte für dieselbe Transaktion zweimal belastet wurde. Sie kontaktiert also ihre Bank, um eine Rückbuchung der zweiten Abbuchung einzuleiten. Als Sie sich Ihre Unterlagen ansehen, erkennen Sie, dass Cindys Karte tatsächlich zweimal für denselben Kauf belastet wurde. Also akzeptieren Sie die Rückbuchung.

Nächste Schritte