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Die allgemeine Beschreibung

Zielsetzung und Anwendungsbereich

  1. Die vorliegende Verfahrensdokumentation beschreibt die Verfahren und Maßnahmen für das ordnungsgemäße Führen eines Kassensystems.
  2. Gegenstand der Kassenführung sind Maßnahmen, die der Dokumentation der mit den Kassensystemen getätigten Geschäftsvorfällen dienen, die handels- und/oder steuerrechtlich buchführungs- bzw. aufzeichnungspflichtig im Sinne der GoB (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) sind.
  3. Die dargestellten Verfahren und Maßnahmen sind von allen Personen zu beachten, die an den einzelnen Prozessschritten beteiligt sind und für diese unterwiesen und autorisiert wurden. Nicht unterwiesene oder nicht autorisierte Personen dürfen nicht in den Prozess eingreifen.
  4. Die vorliegende Verfahrensdokumentation beschränkt sich auf die Aspekte einer ordnungsmäßigen Kassenführung unter Aufrechterhaltung der Beweiskraft der Buchführung und sonstigen Aufzeichnungen unter Berücksichtigung der geltenden handels- und steuerrechtlichen Ordnungsmäßigkeitsanforderungen.
  5. Die Zielsetzung der vorliegenden Verfahrensdokumentation besteht folglich im Nachweis der Erfüllung der in den GoBD definierten Ordnungsmäßigkeitsgrundsätzen betreffend den oben genannten Prozess.

Steuerliche Grundlagen und Ordnungsmäßigkeitskriterien

  1. Die Anforderungen in Bezug auf die vorliegenden Prozesse aus steuerlicher bzw. handelsrechtlicher Sicht ergeben sich insbesondere aus:
    1. Der Abgabenordnung (AO), insbesondere §§ 145, 146, 146a und 147 AO unter Berücksichtigung der Änderungen durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen (Kassenmanipulationsgesetz)
    2. Dem Handelsgesetzbuch (HGB), insbesondere §§ 238, 239 und 257 HGB
    3. Der Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr (Kassensicherungsverordnung – KassenSichV)
    4. Den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).
  2. Für den Einsatz elektronischer Systeme können sich weitere Anhaltspunkte aus folgenden Prüfungsstandards und Stellungnahmen des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IDW) ergeben:
    1. IDW RS FAIT I: Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei Einsatz von Informationstechnologie
    2. IDW RS FAIT III: Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim Einsatz elektronischer Archivierungsverfahren
  3. Betreffend der umsatzsteuerrechtlichen Anforderungen an Belege sind ergänzend
    1. das Umsatzsteuergesetz (UStG), insbesondere §§ 14, 14a (Ausstellung von Rechnungen), 14c (unzulässiger Umsatzsteuerausweis) und 15 (Vorsteuerabzug) sowie
    2. die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) zur Spezifikation einzelner umsatzsteuerlicher Grundlagen in den Beurteilungsmaßstab einzubeziehen.
  4. Alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen sind systematisch, vollständig, zeitgerecht und geordnet im Sinne der allgemeinen Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der GoB abzulegen und unverändert aufzubewahren. Das gilt auch beim Einsatz von IT und auch für digitale oder digitalisierte Belege. Bei der Führung der Bücher und Aufzeichnungen sowie der Aufbewahrung von Unterlagen wird die Form der Aufbewahrung, soweit die GoB beachtet werden, allerdings nicht konkret vorgeschrieben (§§ 238 Abs. 2, 257 Abs. 3 HGB, § 146 Abs. 5 AO, § 147 Abs. 2 AO). Somit muss im konkreten Einzelfall ein Verfahren konzipiert, dokumentiert, umgesetzt und überwacht werden, das alle handels- und steuerrechtlichen Anforderungen an die Kassenführung erfüllt.
  5. Unter Beachtung der genannten Vorgaben ergeben sich in Bezug auf den dieser Verfahrensdokumentation zugrundeliegenden Prozess zusammenfassend insbesondere folgende, an den GoBD ausgerichtete Ordnungsmäßigkeitskriterien:

 

Nr. Anforderung Erläuterung
1 Nachvollziehbarkeit
Nachprüfbarkeit		 Die Verarbeitung der einzelnen Geschäftsvorfälle sowie das dabei angewandte Buchführungs- und Aufzeichnungsverfahren müssen nachvollziehbar sein. Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen lassen (progressive und retrograde Prüfbarkeit).
2 Einzelaufzeichnungspflicht Das Gesetz sieht für Kassenaufzeichnungen grundsätzlich die Einzelaufzeichnungspflicht vor. Das bedeutet, dass jeder Geschäftsvorfall (z.B. jede erfasste Einnahme bzw. Ausgabe in der Kasse) einzeln aufzuzeichnen ist. Ausnahmen von diesem Grundsatz werden aus Zumutbarkeitsgründen nur in engen Grenzen, i.d.R. in Verbindung mit einer „offenen Ladenkasse“ zugelassen.
3 Vollständigkeit Die Geschäftsvorfälle sind vollzählig und lückenlos aufzuzeichnen.
4 Richtigkeit Geschäftsvorfälle sind in Übereinstimmung mit den tatsächlichen Verhältnissen und im Einklang mit den rechtlichen Vorschriften inhaltlich zutreffend durch Belege abzubilden.
5 Lesbarkeit Die Wiedergabe muss mit dem Original bildlich sowie inhaltlich übereinstimmen, wenn diese lesbar gemacht wird (Sichtprüfbarkeit).
6 Maschinelle
Auswertbarkeit		 Ermöglichung einer mathematisch-technischen Auswertung, einer Volltextsuche oder einer Prüfung im weitesten Sinne.
7 Zeitgerechte
Belegsicherung		 Belege sind zeitnah einer Belegsicherung zuzuführen und gegen Verlust zu sichern. Für die Kassenführung schreibt der Gesetzgeber in § 146 Abs. 1 Satz 2 AO eine tägliche Führung der Aufzeichnungen vor.
8 Ordnung Geschäftsvorfälle sind systematisch, übersichtlich, eindeutig und identifizierbar festzuhalten.
9 Unveränderbarkeit Informationen, die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden, dürfen nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden, dass deren ursprünglicher Inhalt nicht mehr feststellbar ist.
10 Verfügbarkeit Die aufbewahrungspflichtigen Daten müssen (über die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist) verfügbar sein und unverzüglich lesbar gemacht werden können.
11 Integrität Unversehrtheit des Inhalts.
12 Authentizität Echtheit der Herkunft. Ein Geschäftsvorfall ist einem Verursacher eindeutig zuzuordnen.
13 Vertraulichkeit Der unberechtigte Zugriff von fremden Dritten ist zu unterbinden – sowohl lesend als auch schreibend.

 

WICHTIG: Diese Verfahrensdokumentation wurde von uns mit größter Sorgfalt erstellt. Bitte haben Sie jedoch Verständnis dafür, dass wir für die Richtigkeit und Vollständigkeit dieser Dokumentation keine Haftung übernehmen. Alle in der Verfahrensdokumention enthaltenen Angaben und Informationen stellen weder eine rechtliche noch eine steuerliche Beratung dar. Bitte wenden Sie sich an Ihren Rechtsanwalt oder Steuerberater falls sie rechtliche oder steuerliche Fragen haben oder bei der Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation Hilfe benötigen. 

 

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