Sobald Lightspeed Reservations läuft, können Sie über Ihr Backoffice Reservierungen erstellen und verwalten. Der Zugriff auf Reservierungen über das Backoffice ist generell für die Leitung und Verwaltung vorgesehen. Das Restaurantpersonal kann auchReservierungen über die Kasse erstellen, anzeigen und verwalten, mit weiteren Funktionen wie der Sitzplatzzuweisung und der Statusaktualisierung.

Hinzufügen einer Reservierung

1. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten für Lightspeed am Backoffice an.
2. Wählen Sie in der Seitenleiste Lightspeed Reservations aus.
3. Klicken Sie auf Reservierung hinzufügen.
4. Füllen Sie die Details für die Reservierung aus:
   • Anzahl der Gäste
   • [Optional] Geschätzte Dauer
   • Datum
   • Zeit
   • [Optional] Tischplan
   • [Optional] Tisch
5. Füllen Sie die Details zum Gast aus:
   • Vorname
   • Nachname
   • [Optional] Telefonnummer
   • [Optional] Sprache
   • [Optional] E-Mail-Adresse
6. Klicken Sie auf Weitere Details anzeigen, um die folgenden Informationen hinzuzufügen:
   • [Optional] Tags
   • [Optional] Ernährungseinschränkungen
   • [Optional] Allergene
   • [Optional] Interne Notizen
7. Klicken Sie auf Speichern, um die Reservierung zu bestätigen.

Anzeigen von Reservierungen

1. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten für Lightspeed am Backoffice an.
2. Wählen Sie in der Seitenleiste Lightspeed Reservations aus.
3. Legen Sie den Zeitrahmen für die Reservierungen fest, die angezeigt werden sollen, indem Sie auf die Schaltfläche für den Datumsbereich und das Uhrensymbol klicken.
4. Das Fenster für den Datumsbereich bietet verschiedene Optionen zur Auswahl des Start- und Enddatums. Mit den Filteroptionen können Sie Folgendes tun:
   • Wählen Sie: Heute,Diese Woche, Letzte Woche, Dieser Monat oder Letzter Monat.
   • Geben Sie die Start- und Enddaten manuell in den Fenstern Von und Bis ein.
   • Erstellen Sie einen benutzerdefinierten Bereich, indem Sie Daten aus dem Kalender auswählen.
5. Klicken Sie auf Anwenden, um den ausgewählten Datumsbereich zu verwenden.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Zurücksetzen, um Ihre ausgewählten Daten zu löschen oder auf Abbrechen, um die Datumsauswahl zu verlassen.

Bearbeiten von Reservierungen

1. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten für Lightspeed am Backoffice an.
2. Wählen Sie in der Seitenleiste Lightspeed Reservations aus.
3. Wählen Sie den passenden Datumsbereich, um die Reservierung aufzurufen, die Sie bearbeiten möchten.
4. Klicken Sie in der Reservierungszeile auf ⋯.
5. Klicken Sie auf Reservierung verwalten.
6. Nehmen Sie die nötigen Änderungen vor.
7. [Optional] Klicken Sie auf Abbrechen, um die Seite zu verlassen, ohne die Änderungen zu speichern.
8. Klicken Sie auf Speichern, um die Seite zu verlassen und die Änderungen zu speichern.

Stornieren der Reservierung

Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden. Um sie wiederherzustellen, muss eine neue Reservierung mit denselben Details erstellt werden.

1. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten für Lightspeed am Backoffice an.
2. Wählen Sie in der Seitenleiste Lightspeed Reservations aus.
3. Wählen Sie den passenden Datumsbereich, um die Reservierung aufzurufen, die Sie löschen möchten.
4. Klicken Sie in der Reservierungszeile auf ⋯.
5. Klicken Sie auf Löschen.
6. [Optional] Klicken Sie auf Reservierung behalten, um die Seite zu verlassen, ohne die Reservierung zu löschen.
7. Klicken Sie auf Reservierung löschen.

Pausieren von Online-Reservierungen

Falls Sie keine Online-Reservierungen annehmen möchten, z. B. wegen eines Feiertages, Renovierungsarbeiten oder eines Notfalls, können Sie die Annahme von Reservierungen auf Ihrer Website manuell pausieren. Bestehende Reservierungen bleiben dabei aktiv und neue Reservierungen können immer noch über das Backoffice oder die Kasse erstellt werden.

Sie können Pausierungen nicht im Voraus planen und müssen sie manuell im Backoffice verwalten.

So pausieren Sie die Annahme von Online-Reservierungen:

1. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten für Lightspeed am Backoffice an.
2. Wählen Sie in der Seitenleiste Lightspeed Reservations aus.
3. Klicken Sie auf Online-Reservierungen pausieren.
4. Klicken Sie im Pop-up-Fenster zur Bestätigung auf Online-Reservierungen pausieren.

Wenn Reservierungen pausiert wurden, erscheint eine Nachricht im Backoffice zur Bestätigung. Die Reservierungswebsite wird dann eine Nachricht für die Benutzer anzeigen, um sie zu informieren, dass Online-Reservierungen vorübergehend nicht möglich sind.

So nehmen Sie Online-Reservierungen wieder an:

1. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten für Lightspeed am Backoffice an.
2. Wählen Sie in der Seitenleiste Lightspeed Reservations aus.
3. Klicken Sie auf Online-Reservierungen fortsetzen.

Schicken einer automatischen E-Mail an Kunden mit Reservierungen

Das Online-Reservierungssystem schickt Kunden in den folgenden drei Situationen automatisch eine E-Mail:

1. Nach der Reservierung wird eine Bestätigung per E-Mail versandt, die auch einen Stornierungslink enthält.
2. Eine Stornierungs-E-Mail wird verschickt, wenn eine Reservierung vom Kunden oder dem Geschäft storniert wird.
3. Bei Vorausbuchungen wird eine E-Mail einen Tag vor der Reservierung zur Erinnerung versandt.

Diese E-Mails können nicht vom Benutzer konfiguriert werden und werden nicht verschickt, wenn die Reservierung über das Backoffice oder die Kasse gemacht wurde.

Übersichten und Benachrichtigungen per E-Mail erhalten

Lightspeed Reservations verfügt über E-Mail-Update-Funktionen, die Managern helfen können, bevorstehende Reservierungen, die Gesamtzahl der Gedecke und Spitzenzeiten über den Tag hinweg einzusehen.

Tägliche Übersichten per E-Mail

Sie können Personen benennen, die zweimal täglich per E-Mail eine Übersicht über die anstehenden Reservierungen des Tages erhalten: einmal um 8:00 Uhr Ortszeit mit den Reservierungen für den gesamten Tag und erneut um 17:00 Uhr mit der aktuellen Liste der Reservierungen für die verbleibenden Betriebszeiten.

So fügen Sie einen Empfänger für die Übersicht hinzu:

1. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten für Lightspeed am Backoffice an.
2. Wählen Sie in der Seitenleiste Lightspeed Reservations aus.
3. Klicken Sie auf Einstellungen.
4. Aktivieren Sie unter Benachrichtigungen die Option Tägliche Reservierungsübersicht aktivieren.
5. Geben Sie die E-Mail-Adresse des gewünschten Empfängers ein.
6. Klicken Sie auf Hinzufügen oder drücken Sie die Eingabetaste.
7. Klicken Sie auf Speichern.

Benachrichtigungen über neue Reservierungen

Sie können Personen benennen, die eine E-Mail erhalten, sobald eine neue Online-Reservierung vorgenommen wird.

So fügen Sie einen neuen Empfänger für Benachrichtigungen über Reservierungs hinzu:

1. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten für Lightspeed am Backoffice an.
2. Wählen Sie in der Seitenleiste Lightspeed Reservations aus.
3. Klicken Sie auf Einstellungen.
4. Aktivieren Sie unter Benachrichtigungen die Option E-Mail-Benachrichtigung senden, wenn eine neue Online-Reservierung eingeht.
5. Geben Sie die E-Mail-Adresse des gewünschten Empfängers ein.
6. Klicken Sie auf Hinzufügen oder drücken Sie die Eingabetaste.
7. Klicken Sie auf Speichern.

Festlegung von Gästelimits je 30-Minuten-Intervall

Restaurants können Online-Reservierungen je 30-Minuten-Intervall begrenzen, um Reservierungen gleichmäßiger über die Betriebszeiten zu verteilen und eine Überlastung der Mitarbeiter zu vermeiden.

So legen Sie ein Gästelimit je 30-Minuten-Intervall fest:

1. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten für Lightspeed am Backoffice an.
2. Wählen Sie in der Seitenleiste Lightspeed Reservations aus.
3. Klicken Sie auf Einstellungen.
4. Aktivieren Sie unter Automatische Reservierungseinstellungen die Option Gästelimit je 30 Minuten festlegen.
5. Legen Sie die maximale Anzahl an Gästen fest, die innerhalb eines beliebigen 30-Minuten-Intervalls während der Betriebszeit eine Online-Reservierung vornehmen können. Geben Sie dazu den Wert direkt in das Textfeld ein oder verwenden Sie dazu die Schaltflächen „+“ oder „-“. Der voreingestellter Wert ist 20 Gäste.
6. Klicken Sie auf Hinzufügen oder drücken Sie die Eingabetaste.
7. Klicken Sie auf Speichern.

Online-Reservierungen für denselben Tag deaktivieren

Die Reservierungs-Website kann Reservierungen für denselben Tag akzeptieren. Sie können diese Funktion jedoch deaktivieren und Online-Reservierungen nur für zukünftige Tage akzeptieren.

1. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten für Lightspeed am Backoffice an.
2. Wählen Sie in der Seitenleiste Lightspeed Reservations aus.
3. Klicken Sie auf Einstellungen.
4. Deaktivieren Sie unter Automatische Reservierungseinstellungen die Option Online-Reservierungen für denselben Tag akzeptieren.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Die Seite für die Online-Reservierung akzeptiert keine Reservierungen mehr für denselben Tag. Kunden können weiterhin Buchungen für zukünftige Tage vornehmen.

Reservierungs-Widget zu Ihrer Website hinzufügen

Anstatt die von Lightspeed generierte Gast-Website zu verwenden, können Sie ein Reservierungs-Widget zu Ihrer bestehenden Website hinzufügen. Das Widget erscheint als schwebendes Fenster oben auf Ihrer Website. Kunden können Informationen eingeben und ihre eigenen Reservierungen entsprechend Ihrer Verfügbarkeit buchen. Die Reservierungsinformationen werden automatisch und sofort in Lightspeed Reservations im Backoffice und am POS integriert.

So fügen Sie das Widget zu Ihrer Website hinzu:

1. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten für Lightspeed am Backoffice an.
2. Wählen Sie in der Seitenleiste Lightspeed Reservations aus.
3. Klicken Sie auf Einstellungen.
4. Klicken Sie auf Reservierungs-Widget hinzufügen.
5. Klicken Sie auf Code kopieren.
6. Öffnen Sie Ihren Website-Editor (z. B. WordPress, Wix, Squarespace).
7. Suchen Sie den Bereich für die globale Code-Einbindung. Dieser wird oft als „Benutzerdefinierter Code“, „Header-Code“ oder „Website-weite Code-Einbindung“ bezeichnet.
8. Fügen Sie den kopierten Code in diesen Bereich ein.
9. Speichern Sie Ihre Änderungen und veröffentlichen Sie Ihre Website.

Verknüpfung von „Mit Google reservieren“

Verbinden Sie Ihr Google Unternehmensprofil, damit Kunden direkt über die Google-Suche oder Google Maps einen Tisch reservieren können.

1. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten für Lightspeed am Backoffice an.
2. Navigieren Sie zu Lightspeed Reservation> Einstellungen.
3. Klicken Sie unter Mit Google reservieren auf Verbinden mit Google. Ein Pop-up-Fenster wird geöffnet.

4. Überprüfen Sie, ob Ihr Handelsname und Ihre Adresse in den Geschäftseinstellungen mit Ihrem Google Unternehmensprofil übereinstimmen, und klicken Sie dann auf Bestätigen.

   Diese Daten müssen exakt übereinstimmen, da Google die Integration sonst möglicherweise ablehnt. Sollten sie nicht zusammenpassen, klicken Sie auf „Geschäftseinstellungen“ öffnen und aktualisieren Sie sie.

5. Wählen Sie das Kontrollkästchen, um die Nutzungsbedingungen von „Mit Google reservieren“ zu akzeptieren, und klicken Sie dann auf Verbinden mit Google.

   Wählen Sie Alle Einstellungen anzeigen, um alle Reservierungseinstellungen im Detail zu überprüfen.

6. Klicken Sie auf Fertig.

Ihre Anfrage wurde an Google gesendet. Die Genehmigung kann in der Regel 24 bis 48 Stunden dauern. Sobald genehmigt, erscheint eine Schaltfläche Tisch reservieren in Ihrem Google Unternehmensprofil. Der Status neben „Mit Google reservieren“ in Ihren Lightspeed-Reservierungseinstellungen ändert sich ebenfalls von Verbinden zu Live.

Trennung von „Mit Google reservieren“

Durch das Trennen von „Mit Google reservieren“ wird die Schaltfläche Tisch reservieren aus Ihrem Google Unternehmensprofil entfernt. Bestehende Reservierungen bleiben aktiv, aber Kunden können nicht mehr über Google buchen.

1. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten für Lightspeed am Backoffice an.
2. Navigieren Sie zu Lightspeed Reservation> Einstellungen.
3. Klicken Sie unter Mit Google reservieren auf Trennen. Ein Pop-up-Fenster wird geöffnet.
4. Klicken Sie auf Trennen.

Google trennt Ihr Konto in der Regel innerhalb von 12 bis 24 Stunden. Sie können die oben genannten Schritte befolgen, um sich in Zukunft erneut zu verbinden.

Häufig gestellte Fragen zum Lightspeed Reservations Widget

• Fügen Sie den Widget-Code direkt vor dem schließenden </body>-Tag auf allen Seiten ein, auf denen das Widget erscheinen soll. Wenn Sie ein Vorlangensystem verwenden, stellen Sie sicher, dass der Code in der Haupt-Layout-Datei enthalten ist.
• Es gibt verschiedene Methoden, aber am einfachsten ist die Verwendung eines Plug-ins, das die Einbindung von benutzerdefinierten Headern und Footern ermöglicht (z. B. „Einfügen von Headern und Footern“). Alternativ können Sie die Datei footer.php Ihres Designs direkt bearbeiten und den Code direkt vor </body> einfügen (nur für fortgeschrittene Benutzer).
• Melden Sie sich bei Ihrem Wix-Konto an > Einstellungen > Entwicklung & Integrationen > Benutzerdefinierter Code > Klicken Sie auf Benutzerdefinierten Code hinzufügen > Fügen Sie den Widget-Code in den Snippet-Bereich ein > Benennen Sie das Widget > Wählen Sie die Seiten aus, auf denen das Widget erscheinen soll > Wählen Sie Code in „Hauptteil – Ende“ platzieren.
• Melden Sie sich bei Ihrem Squarespace-Konto an > Seiten > Benutzerdefinierter Code > Code-Einbindung > Platzieren Sie den Widget-Code im Footer-Bereich.
• Die aktuelle Version des Widgets unterstützt keine Änderungen an Aussehen oder Platzierung. Wir aktualisieren unser Widget jedoch ständig basierend auf Feedback. Bitte teilen Sie uns daher mit, wenn Sie daran interessiert sind.

Häufig gestellte Fragen zu „Mit Google reservieren“

• Nachdem Sie die Verbindung hergestellt haben, muss Google Ihren Eintrag aktivieren, bevor die Schaltfläche Tisch reservieren erscheint. Dies dauert in der Regel 24 bis 48 Stunden, der Zeitpunkt ist jedoch nicht garantiert und kann gelegentlich länger dauern.
• Der Status Verbinden bedeutet, dass Ihre Anfrage an Google gesendet wurde und derzeit bearbeitet wird. Sobald die Aktivierung abgeschlossen ist, ändert sich der Status in Live und die Schaltfläche Tisch reservieren erscheint in Ihrem Google Unternehmensprofil.
• Google muss bestätigen, dass Ihr Restaurant im Backoffice mit dem in Ihrem Google Unternehmensprofil übereinstimmt. Wenn Ihr Handelsname oder Ihre Adresse nicht zusammenpassen, kann Google die Verbindung ablehnen. Sollte die Aktivierung fehlschlagen, überprüfen Sie, ob diese Details übereinstimmen, und versuchen Sie dann erneut, die Verbindung herzustellen.
• Der Gast erhält eine Bestätigungs-E-Mail von Google, und die Reservierung wird in Lightspeed Reservations erstellt. Sie erscheint sowohl im Backoffice als auch in der Kasse, zusammen mit Ihren anderen Reservierungen.
• Ja. Google verschickt den Gästen etwa 24 Stunden vor ihrer Reservierung eine Erinnerung.
• Ja. Gäste können ihre Reservierung über Google bearbeiten oder stornieren, und die Änderung wird in Lightspeed Reservations übernommen.
• Google verschickt alle E-Mails an Gäste für Reservierungen, die über Google vorgenommen wurden, einschließlich Bestätigungen und Erinnerungen. Diese E-Mails stammen nicht von Lightspeed.
• „Mit Google reservieren“ verwendet dieselben Einstellungen wie Ihre anderen Online-Reservierungskanäle, einschließlich Verfügbarkeit, Kapazität, maximale Gruppengröße, Sonderöffnungszeiten und Hinweise. Sie müssen keine separate Konfiguration für Google einrichten.
• Ja. Google begrenzt Reservierungen auf maximal 20 Gäste. Dies ist eine Einschränkung von Google.
• Ja. Sie können Ihr Restaurant wie gewohnt pausieren, und die Pause wird bei Google angezeigt. Aufgrund der Anforderungen von Google können Zeitfenster weiterhin auf Google Maps erscheinen, aber Gäste, die versuchen, während der Pausierung zu buchen, sehen, dass keine Zeiten verfügbar sind.
• „Mit Google reservieren“ aktualisiert die Verfügbarkeit über einen täglichen Feed, sodass einige Änderungen vom selben Tag möglicherweise nicht sofort auf Google erscheinen. Änderungen, die die Verfügbarkeit reduzieren, wie z. B. die Deaktivierung eines Tischplans, werden noch am selben Tag angewendet. Änderungen, die die Verfügbarkeit hinzufügen oder wiederherstellen, einschließlich der durch eine Stornierung oder einen aktivierten Tischplan freigegebenen Kapazität, erscheinen in der Regel erst nach dem nächsten täglichen Feed.
• Die Trennung wird von Google abgewickelt und erfolgt nicht sofort. Es dauert in der Regel 12 bis 24 Stunden, bis die Änderung auf Seiten von Google erscheint, sodass die Schaltfläche Tisch reservieren nach der Trennung noch kurze Zeit auf Google Maps angezeigt werden kann.