Sobald Lightspeed Reservations läuft, können Sie über Ihr Backoffice Reservierungen erstellen und verwalten. Der Zugriff auf Reservierungen über das Backoffice ist generell für die Leitung und Verwaltung vorgesehen. Das Restaurantpersonal kann auchReservierungen über die Kasse erstellen, anzeigen und verwalten, mit weiteren Funktionen wie der Sitzplatzzuweisung und der Statusaktualisierung.

Hinzufügen einer Reservierung

1. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten für Lightspeed am Backoffice an.
2. Wählen Sie in der Seitenleiste Lightspeed Reservations aus.
3. Klicken Sie auf Reservierung hinzufügen.
4. Füllen Sie die Details für die Reservierung aus:
   • Anzahl der Gäste
   • [Optional] Geschätzte Dauer
   • Datum
   • Zeit
   • [Optional] Tischplan
   • [Optional] Tisch
5. Füllen Sie die Details zum Gast aus:
   • Vorname
   • Nachname
   • [Optional] Telefonnummer
   • [Optional] Sprache
   • [Optional] E-Mail-Adresse
6. Klicken Sie auf Weitere Details anzeigen, um die folgenden Informationen hinzuzufügen:
   • [Optional] Tags
   • [Optional] Ernährungseinschränkungen
   • [Optional] Allergene
   • [Optional] Interne Notizen
7. Klicken Sie auf Speichern, um die Reservierung zu bestätigen.

Anzeigen von Reservierungen

1. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten für Lightspeed am Backoffice an.
2. Wählen Sie in der Seitenleiste Lightspeed Reservations aus.
3. Legen Sie den Zeitrahmen für die Reservierungen fest, die angezeigt werden sollen, indem Sie auf die Schaltfläche für den Datumsbereich und das Uhrensymbol klicken.
4. Das Fenster für den Datumsbereich bietet verschiedene Optionen zur Auswahl des Start- und Enddatums. Mit den Filteroptionen können Sie Folgendes tun:
   • Wählen Sie: Heute,Diese Woche, Letzte Woche, Dieser Monat oder Letzter Monat.
   • Geben Sie die Start- und Enddaten manuell in den Fenstern Von und Bis ein.
   • Erstellen Sie einen benutzerdefinierten Bereich, indem Sie Daten aus dem Kalender auswählen.
5. Klicken Sie auf Anwenden, um den ausgewählten Datumsbereich zu verwenden.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Zurücksetzen, um Ihre ausgewählten Daten zu löschen oder auf Abbrechen, um die Datumsauswahl zu verlassen.

Bearbeiten von Reservierungen

1. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten für Lightspeed am Backoffice an.
2. Wählen Sie in der Seitenleiste Lightspeed Reservations aus.
3. Wählen Sie den passenden Datumsbereich, um die Reservierung aufzurufen, die Sie bearbeiten möchten.
4. Klicken Sie in der Reservierungszeile auf ⋯.
5. Klicken Sie auf Reservierung verwalten.
6. Nehmen Sie die nötigen Änderungen vor.
7. [Optional] Klicken Sie auf Abbrechen, um die Seite zu verlassen, ohne die Änderungen zu speichern.
8. Klicken Sie auf Speichern, um die Seite zu verlassen und die Änderungen zu speichern.

Stornieren der Reservierung

Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden. Um sie wiederherzustellen, muss eine neue Reservierung mit denselben Details erstellt werden.

1. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten für Lightspeed am Backoffice an.
2. Wählen Sie in der Seitenleiste Lightspeed Reservations aus.
3. Wählen Sie den passenden Datumsbereich, um die Reservierung aufzurufen, die Sie löschen möchten.
4. Klicken Sie in der Reservierungszeile auf ⋯.
5. Klicken Sie auf Löschen.
6. [Optional] Klicken Sie auf Reservierung behalten, um die Seite zu verlassen, ohne die Reservierung zu löschen.
7. Klicken Sie auf Reservierung löschen.

Pausieren von Online-Reservierungen

Falls Sie keine Online-Reservierungen annehmen möchten, z. B. wegen eines Feiertages, Renovierungsarbeiten oder eines Notfalls, können Sie die Annahme von Reservierungen auf Ihrer Website manuell pausieren. Bestehende Reservierungen bleiben dabei aktiv und neue Reservierungen können immer noch über das Backoffice oder die Kasse erstellt werden.

Sie können Pausierungen nicht im Voraus planen und müssen sie manuell im Backoffice verwalten.

So pausieren Sie die Annahme von Online-Reservierungen:

1. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten für Lightspeed am Backoffice an.
2. Wählen Sie in der Seitenleiste Lightspeed Reservations aus.
3. Klicken Sie auf Online-Reservierungen pausieren.
4. Klicken Sie im Pop-up-Fenster zur Bestätigung auf Online-Reservierungen pausieren.

Wenn Reservierungen pausiert wurden, erscheint eine Nachricht im Backoffice zur Bestätigung. Die Reservierungswebsite wird dann eine Nachricht für die Benutzer anzeigen, um sie zu informieren, dass Online-Reservierungen vorübergehend nicht möglich sind.

So nehmen Sie Online-Reservierungen wieder an:

1. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten für Lightspeed am Backoffice an.
2. Wählen Sie in der Seitenleiste Lightspeed Reservations aus.
3. Klicken Sie auf Online-Reservierungen fortsetzen.

Schicken einer automatischen E-Mail an Kunden mit Reservierungen

Das Online-Reservierungssystem schickt Kunden in den folgenden drei Situationen automatisch eine E-Mail:

1. Nach der Reservierung wird eine Bestätigung per E-Mail versandt, die auch einen Stornierungslink enthält.
2. Eine Stornierungs-E-Mail wird verschickt, wenn eine Reservierung vom Kunden oder dem Geschäft storniert wird.
3. Bei Vorausbuchungen wird eine E-Mail einen Tag vor der Reservierung zur Erinnerung versandt.

Diese E-Mails können nicht vom Benutzer konfiguriert werden und werden nicht verschickt, wenn die Reservierung über das Backoffice oder die Kasse gemacht wurde.

Übersichten und Benachrichtigungen per E-Mail erhalten

Lightspeed Reservations verfügt über E-Mail-Update-Funktionen, die Managern helfen können, bevorstehende Reservierungen, die Gesamtzahl der Gedecke und Spitzenzeiten über den Tag hinweg einzusehen.

Tägliche Übersichten per E-Mail

Sie können Personen benennen, die zweimal täglich per E-Mail eine Übersicht über die anstehenden Reservierungen des Tages erhalten: einmal um 8:00 Uhr Ortszeit mit den Reservierungen für den gesamten Tag und erneut um 17:00 Uhr mit der aktuellen Liste der Reservierungen für die verbleibenden Betriebszeiten.

So fügen Sie einen Empfänger für die Übersicht hinzu:

1. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten für Lightspeed am Backoffice an.
2. Wählen Sie in der Seitenleiste Lightspeed Reservations aus.
3. Klicken Sie auf Einstellungen.
4. Aktivieren Sie unter Benachrichtigungen die Option Tägliche Reservierungsübersicht aktivieren.
5. Geben Sie die E-Mail-Adresse des gewünschten Empfängers ein.
6. Klicken Sie auf Hinzufügen oder drücken Sie die Eingabetaste.
7. Klicken Sie auf Speichern.

Benachrichtigungen über neue Reservierungen

Sie können Personen benennen, die eine E-Mail erhalten, sobald eine neue Online-Reservierung vorgenommen wird.

So fügen Sie einen neuen Empfänger für Benachrichtigungen über Reservierungs hinzu:

1. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten für Lightspeed am Backoffice an.
2. Wählen Sie in der Seitenleiste Lightspeed Reservations aus.
3. Klicken Sie auf Einstellungen.
4. Aktivieren Sie unter Benachrichtigungen die Option E-Mail-Benachrichtigung senden, wenn eine neue Online-Reservierung eingeht.
5. Geben Sie die E-Mail-Adresse des gewünschten Empfängers ein.
6. Klicken Sie auf Hinzufügen oder drücken Sie die Eingabetaste.
7. Klicken Sie auf Speichern.

Festlegung von Gästelimits je 30-Minuten-Intervall

Restaurants können Online-Reservierungen je 30-Minuten-Intervall begrenzen, um Reservierungen gleichmäßiger über die Betriebszeiten zu verteilen und eine Überlastung der Mitarbeiter zu vermeiden.

So legen Sie ein Gästelimit je 30-Minuten-Intervall fest:

1. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten für Lightspeed am Backoffice an.
2. Wählen Sie in der Seitenleiste Lightspeed Reservations aus.
3. Klicken Sie auf Einstellungen.
4. Aktivieren Sie unter Automatische Reservierungseinstellungen die Option Gästelimit je 30 Minuten festlegen.
5. Legen Sie die maximale Anzahl an Gästen fest, die innerhalb eines beliebigen 30-Minuten-Intervalls während der Betriebszeit eine Online-Reservierung vornehmen können. Geben Sie dazu den Wert direkt in das Textfeld ein oder verwenden Sie dazu die Schaltflächen „+“ oder „-“. Der voreingestellter Wert ist 20 Gäste.
6. Klicken Sie auf Hinzufügen oder drücken Sie die Eingabetaste.
7. Klicken Sie auf Speichern.

Online-Reservierungen für denselben Tag deaktivieren

Die Reservierungs-Website kann Reservierungen für denselben Tag akzeptieren. Sie können diese Funktion jedoch deaktivieren und Online-Reservierungen nur für zukünftige Tage akzeptieren.

1. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten für Lightspeed am Backoffice an.
2. Wählen Sie in der Seitenleiste Lightspeed Reservations aus.
3. Klicken Sie auf Einstellungen.
4. Deaktivieren Sie unter Automatische Reservierungseinstellungen die Option Online-Reservierungen für denselben Tag akzeptieren.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Die Seite für die Online-Reservierung akzeptiert keine Reservierungen mehr für denselben Tag. Kunden können weiterhin Buchungen für zukünftige Tage vornehmen.

Reservierungs-Widget zu Ihrer Website hinzufügen

Anstatt die von Lightspeed generierte Gast-Website zu verwenden, können Sie ein Reservierungs-Widget zu Ihrer bestehenden Website hinzufügen. Das Widget erscheint als schwebendes Fenster oben auf Ihrer Website. Kunden können Informationen eingeben und ihre eigenen Reservierungen entsprechend Ihrer Verfügbarkeit buchen. Die Reservierungsinformationen werden automatisch und sofort in Lightspeed Reservations im Backoffice und am POS integriert.

So fügen Sie das Widget zu Ihrer Website hinzu:

1. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten für Lightspeed am Backoffice an.
2. Wählen Sie in der Seitenleiste Lightspeed Reservations aus.
3. Klicken Sie auf Einstellungen.
4. Klicken Sie auf Reservierungs-Widget hinzufügen.
5. Klicken Sie auf Code kopieren.
6. Öffnen Sie Ihren Website-Editor (z. B. WordPress, Wix, Squarespace).
7. Suchen Sie den Bereich für die globale Code-Einbindung. Dieser wird oft als „Benutzerdefinierter Code“, „Header-Code“ oder „Website-weite Code-Einbindung“ bezeichnet.
8. Fügen Sie den kopierten Code in diesen Bereich ein.
9. Speichern Sie Ihre Änderungen und veröffentlichen Sie Ihre Website.

Häufig gestellte Fragen zum Lightspeed Reservations Widget

• Fügen Sie den Widget-Code direkt vor dem schließenden </body>-Tag auf allen Seiten ein, auf denen das Widget erscheinen soll. Wenn Sie ein Vorlangensystem verwenden, stellen Sie sicher, dass der Code in der Haupt-Layout-Datei enthalten ist.
• Es gibt verschiedene Methoden, aber am einfachsten ist die Verwendung eines Plug-ins, das die Einbindung von benutzerdefinierten Headern und Footern ermöglicht (z. B. „Einfügen von Headern und Footern“). Alternativ können Sie die Datei footer.php Ihres Designs direkt bearbeiten und den Code direkt vor </body> einfügen (nur für fortgeschrittene Benutzer).
• Melden Sie sich bei Ihrem Wix-Konto an > Einstellungen > Entwicklung & Integrationen > Benutzerdefinierter Code > Klicken Sie auf Benutzerdefinierten Code hinzufügen > Fügen Sie den Widget-Code in den Snippet-Bereich ein > Benennen Sie das Widget > Wählen Sie die Seiten aus, auf denen das Widget erscheinen soll > Wählen Sie Code in „Hauptteil – Ende“ platzieren.
• Melden Sie sich bei Ihrem Squarespace-Konto an > Seiten > Benutzerdefinierter Code > Code-Einbindung > Platzieren Sie den Widget-Code im Footer-Bereich.
• Die aktuelle Version des Widgets unterstützt keine Änderungen an Aussehen oder Platzierung. Wir aktualisieren unser Widget jedoch ständig basierend auf Feedback. Bitte teilen Sie uns daher mit, wenn Sie daran interessiert sind.