Sobald Lightspeed Reservations läuft, können Sie über Ihr Backoffice Reservierungen erstellen und verwalten. Der Zugriff zu den Reservierungen über das Backoffice ist generell für die Leitung und Verwaltung vorgesehen. Das Restaurantpersonal kann auchReservierungen über die Kasse erstellen, anzeigen und verwalten, mit weiteren Funktionen wie der Sitzplatzzuweisung und der Statusaktualisierung.

Hinzufügen einer Reservierung

1. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten für Lightspeed am Backoffice an.
2. Wählen Sie in der Seitenleiste Lightspeed Reservations aus.
3. Klicken Sie auf Reservierung hinzufügen.
4. Füllen Sie die Details für die Reservierung aus:
   • Anzahl der Gäste
   • [Optional] Geschätzte Dauer
   • Datum
   • Zeit
   • [Optional] Tischplan
   • [Optional] Tisch
5. Füllen Sie die Details zum Gast aus:
   • Vorname
   • Nachname
   • [Optional] Telefonnummer
   • [Optional] Sprache
   • [Optional] E-Mail-Adresse
6. Klicken Sie auf Weitere Details anzeigen, um die folgenden Informationen hinzuzufügen:
   • [Optional] Tags
   • [Optional] Ernährungseinschränkungen
   • [Optional] Allergene
   • [Optional] Interne Notizen
7. Klicken Sie auf Speichern, um die Reservierung zu bestätigen.

Anzeigen von Reservierungen

1. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten für Lightspeed am Backoffice an.
2. Wählen Sie in der Seitenleiste Lightspeed Reservations aus.
3. Legen Sie den Zeitrahmen für die Reservierungen fest, die angezeigt werden sollen, indem Sie auf die Schaltfläche für den Datumsbereich und das Uhrensymbol klicken.
4. Das Fenster für den Datumsbereich bietet verschiedene Optionen zur Auswahl des Start- und Enddatums. Mit den Filteroptionen können Sie Folgendes tun:
   • Wählen Sie: Heute,Diese Woche, Letzte Woche, Dieser Monat oder Letzter Monat.
   • Geben Sie die Start- und Enddaten manuell in den Fenstern Von und Bis ein.
   • Erstellen Sie einen benutzerdefinierten Bereich, indem Sie Daten aus dem Kalender auswählen.
5. Klicken Sie auf Anwenden, um den ausgewählten Datumsbereich zu verwenden.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Zurücksetzen, um Ihre ausgewählten Daten zu löschen oder auf Abbrechen, um die Datumsauswahl zu verlassen.

Bearbeiten von Reservierungen

1. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten für Lightspeed am Backoffice an.
2. Wählen Sie in der Seitenleiste Lightspeed Reservations aus.
3. Wählen Sie den passenden Datumsbereich, um die Reservierung aufzurufen, die Sie bearbeiten möchten.
4. Klicken Sie in der Reservierungszeile auf ⋯.
5. Klicken Sie auf Reservierung verwalten.
6. Nehmen Sie die nötigen Änderungen vor.
7. [Optional] Klicken Sie auf Abbrechen, um die Seite zu verlassen, ohne die Änderungen zu speichern.
8. Klicken Sie auf Speichern, um die Seite zu verlassen und die Änderungen zu speichern.

Stornieren der Reservierung

Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden. Um sie wiederherzustellen, muss eine neue Reservierung mit denselben Details erstellt werden.

1. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten für Lightspeed am Backoffice an.
2. Wählen Sie in der Seitenleiste Lightspeed Reservations aus.
3. Wählen Sie den passenden Datumsbereich, um die Reservierung aufzurufen, die Sie löschen möchten.
4. Klicken Sie in der Reservierungszeile auf ⋯.
5. Klicken Sie auf Löschen.
6. [Optional] Klicken Sie auf Reservierung behalten, um die Seite zu verlassen, ohne die Reservierung zu löschen.
7. Klicken Sie auf Reservierung löschen.

Pausieren von Online-Reservierungen

Falls Sie keine Online-Reservierungen annehmen möchten, z. B. wegen eines Feiertages, Renovierungsarbeiten oder eines Notfalls, können Sie die Annahme von Reservierungen auf Ihrer Website manuell pausieren. Bestehende Reservierungen bleiben dabei aktiv und neue Reservierungen können immer noch über das Backoffice oder die Kasse erstellt werden.

Sie können Pausierungen nicht im Voraus planen und müssen sie manuell im Backoffice verwalten.

So pausieren Sie die Annahme von Online-Reservierungen:

1. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten für Lightspeed am Backoffice an.
2. Wählen Sie in der Seitenleiste Lightspeed Reservations aus.
3. Klicken Sie auf Online-Reservierungen pausieren.
4. Klicken Sie im Pop-up-Fenster zur Bestätigung auf Online-Reservierungen pausieren.

Wenn Reservierungen pausiert wurden, erscheint eine Nachricht im Backoffice zur Bestätigung. Die Reservierungswebsite wird dann eine Nachricht für die Benutzer anzeigen, um sie zu informieren, dass Online-Reservierungen vorübergehend nicht möglich sind.

So nehmen Sie Online-Reservierungen wieder an:

1. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten für Lightspeed am Backoffice an.
2. Wählen Sie in der Seitenleiste Lightspeed Reservations aus.
3. Klicken Sie auf Online-Reservierungen fortsetzen.

Schicken einer automatischen E-Mail an Kunden mit Reservierungen

Das Online-Reservierungssystem schickt Kunden in den folgenden drei Situationen automatisch eine E-Mail:

1. Nach der Reservierung wird eine Bestätigung per E-Mail versandt, die auch einen Stornierungslink enthält.
2. Eine Stornierungs-E-Mail wird verschickt, wenn eine Reservierung vom Kunden oder dem Geschäft storniert wird.
3. Bei Vorausbuchungen wird eine E-Mail einen Tag vor der Reservierung zur Erinnerung versandt.

Diese E-Mails können nicht vom Benutzer konfiguriert werden und werden nicht verschickt, wenn die Reservierung über das Backoffice oder die Kasse gemacht wurde.