Die DATEV-Buchhaltungsintegration ist nur in Deutschland verfügbar. Weitere Informationen über Buchhaltungsintegrationen in anderen Regionen finden Sie unter Lightspeed Accounting.

Lightspeed Accounting ist jetzt direkt mit DATEV integriert.

Wenn Sie diese Integration nutzen möchten, müssen Sie zusätzlich das DATEV Kassenarchiv online und DATEV Unternehmen online miteinander verbinden. Diese beiden Produkte stellen sicher, dass Ihre Umsatzdaten von Ihrem Lightspeed Restaurant-Konto an Ihre DATEV Buchhaltungssoftware übertragen werden.

Die DATEV-Buchhaltungsintegration einrichten

So verbinden Sie Lightspeed Accounting mit DATEV:

1. Melden Sie sich mit Ihren Lightspeed Restaurant-Zugangsdaten im Backoffice an.
2. Gehen Sie im Navigationsmenü auf Integration > Buchhaltung.
3. Klicken Sie im DATEV-Menü auf Integration verknüpfen.
4. Klicken Sie auf Autorisieren.
5. Klicken Sie auf Melden Sie sich bei DATEV an.
6. Melden Sie sich bei Ihrem DATEV-Benutzerkonto an.
7. Wählen Sie unter Geschäftsstandort-Mieter das DATEV-Konto aus, das Sie verbinden möchten.
8. Klicken Sie auf Weiter.
9. Überprüfen Sie, ob die Integration Autorisiert anzeigt.
10. Klicken Sie auf Speichern.

Sobald Sie Ihr DATEV-Konto mit Lightspeed Accounting verbunden haben, fahren Sie fort, indem Sie Ihr Geschäft mit DATEV Kassenarchiv online verbinden.

DATEV Kassenarchiv online verbinden

Befolgen Sie diese Schritte, um Ihr Geschäft mit DATEV Kassenarchiv online zu verbinden:

1. Melden Sie sich bei DATEV Kassenarchiv online an.
2. Öffnen Sie DATEV Kassenarchiv online.
3. Klicken Sie auf den Ordner, der zu Ihrem Geschäft gehört.
4. Überprüfen Sie, dass der Kassenabschluss sowohl als ZIP-Datei als auch als JSON-Datei erscheint.
5. Klicken Sie in der JSON-Datei auf Details.
6. Überprüfen Sie, ob Ihre Verkaufsdaten von Ihrem Lightspeed-Konto übertragen wurden. Wenn Ihre Zahlungen angezeigt werden, haben Sie sich erfolgreich mit DATEV Kassenarchiv online verbunden.

Nachdem Sie Ihr Geschäft mit DATEV Kassenarchiv online verbunden haben, fahren Sie fort, indem Sie DATEV Kassenarchiv online mit DATEV Unternehmen online verbinden.

Verbinden von DATEV Kassenarchiv online mit DATEV Unternehmen online

Führen Sie folgende Schritte durch, um DATEV Kassenarchiv online mit DATEV Unternehmen online zu verbinden:

1. Melden Sie sich bei DATEV Unternehmen online an.
2. Klicken Sie auf jetzt starten.
3. Öffnen Sie im Menü Anwendungen die Anwendung Kassenbuch.
4. Klicken Sie auf Kasse anlegen, um einen Geschäftsordner anzulegen.
5. Füllen Sie die relevanten Felder mit Ihrem Geschäftsnamen und Ihrer Kontonummer aus.
6. Klicken Sie auf Speichern.
7. Melden Sie sich in einem anderen Webbrowser bei DATEV Kassenarchiv online an.
8. Öffnen Sie DATEV Kassenarchiv online.
9. Klicken Sie in Ihrem Geschäftsordner auf Verknüpfen, um Ihr Kassenbuch zu verknüpfen.
10. Wählen Sie das Kassenbuch aus, das Sie mit Ihrem Geschäft verbinden möchten.
11. Klicken Sie auf Speichern.

Sobald Sie DATEV Kassenarchiv online mit DATEV Unternehmen online verbunden haben, fahren Sie fort, Ihr Geschäft mit DATEV Unternehmen online zu verbinden.

Verbinden Sie DATEV Unternehmen online

Befolgen Sie diese Schritte, um DATEV Unternehmen online mit Ihrem Geschäft zu verknüpfen:

1. Melden Sie sich bei DATEV Unternehmen online an.
2. Klicken Sie auf jetzt starten.
3. Öffnen Sie im Menü Anwendungen die Anwendung Kassenbuch.
4. Öffnen Sie im Menü Kasse die Option Kassenbewegungen anzeigen.
5. Überprüfen Sie, ob Ihre Verkaufsdaten von Ihrem Lightspeed-Konto übertragen wurden. Wenn Ihre Zahlungen angezeigt werden, haben Sie sich erfolgreich mit DATEV Unternehmen online verbunden.
   

Sobald Sie die DATEV-Buchhaltungsintegration eingerichtet haben, sollten die Daten aus Ihrem Lightspeed Restaurant-Konto automatisch in Ihre DATEV-Buchhaltungssoftware übertragen werden.

Häufig gestellte Fragen

Konfiguration

• Sie können Ihr Datev-Kassenarchiv-online-Konto über das MeinFiskal-Portal erstellen.

• Sie benötigen für jeden Standort eine DATEV-Lizenz, d. h. wenn Sie mehrere Standorte haben, benötigen Sie mehrere Lizenzen.

• Ihre Konten werden durch die DATEV-Integration automatisch zugeordnet.

• Um die DATEV-Integration im Backoffice zu autorisieren, müssen Sie Ihre Login-Daten für Ihr Datev Kassenarchiv online-Konto verwenden.

• Weitere Anweisungen zur Einrichtung Ihres Datev-Kassenarchiv-Online-Kontos und zur Verknüpfung mit Ihrem Kassenbuch finden Sie im Ratgeber DATEV Kassenarchiv online.

• Im Rahmen der Einrichtung der DATEV-Integration wird der Kassenarchiv-Ordner bei der Übertragung des ersten Archivs automatisch erstellt und Sie müssen für die Erstellung keine Maßnahmen ergreifen. Ordner werden auf der Grundlage von Finanzarchiven erstellt, in denen Produktionstransaktionen vorhanden sein müssen, damit der Ordner erstellt werden kann. In den Fällen, in denen ein Händler seit der Einrichtung der DATEV-Integration keine Transaktionen durchgeführt hat, wird kein Ordner erstellt.

Datenformatierung und -übermittlung

• Ja, die DATEV-Integration überträgt alle Transaktionsdaten, einschließlich Bargeldbewegungen und Trinkgelder, aus Lightspeed Restaurant in die DATEV-Buchhaltung.

• Die Lightspeed Restaurant POS App sendet am Ende eines jeden Tages Daten an DATEV. Wenn das Gerät und die Anwendung ausgeführt werden, werden die Daten um 5:30 Uhr übertragen. Wenn die App nicht mehr läuft, werden die Daten beim nächsten Öffnen der Restaurant POS App übertragen.

• Der Export umfasst alle Transaktionsdaten, die während der Nutzung der K-Serie erstellt wurden. Die Anfangs- und Schlusssalden, die Sie bei der Verwendung der Kassenschublade eingeben können, werden jedoch nicht an DATEV übermittelt. Bargeld-Einzahlungen und -Entnahmen werden im Rahmen des Exports übertragen.
• Nein, es ist nicht möglich, die Gruppierung von Daten individuell anzupassen oder einen Kontenplan direkt mit dieser Integration zu konfigurieren. Da das Archiv auf dem DSFinV-K-Exportformat basiert, das bestimmte Anforderungen stellt, können zusätzliche Zuordnungen nicht direkt in den Export einbezogen werden. Laut DATEV können benutzerdefinierte Gruppierungen und Zuordnungen jedoch über eine ‚Lerndatei‘ in Ihrem Buchhaltungssystem auf Basis der Daten aus Kassenarchiv Online vorgenommen werden. Weitere Informationen zu diesem Vorgang finden Sie im DATEV Hilfe-Center.
• Nein, die DATEV-Integration unterstützt keine CSV-Exporte. Wenn Sie CSV-Dateien benötigen, müssen Sie Omniboost verwenden.

• Wenn Sie historische Daten, die vor dem Datum Ihrer Kassenbuch-Verknüpfung in DATEV Unternehmen online erstellt wurden, manuell hochgeladen haben, müssen Sie die Übertragung an Kassenbuch erneut manuell veranlassen. Eine detaillierte Anleitung finden Sie in Abschnitt 3.1 im DATEV Hilfe-Center.

  Wenn Sie an einem bestimmten Datum (z. B. dem 5. Januar) Kassenbuch aufrufen und versuchen, Daten hochzuladen, die vor diesem Datum liegen (z. B. vom 4. Januar), werden die Daten nicht automatisch an Kassenbuch übertragen, und Sie sehen eine Fehlermeldung, da DATEV nicht feststellen kann, ob Sie diese Daten bereits auf andere Weise in Kassenbuch hochgeladen oder an Ihren Steuerberater übermittelt haben.

  Die Fehlermeldung, die Ihnen dann angezeigt wird, lautet: „Prüfcode KB_010 Kassenabschlussdatum liegt vor dem Verknüpfungsdatum“. Weitere Informationen zu diesem Fehler finden Sie im DATEV Hilfe-Center.

  Sie können diese historischen Daten dennoch an Kassenbuch übertragen. Dazu müssen Sie die Übertragung über das „Wiederholungssymbol” in Ihrem DATEV-Konto manuell veranlassen. In diesem Fall müssen Sie jede Datei einzeln aufrufen, um die Übertragung erfolgreich abzuschließen.

• Nein, die DATEV-Integration übermittelt Daten erst ab dem Zeitpunkt der Aktivierung. Historische Daten vor der Integrationseinrichtung können nicht gesendet werden.
  Geringere Datenmengen, z. B. von mehreren Wochen, können manuell hochgeladen werden inMein Fiskal, indem Sie den entsprechenden Ordner öffnen und auf „Hochladen“ klicken. Im Menü wählen Sie „Kassenabschlüsse“ und geben den Zeitraum ein, in dem das Archiv erstellt wurde. Der Zeitraum muss für einen korrekten Upload exakt übereinstimmen.
  DsfinVK-Archive sind im Backoffice verfügbar, indem Sie zu Berichte > Berichte > Deutsche Steuerprüfung navigieren. Das Archiv muss in seiner Originalform hochgeladen werden, ohne es zu entpacken. Wenn Sie separate Dateien hochladen, wird der Upload nicht korrekt durchgeführt.

POS-Geräte

• Ja, Sie können die DATEV-Integration auf mehreren Geräten gleichzeitig nutzen. Alle Daten dieser Geräte werden in einem einzigen Ordner gespeichert, aber jede Kasse hat für jeden Tag ein eigenes Archiv und eigene JSON-Dateien.

• Nein, es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der aktiven Geräte an Ihrem Standort.

Fehlerbehebung

• Wenn Ihr MeinFiskal-Konto nur ZIP-Dateien anzeigt, dann hat DATEV diesem Konto nicht die notwendigen Konfigurationen hinzugefügt. Wenden Sie sich an den DATEV-Kundensupport und bitten Sie darum, das Problem zu beheben.

• Wenn Sie den Autorisierungsprozess in Lightspeed Backoffice erfolgreich abgeschlossen haben, liegt das Problem mit der Datenübertragung wahrscheinlich nicht an der Einrichtung der Integration. Wenn Sie die Integration am selben Tag wie Ihre Anfrage eingerichtet haben, kann es bis zum nächsten Geschäftstag dauern, bis Ihre Daten von Lightspeed an DATEV übertragen werden. Sollten die Daten jedoch auch am Folgetag noch nicht verfügbar sein, könnte dies auf ein Problem mit Ihrem DATEV-Konto hinweisen. Unzureichende Gerätelizenzen oder manuell erstellte Ordner sind mögliche Gründe für die Nichtverfügbarkeit der Daten.

• 1. Bei manueller Erstellung des Ordners Kassenarchiv:

  Wenn der Ordner Kassenarchiv manuell angelegt wurde, ist die Funktion „Manuelle Archivierung“ aktiviert. Das bedeutet, dass der Ordner auf die manuelle Eingabe von Daten wartet. Der Ordner Kassenarchiv sollte jedoch im Rahmen der Integrationskonfiguration automatisch angelegt werden. Wenn der Ordner manuell angelegt wird, verläuft die Integration nicht korrekt und es werden keine Daten von Lightspeed an DATEV übertragen. Sie müssen den manuell erstellten Ordner Kassenarchiv deaktivieren, indem Sie auf Verwalten > Kassenordner deaktivieren klicken. Sobald der Ordner deaktiviert ist, benachrichtigen Sie bitte das Produktteam. Nachdem das Produktteam einige manuelle Schritte auf Seiten von Lightspeed vorgenommen hat, müssen Sie die DATEV-Integration im Lightspeed Backoffice wieder neu einrichten.  Bitte beachten Sie, dass Sie die DATEV-Integration im Lightspeed Backoffice erst dann wieder neu einrichten können, wenn der alte Ordner deaktiviert wurde.

  2. Bei automatischer Erstellung des Ordners Kassenarchiv:

  Einer der Gründe, warum Daten im Ordner Kassenarchiv unter Umständen nicht verfügbar sind, kann sein, dass die Funktion Manuelle Archivierung für den Ordner aktiviert ist, was bedeutet, dass der Ordner auf die manuelle Eingabe von Daten wartet. Falls diese Funktion nicht aktiviert ist, könnte ein Problem mit den Quelldaten (DsFinVK) auf Seiten von Lightspeed vorliegen.

  Überprüfen des Dashboards zum Übertragungsstatus

  Über das Datadog-Dashboard „DATEV Übertragungsstatus” können Sie feststellen, ob Sie über eine aktive DATEV-Lizenz verfügen oder ob es ein Problem mit der Länge von Feldern in der DSFinV-K gibt.

  • Zahlung erforderlich: Sie müssen für Ihre DATEV-Lizenz bezahlen. Sobald DATEV Ihre Zahlung abgewickelt hat, werden Ihre Daten wieder übertragen.
  • Wert zu lang: Die DATEV-Schnittstelle erlaubt eine Länge von maximal 40 Zeichen für Eingabefelder. Eine Überschreitung dieses Wertes kann zu Synchronisierungsproblemen führen. Um festzustellen, ob es einen problematischen Bereich gibt, tippen Sie auf die Fehlerzeile im Datadog-Dashboard, um eine Ansicht des Datenübertragungsfeldes zu öffnen. Wählen Sie auf diesem Bildschirm den Eintrag aus, den Sie überprüfen möchten. Je nach Zeitraum kann es auch sinnvoll sein, sich mehr als einen Eintrag anzusehen, wenn es mehrere gibt. Im Beispiel ist cashRegister.address.street mit einem Problem mit der Adresse verknüpft. Dies kann bestätigt werden, wenn man den DSFinV-K-Export für den jeweiligen Tag herunterlädt und den Adresswert in den CSV-Dateien überprüft (im obigen Fall wäre dies in location.csv).

  Überprüfen, ob Transaktionsdaten am betroffenen Geschäftsstandort vorhanden sind

  Überprüfen Sie im Backoffice den entsprechenden Zeitraumbericht. Sollte dieser nicht verfügbar sein, wurde Ihre Schicht noch nicht ordnungsgemäß geschlossen. Die Daten können erst nach Schichtende an DATEV übermittelt werden. Anschließend müssen Sie im Backoffice prüfen, ob der DSFinV-K-Export erfolgreich erstellt wurde. Wählen Sie im Navigationsmenü Berichte >Alle Berichte aus. Suchen Sie nach Deutsche Steuerprüfung und laden Sie den DSFinV-K-Export herunter.

  Wenn Sie den Bericht herunterladen können, überprüfen Sie bitte, ob Transaktionsdaten enthalten sind. Die empfohlene Datei ist „lines.csv“. Sie sollten mehr als nur die Kopfzeile sehen können. Wenn Sie die Daten des aktuellen Tages sehen, wurden diese an DATEV übermittelt. Falls keine Daten des aktuellen Tages angezeigt werden, ist für diesen Tag möglicherweise keine Restaurantschicht vorhanden. In diesem Fall wird zwar eine DSFinV-K-Datei erstellt, diese wird jedoch nicht an DATEV gesendet, da sie keine relevanten Transaktionsdaten enthält.

  Wenn Sie den Export für diesen Zeitraum nicht herunterladen können, ist bei der Berichtserstellung möglicherweise ein Fehler aufgetreten. Wenn Sie nach dem Filtern für den betreffenden Geschäftsstandort und den entsprechenden Tag kritische Fehler auf diesem Dashboard sehen, kann die DSFinV-K für den fraglichen Tag nicht erstellt werden. Beachten Sie beim Filtern nach einem Datum, dass der Bericht zum Zeitpunkt des Zeitraumwechsels erstellt wird. Wenn Sie beim Datum also nach dem 25. Februar filtern, werden Fehler angezeigt, die den 24. Februar betreffen.