Grâce à la fonctionnalité d’utilisateurs formation, les nouveaux employés peuvent s’entraîner à traiter des commandes sans affecter le total des ventes de votre restaurant, ce qui leur permet d’acquérir une expérience pratique de la caisse.

Voici quelques recommandations relatives à la formation des membres du personnel sur l’application PDV Lightspeed restaurateurs :

• Suivez notre Liste de contrôle de formation pour découvrir les processus que les membres du personnel doivent connaître pour utiliser l’application Lightspeed PDV restaurateurs.
• Si votre compte est en mode configuration, toutes les transactions traitées à la caisse seront automatiquement effacées lorsque vous passerez en mode production.
• Lorsque vous êtes en mode production, configurez des utilisateurs formation pour aider les nouveaux membres du personnel à prendre Lightspeed en main.
• Les transactions effectuées par les utilisateurs formation sur la caisse sont enregistrées séparément des commandes réelles dans vos rapports Lightspeed.

Configurer des utilisateurs formation

Les utilisateurs formation peuvent traiter des transactions dans l’application PDV restaurateurs qui restent séparées des commandes réelles des clients dans la plupart des rapports Lightspeed. Les nouveaux membres du personnel peuvent ainsi s’entraîner à utiliser Lightspeed sans affecter les données relatives aux ventes du restaurant.

Trois étapes sont nécessaires pour configurer les utilisateurs formation :

1. Créer un groupe d’utilisateurs caisse formation
2. Attribuer des utilisateurs caisses au groupe formation
3. Générer des codes NIP ou QR pour les utilisateurs formation

Créer un groupe d’utilisateurs caisse formation

Les groupes d’utilisateurs vous permettent d’organiser vos utilisateurs caisses et de gérer les autorisations de plusieurs utilisateurs à la fois. Créez un groupe d’utilisateurs caisses pour les utilisateurs formation, afin de les garder séparés des autres employés déjà formés, et attribuez-leur à tous les autorisations du mode formation.

1. Connectez-vous à l'arrière-boutique à l’aide de vos identifiants Lightspeed restaurateurs.
2. Accédez au menu de navigation principal, puis cliquez sur Configuration > Utilisateurs > Groupes d’utilisateurs caisses.
   
3. Cliquez sur le bouton Créer un nouveau groupe d’utilisateurs caisse.
4. Saisissez un nom facilement identifiable pour le nouveau groupe, par exemple Formation, puis cliquez sur OK.
5. Cliquez sur le menu déroulant du groupe d’utilisateurs, puis sur Configurer.
   
6. Cochez L’utilisateur est un utilisateur formation, les transactions ne sont pas sauvegardées dans la section Autorisations utilisateur caisse.
7. Configurez les autres autorisations et paramètres du groupe d’utilisateurs comme vous le souhaitez.
8. Cliquez sur Enregistrer pour terminer la création du groupe d’utilisateurs.

Attribuer des utilisateurs caisses au groupe formation

Lorsque vous attribuez des utilisateurs caisses à un groupe formation, chacun reçoit les autorisations configurées pour ce groupe. Attribuez des utilisateurs caisses au groupe formation que vous avez créé précédemment pour leur permettre d’accéder à la caisse en mode formation.

Seuls les utilisateurs caisses qui ont déjà été ajoutés à Lightspeed peuvent être attribués à un groupe d’utilisateurs.

1. Connectez-vous à l'arrière-boutique à l’aide de vos identifiants Lightspeed restaurateurs.
2. Accédez au menu de navigation, puis cliquez sur Configuration > Utilisateurs > Groupe d'utilisateurs caisses.
3. Cliquez sur Modifier les membres à côté du groupe d’utilisateurs formation que vous avez créé précédemment.
4. Utilisez le menu déroulant pour sélectionner un utilisateur, puis cliquez sur + pour l’ajouter au groupe.
5. (Facultatif) Répétez l’étape 4 au besoin pour ajouter d’autres utilisateurs au groupe formation.
6. Suivez les étapes de la section suivante pour générer des NIP et des codes QR pour les utilisateurs formation.

Important : Lorsque l’employé a terminé sa formation, modifiez son profil utilisateur pour gérer ses autorisations ou changer le groupe qui lui a été attribué. Les ventes traitées par un utilisateur en mode formation ne sont pas enregistrées et ne peuvent pas être converties en ventes réelles.

Générer des codes NIP ou QR pour les utilisateurs formation

Les utilisateurs formation doivent disposer d’un NIP et d’un code QR pour se connecter à la caisse. Les utilisateurs formation n’apparaissent pas sur la page d’accueil de la caisse Lightspeed restaurateurs et ne peuvent pas se connecter à la caisse sans ces deux codes.

1. Connectez-vous à l'arrière-boutique à l’aide de vos identifiants Lightspeed restaurateurs.
2. Accédez au menu de navigation, puis cliquez sur Configuration > Utilisateurs > Utilisateurs caisses.
3. Accédez à l’utilisateur formation que vous souhaitez modifier et cliquez sur Configurer.
4. Cliquez sur Modifier code NIP.
5. Saisissez le nouveau code NIP.
   
6. Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications.
7. Cliquez sur Activer la connexion par code QR.
   
8. Cliquez sur l’icône de téléchargement sous le code QR pour l’imprimer ou l’enregistrer.

Utiliser le mode formation sur la caisse

Après avoir créé un profil d’utilisateur pour l’employé en formation, ce dernier peut se connecter à l’application PDV restaurateurs pour s’entraîner à prendre des commandes.

Remarque : Avant que les utilisateurs formation puissent se connecter, un utilisateur caisse normal disposant des autorisations nécessaires doit ouvrir une période de vente.

1. Depuis l’écran d’accueil de l’application Lightspeed restaurateurs, appuyez sur Numériser un code QR.
   
2. Numérisez le code QR de l’utilisateur à l’aide de la caméra de votre appareil.
3. Saisissez le code NIP de l’utilisateur.
4. Appuyez sur Oui pour confirmer que vous passez en mode formation et que les ventes ne seront pas enregistrées.
   

Une fois la formation de l’utilisateur terminée, déconnectez-vous pour revenir à l’écran d’accueil. La déconnexion permet d’éviter que des transactions supplémentaires ne soient accidentellement traitées par le compte formation.

Établir des rapports de caisse sur les commandes formation

Les commandes formation sont séparées de la plupart des rapports de caisse dans l’application Lightspeed restaurateurs et n’affectent pas votre fonds de caisse.

Reçus

Les mentions ### NON VALABLE POUR L’ENCAISSEMENT ### et ### REÇU FORMATION ### sont affichées sur les reçus des transactions effectuées en mode formation.

Rapports de caisse

Les rapports de caisse peuvent être consultés ou imprimés à partir de l’application Lightspeed restaurateurs et donnent un aperçu des ventes, des paiements, des reçus et bien plus.

Rapport de caisse imprimé : Dans le rapport de caisse complet imprimé, les transactions formation sont incluses dans :

• le nombre total de reçus valides ;
• une ligne distincte Comptes formation dans les Statistiques ;
• une ligne distincte Comptes formation dans les Ventes ;

Établir des rapports de l'arrière-boutique sur les commandes formation

Les commandes traitées en mode formation sont séparées des données de vente réelles dans la plupart des rapports Lightspeed, ou en sont totalement omises.

Tableau de bord des ventes

Tableau de bord des ventes : Le tableau de bord des ventes fournit un aperçu de toutes les ventes générées au cours d’une période donnée et suit les transactions formation dans le cadre de cet aperçu. Les ventes formation sont incluses dans :

• le nombre total de Comptes fermés ;
• les vignettes Recettes par vente et Recettes par reçu ;
• la ligne des Meilleures ventes, y compris les meilleures ventes par article, par département et par profil de commande ;
• la vignette Meilleures ventes par employé ;
• la vignette Modes de paiement les plus populaires.

Rapports de ventes

Rapports opérationnels (EMOA) : Le Rapport opérationnel (EMOA) présente un aperçu détaillé des revenus, de l’activité de l’entreprise et d’autres renseignements financiers, y compris diverses vues qui permettent de trier et de mettre en évidence les données selon vos besoins. Les transactions formation sont incluses dans les vues suivantes :

• Vue classique : Les ventes formation apparaissent dans une section distincte intitulée Articles entrés en mode formation.
• Vue condensée : Les ventes effectuées en mode formation apparaissent dans la section Type et dans la section Résumé sous les rubriques Arrondi et Mode formation.

Rapports opérationnels (Amérique du Nord) : Le Rapport opérationnel (Amérique du Nord) présente un aperçu rapide des revenus, de l’activité de l’entreprise et d’autres renseignements financiers. Les transactions formation sont incluses dans les sections suivantes :

• les lignes Arrondi et Mode formation de la section Résumé ;

Rapport des services : Le Rapport des services fournit des données sur les ventes pour chaque membre du personnel ayant utilisé la caisse au cours de la période sélectionnée. Les ventes formation sont incluses dans :

• la section type de commande ;
• les lignes Arrondi et Mode formation de la section Résumé ;
• les lignes Comptes ouverts et Comptes payés de la section Comptes.

Rapports des caisses : Le Rapport des caisses présente les données de vente en fonction de la caisse utilisée pour traiter la vente. Les transactions formation sont incluses dans :

• la section type de commande ;
• les lignes Arrondi et Mode formation de la section Résumé ;
• les lignes Comptes ouverts et Comptes payés de la section Comptes.

Rapports du personnel

Rapport du personnel : Le Rapport du personnel présente les données de service pour une période donnée par membre du personnel, y compris les pourboires, les ventes, les rabais, les heures de travail de chaque employé, les frais de service et les annulations.

• Toutes les transactions formation sont incluses dans le rapport du personnel de l’utilisateur en formation.

Rapports de commande

Rapport des reçus : Le Rapport des reçus présente tous les reçus créés au cours d’une période donnée, y compris ceux qui ont été annulés, corrigés ou générés en mode formation.

• Toutes les ventes traitées en mode formation apparaissent en gris clair.

Tous les rapports de comptes : Le rapport Tous les rapports de comptes présente toutes les commandes créées, y compris les commandes ouvertes, annulées, corrigées et traitées en mode formation.

• Toutes les ventes traitées en mode formation apparaissent en gris clair.

Prochaines étapes