Configurez Comptabilité Lightspeed en l’activant dans votre arrière-boutique, en connectant un logiciel de comptabilité pris en charge, tel que QuickBooks, et en configurant ses paramètres de synchronisation. Les données de ventes de Lightspeed seront synchronisées avec votre logiciel de comptabilité quotidiennement ou hebdomadairement, par article ou par département, et avec des mises en correspondance de comptes personnalisées selon la configuration choisie.

Table des matières :

• Activer Comptabilité Lightspeed
• Connecter votre logiciel de comptabilité
• Configurer la planification de synchronisation et la méthode de report
• Mettre en correspondance les comptes et paramètres supplémentaires

Activer Comptabilité Lightspeed

Activez Comptabilité Lightspeed dans l'arrière-boutique pour commencer la configuration. Ensuite, connectez votre logiciel de comptabilité afin de déterminer le programme avec lequel les données de ventes seront synchronisées.

Important : Comptabilité Lightspeed est actuellement disponible dans certaines régions sous forme de module complémentaire payant en plus de l’abonnement Lightspeed restaurateurs existant. Pour en savoir plus sur Comptabilité Lightspeed, contactez votre gestionnaire de compte ou envoyez un courriel à sales@lightspeedhq.com.

1. Connectez-vous à l'arrière-boutique à l’aide de vos identifiants Lightspeed restaurateurs.
2. Accédez au menu de navigation, puis cliquez sur Intégration > Comptabilité.
3. Cliquez sur Activer.
   
   
4. Saisissez les identifiants Lightspeed restaurateurs d’un utilisateur administrateur, puis cliquez sur Se connecter.
5. Activez toutes les options activables, puis cliquez sur Authorize (autoriser) pour permettre à l’intégration d’accéder à vos données de ventes Lightspeed.
6. Suivez les étapes de la section Connecter votre logiciel de comptabilité pour continuer la configuration de Comptabilité Lightspeed.
   
   

Connecter votre logiciel de comptabilité

Après avoir activé Comptabilité Lightspeed, connectez votre logiciel de comptabilité pour définir le programme avec lequel les données de ventes de Lightspeed seront synchronisées. Les options logicielles disponibles peuvent varier en fonction du lieu où se trouve votre entreprise, mais peuvent inclure QuickBooks en ligne, QuickBooks bureau, Sage One, Xero et Exact.

Sélectionnez le logiciel de comptabilité que vous utilisez pour consulter les étapes correspondantes dans cette section :

• QuickBooks en ligne / Sage One / Xero / Exact
• QuickBooks bureau (Windows uniquement)

Configurer la planification de synchronisation et la méthode de report

Une fois votre logiciel de comptabilité connecté, configurez la méthode de synchronisation et la méthode de comptabilisation. La planification de synchronisation détermine la fréquence à laquelle Lightspeed envoie les données de ventes à votre logiciel de comptabilité (quotidiennement ou hebdomadairement). La méthode de report détermine le format utilisé pour les factures comptables ou les écritures de journal.

1. Sélectionnez une option dans le menu déroulant Planification de la synchronisation pour déterminer la fréquence à laquelle Comptabilité Lightspeed synchronisera les données de ventes sur votre logiciel de comptabilité.
   • Synchroniser tous les jours : Les données de ventes seront synchronisées une fois par jour et couvriront une période de 24 heures selon les heures de votre journée d’activité telles que définies dans Lightspeed restaurateurs (par défaut, de 5 h 30 à 5 h 29 le jour suivant). Pour modifier les heures de votre journée d’activité, contactez le soutien technique.
   • Synchroniser tous les… : Les données de ventes seront synchronisées une fois par semaine, selon le jour de la semaine choisi, et comprendront sept sommaires de fin de journée individuels.
   • Suspendre : Les données de ventes ne seront pas synchronisées tant qu’une nouvelle planification de synchronisation n’aura pas été sélectionnée.
2. Saisissez une adresse courriel dans le champ Courriel de notification pour recevoir une alerte par courriel lorsque la synchronisation des données de ventes échoue.
3. Sélectionnez une méthode de report pour déterminer le format dans lequel les données de ventes seront synchronisées avec votre logiciel de comptabilité.
   • Factures par articles : Les factures comprenant les résumés des ventes quotidiennes et les modes de paiement utilisés seront envoyées à votre logiciel de comptabilité. Les ventes d’articles seront indiquées et mises en correspondance individuellement.
   • Factures par départements : Les factures comprenant les résumés des ventes quotidiennes et les modes de paiement utilisés seront envoyées à votre logiciel de comptabilité. Les ventes d’articles seront regroupées par département.
   • Écriture de journal : Des écritures de journal générales seront créées sur la base de votre résumé de fin de journée, et les ventes de produits seront regroupées par catégorie. Les paiements seront comptabilisés en fonction de la configuration de mise en correspondance que vous avez choisie.
   Pour savoir comment modifier la méthode de report après la configuration initiale, consultez l’article Utilisation de Comptabilité Lightspeed.
4. Si vous choisissez une méthode de report par factures, indiquez si les factures de rapprochement doivent être créées en tant que factures approuvées ou provisoires.
   
   Les factures approuvées reprennent les paiements de votre logiciel de comptabilité. Les factures provisoires sont des factures à 0 $ dont les paiements apparaissent sous forme de lignes.
5. Suivez les étapes de la section Mettre en correspondance les comptes et paramètres supplémentaires pour terminer la configuration de Comptabilité Lightspeed.
   
   

Mettre en correspondance les comptes et paramètres supplémentaires

Terminez la configuration de Comptabilité Lightspeed en mettant en correspondance vos données de ventes Lightspeed avec les comptes du grand livre de votre logiciel de comptabilité dans lequel vous souhaitez synchroniser ces informations. Configurez des paramètres supplémentaires pour ajouter un nom de client ou un numéro de facture par défaut ou pour activer le suivi des établissements.

Important : Lightspeed n’est pas en mesure de fournir de conseils comptables sur la manière de mettre les comptes en correspondance. Pour obtenir des conseils, nous vous recommandons de consulter un comptable agréé.

1. Si vous utilisez QuickBooks en ligne, Sage ou Xero, suivez les instructions préliminaires indiquées dans cette étape. Si vous utilisez un autre logiciel de comptabilité, passez à l’étape 2.
   Remarque : Cliquez sur le bouton de votre logiciel de comptabilité ci-dessous pour afficher les étapes correspondantes :
   QuickBooks en ligne

   Assurez-vous que la fonction Sales tax (taxe de vente) est activée dans QuickBooks en ligne afin de pouvoir mettre la taxe de vente de Lightspeed en correspondance avec QuickBooks.
   

   1. Connectez-vous à QuickBooks en ligne.
   2. Accédez au menu de navigation, puis cliquez sur Taxes > Sales tax (taxes > taxe de vente).
   3. Suivez les étapes de configuration de la taxe de vente.
   4. Sur la page Comptabilité Lightspeed de l'arrière-boutique cliquez sur Actualiser les comptes pour synchroniser les modifications effectuées dans QuickBooks.
      
      

   
   Sage

   Pour tout compte Sage sur lequel vous souhaitez synchroniser les modes de paiement, assurez-vous que ce compte est attribué à la catégorie Bank (banque) afin qu’il puisse être sélectionné dans Comptabilité Lightspeed.
   

   1. Connectez-vous à Sage.
   2. Accédez au menu de navigation, puis cliquez sur Settings (paramètres).
   3. Cliquez sur Chart of Accounts (plan comptable) dans Financial Settings (paramètres financiers).
   4. Cliquez sur le compte avec lequel vous souhaitez synchroniser tous les modes de paiement.
   5. Sélectionnez Bank (banque) dans le menu déroulant Category (catégorie).
      
      
   6. Cliquez sur Enregistrer.
   7. (Facultatif) Si vous souhaitez mettre des modes de paiement individuels (par exemple argent comptant, crédit, etc.) en correspondance avec des comptes distincts, répétez les étapes 1d à 1f pour chaque compte de mode de paiement supplémentaire.
   8. Sur la page Comptabilité Lightspeed de l'arrière-boutique, cliquez sur Actualiser les comptes pour synchroniser les modifications effectuées dans Sage.
      
      

   
   Xero

   Activez le paramètre des paiements pour au moins un compte dans Xero afin de pouvoir mettre en correspondance les modes de paiement traités dans Lightspeed avec votre logiciel de comptabilité.
   

   1. Connectez-vous à Xero.
   2. Accédez au menu de navigation, puis cliquez sur Accounting > Chart of accounts (comptabilité > plan comptable).
   3. Sélectionnez le compte avec lequel vous souhaitez synchroniser tous les modes de paiement.
      Important : Seuls les comptes de type Current Asset dans Xero sont compatibles avec la synchronisation des modes de paiement. Les comptes de type Bank ne sont pas compatibles avec cette fonction.
   4. Activez le paramètre Enable payments to this account (activer les paiements vers ce compte).
      
      
   5. Cliquez sur Enregistrer.
   6. (Facultatif) Si vous souhaitez mettre des modes de paiement individuels (par exemple argent comptant, crédit, etc.) en correspondance avec des comptes distincts, répétez les étapes 1b à 1e pour chaque compte de mode de paiement supplémentaire.
   7. Sur la page Comptabilité Lightspeed de l'arrière-boutique, cliquez sur Actualiser les comptes pour synchroniser les modifications effectuées dans Xero.
      
      
2. Sélectionnez un compte de ventes par défaut avec lequel les ventes seront synchronisées dans votre logiciel de comptabilité. Toutes les ventes seront comptabilisées dans ce compte, à moins qu’elles ne soient mises en correspondance individuellement à l’étape suivante.
   
   Remarque : Les ventes sont souvent mises en correspondance avec un compte de produits ou de ventes.
   Un compte ne figure pas dans le menu déroulant ? Cliquez sur Actualiser les comptes pour resynchroniser la liste avec votre logiciel de comptabilité.
   
   
   
3. (Facultatif) Pour mettre en correspondance des éléments individuels ou des départements avec des comptes séparés, suivez les étapes 3a à 3d.
   
   La méthode de report choisie détermine si vous mettrez en correspondance les articles ou les départements.
   1. Cliquez sur Mapper des articles individuels ou Mapper des départements individuels.
   2. Sélectionnez les comptes avec lesquels vous souhaitez synchroniser les articles individuels ou les départements. Les ventes par articles ou par départements non mises en correspondances seront synchronisées sur le compte de ventes par défaut défini à l’étape 2.
   3. Cliquez sur Enregistrer les modifications pour enregistrer.
   4. Cliquez sur le bouton de retour pour revenir à la page principale de Comptabilité Lightspeed.
4. Sélectionnez un compte de paiement par défaut pour synchroniser les modes de paiement avec votre logiciel de comptabilité. Tous les modes de paiement seront comptabilisés sur ce compte, à moins qu’ils ne soient affectés individuellement à l’étape 6.
   
   Remarque : Les paiements sont souvent mis en correspondance avec un compte d’actif ou bancaire.
   Un compte ne figure pas dans le menu déroulant ? Assurez-vous d’avoir terminé l’étape 1, puis cliquez sur Actualiser les comptes pour resynchroniser la liste avec votre logiciel de comptabilité.
   
5. (Facultatif) Dans le menu déroulant Séparer les paiements par carte de crédit par type de carte, sélectionnez Oui ou Non pour choisir de mettre en correspondance ou non les paiements par carte de crédit individuellement selon le type de carte (par exemple Visa, Amex, etc.).
6. (Facultatif) Pour mettre en correspondance des modes de paiement individuels et des types de cartes de crédit avec des comptes distincts, suivez les étapes 6a à 6d.
   1. Cliquez sur Mapper des types de paiements individuels.
   2. Sélectionnez les comptes avec lesquels vous souhaitez synchroniser les paiements individuels ou les types de cartes. Les modes de paiement non mis en correspondance seront synchronisés avec le compte par défaut défini à l’étape 4.
   3. Cliquez sur Enregistrer les modifications pour enregistrer.
   4. Cliquez sur le bouton de retour pour revenir à la page principale de Comptabilité Lightspeed.
7. Sélectionnez un compte de taxes ou un code de taxe avec lequel mettre en correspondance chaque taux de taxe Lightspeed.
   
   Remarque : Les taxes sont souvent mises en correspondance avec un compte de passif.
   Un compte ne figure pas dans le menu déroulant ? Assurez-vous d’avoir terminé l’étape 1, puis cliquez sur Actualiser les comptes pour resynchroniser la liste avec votre logiciel de comptabilité.
   
8. Dans votre logiciel de comptabilité, sélectionnez un compte de pourboires avec lequel synchroniser les pourboires.
   
   Remarque : Les pourboires sont souvent mis en correspondance avec un compte de passif.
   Un compte ne figure pas dans le menu déroulant ? Cliquez sur Actualiser les comptes pour resynchroniser la liste avec votre logiciel de comptabilité.
   
9. (Facultatif) Activez la fonction Auto-payout tips (versement automatique des pourboires) si les pourboires effectués par carte de crédit sont versés chaque soir en argent comptant au personnel et que vous souhaitez que Comptabilité Lightspeed les enregistre comme des paiements.
10. Configurez la section Paramètres supplémentaires :
    • Nom du client par défaut (obligatoire) : Saisissez un nom de client générique qui apparaîtra dans le champ client de votre logiciel de comptabilité pour toute vente sans client attribué (par exemple, Client anonyme).
    • Numéro de transaction personnalisé (facultatif) : Saisissez un préfixe à quatre chiffres à ajouter aux numéros de facture. Cela permet de conserver l’ordre séquentiel des factures si vous utilisiez auparavant un autre système comptable.
    • Location/Class tracking (suivi des établissements/classes) (facultatif) : Cette option ajoute un champ de suivi permettant d’affecter les transactions à différents établissements ou classes, tels que les restaurants, les régions de vente et les pays. Assurez-vous que le paramètre de suivi des établissements ou des classes est activé dans votre logiciel de comptabilité avant d’activer ce paramètre dans Comptabilité Lightspeed. Ce paramètre est uniquement disponible pour QuickBooks et Xero.
    
11. Cliquez sur Enregistrer les modifications pour les sauvegarder et lancer la synchronisation avec votre logiciel de comptabilité.
    Pour savoir comment modifier les mises en correspondances de comptes après la configuration initiale, consultez l’article Utilisation de Comptabilité Lightspeed.

Prochaines étapes

Après avoir configuré Comptabilité Lightspeed, découvrez comment mettre à jour votre méthode de report et vos mises en correspondance de comptes, transférer et resynchroniser les données, et afficher l’historique de synchronisation. Pour en savoir plus, consultez l’article Utilisation de Comptabilité Lightspeed.