Cloudbeds est un système de gestion d’hôtel (PMS) basé sur le Web qui vous aide à améliorer vos relations avec votre clientèle. L’intégration Cloudbeds permet aux clients d’ajouter leur frais de nourriture et de boisson à leur folio directement depuis l’application de caisse Lightspeed.

Pour utiliser cette intégration, vous devez avoir un compte Cloudbeds. Si vous n’en avez pas, créez-en un en cliquant ici.

Configuration de l’intégration Cloudbeds

Depuis l’arrière-boutique de votre PMS Cloudbeds, suivez les étapes du centre d’assistance Cloudbeds (en anglais) pour vous connecter à Lightspeed série K.

Depuis votre arrière-boutique Lightspeed série K :

1. Accédez à Configuration > Caisses > Caisses.
2. Cliquez sur Ajouter un mode de paiement.
3. Créez un nouveau mode de paiement avec les renseignements suivants :

• Type de mode de paiement : Mettre sur chambre
• Code : IKPMS
• Nom : Cloudbeds
• Serveur PMS : Autre (si disponible)
• Activer la recherche manuelle : Case cochée (si disponible)

Questions fréquemment posées

• Facturer à la chambre :

  • Les frais de chambre sont reportés en temps réel
  • Comptes internes : Non
  • Facturation aux comptes internes (Paymaster) : Aucun
    pourboire

  Frais hors chambre (paiements par carte de crédit) : Non

  Paiements partiels : Oui

  Annulations : Oui

  Remboursement : Oui

  Enregistrement de toutes les recettes : Non

  Mise en correspondance de l’assignation des recettes :

  • Lieu de vente : Non
  • Configuration de caisse : Non
  • Plan de salle : Non

• L’heure de fermeture est définie par défaut à 5 h 30 (conformément à l’heure de fermeture des caisses). Le soutien technique Lightspeed peut la modifier.

• Vous pouvez rechercher le nom d’un client depuis la caisse, en saisissant son prénom et/ou son nom ou bien son numéro de chambre. Les correspondances partielles et alphanumériques sont également reconnues. Si la recherche aboutit, le fournisseur PMS renvoie le ou les noms des clients correspondants et affiche les numéros de chambre associés. En général, la fonction de recherche permet de trouver des chambres ou des clients enregistrés. Elle ne permet pas de trouver les clients qui ne se sont pas enregistrés.

• Non, Cloudbeds ne permet pas de limiter les frais de chambre.

• Si une transaction d’une réservation client doit être annulée parce que le mauvais client a été sélectionné ou que les mauvais articles ont été facturés, le reçu doit être annulé dans son intégralité sur la caisse. Cela enverra un enregistrement négatif au PMS.

  La gestion des transactions le jour même fonctionne de la même manière que pour les frais de réservation client habituels :

  • Vérifiez d’abord que le client est toujours enregistré sur la chambre.
  • Annulez le reçu en sélectionnant "ANNULER REÇU" sur la caisse.
  • Il n’est possible d’annuler un reçu le jour même ou le lendemain que depuis la caisse, et non depuis l'arrière-boutique.

  Si vous souhaitez annuler le jour même ou à une date ultérieure un reçu déjà payé, mais dont vous n’avez pas encore capturé le paiement, cela n’est possible que depuis la caisse, et non depuis l’arrière-boutique.

• Si une transaction doit être remboursée ou annulée pour une réservation client à venir parce que le mauvais mode de paiement ou les mauvais articles ont été facturés, le reçu doit être annulé dans son intégralité sur la caisse.

  Pour annuler une transaction à une date ultérieure :

  • Recherchez la chambre pour vérifier si le client est toujours enregistré.
  • Créez une nouvelle transaction contenant un nombre négatif (-) d’articles à rembourser et imputez-la à la même chambre ou au même compte d’entreprise auquel la transaction à corriger a été imputée.

  Il n’est possible d’annuler un reçu le jour même ou le lendemain que depuis la caisse, et non depuis l'arrière-boutique. Une annulation équivaut à une facturation négative (-) et est reportée sur la réservation client ou sur le compte de l’entreprise à la date à venir.

• Oui, les frais de service sont pris en charge. Pour les ajouter, vous pouvez créer un article en pourcentage (le pourcentage s’applique à l’ensemble du compte) dans un département dont le taux de taxe correspond soit à 0 %, soit au taux de taxe applicable.

• Aucune ventilation par taxes, articles, frais de service ou pourboires ne figure sur le folio de réservation du client. Le montant total des frais de chambre apparaît sur une ligne, accompagné du numéro d’identification du reçu Lightspeed correspondant.

• Veuillez communiquer avec le soutien technique Cloudbeds depuis le centre d’assistance Cloudbeds (en anglais) si vous avez des questions à propos de l’intégration.