Les inventaires permettent de comptabiliser les stocks physiques et de les comparer aux quantités enregistrées afin d’évaluer les niveaux de stock. Le module Inventaire Lightspeed vous assiste dans cette tâche en vous fournissant des outils qui vous permettent de suivre et de faciliter vos inventaires.

Ce guide explique comment démarrer un inventaire, comptabiliser les articles, ajuster les niveaux de stock et consulter les inventaires terminés. Suivez ces étapes pour garder vos données à jour, réduire les écarts et améliorer votre productivité.

Démarrer et reprendre un inventaire

Pour vous familiariser avec les inventaires, démarrez un nouvel inventaire ou reprenez une ébauche d’inventaire existante. Cette section vous guidera dans ces premières étapes.

1. Connectez-vous à Inventaire Lightspeed à l’aide de vos identifiants Lightspeed.
2. Accédez au menu de navigation, puis cliquez sur Gestion des stocks > Inventaire.
3. Cliquez sur Nouvel inventaire pour démarrer un nouvel inventaire, ou cliquez sur Reprendre pour continuer une ébauche d’inventaire.
   • Effectuez un nouvel inventaire des stocks pour chaque inventaire distinct. Par exemple, si vous effectuez un inventaire hebdomadaire, vous devrez effectuer un nouvel inventaire des stocks pour chaque semaine.
   • Reprenez une ébauche d’inventaire pour continuer un inventaire qui a été démarré, mais qui n’a pas encore été soumis ou terminé. À mesure que vous comptabilisez les articles, la progression est automatiquement enregistrée sous la forme d’une ébauche d’inventaire. Plusieurs employés peuvent procéder à l’inventaire ensemble en reprenant chacun le même inventaire sur des appareils différents.

   

Après avoir démarré ou repris un inventaire, vous êtes redirigé vers la page sur laquelle vous pouvez compter vos articles en stock.

Comptabiliser les articles

Après avoir démarré ou repris un inventaire, vous devez comptabiliser les articles de vos stocks. Cette section décrit ce processus. Si plusieurs employés procèdent à l’inventaire, les mises à jour en temps réel sur tous les appareils garantissent la coordination des opérations.

Les modifications sont enregistrées automatiquement toutes les quelques secondes. Si vous devez faire une pause, vous pouvez toujours reprendre l’ébauche d’inventaire plus tard.

1. Si vous avez défini des emplacements des stocks, sélectionnez un emplacement pour afficher la liste des articles qui y sont stockés.

   

2. Utilisez le champ de recherche ou faites défiler la liste pour trouver l’article à dénombrer et cliquez sur son nom.
3. À droite, saisissez la quantité exacte de l’article dans le champ Unité ou utilisez les boutons + et - pour ajouter ou retirer une unité.

   

4. Cliquez sur Enregistrer, article suivant pour enregistrer et passer à l’article suivant de la liste, ou cliquez sur le nouvel article que vous souhaitez dénombrer.
5. (Facultatif) Pour ignorer un article sélectionné sans le dénombrer, cliquez sur Ne pas dénombrer cet article ou cliquez sur un autre article de la liste.
6. Répétez les étapes 1 à 5 pour tous les articles que vous souhaitez dénombrer.

   Remarque : Les articles non dénombrés apparaissent avec le symbole- - dans la colonne Quantité dénombrée et sont exclus du dénombrement. Pour définir une quantité de 0 pour un article, vous devez le dénombrer à 0 avant de soumettre le dénombrement.

7. Après avoir compté tous les articles souhaités, soumettez l’inventaire pour le terminer.

Soumettre un inventaire

Après avoir comptabilisé tous les articles, vous devez soumettre l’inventaire pour mettre à jour vos niveaux de stocks. Cette section explique comment passer en revue et finaliser vos inventaires, en veillant à ce que toutes les modifications soient correctement enregistrées dans vos dossiers.

Avant de soumettre un inventaire, assurez-vous que tous les employés ont fini de compter les articles. Chaque employé encore actif sera représenté par une lettre en haut de l’inventaire. Une fois soumis, l’inventaire ne peut plus être modifié.

1. Lors d’un inventaire, cliquez sur Passage en revue de l’inventaire pour voir les modifications conséquentes.
2. (Facultatif) Si le dénombrement d’un article est erroné, sélectionnez l’article dans la liste et cliquez sur Dénombrer à nouveau pour modifier sa quantité. Cliquez sur Enregistrer pour terminer.
3. Saisissez le nom de l’inventaire, puis cliquez sur Soumettre l’inventaire > Soumettre pour finaliser l’inventaire. Les niveaux de stock de vos articles seront mis à jour automatiquement avec les nouvelles quantités comptabilisées.

Consulter les inventaires terminés

Après avoir soumis vos inventaires, vous pouvez consulter les données historiques pour comprendre leur impact sur vos stocks. Cette section vous explique comment accéder aux inventaires passés et les analyser, ce qui vous aidera à suivre les variations de stocks et à prendre des décisions avisées.

1. Connectez-vous à Inventaire Lightspeed à l’aide de vos identifiants Lightspeed.
2. Accédez au menu de navigation, puis cliquez sur Gestion des stocks > Inventaire.
3. Cliquez sur le nom d’un inventaire pour afficher plus de renseignements.

La page des renseignements indique la date de l’inventaire et les adresses courriel de tous les utilisateurs qui y ont contribué. Le nombre total d’écarts, le coût de ces écarts et la valeur totale des articles de votre inventaire sont également indiqués. Vous pouvez effectuer une recherche par article, filtrer par département et afficher une liste détaillée par article.

Pour exporter le tableau des articles sous forme de feuille de calcul, cliquez sur Exporter au format CSV.