Gérez les bons de commande après leur création afin de leur apporter les ajustements nécessaires. Vérifiez l’état de vos commandes, acceptez les livraisons lorsqu’elles arrivent, supprimez ou mettez à jour les commandes, et marquez les commandes comme reçues une fois que vous les avez vérifiées. Si nécessaire, modifiez le résumé de la commande lorsque vous la vérifiez. Par exemple, ajoutez des articles supplémentaires à une commande si le fournisseur a ajouté des cadeaux à votre achat.

Recevoir des bons de commande

Recevez des bons de commande via Inventaire Lightspeed afin que vos niveaux de stocks soient mis à jour et correspondent à vos nouveaux stocks.

1. Connectez-vous à Inventaire Lightspeed à l’aide de vos identifiants Lightspeed.
2. Accédez au menu de navigation, puis cliquez sur Achats > Bons de commande.
3. Recherchez et sélectionnez la commande que vous avez reçue.
4. Cliquez sur Accepter la livraison pour confirmer la réception de la livraison. Passez en revue la commande et renseignez son numéro de facture dans le champ prévu à cet effet.
5. (Facultatif) Cliquez sur Ajouter un article à la commande pour ajouter les articles supplémentaires que vous n’avez pas commandés mais qui vous ont été envoyés (par exemple un cadeau de la part du fournisseur).
6. (Facultatif) Si vous avez reçu plus ou moins d’unités que ce que vous aviez commandé, modifiez la quantité d’un article en cliquant dessus et en ajustant son nombre d’unités. Remarque : Si un article n’a pas été envoyé, saisissez un 0 dans son champ de quantité. Si le fournisseur compte l’envoyer plus tard, créez un nouveau bon de commande pour marquer cet article comme reçu lorsqu’il arrivera.
7. (Facultatif) Si vous souhaitez joindre la facture du fournisseur au format PDF ou des photos de la livraison, cliquez sur Ajouter un PDF ou une image, puis sélectionnez le fichier à joindre à ce bon de commande sur votre ordinateur.
8. Lorsque vous avez fini de passer en revue la commande, cliquez sur Recevoir la commande pour terminer et la faire passer de Livrée à Reçue.

Copier, télécharger et envoyer des bons de commande par courriel

Après avoir émis un bon de commande, vous pouvez accéder à la fenêtre Actions pour choisir plus d’options. À partir de ce panneau, vous pouvez copier une commande pour la dupliquer, télécharger une version PDF de la commande ou envoyer la commande par courriel.

1. Connectez-vous à Inventaire Lightspeed à l’aide de vos identifiants Lightspeed.
2. Accédez au menu de navigation, puis cliquez sur Achats > Bons de commande.
3. Dans la liste, sélectionnez un bon de commande dont le statut indique Passée.
4. Cliquez sur les trois points ••• puis sélectionnez l’une des actions proposées.
   • Copier : Copier la commande crée une nouvelle ébauche avec la même commande pour le même fournisseur.
   • Télécharger le PDF : Télécharge un fichier PDF contenant les détails de la commande, tels que le numéro de commande, la date de commande, la date de livraison, l’adresse de livraison, le nom du fournisseur et les articles commandés. Sauvegardez le fichier PDF sur votre ordinateur ou imprimez-le.
   • Envoyer par courriel : Envoie les détails du bon de commande à n’importe quelle adresse courriel. Pour connaître les paramètres d’envoi des commandes par courriel, consultez l’article Création de bons de commande.

Supprimer et annuler des bons de commande

Selon le statut d’un bon de commande, la commande peut être supprimée (statut Ébauche) ou annulée (statut Passée). Une fois qu’une commande est livrée ou reçue, il est impossible de l’annuler ou de la supprimer. Vous pouvez connaître le statut de vos commandes en accédant à la section Achats > Bons de commande.

Supprimer une ébauche de bon de commande

1. Connectez-vous à Inventaire Lightspeed à l’aide de vos identifiants Lightspeed.
2. Accédez au menu de navigation, puis cliquez sur Achats > Bons de commande.
3. Sélectionnez une ébauche de commande à supprimer.
4. Cliquez sur Vérifier la commande.
5. Cliquez sur les trois points ••• dans le coin supérieur droit.
6. Sélectionnez Supprimer la commande > Supprimer.

Annuler une commande passée

1. Connectez-vous à Inventaire Lightspeed à l’aide de vos identifiants Lightspeed.
2. Accédez au menu de navigation, puis cliquez sur Achats > Bons de commande.
3. Sélectionnez une commande à supprimer (dont l’état indique Passée).
4. Cliquez sur les trois points ••• dans le coin supérieur droit.
5. Cliquez sur Annuler la commande.
6. Indiquez la raison de la suppression (par exemple « Les stocks du fournisseur sont insuffisants »).
7. Cliquez sur Annuler la commande pour terminer. Le fournisseur sera informé de l’annulation et de sa raison par courriel via l’adresse renseignée dans les coordonnées du fournisseur.