Une fois que Réservations Lightspeed est opérationnel, vous pouvez créer et gérer vos réservations via l'arrière-boutique. L'accès aux réservations via l'arrière-boutique est généralement destiné aux gestionnaires et aux administrateurs. Le personnel du restaurant peut également créer, consulter et gérer des réservations à l'aide de la caisse en bénéficiant de fonctionnalités supplémentaires, p. ex. l'attribution de tables et la mise à jour de leurs états.

Ajouter une réservation

1. Connectez-vous à l'arrière-boutique à l’aide de vos identifiants Lightspeed.
2. Appuyez sur Réservations Lightspeed dans la barre latérale.
3. Cliquez sur Ajouter une réservation.
4. Indiquez les détails de la réservation :
   • Nombre de couverts
   • [Facultatif] Durée prévue
   • Date
   • Heure
   • [Facultatif] Plan de salle
   • [Facultatif] Table
5. Indiquez les coordonnées du client :
   • Prénom
   • Nom
   • [Facultatif] Téléphone
   • [Facultatif] Langue
   • [Facultatif] Adresse courriel
6. Cliquez sur Afficher des détails supplémentaires pour ajouter les renseignements suivants :
   • [Facultatif] Balises
   • [Facultatif] Restrictions alimentaires
   • [Facultatif] Allergènes
   • [Facultatif] Commentaires internes
7. Cliquez sur Enregistrer pour confirmer la réservation.

Afficher les réservations

1. Connectez-vous à l'arrière-boutique à l’aide de vos identifiants Lightspeed.
2. Appuyez sur Réservations Lightspeed dans la barre latérale.
3. Définissez la période de réservations à afficher en cliquant sur le bouton de période avec l'icône d'horloge.
4. La fenêtre de période présente différentes options permettant de sélectionner les dates de début et de fin. À l'aide des options de filtre, vous pouvez :
   • Sélectionner : Aujourd'hui,Cette semaine, La semaine dernière, Ce mois-ci ou Le mois dernier
   • Indiquer manuellement les dates de début et de fin dans les cellules Du et Au
   • Créer une période personnalisée en sélectionnant des dates dans le calendrier
5. Cliquer sur Appliquer pour utiliser la période sélectionnée

Cliquez sur le bouton Réinitialiser pour effacer les dates que vous avez sélectionnées, ou sur Annuler pour quitter le sélecteur de dates.

Modifier des réservations

1. Connectez-vous à l'arrière-boutique à l’aide de vos identifiants Lightspeed.
2. Appuyez sur Réservations Lightspeed dans la barre latérale.
3. Sélectionnez la période adéquate pour afficher la réservation que vous souhaitez modifier.
4. Cliquez sur ⋯ à droite de la réservation.
5. Cliquez sur Gérer la réservation.
6. Apportez les modifications nécessaires.
7. [Facultatif] Cliquez sur Annuler pour quitter sans enregistrer les modifications.
8. Cliquez sur Enregistrer pour quitter et enregistrer les modifications.

Annuler des réservations

Cette action est irréversible. Pour rétablir la réservation, vous devrez en créer une nouvelle avec les mêmes détails.

1. Connectez-vous à l'arrière-boutique à l’aide de vos identifiants Lightspeed.
2. Appuyez sur Réservations Lightspeed dans la barre latérale.
3. Sélectionnez la période adéquate pour afficher la réservation que vous souhaitez modifier.
4. Cliquez sur … à droite de la réservation.
5. Cliquez sur Annuler.
6. [Facultatif] Cliquez sur Garder la réservation pour quitter sans annuler la réservation.
7. Cliquez sur Annuler la réservation.

Suspendre les réservations en ligne

Si vous ne souhaitez pas accepter de réservations en ligne, par ex. en raison d'un congé, de rénovations ou d'une urgence, vous pouvez manuellement suspendre la prise de réservations sur votre site Web. Les réservations existantes restent actives et les nouvelles réservations pourront encore être créées via l'arrière-boutique ou la caisse.

Il est impossible de planifier des suspensions à l'avance : elles doivent être gérées manuellement dans l'arrière-boutique.

Pour suspendre la prise de réservations en ligne :

1. Connectez-vous à l'arrière-boutique à l’aide de vos identifiants Lightspeed.
2. Appuyez sur Réservations Lightspeed dans la barre latérale.
3. Cliquez sur Suspendre les réservations en ligne.
4. Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur Suspendre les réservations en ligne pour confirmer.

Lorsque les réservations sont suspendues, l'arrière-boutique affichera un message indiquant qu'une suspension est en vigueur et le site Web de réservation affichera un message indiquant aux utilisateurs que les réservations en ligne sont temporairement désactivées.

Pour reprendre les réservations en ligne :

1. Connectez-vous à l'arrière-boutique à l’aide de vos identifiants Lightspeed.
2. Appuyez sur Réservations Lightspeed dans la barre latérale.
3. Cliquez sur Reprendre les réservations en ligne.

Envoyer aux clients des courriels automatiques de réservation

Le système de réservation en ligne peut envoyer aux clients trois types de courriels automatiques :

1. Un courriel de confirmation envoyé après la réservation. Ce courriel comprend un lien d'annulation.
2. Un courriel d'annulation si la réservation est annulée par le client ou par l'établissement.
3. Un courriel de rappel envoyé la veille de la réservation (si celle-ci a été effectuée à l'avance).

Ces courriels ne peuvent être configurés par l'utilisateur et ne sont pas envoyés si la réservation est effectuée via l'arrière-boutique ou la caisse.

Recevoir des résumés et notifications par courriel

Réservations Lightspeed dispose de fonctionnalités de mise à jour par courriel qui peuvent aider les gestionnaires à consulter les réservations à venir, le total des couverts et les heures de pointe tout au long de la journée.

Résumés quotidiens par courriel

Vous pouvez désigner des destinataires pour recevoir un résumé quotidien des réservations à venir, envoyé deux fois par jour : une première fois à 8 h (heure locale) avec toutes les réservations de la journée, et une seconde fois à 17 h avec la liste actualisée des réservations pour les heures d'ouverture restantes.

Pour ajouter un destinataire de résumé :

1. Connectez-vous à l'arrière-boutique à l'aide de vos identifiants Lightspeed.
2. Accédez à Réservations Lightspeed dans la barre latérale.
3. Cliquez sur Paramètres.
4. Sous Notifications, activez l'option Activer le résumé quotidien des réservations.
5. Saisissez l'adresse courriel du destinataire souhaité.
6. Cliquez sur Ajouter ou appuyez sur Entrée.
7. Cliquez sur Enregistrer.

Notifications de nouvelles réservations

Vous pouvez désigner des personnes pour recevoir un courriel chaque fois qu'une nouvelle réservation en ligne est effectuée.

Pour ajouter un nouveau destinataire de notification de réservation :

1. Connectez-vous à l'arrière-boutique à l'aide de vos identifiants Lightspeed.
2. Accédez à Réservations Lightspeed dans la barre latérale.
3. Cliquez sur Paramètres.
4. Sous Notifications, activez l'option Envoyer une notification par courriel lorsqu'une nouvelle réservation en ligne est enregistrée.
5. Saisissez l’adresse e-mail du destinataire souhaité.
6. Cliquez sur Ajouter ou appuyez sur Saisir.
7. Cliquez sur Enregistrer.

Définir des limites de clients par tranche de 30 minutes

Les restaurants peuvent restreindre les réservations en ligne par tranche de 30 minutes afin de répartir les réservations plus uniformément tout au long des heures d'ouverture et d'éviter de surcharger le personnel.

Pour définir une limite de clients par bloc de 30 minutes :

1. Connectez-vous à l'arrière-boutique à l'aide de vos identifiants Lightspeed.
2. Accédez à Réservations Lightspeed dans la barre latérale.
3. Cliquez sur Paramètres.
4. Sous Paramètres de réservation automatique, activez l'option Définir la limite de clients par tranche de 30 minutes.
5. Définissez le nombre maximal de clients pouvant effectuer une réservation en ligne sur une période de 30 minutes pendant les heures d'ouverture, soit en le saisissant directement dans la zone de texte, soit en utilisant les boutons + ou -. La valeur par défaut est de 20 clients.
6. Cliquez sur Ajouter ou appuyez sur Saisir.
7. Cliquez sur Enregistrer.

Désactiver les réservations en ligne le jour même

Le site Web de réservation peut accepter les réservations le jour même. Cependant, vous pouvez désactiver cette fonctionnalité et n'accepter que les réservations en ligne pour des dates ultérieures.

1. Connectez-vous à l'arrière-boutique à l'aide de vos identifiants Lightspeed.
2. Accédez à Réservations Lightspeed dans la barre latérale.
3. Cliquez sur Paramètres.
4. Sous Paramètres de réservation automatique, désactivez l'option Accepter les réservations en ligne le jour même.
5. Cliquez sur Enregistrer.

La page de réservation en ligne n'acceptera plus les réservations pour le jour même. Les clients peuvent toujours réserver pour des dates ultérieures.

Ajouter le widget de réservation à votre site Web

Au lieu d'utiliser le site Web client généré par Lightspeed, vous pouvez ajouter un widget de réservation à votre site Web existant. Le widget apparaît comme une fenêtre flottante qui se superpose à votre site Web. Les clients peuvent saisir des renseignements et effectuer leurs propres réservations selon vos disponibilités. Les renseignements de réservation sont automatiquement et immédiatement intégrés dans Réservations Lightspeed dans l'arrière-boutique et l'application de caisse.

Pour ajouter le widget à votre site :

1. Connectez-vous à l'arrière-boutique à l'aide de vos identifiants Lightspeed.
2. Accédez à Réservations Lightspeed dans la barre latérale.
3. Cliquez sur Paramètres.
4. Cliquez Ajouter un widget de réservation.
5. Cliquez sur Copier le code.
6. Ouvrez votre éditeur de site Web (par exemple, WordPress, Wix, Squarespace).
7. Accédez à la section d'injection de code globale. Celle-ci est souvent appelée « Code personnalisé », « Code de pied de page » ou « Injection de code à l'ensemble du site ».
8. Collez le code copié dans cette section.
9. Enregistrez vos modifications et publiez votre site Web.

FAQ sur le widget Réservations Lightspeed

• Collez le code du widget directement avant la balise de fermeture </body> sur toutes les pages où vous voulez que le widget apparaisse. Si vous utilisez un système de modèles, assurez-vous que le code se trouve dans le fichier de mise en page principal.
• Il existe plusieurs méthodes, mais la plus simple consiste à utiliser un module d'extension qui permet l'injection d'en-têtes et de pieds de page personnalisés (par exemple, « Insérer des en-têtes et des pieds de page »). Vous pouvez également modifier directement le fichier footer.php de thème et coller le code juste avant </body> (utilisateurs avancés uniquement).
• Connectez-vous à votre compte Wix > Paramètres > Développement & Intégrations > Code personnalisé > Cliquez sur Ajouter un code personnalisé > Collez le code du widget dans la section d'extraits > Nommez le widget > Sélectionnez les pages sur lesquelles vous souhaitez que le widget apparaisse > Sélectionnez Placer le code dans “Body - end”.
• Connectez-vous à votre compte Squarespace > Pages > Code personnalisé > Injection de code > Placer le code du widget dans la section Pied de page.
• La version actuelle du widget ne prend pas en charge les modifications d'apparence ou d'emplacement. Cependant, nous mettons constamment à jour notre widget en fonction des commentaires, n'hésitez donc pas à nous faire part de votre intérêt.