Les commandes récurrentes permettent d’automatiser vos achats réguliers pour que vous ayez toujours les stocks nécessaires. Lorsque vous créez de nouveaux bons de commande récurrents, vous pouvez sélectionner le jour et l’heure auxquels les commandes seront passées, la fréquence des commandes, et définir si les commandes récurrentes doivent avoir une date de fin ou être continues. Les commandes seront envoyées automatiquement à la date et l’heure indiquées, et vous recevrez un rappel par courriel une heure avant que la commande ne soit envoyée au fournisseur.

Créer des commandes récurrentes

Configurez de nouvelles commandes récurrentes afin que les bons de commande soient automatiquement envoyés à vos fournisseurs à intervalles réguliers. Cela vous permet non seulement de vous assurer que votre restaurant dispose des stocks dont il a besoin, mais aussi de gagner du temps en évitant de recréer la même commande plusieurs fois.

1. Connectez-vous à Inventaire Lightspeed à l’aide de vos identifiants Lightspeed.
2. Accédez au menu de navigation, puis cliquez sur Achats > Commandes récurrentes.
3. Cliquez sur Nouvelle commande récurrente.
4. Sélectionnez un fournisseur existant ou cliquez sur Nouveau fournisseur.
5. Ajoutez des articles à votre bon de commande. Pour obtenir des instructions détaillées sur la création de bons de commande, consultez l’article Création de bons de commande.
6. Cliquez sur Planifier la commande.
7. Saisissez un nom.
8. (Répétable) Renseignez l’adresse courriel des destinataires de la commande dans le champ Adresse courriel et appuyez sur la touche Entrée pour l’ajouter. Remarque : L’adresse courriel de l’utilisateur actuel sera ajoutée automatiquement.
9. Définissez la date de début à l’aide de l’icône de calendrier. Si la commande récurrente doit être temporaire, décochez la case Sans fin (cochée par défaut) et définissez une date de fin.
10. Définissez la fréquence des commandes en suivant les étapes 10a à 10c.
    1. Sélectionnez la fréquence à laquelle cette commande doit être passée. Vous pouvez choisir entre Chaque semaine, Toutes les 2 semaines, Toutes les 3 semaines et Toutes les 4 semaines.
    2. Sélectionnez les jours de la semaine auxquels vous souhaitez que la commande soit envoyée (vous pouvez en sélectionner plusieurs).
    3. À l’aide du menu déroulant, sélectionnez l’heure (format 24 heures) à laquelle la commande sera envoyée.
11. Définissez le délai de livraison pour ajuster la date de livraison prévue de la commande (la valeur par défaut est de 1 jour).
12. (Facultatif) Ajoutez des instructions de livraison (par exemple « Déposez la livraison à la porte latérale »).
13. Cliquez sur Vérifier la commande récurrente pour continuer.
14. Après avoir vérifié la commande, cliquez sur Enregistrer la commande récurrente pour terminer.

Modifier des commandes récurrentes

Consultez les étapes ci-dessous pour savoir comment modifier les commandes récurrentes si vous souhaitez mettre à jour des articles ou modifier les détails, la fréquence et les heures de la commande.

1. Connectez-vous à Inventaire Lightspeed à l’aide de vos identifiants Lightspeed.
2. Accédez au menu de navigation, puis cliquez sur Achats > Commandes récurrentes.
3. Sélectionnez la commande de la liste.
4. Pour ajouter des articles supplémentaires, cliquez sur le nom de l’article pour ajouter une unité à la commande (répétez l’opération si nécessaire), ou saisissez le nombre exact d’unités dans le champ de quantité à côté de son nom.
5. Pour modifier des articles, suivez les étapes 5a à 5d.
   1. Cliquez sur un article déjà ajouté à la commande pour ouvrir la fenêtre Modifier l’article.
   2. Modifiez la quantité unité par unité à l’aide des boutons + et - ou saisissez le nombre exact d’unités dans le champ prévu à cet effet.
   3. (Facultatif) Supprimer un article de la commande en cliquant sur Supprimer.
   4. Cliquez sur Enregistrer pour terminer.
6. Cliquez sur Planifier la commande pour continuer.
7. Modifiez les détails de la commande, la durée, la fréquence et les détails de la livraison, si besoin.
8. Cliquez sur Vérifier la commande récurrente.
9. Cliquez sur Enregistrer la commande récurrente pour enregistrer les modifications.

Supprimer des commandes récurrentes

Si une commande récurrente n’a plus d’utilité et doit être arrêtée, suivez les étapes ci-dessous pour la supprimer :

1. Connectez-vous à Inventaire Lightspeed à l’aide de vos identifiants Lightspeed.
2. Accédez au menu de navigation, puis cliquez sur Achats > Commandes récurrentes.
3. Sélectionnez la commande de la liste.
4. Cliquez sur les trois points ••• dans le coin supérieur droit pour ouvrir la page Actions.
5. Sélectionnez Supprimer le modèle de commande pour terminer et revenir à l’accueil.