Grâce à la fonctionnalité d’utilisateurs école, les nouveaux employés peuvent s’entraîner à traiter des commandes sans affecter le total des ventes de votre restaurant, ce qui leur permet d’acquérir une expérience pratique de la caisse.

Pour aider les utilisateurs école à se familiariser avec l’application Restaurant POS, consultez notre liste de contrôle de formation une fois ces utilisateurs configurés.

Configurer des utilisateurs école

Les utilisateurs école peuvent traiter des transactions dans l’application Restaurant POS qui restent séparées des commandes réelles des clients dans la plupart des rapports Lightspeed. Les nouveaux membres du personnel peuvent ainsi s’entraîner à utiliser Lightspeed sans affecter les données relatives aux ventes du restaurant.

Créer un groupe d’utilisateurs caisse école

Les groupes d’utilisateurs vous permettent d’organiser vos utilisateurs caisses et de gérer les autorisations de plusieurs utilisateurs à la fois. Créez un groupe d’utilisateurs caisses pour les utilisateurs école, afin de les garder séparés des autres employés déjà formés, et attribuez-leur à tous les autorisations du mode école.

1. Connectez-vous au back-office à l’aide de vos identifiants Lightspeed Restaurant.
2. Dans le menu de navigation, sélectionnez Caisse > Groupes d’utilisateurs.
3. Cliquez sur Créer un groupe.
4. Saisissez un nom facilement identifiable pour le nouveau groupe, par exemple Formation.
5. Dans la section Type de groupe, sélectionnez Employé en formation. Vous ne pourrez pas configurer les autorisations de ce groupe.
6. Cliquez sur Enregistrer pour terminer la création du groupe d’utilisateurs.

Attribuer des utilisateurs caisses au groupe école

Lorsque vous attribuez des utilisateurs caisses à un groupe école, chacun reçoit les autorisations de formation configurées automatiquement pour ce groupe. Attribuez des utilisateurs caisses au groupe école que vous avez créé précédemment pour leur permettre d’accéder à la caisse en mode école.

Seuls les utilisateurs caisses qui ont déjà été ajoutés à Lightspeed peuvent être attribués à un groupe d’utilisateurs.

1. Connectez-vous au back-office à l’aide de vos identifiants Lightspeed Restaurant.
2. Dans le menu de navigation, sélectionnez Caisse > Groupes d’utilisateurs.
3. Cliquez sur l’icône des trois points à côté du groupe école, puis cliquez sur Modifier les membres.
4. Cliquez sur + Ajouter un membre et sélectionnez un utilisateur dans le menu déroulant, ou recherchez un nom d’utilisateur précis.
5. (Facultatif) Répétez l’étape 4 au besoin pour ajouter d’autres utilisateurs au groupe école.

Lorsqu’un employé a terminé sa formation, retirez-le du groupe d’utilisateurs en répétant les étapes 1 à 3, en cliquant sur Supprimer du groupe, puis en l’attribuant de nouveau à un autre groupe. Si l’employé reste dans le groupe école, ses commandes ne seront pas comptabilisées comme des ventes réelles.

Générer des codes PIN ou QR pour les utilisateurs école

Les utilisateurs école doivent disposer d’un code PIN et d’un QR code pour se connecter à la caisse. Les utilisateurs école n’apparaissent pas sur la page d’accueil de la caisse Lightspeed Restaurant et ne peuvent pas se connecter à la caisse sans ces deux codes. Vous pouvez configurer ces codes lors de la création d’un utilisateur, ou vous pouvez les ajouter en modifiant le profil d’un utilisateur.

1. Connectez-vous au back-office à l’aide de vos identifiants Lightspeed Restaurant.
2. Dans le menu de navigation, sélectionnez Caisse > Utilisateurs.
3. Accédez à l’utilisateur école que vous souhaitez modifier et cliquez sur son nom, ou cliquez sur les trois points, puis sur Configurer.
4. Dans la section Accès à la caisse, ajoutez un code PIN comportant entre quatre et six chiffres.
5. Cochez la case QR code pour générer un QR code, puis cliquez sur Télécharger une image du QR code. Vous pouvez imprimer le code ou l’enregistrer au format PDF ou PNG.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Utiliser le mode école sur la caisse

Après avoir créé un profil d’utilisateur pour l’employé en formation, ce dernier peut se connecter à l’application Restaurant POS pour s’entraîner à prendre des commandes. Avant qu’il ne se connecte, assurez-vous qu’un utilisateur caisse normal disposant des autorisations appropriées a ouvert une période de vente.

1. Depuis l’écran d’accueil de l’application Lightspeed Restaurant, appuyez sur Scanner un QR code.

   

2. Scannez le QR code de l’utilisateur à l’aide de la caméra de votre appareil.
3. Saisissez le code PIN de l’utilisateur.
4. Appuyez sur Oui pour confirmer que vous passez en mode école et que les ventes ne seront pas enregistrées.

   

5. Une fois la formation de l’utilisateur terminée, déconnectez-vous pour revenir à l’écran d’accueil. La déconnexion permet d’éviter que des transactions supplémentaires ne soient accidentellement traitées par le compte école.

Établir des rapports de caisse sur les commandes école

Les commandes école sont séparées de la plupart des rapports de caisse dans l’application Lightspeed Restaurant et n’affectent pas votre fonds de caisse.

Tickets

Les mentions ### NON VALABLE POUR L’ENCAISSEMENT ### et ### TICKET ÉCOLE ### sont affichées sur les tickets des transactions effectuées en mode école.

Rapports de caisse

Les rapports de caisse peuvent être consultés ou imprimés à partir de l’application Lightspeed Restaurant et donnent un aperçu des ventes, des paiements, des tickets et bien plus.

Rapport de caisse imprimé : Dans le rapport de caisse complet imprimé, les transactions école sont incluses dans :

• le nombre total de tickets valides ;
• une ligne distincte Comptes école dans les Statistiques ;
• une ligne distincte Comptes école dans les Ventes ;

Établir des rapports du back-office sur les commandes école

Les commandes traitées en mode école sont séparées des données de vente réelles dans la plupart des rapports Lightspeed, ou en sont totalement omises.

Rapports de ventes

Rapports opérationnels (EMOA) : Le Rapport opérationnel (EMOA) présente un aperçu détaillé des revenus, de l’activité de l’entreprise et d’autres renseignements financiers, y compris diverses vues qui permettent de trier et de mettre en évidence les données selon vos besoins. Les transactions école sont incluses dans les vues suivantes :

• Vue classique : Les ventes école apparaissent dans une section distincte intitulée Articles entrés en mode école.
• Vue condensée : Les ventes école apparaissent dans la section Type et dans la section Résumé sous les rubriques Arrondi et Mode école.

Rapports opérationnels (Amérique du Nord) : Le Rapport opérationnel (Amérique du Nord) présente un aperçu rapide des revenus, de l’activité de l’entreprise et d’autres renseignements financiers. Les transactions école sont incluses dans les sections suivantes :

• les lignes Arrondi et Mode école de la section Résumé ;

Rapport des services : Le Rapport des services fournit des données sur les ventes pour chaque membre du personnel ayant utilisé la caisse au cours de la période sélectionnée. Les ventes école sont incluses dans :

• la section type de commande ;
• les lignes Arrondi et Mode école de la section Résumé ;
• les lignes Comptes ouverts et Comptes payés de la section Comptes.

Rapports des caisses : Le Rapport des caisses présente les données de vente en fonction de la caisse utilisée pour traiter la vente. Les transactions école sont incluses dans :

• la section type de commande ;
• les lignes Arrondi et Mode école de la section Résumé ;
• les lignes Comptes ouverts et Comptes payés de la section Comptes.

Rapports du personnel

Rapport du personnel : Le Rapport du personnel présente les données de service pour une période donnée par membre du personnel, y compris les pourboires, les ventes, les rabais, les heures de travail de chaque employé, les frais de service et les annulations.

• Toutes les transactions école sont incluses dans le rapport du personnel de l’utilisateur école.

Rapports de commande

Rapport des tickets : Le Rapport des tickets présente tous les tickets créés au cours d’une période donnée, y compris ceux qui ont été annulés, corrigés ou générés en mode école.

• Toutes les ventes traitées en mode école apparaissent en gris clair.

Tous les rapports de comptes : Le rapport Tous les rapports de comptes présente toutes les commandes créées, y compris les commandes ouvertes, annulées, corrigées et traitées en mode école.

• Toutes les ventes traitées en mode école apparaissent en gris clair.

Prochaines étapes