Apaleo est un système de gestion d’hôtel (PMS) conçu pour simplifier et automatiser les opérations hôtelières. Grâce à l’intégration avec Lightspeed Restaurant, Apaleo vous permet de gérer et d’ajuster facilement vos réservations, de voir la totalité de vos recettes, y compris les pourboires, et de transférer des informations d’un établissement à l’autre.

Pour utiliser l’intégration Apaleo, vous devez disposer d’un compte Apaleo. Si vous n’avez pas encore créé de compte, rendez-vous sur le site d’Apaleo pour le faire. L’intégration Apaleo n’est disponible qu’en Allemagne, en Espagne, en France, en Italie et en Suisse.

Avant de commencer la configuration

Avant de pouvoir configurer l’intégration entre Apaleo et le back-office, vous devez créer des départements et des modes de paiement dans le back-office, ainsi que des sous-comptes dans Apaleo. Les liens ci-dessous vous donneront plus d’informations.

• Créer des départements dans le back-office.
• Créer des modes de paiement dans le back-office.
• Créer des sous-comptes dans le PMS Apaleo.

Une fois ces derniers configurés, Lightspeed vous recommande de créer une feuille de mappage pour vous guider dans le mappage de vos départements et modes de paiement avec vos sous-comptes. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous :

1. Connectez-vous à votre compte Google.
2. Créez une feuille de calcul.
3. Séparez la feuille en deux sections par établissement : Lightspeed Restaurant et PMS Apaleo.

Lightspeed Restaurant

1. Créez trois colonnes : Départements, Type de service Apaleo et Mode de paiement.
2. Saisissez les noms de vos départements.
3. Saisissez le type de service Apaleo.
4. Saisissez vos modes de paiement.

PMS Apaleo

1. Créez trois colonnes : Sous-comptes, Type de service Apaleo et Mode de paiement.
2. Saisissez les noms de vos sous-comptes Apaleo qui correspondent à vos départements dans Lightspeed Restaurant.
3. Saisissez le type de service Apaleo.
4. Saisissez vos modes de paiement.

Si vous utilisez un processeur de paiement intégré comme Lightspeed Payments, tous les types de paiement et leur code doivent être créés et mappés sur Apaleo. Nous vous recommandons d’ajouter le type de paiement CreditCard comme mode de paiement de secours dans votre PMS Apaleo, au cas où le terminal intégré ne reconnaîtrait pas une carte de crédit spécifique comme Visa ou Mastercard.

Si vous utilisez les Cross-Business Location Transfers (transferts entre établissements, CBLT), votre mode de paiement doit également être mappé afin de garantir que les recettes correspondent bien à l’établissement concerné. Les utilisateurs de CBLT sont des entreprises, généralement des hôtels, qui disposent d’établissements physiques distincts au sein d’une même entreprise, par exemple un bar et un restaurant. Nous recommandons à ces utilisateurs de choisir le type de paiement Other (autre) dans votre PMS Apaleo.

Après avoir terminé de remplir votre feuille de mappage, poursuivez l’intégration d’Apaleo dans le back-office.

Autoriser l’intégration Apaleo

Après avoir créé un compte Apaleo, vous pouvez autoriser l’intégration avec Lightspeed Restaurant.

1. Connectez-vous au back-office à l’aide de vos identifiants Lightspeed.
2. Accédez au menu de navigation, puis cliquez sur Intégration > Système de gestion d’hôtel (PMS).
3. Cliquez sur Plus de détails sur l’intégration Apaleo.
4. Cliquez sur Autoriser pour permettre à Lightspeed de se connecter à votre compte Apaleo.
5. Cliquez sur Se connecter à Apaleo et saisissez vos identifiants Apaleo.
6. Attendez que le back-office affiche l’état Autorisé en vert.
7. Saisissez un nom à afficher sur votre caisse.
8. Choisissez le type de mode de paiement Facturer à la chambre.
9. Attribuez une référence comptable (facultatif).
10. Choisissez l’identifiant d’hôtel Apaleo à attribuer à votre lieu de vente Lightspeed Restaurant POS (K-Series).
11. Cliquez sur Mapper les sous-comptes.

Mapper les sous-comptes

Le mappage des comptes permet à Lightspeed et Apaleo de communiquer et de partager des informations en toute simplicité, notamment pour faciliter la fusion des données des départements de Lightspeed avec les sous-comptes Apaleo correspondants.

Types de mappage

Le back-office permet deux types de mappage de sous-comptes : Départements et Départements par configuration. « Départements » mappe les départements Lightspeed Restaurant et les sous-comptes Apaleo correspondants un par un. « Départements par configuration » vous permet de créer un mappage différent pour chaque configuration de caisse.

Suivez les étapes ci-dessous pour mapper les sous-comptes.

1. Choisissez votre type de mappage : Départements pour les appareils avec une seule caisse, ou Départements par configuration pour les appareils avec plusieurs caisses.
2. Cliquez sur Mapper les sous-comptes.
3. Suivez les instructions de l’onglet approprié ci-dessous.

•  

  1. Cliquez sur Ajouter un département à côté d’un sous-compte Apaleo.
  2. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez le ou les départements que vous souhaitez ajouter à votre sous-compte. Si chaque sous-compte Apaleo peut avoir plusieurs départements, les départements Lightspeed ne peuvent être reliés qu’à un seul sous-compte.
  3. Répétez les étapes 1 et 2 ci-dessus pour chacun de vos sous-comptes.
  4. Cliquez sur Sélectionner les modes de paiement pour passer aux étapes suivantes.

•  

  1. Cliquez sur Ajouter un département à côté d’un sous-compte Apaleo pour votre première caisse.
  2. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez les départements que vous souhaitez ajouter à vos sous-comptes Apaleo. Si chaque sous-compte Apaleo peut avoir plusieurs départements, les départements Lightspeed ne peuvent être reliés qu’à un seul sous-compte.
  3. Suivez les étapes ci-dessus pour chacun de vos sous-comptes.
  4. Répétez les étapes 1 à 3 ci-dessus pour chacune de vos caisses.
  5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Sélectionner les modes de paiement pour passer aux étapes suivantes.

Modes de paiement

Le mappage des modes de paiement permet à Lightspeed et Apaleo de communiquer à leur sujet, ce qui garantit que les paiements sont appliqués correctement.

1. Sur la page Modes de paiement, sélectionnez tous les modes de paiement que vous utilisez dans Apaleo.
2. Cliquez sur Mapper les modes de paiement.
3. Cliquez sur Ajouter un mode de paiement.
4. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez les modes de paiement Lightspeed à mapper aux modes de paiement Apaleo.
5. Cliquez sur Ajouter la sélection.
6. Répétez les étapes 1 à 5 ci-dessus pour tous les modes de paiement.
7. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Gérer les paramètres pour poursuivre la configuration.

Paramètres des modes de paiement

Sur cette page, vous pouvez configurer les paramètres de votre caisse. Consultez le tableau ci-dessous pour en savoir plus sur chaque paramètre.

Mapper à des services Apaleo spécifiques

Cette étape n’est nécessaire que si vous devez mapper à un service Apaleo spécifique, tel que Taxe de séjour ou Hébergement. Par défaut, le type de service Apaleo est Restauration. Si vous devez mapper un autre service, suivez les étapes ci-dessous :

1. Connectez-vous au back-office à l’aide de vos identifiants Lightspeed Restaurant.
2. Accédez au menu de navigation, puis cliquez sur Gestion des menus > Départements.
3. Cliquez sur Modifier à côté du département souhaité.
4. Choisissez votre service Apaleo spécifique dans le menu déroulant Type de service Apaleo.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Vérifier votre configuration

Une fois votre configuration terminée, vous pouvez la vérifier et la modifier si nécessaire. Pour vérifier vos paramètres, suivez les étapes ci-dessous.

Vos paramètres peuvent être modifiés ultérieurement si nécessaire.

1. Cliquez sur Vérifier.
2. Vérifiez que vous avez suivi toutes les étapes et que les renseignements sont corrects.
3. Une fois la vérification terminée, cliquez sur Enregistrer.

Vous devez effectuer le mappage pour chacun de vos établissements. Une fois cette étape terminée, vous devez actualiser l’application Lightspeed Restaurant sur toutes les caisses.

Actualiser l’application Lightspeed Restaurant

Actualiser l’application Lightspeed Restaurant applique vos nouvelles configurations et garantit que vos caisses disposent des paramètres et des renseignements les plus récents.

1. Connectez-vous au back-office à l’aide de vos identifiants Lightspeed Restaurant.
2. Cliquez sur Configuration > Caisses > Caisses.
3. Sélectionnez toutes les caisses et cliquez sur Reconfigurer les appareils sélectionnés.

Lightspeed Restaurant et Apaleo devraient maintenant être totalement intégrés, mais nous vous recommandons d’effectuer des tests de facturation pour vous assurer que tous les paramètres sont corrects. Annulez ces tests une fois que vous avez terminé afin d’éviter d’enregistrer de fausses recettes.

Prochaines étapes