Créez des bons de commande (BC) dans Lightspeed Inventory pour établir rapidement une liste des articles dont votre restaurant a besoin et les envoyer directement à votre fournisseur par e-mail afin de passer une commande. En créant des bons de commande, vous pouvez gérer et suivre les commandes passées et mettre à jour vos niveaux de stocks lorsque vous recevez des articles. Une fois qu’une commande a été commencée, vous pouvez la sauvegarder en tant qu’ébauche en cliquant sur la flèche de retour dans le coin supérieur gauche.
Si vous commandez des articles à vos fournisseurs par d’autres moyens, par exemple depuis le site Web d’un fournisseur, vous pouvez quand même intégrer ces articles à vos stocks en créant un BC et en omettant l’adresse e-mail. Vous pouvez également modifier le profil de commande du fournisseur en indiquant qu’il doit uniquement mettre à jour les niveaux de stocks et ignorer complètement la fenêtre dédiée à l’adresse e-mail.
Créer un nouveau de bon de commande
- Connectez-vous à Lightspeed Inventory à l’aide de vos identifiants Lightspeed Restaurant.
- Accédez au menu de navigation, puis cliquez sur Achats > Bons de commande.
- Cliquez sur Nouveau bon de commande.
- Recherchez le fournisseur qui recevra la commande.
- (Facultatif) Si les renseignements sur le fournisseur sont erronés, cliquez sur Modifier sur la ligne du fournisseur, mettez à jour son nom ou son adresse e-mail, puis cliquez sur Enregistrer le fournisseur.
- (Facultatif) Si le fournisseur souhaité ne figure pas dans la liste, cliquez sur Nouveau fournisseur, saisissez son nom et son adresse e-mail, puis cliquez sur Enregistrer et créer une commande.
- Cliquez sur le nom du fournisseur qui recevra la commande.
- (Facultatif) Filtrez les articles par département pour trouver une catégorie spécifique d’articles à ajouter à la commande.
- (Facultatif) Cliquez sur l’icône de loupe pour rechercher des articles par leur nom.
- Cliquez sur le nom de l’article pour ajouter une unité à la commande (répétez l’action si nécessaire), ou saisissez le nombre exact d’unités à commander dans le champ de quantité à côté du nom de l’article.
Remarque : Les niveaux de stocks et les niveaux minimums sont affichés sous ce champ, ce qui vous permet de savoir quels articles doivent être réapprovisionnés et quelle quantité commander. - Définissez la date de livraison en cliquant sur la date dans le coin supérieur droit.
- (Facultatif) Ajoutez un commentaire de livraison pour donner au fournisseur des informations supplémentaires sur la commande (par exemple « Veuillez remettre la livraison aux portes latérales »).
- (Facultatif) Modifiez les articles ajoutés à la commande en cliquant sur leur nom.
- Lorsque vous avez terminé d’ajouter des articles au bon de commande, cliquez sur Vérifier la commande.
- Vérifiez les détails du bon de commande, puis cliquez sur Commander lorsque vous avez terminé.
- Remplissez les informations nécessaires sur la page Envoyer la commande par e-mail pour envoyer la commande au fournisseur et aux autres parties concernées.
- Cliquez sur Envoyer par e-mail pour envoyer le bon de commande par e-mail, ou cliquez sur X pour ignorer cette étape si les bons de commande sont émis autrement (par exemple si vous passez commande à votre fournisseur par téléphone).
Paramètres des commandes par e-mail
| Nom du paramètre | Description |
| Destinataire | Le bon de commande sera envoyé à cette adresse e-mail. Ce champ est prérempli avec l’adresse e-mail du fournisseur. |
| Expéditeur | Le bon de commande sera envoyé depuis cette adresse e-mail. Ce champ est prérempli avec l’adresse e-mail saisie dans le back-office pour l’utilisateur connecté. |
| CC | Une copie carbone de cet e-mail sera envoyée à cette adresse e-mail. |
| CCI | Une copie carbone invisible de cet e-mail sera envoyée à cette adresse e-mail. |
Modifier ou supprimer des articles d’un bon de commande
Ajoutez, modifiez ou supprimez des articles d’une ébauche de bon de commande existante pour modifier la commande avant de l’envoyer à un fournisseur. Seules les commandes ayant le statut Ébauche peuvent être modifiées.
- Connectez-vous à Lightspeed Inventory à l’aide de vos identifiants Lightspeed Restaurant.
- Accédez au menu de navigation, puis cliquez sur Achats > Bons de commande.
- Sélectionnez une ébauche de bon de commande dans la liste.
- Pour ajouter des articles supplémentaires, cliquez sur le nom de l’article pour ajouter une unité à la commande (répétez l’opération si nécessaire), ou saisissez le nombre exact d’unités dans le champ de quantité à côté de son nom.
- Pour modifier des articles, cliquez sur un article ajouté à la commande pour ouvrir la fenêtre Modifier l’article.
- (Facultatif) Pour supprimer l’article de la commande, cliquez sur Supprimer.
- Ajustez la quantité unité par unité à l’aide des boutons + et - ou saisissez le nombre exact d’unités à commander dans le champ prévu à cet effet.
- Modifiez le prix unitaire ou le prix total selon vos besoins. Remarque : La modification d’un champ entraîne la mise à jour de l’autre : prix total = prix unitaire x quantité.
- Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les modifications.
Prochaines étapes
Apprenez comment recevoir, gérer et supprimer des bons de commande.