Pour utiliser l'intégration OpenTable, vous devez disposer d’un compte OpenTable. Si vous n’avez pas encore créé de compte, consultez le site OpenTable pour commencer.

À propos de OpenTable

OpenTable est une plateforme de réservation qui vous permet de gérer les réservations dans votre restaurant. Vous pouvez ainsi réduire les délais d’attente et exploiter la pleine capacité de votre restaurant.

L’intégration OpenTable avec Lightspeed Restaurant synchronise les données sur les clients et les réservations avec Lightspeed et renvoie les données financières vers OpenTable.

Lorsque vous validez une réservation dans OpenTable, celle-ci apparaîtra dans votre disposition de tables Lightspeed Restaurant et son état sera mis à jour dans OpenTable au fil du repas suivant Lightspeed Restaurant, jusqu’au paiement de la note. L’état de la réservation dans OpenTable évolue dans l’ordre suivant : attribuée, entrée, plat principal, dessert, payée.

Fonctionnalités de l’intégration OpenTable

• Enrichir vos données : L’intégration OpenTable vous permet d’associer les renseignements sur l’expérience en restaurant des clients et les réservations dans OpenTable.
• Faciliter les transitions : Dès qu’un client est placé dans OpenTable, les données sur la réservation et sur le client sont directement transférées à la caisse.
• Envoyer des mises à jour sur l’état des tables : Notre fonctionnalité de mappage des plats vous permet de connaître l’état le plus récent des tables de votre plan de salle OpenTable.

Configuration de l’intégration OpenTable

Activer l’intégration OpenTable

Vos numéros de tables dans OpenTable doivent être parfaitement identiques à ceux de votre plan de salle dans Lightspeed pour que l’intégration fonctionne correctement.

1. Connectez-vous au back-office à l’aide de vos identifiants Lightspeed Restaurant.
2. Accédez au menu de navigation, puis cliquez sur Intégration > Réservations.
3. Accédez à la section OpenTable, puis cliquez sur Plus de détails.
4. Cliquez sur Activer l’intégration. Un nouvel onglet s’ouvrira sur l’application Web OpenTable Guest Center, depuis lequel vous pourrez activer l’intégration.
5. Connectez-vous à l’application Web OpenTable Guest Center avec vos identifiants OpenTable.
6. Sélectionnez le restaurant que vous souhaitez connecter à l’intégration OpenTable.
7. Sur le site Web d’OpenTable, cliquez sur Integrations (intégrations).
8. Dans la liste des intégrations, sélectionnez Lightspeed K.
   

   Si une coche verte apparaît sur la case Lightspeed K, cela signifie que le restaurant OpenTable sélectionné est déjà intégré à un autre compte Lightspeed. L’intégration doit être désactivée manuellement par le restaurant déjà connecté, ou par OpenTable.

9. Suivez les instructions à l’écran pour relier votre compte Lightspeed Restaurant à votre compte OpenTable.

Configurer les paramètres de l’intégration OpenTable

Après l’avoir activée, poursuivez la configuration de l’intégration OpenTable en réglant ses paramètres.

1. Connectez-vous au back-office à l’aide de vos identifiants Lightspeed Restaurant.
2. Accédez au menu de navigation, puis cliquez sur Intégration > Réservations.
3. Cliquez sur OpenTable.
4. Saisissez les renseignements nécessaires dans les sections de création automatique des notes et de paramètres des plats.

   Paramètres de création automatique des notes  :

   • Ouvrir automatiquement les notes dans l’application de caisse : Activez cette option pour ouvrir automatiquement les notes dans l’application de caisse lorsque vous placez un groupe dans OpenTable. Si vous préférez ouvrir manuellement les notes lors du placement d’un groupe dans OpenTable, désactivez cette option. Quelle que soit l’option choisie, les données des notes seront synchronisées entre l’application de caisse et le Guest Center lorsque les numéros de table seront exactement les mêmes dans Lightspeed Restaurant et dans OpenTable.
   • Inclure les groupes de clients de passage depuis OpenTable : Activez cette option pour ouvrir automatiquement les notes dans l’application de caisse lorsque vous placez des groupes de clients de passage. Si vous préférez ouvrir manuellement les notes pour les groupes de clients de passage, ou seulement ouvrir automatiquement les notes pour les réservations faites dans OpenTable, désactivez cette option.
   • Utiliser le profil de commande OpenTable : Activez cette option pour créer les notes avec le profil de commande OpenTable. Si vous préférez créer les notes avec votre profil de commande existant, désactivez cette option.

   Paramètres des plats :

   Pour permettre à OpenTable de recevoir des mises à jour automatiques de l’état de la table au fil du repas, mappez les catégories statistiques de Lightspeed Restaurant aux états d’OpenTable.

   Pour ajouter des catégories statistiques dans Lightspeed Restaurant et les mapper aux états d’OpenTable, suivez les étapes ci-dessous :

   1. Accédez au menu de navigation, puis cliquez sur Gestion des menus > Départements.
   2. Dans la colonne Taches, cliquez sur Modifier à côté du département existant auquel vous souhaitez ajouter une catégorie statistique.
   3. Remplissez les champs Catégorie et Valeur, où Valeur correspond à la catégorie statistique que vous allez mapper aux états d’OpenTable. Par exemple, le département « Boissons alcoolisées » pourrait correspondre à la catégorie statistique « Boissons ».
   4. Cliquez sur Enregistrer.
   5. Accédez au menu de navigation, puis cliquez sur Intégration > Réservations.
   6. Cliquez sur OpenTable.
   7. Dans la section Paramètres des plats, cliquez sur Ajouter pour ajouter une catégorie statistique à chaque plat.
   8. Sélectionnez les catégories statistiques que vous souhaitez ajouter à chaque plat.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Utilisation de l’intégration OpenTable

L’application Web OpenTable Guest Center vous permet de gérer vos réservations. Vérifiez, modifiez et enregistrez vos clients à l’aide d’OpenTable, et leurs réservations apparaîtront dans Lightspeed Restaurant.

Gérer les réservations dans l’application Web OpenTable Guest Center

Les clients peuvent effectuer des réservations de trois manières : depuis l’application OpenTable, en appelant le restaurant ou en se rendant sur place et en demandant une table. Le flux de travail dans l’application Web OpenTable Guest Center varie en fonction de la méthode de réservation.

Pour en savoir plus sur la gestion des réservations dans l’application Web OpenTable Guest Center, consultez l’article Learn how to use your product (comment utiliser votre produit).

Gérer des réservations dans l’application de caisse Lightspeed Restaurant

Après avoir enregistré une réservation dans OpenTable Guest Center, l’application de caisse Lightspeed Restaurant marque la table comme étant occupée et crée une note pour cette table.
Ensuite, suivez le flux de travail habituel de service aux clients en prenant leur commande et en traitant leur paiement. Toutes les données, comme l’ajout d’articles ou la création de la note dans l’application de caisse Lightspeed Restaurant, seront envoyées à OpenTable Guest Center en temps réel.

Pour gérer des réservations dans l’application de caisse Lightspeed Restaurant :

1. Connectez-vous à l’application Lightspeed Restaurant.
2. Dans l’affichage Tables, sélectionnez la table à laquelle est attribuée la réservation pour ouvrir et afficher la commande.
3. Appuyez sur Choisir, puis ajoutez des articles à la commande.
4. Traitez le paiement à la fin du repas.

Après avoir traité le paiement dans l’application de caisse Lightspeed Restaurant, l’état de la table passera à l’état « payé » et un ticket détaillé du repas sera disponible dans OpenTable Guest Center. Les clients peuvent également consulter leurs tickets dans l’application OpenTable, dans l’historique de leurs réservations.

Désactiver l’intégration OpenTable

Si vous souhaitez arrêter d’utiliser l’intégration OpenTable, vous pouvez facilement la désactiver depuis le back-office. L’intégration sera également désactivée du côté d’OpenTable. Vos anciens paramètres seront conservés, de sorte que vous pourrez réactiver l’intégration OpenTable à tout moment à l’avenir.

Questions fréquemment posées

Abonnement

• Non, l’intégration OpenTable est gratuite pour les marchands disposant déjà d’un compte Lightspeed et OpenTable.

Configuration

• Si vous avez désactivé l’intégration OpenTable avant décembre 2022, vous devez alors vous connecter à OpenTable et demander la suppression de l’intégration du système avant de la réactiver dans le back-office Lightspeed.

• Lorsque le paramètre de création automatique des notes est activé, toutes les notes sont attribuées par défaut à ce profil de commande, même si un autre profil de commande est programmé.
  Pour éviter que le profil de montant programmé ne soit remplacé, désactivez la création automatique des notes dans le back-office.
  Pour modifier le profil de commande par défaut pour les notes créées par OpenTable dans le back-office, accédez au lieu de vente dans la section Intégration > Commande en ligne > Réservations.

• Nous recommandons fortement de garder l’application de caisse Lightspeed Restaurant ouverte sur l’un de vos appareils afin d’éviter les retards dans l’ouverture des notes. L’appareil assigné à la réception des commandes pour les réservations peut être défini dans le back-office pour le lieu de vente dans la section Intégration > Commande en ligne > Réservations.
  Votre appareil principal doit exécuter l’application Restaurant POS pendant le service, mais vous pouvez alterner entre les applications sur d’autres appareils.

Réservations

• L’intégration OpenTable transfère le nom complet, l’e-mail et le numéro de téléphone du client d’OpenTable vers l’application de caisse Lightspeed.

• Si la création automatique des notes est activée, la note sera ouverte lorsque le groupe sera marqué comme partiellement attribué dans OpenTable.

• Si la création automatique des notes est activée, une note sera ouverte sur la table dont la valeur numérique est la plus basse lorsque vous fusionnez deux tables pour une réservation.

• L’intégration OpenTable ne permet pas actuellement d’afficher les réservations à venir.

• Lorsqu’une réservation est annulée dans OpenTable, la note correspondante est annulée dans la caisse et l’état de la table est mis à jour dans OpenTable.

• L’intégration OpenTable ne permet pas actuellement de gérer les listes d’attente.

Commandes

• L’intégration OpenTable ne permet pas actuellement d’envoyer des commandes d’OpenTable vers l’écran d’affichage cuisine (KDS).

• Toute modification apportée à une commande dans OpenTable ne sera pas synchronisée avec la caisse. Pour mettre à jour la commande, vous devrez le faire manuellement dans l’application Restaurant POS.

• Si deux articles sont envoyés alors que les mappages d’état des tables sont différents pour un même plat, c’est l’état de table le plus récent qui sera utilisé. Par exemple, un article a le groupe statistique Salade et est associé à l’état Entrée, tandis qu’un autre article a le groupe statistique Burger et est associé à l’état Plat principal. Si les deux articles sont envoyés dans le même plat, l’état de la table dans OpenTable sera défini sur Plat principal.

Notes

• Si la création automatique des notes est activée, toutes les notes divisées à partir de la note initiale seront affichées dans OpenTable.

• Les notes annulées apparaissent à côté de la note originale dans le livre de la clientèle OpenTable.

• Si un client reçoit une note après son repas, cela signifie que les notifications par e-mail sont activées. Pour désactiver les notifications par e-mail, désactivez ce paramètre dans le back-office.

• L’intégration OpenTable ne prend actuellement pas en charge la fermeture automatique des notes. Vous devez fermer manuellement les notes dans OpenTable pour libérer la table.

• Si vous changez de table dans OpenTable lorsque la création automatique des notes est activée, la synchronisation des données continuera à fonctionner, mais vous devrez déplacer manuellement la note vers la nouvelle table.

• Les pourboires ajoutés après le paiement dans l’application Restaurant POS ne figurent pas sur la note affichée dans OpenTable.

Dépannage

• Deux raisons peuvent expliquer pourquoi les factures ouvertes n’apparaissent pas dans la caisse après l’attribution des sièges dans OpenTable.
  Premièrement, les numéros de table dans OpenTable ne correspondent pas aux numéros de table dans la caisse. Si vos numéros de table sont alphanumériques dans OpenTable (par exemple, T5), ils ne seront pas affichés dans la caisse. Pour résoudre ce problème, vérifiez vos numéros de table dans les tâches de la caisse et modifiez-les en conséquence pour vous assurer qu’ils sont identiques dans les deux systèmes.
  Deuxièmement, l’application PDV restaurateurs n’est pas ouverte sur l’appareil configuré pour recevoir les réservations. Pour résoudre ce problème, assurez-vous que l’application Lightspeed restaurateurs est ouverte sur votre appareil principal.