Une fois que Lightspeed Reservations est opérationnel, vous pouvez créer et gérer vos réservations à l'aide de la caisse. Le personnel du restaurant peut créer, consulter et installer des réservations à l'aide de la caisse. La direction et les administrateurs peuvent accéder aux réservations via le back-office, où ils disposent de fonctionnalités supplémentaires, p. ex. la gestion du site Web des réservations en ligne.

Lorsque vous gérez des réservations sur la caisse, vous pouvez consulter toutes les réservations à venir et accomplir plusieurs actions :

• Ajouter une nouvelle réservation
• Consulter ou modifier les détails d'une réservation à venir
• Consulter l'ensemble des réservations antérieures, du jour et postérieures
• Consulter toutes les réservations d'une date donnée

Accéder à la gestion des réservations sur la caisse

Sélectionnez [Écran principal défini lors de la configuration] > Gérer les réservations pour accéder à l'écran de gestion des réservations.

En cas de doute sur l'emplacement du bouton Gérer les réservations :

1. Connectez-vous au back-office à l’aide de vos identifiants Lightspeed.
2. Accédez à Lightspeed Reservations > Paramètres > Gérer les réservations
3. Notez le menu et la configuration associée auxquels le bouton Gérer les réservations a été ajouté.
4. Cliquez sur Ajouter un bouton pour ajouter un bouton Gérer les réservations, si nécessaire.

Dans l'exemple ci-dessous, un écran dédié, intitulé Réservations, a été créé lors de la configuration dans le but de traiter toutes les actions relatives à des réservations.

Modifier l'état d'une réservation

Pour maintenir un tableau actualisé des réservations, le personnel peut mettre à jour l'état de ces dernières sur la caisse. Lightspeed Reservations peut suivre l'heure à laquelle un client arrive, s'installe à sa table, paye et quitte l'établissement. Le personnel peut utiliser le bouton Actions sur chaque réservation pour faire passer correctement les clients d'un état à l'autre au fil de leur visite.

Les réservations passent généralement par les états suivants :

1. Prévue : la réservation est programmée.
2. Installée : les clients sont arrivés et ont été installés à leur table.
3. Payée : les clients ont payé, mais ne sont pas encore partis.
4. Partie : les clients ont quitté l'établissement.

Les réservations annulées sont quant à elles signalées par l'état Annulée.

Ajouter une réservation

Pour ajouter une nouvelle réservation, appuyez sur +. Cette action ouvrira la fenêtre Nouvelle réservation.

1. Indiquez les détails de la réservation :
   • Nombre de couverts
   • [Facultatif] Durée prévue
   • Date
   • Heure
   • [Facultatif] Plan de salle
   • [Facultatif] Table
2. Indiquez les coordonnées du client :
   • Prénom
   • Nom
   • [Facultatif] Téléphone
   • [Facultatif] Langue
   • [Facultatif] Adresse e-mail
3. Cliquez sur Afficher des détails supplémentaires pour ajouter les informations suivantes :
   • [Facultatif] Balises
   • [Facultatif] Restrictions alimentaires
   • [Facultatif] Sources d'allergie
   • [Facultatif] Commentaires sur la réservation
4. Cliquez sur Enregistrer pour confirmer la réservation.

Installer des réservations

Avant l'arrivée des clients, une table peut être attribuée à chaque réservation pour favoriser la planification des installations en avance. Dans le cas contraire, une table pourra être attribuée à vos clients à leur arrivée. Une fois les clients installés, vous pouvez mettre à jour leur réservation pour dresser un tableau actualisé du déroulement du service.

Pour attribuer une table à vos clients à leur arrivée ou à l'avance :

1. Appuyez sur leur réservation ou sur le raccourci Attribuer une table.
2. Appuyez sur Attribuer une table (cette étape est ignorée si le raccourci a été utilisé à l'étape précédente).
3. Sélectionnez un plan de salle.
4. Sélectionnez une table.
5. Appuyez sur Appliquer.

Pour installer vos clients à leur arrivée :

1. Appuyez sur leur réservation ou sur le raccourci Installer.
2. Appuyez sur Installer (cette étape est ignorée si le raccourci a été utilisé à l'étape précédente).
3. Appuyez sur Voir la commande pour commencer à prendre leur commande.

Consulter des réservations

Lightspeed Reservations permet aux utilisateurs d'avoir une idée précise des actions en cours et des actions programmées au sein de votre restaurant, que ce soit à une date antérieure, à la date du jour ou à une date postérieure.

Consulter les détails des réservations

Appuyez sur une réservation pour en afficher le récapitulatif, sous la forme d'une fenêtre contextuelle contenant les informations suivantes :

• Nom du client ayant réservé
• Nombre de couverts
• Table attribuée
• Date et heure de la réservation
• État de la réservation

Pour consulter l'ensemble des détails de la réservation ou apporter des modifications, appuyez sur Modifier.

Consulter les réservations du jour

Par défaut, la page Gérer les réservations présente l'ensemble des réservations à venir et prêtes à être installées du jour. Pour consulter les réservations précédentes du jour en question, appuyez sur Toutes les réservations.

Consulter toutes les réservations d'une date précise

À l'aide du calendrier, les utilisateurs peuvent consulter toutes les réservations d'une date donnée.

1. Appuyez sur Aujourd'hui.
2. Recherchez et sélectionnez la date souhaitée dans la fenêtre contextuelle contenant le calendrier.
3. Appuyez sur OK.

Pour revenir à la vue Aujourd'hui, appuyez sur Réinitialiser dans la fenêtre contextuelle contenant le calendrier.