Une fois que Lightspeed Reservations est opérationnel, vous pouvez créer et gérer vos réservations via le back-office. L'accès aux réservations via le back-office est généralement destiné à la direction et aux administrateurs. Le personnel du restaurant peut également créer, consulter et gérer des réservations à l'aide de la caisse en bénéficiant de fonctionnalités supplémentaires, p. ex. l'attribution de tables et la mise à jour de leurs états.

Ajouter une réservation

1. Connectez-vous au back-office à l’aide de vos identifiants Lightspeed.
2. Appuyez sur Réservations Lightspeed dans la barre latérale.
3. Cliquez sur Ajouter une réservation.
4. Indiquez les détails de la réservation :
   • Nombre de couverts
   • [Facultatif] Durée prévue
   • Date
   • Heure
   • [Facultatif] Plan de salle
   • [Facultatif] Table
5. Indiquez les coordonnées du client :
   • Prénom
   • Nom
   • [Facultatif] Téléphone
   • [Facultatif] Langue
   • [Facultatif] Adresse e-mail
6. Cliquez sur Afficher des détails supplémentaires pour ajouter les informations suivantes :
   • [Facultatif] Balises
   • [Facultatif] Restrictions alimentaires
   • [Facultatif] Sources d'allergie
   • [Facultatif] Notes internes
7. Cliquez sur Enregistrer pour confirmer la réservation.

Consulter des réservations

1. Connectez-vous au back-office à l’aide de vos identifiants Lightspeed.
2. Appuyez sur Réservations Lightspeed dans la barre latérale.
3. Définissez la période de réservations à afficher en cliquant sur le bouton de période avec l'icône horloge.
4. La fenêtre de période présente différentes options permettant de sélectionner les dates de début et de fin. À l'aide des options de filtrage, vous pouvez :
   • Sélectionner : Aujourd'hui,Cette semaine, La semaine dernière, Ce mois-ci ou Le mois dernier
   • Indiquer manuellement les dates de début et de fin dans les cellules Du et Au
   • Créer une période personnalisée en sélectionnant des dates dans le calendrier
5. Cliquer sur Appliquer pour utiliser la période sélectionnée

Cliquez sur le bouton Réinitialiser pour effacer les dates que vous avez sélectionnées, ou sur Annuler pour quitter la fenêtre de sélection de dates.

Modifier des réservations

1. Connectez-vous au back-office à l’aide de vos identifiants Lightspeed.
2. Appuyez sur Réservations Lightspeed dans la barre latérale.
3. Sélectionnez la période adéquate pour afficher la réservation que vous souhaitez modifier.
4. Cliquez sur l'icône ⋯ à droite de la réservation.
5. Cliquez sur Gérer la réservation.
6. Apportez les modifications nécessaires.
7. [Facultatif] Cliquez sur Annuler pour quitter sans enregistrer les modifications.
8. Cliquez sur Enregistrer pour quitter et enregistrer les modifications.

Annuler des réservations

Cette action est irréversible. Pour rétablir la réservation, vous devrez en créer une nouvelle avec les mêmes détails.

1. Connectez-vous au back-office à l’aide de vos identifiants Lightspeed.
2. Appuyez sur Réservations Lightspeed dans la barre latérale.
3. Sélectionnez la période adéquate pour afficher la réservation que vous souhaitez modifier.
4. Cliquez sur l'icône … à droite de la réservation.
5. Cliquez sur Annuler.
6. [Facultatif] Cliquez sur Conserver la réservation pour quitter sans annuler la réservation.
7. Cliquez sur Annuler la réservation.

Suspendre les réservations en ligne

Si vous ne souhaitez pas accepter de réservations en ligne, par ex. en raison d'un congé, de rénovations ou d'une urgence, vous pouvez manuellement suspendre la prise de réservations sur votre site Web. Les réservations déjà prises restent actives et les nouvelles réservations pourront encore être créées via le back-office ou la caisse.

Il est impossible de programmer des suspensions à l'avance : elles doivent être gérées manuellement dans le back-office.

Pour suspendre la prise de réservations en ligne :

1. Connectez-vous au back-office à l’aide de vos identifiants Lightspeed.
2. Appuyez sur Réservations Lightspeed dans la barre latérale.
3. Cliquez sur Suspendre les réservations en ligne.
4. Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur Suspendre les réservations en ligne pour confirmer.

Lorsque les réservations sont suspendues, le back-office affichera un message indiquant qu'une suspension est en vigueur et le site Web de réservation affichera un message indiquant aux utilisateurs que les réservations en ligne sont temporairement désactivées.

Pour reprendre les réservations en ligne :

1. Connectez-vous au back-office à l’aide de vos identifiants Lightspeed.
2. Appuyez sur Réservations Lightspeed dans la barre latérale.
3. Cliquez sur Reprendre les réservations en ligne.

Envoyer aux clients des e-mails automatiques de réservation

Le système de réservation en ligne peut envoyer aux clients trois types d'e-mails automatiques :

1. Un e-mail de confirmation envoyé après la réservation. Cet e-mail comprend un lien d'annulation.
2. Un e-mail d'annulation si la réservation est annulée par le client ou par l'établissement.
3. Un e-mail de rappel envoyé la veille de la réservation (si celle-ci a été effectuée à l'avance).

Ces e-mails ne peuvent être configurés par l'utilisateur et ne sont pas envoyés si la réservation est effectuée via le back-office ou la caisse.