Une fois que Lightspeed Reservations est opérationnel, vous pouvez créer et gérer vos réservations via le back-office. L'accès aux réservations via le back-office est généralement destiné à la direction et aux administrateurs. Le personnel du restaurant peut également créer, consulter et gérer des réservations à l'aide de la caisse en bénéficiant de fonctionnalités supplémentaires, p. ex. l'attribution de tables et la mise à jour de leurs états.

Ajouter une réservation

1. Connectez-vous au back-office à l’aide de vos identifiants Lightspeed.
2. Appuyez sur Réservations Lightspeed dans la barre latérale.
3. Cliquez sur Ajouter une réservation.
4. Indiquez les détails de la réservation :
   • Nombre de couverts
   • [Facultatif] Durée prévue
   • Date
   • Heure
   • [Facultatif] Plan de salle
   • [Facultatif] Table
5. Indiquez les coordonnées du client :
   • Prénom
   • Nom
   • [Facultatif] Téléphone
   • [Facultatif] Langue
   • [Facultatif] Adresse e-mail
6. Cliquez sur Afficher des détails supplémentaires pour ajouter les informations suivantes :
   • [Facultatif] Balises
   • [Facultatif] Restrictions alimentaires
   • [Facultatif] Sources d'allergie
   • [Facultatif] Notes internes
7. Cliquez sur Enregistrer pour confirmer la réservation.

Consulter des réservations

1. Connectez-vous au back-office à l’aide de vos identifiants Lightspeed.
2. Appuyez sur Réservations Lightspeed dans la barre latérale.
3. Définissez la période de réservations à afficher en cliquant sur le bouton de période avec l'icône horloge.
4. La fenêtre de période présente différentes options permettant de sélectionner les dates de début et de fin. À l'aide des options de filtrage, vous pouvez :
   • Sélectionner : Aujourd'hui,Cette semaine, La semaine dernière, Ce mois-ci ou Le mois dernier
   • Indiquer manuellement les dates de début et de fin dans les cellules Du et Au
   • Créer une période personnalisée en sélectionnant des dates dans le calendrier
5. Cliquer sur Appliquer pour utiliser la période sélectionnée

Cliquez sur le bouton Réinitialiser pour effacer les dates que vous avez sélectionnées, ou sur Annuler pour quitter la fenêtre de sélection de dates.

Modifier des réservations

1. Connectez-vous au back-office à l’aide de vos identifiants Lightspeed.
2. Appuyez sur Réservations Lightspeed dans la barre latérale.
3. Sélectionnez la période adéquate pour afficher la réservation que vous souhaitez modifier.
4. Cliquez sur l'icône ⋯ à droite de la réservation.
5. Cliquez sur Gérer la réservation.
6. Apportez les modifications nécessaires.
7. [Facultatif] Cliquez sur Annuler pour quitter sans enregistrer les modifications.
8. Cliquez sur Enregistrer pour quitter et enregistrer les modifications.

Annuler des réservations

Cette action est irréversible. Pour rétablir la réservation, vous devrez en créer une nouvelle avec les mêmes détails.

1. Connectez-vous au back-office à l’aide de vos identifiants Lightspeed.
2. Appuyez sur Réservations Lightspeed dans la barre latérale.
3. Sélectionnez la période adéquate pour afficher la réservation que vous souhaitez modifier.
4. Cliquez sur l'icône … à droite de la réservation.
5. Cliquez sur Annuler.
6. [Facultatif] Cliquez sur Conserver la réservation pour quitter sans annuler la réservation.
7. Cliquez sur Annuler la réservation.

Suspendre les réservations en ligne

Si vous ne souhaitez pas accepter de réservations en ligne, par ex. en raison d'un congé, de rénovations ou d'une urgence, vous pouvez manuellement suspendre la prise de réservations sur votre site Web. Les réservations déjà prises restent actives et les nouvelles réservations pourront encore être créées via le back-office ou la caisse.

Il est impossible de programmer des suspensions à l'avance : elles doivent être gérées manuellement dans le back-office.

Pour suspendre la prise de réservations en ligne :

1. Connectez-vous au back-office à l’aide de vos identifiants Lightspeed.
2. Appuyez sur Réservations Lightspeed dans la barre latérale.
3. Cliquez sur Suspendre les réservations en ligne.
4. Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur Suspendre les réservations en ligne pour confirmer.

Lorsque les réservations sont suspendues, le back-office affichera un message indiquant qu'une suspension est en vigueur et le site Web de réservation affichera un message indiquant aux utilisateurs que les réservations en ligne sont temporairement désactivées.

Pour reprendre les réservations en ligne :

1. Connectez-vous au back-office à l’aide de vos identifiants Lightspeed.
2. Appuyez sur Réservations Lightspeed dans la barre latérale.
3. Cliquez sur Reprendre les réservations en ligne.

Envoyer aux clients des e-mails automatiques de réservation

Le système de réservation en ligne peut envoyer aux clients trois types d'e-mails automatiques :

1. Un e-mail de confirmation envoyé après la réservation. Cet e-mail comprend un lien d'annulation.
2. Un e-mail d'annulation si la réservation est annulée par le client ou par l'établissement.
3. Un e-mail de rappel envoyé la veille de la réservation (si celle-ci a été effectuée à l'avance).

Ces e-mails ne peuvent être configurés par l'utilisateur et ne sont pas envoyés si la réservation est effectuée via le back-office ou la caisse.

Réception des résumés et notifications par e-mail

Lightspeed Reservations dispose de fonctionnalités de mise à jour par e-mail qui peuvent aider les managers à consulter les réservations à venir, le total des couverts et les heures de pointe tout au long de la journée.

Résumés quotidiens par e-mail

Vous pouvez désigner des destinataires pour recevoir un résumé quotidien des réservations à venir, envoyé deux fois par jour : une première fois à 08 h 00 (heure locale) avec toutes les réservations de la journée, et une seconde fois à 17 h 00 avec la liste actualisée des réservations pour les heures d'opérations restantes.

Pour ajouter un destinataire de résumé :

1. Connectez-vous au back-office à l’aide de vos identifiants Lightspeed.
2. Appuyez sur Lightspeed Reservations dans la barre latérale.
3. Cliquez sur Paramètres.
4. Sous Notifications, activez Activer le résumé quotidien des réservations.
5. Saisissez l’adresse e-mail du destinataire souhaité.
6. Cliquez sur Ajouter ou appuyez sur Saisir.
7. Cliquez sur Enregistrer.

Notifications de nouvelles réservations

Vous pouvez désigner des personnes pour recevoir un e-mail chaque fois qu'une nouvelle réservation en ligne est effectuée.

Pour ajouter un nouveau destinataire de notification de réservation :

1. Connectez-vous au back-office à l’aide de vos identifiants Lightspeed.
2. Appuyez sur Lightspeed Reservations dans la barre latérale.
3. Cliquez sur Paramètres.
4. Sous Notifications, activez Envoyer une notification par e-mail lorsqu’une nouvelle réservation en ligne est reçue.
5. Saisissez l’adresse e-mail du destinataire souhaité.
6. Cliquez sur Ajouter ou appuyez sur Saisir.
7. Cliquez sur Enregistrer.

Définir des limites de clients par créneau de 30 minutes

Les restaurants peuvent restreindre les réservations en ligne par tranche de 30 minutes afin de répartir les réservations plus uniformément tout au long des heures d’ouverture et d’éviter de surcharger le personnel.

Pour définir une limite de clients par bloc de 30 minutes :

1. Connectez-vous au back-office à l’aide de vos identifiants Lightspeed.
2. Appuyez sur Lightspeed Reservations dans la barre latérale.
3. Cliquez sur Paramètres.
4. Sous Paramètres de réservation automatique, activez Définir une limite de clients par 30 minutes.
5. Définissez le nombre maximal de clients pouvant effectuer une réservation en ligne sur une période de 30 minutes pendant les heures d'ouverture, soit en le saisissant directement dans la zone de texte, soit en utilisant les boutons + ou -. La valeur par défaut est de 20 clients.
6. Cliquez sur Ajouter ou appuyez sur Saisir.
7. Cliquez sur Enregistrer.

Désactiver les réservations en ligne le jour même

Le site web de réservation peut accepter les réservations le jour même. Cependant, vous pouvez désactiver cette fonctionnalité et n'accepter que les réservations en ligne pour des dates ultérieures.

1. Connectez-vous au back-office à l’aide de vos identifiants Lightspeed.
2. Appuyez sur Lightspeed Reservations dans la barre latérale.
3. Cliquez sur Paramètres.
4. Sous Paramètres de réservation automatique, désactivez Accepter les réservations en ligne le jour même.
5. Cliquez sur Enregistrer.

La page de réservation en ligne n'acceptera plus les réservations pour le jour même. Les clients peuvent toujours réserver pour des dates ultérieures.

Ajouter le widget de réservation à votre site web

Au lieu d'utiliser le site web client généré par Lightspeed, vous pouvez ajouter un widget de réservation à votre site web existant. Le widget apparaît comme une fenêtre flottante qui se superpose à votre site web. Les clients peuvent saisir des informations et réserver leurs propres réservations selon vos disponibilités. Les informations de réservation sont automatiquement et immédiatement intégrées dans Lightspeed Reservations dans le back-office et la caisse.

Pour ajouter le widget à votre site :

1. Connectez-vous au back-office à l’aide de vos identifiants Lightspeed.
2. Appuyez sur Lightspeed Reservations dans la barre latérale.
3. Cliquez sur Paramètres.
4. Cliquez Ajouter un widget de réservation.
5. Cliquez sur Copier le code.
6. Ouvrez l'éditeur de votre site web (par exemple, WordPress, Wix, Squarespace).
7. Accédez à la zone d'injection de code globale. Celle-ci est souvent appelée « Code personnalisé », « Code de pied de page » ou « Injection de code à l'échelle du site ».
8. Collez le code copié dans cette zone.
9. Enregistrez vos modifications et publiez votre site web.

Connexion de Réserver avec Google

Connectez votre Fiche d'établissement Google afin que les clients puissent réserver une table directement à partir de la recherche Google et de Google Maps.

1. Connectez-vous au back-office à l’aide de vos identifiants Lightspeed.
2. Appuyez sur Lightspeed Reservations>Paramètres.
3. Sous Réserver avec Google, cliquez sur Se connecter à Google. Une fenêtre contextuelle va s’ouvrir.

4. Vérifiez que le nom commercial et l'adresse figurant dans les paramètres d'établissement correspondent à votre fiche d'établissement Google, puis cliquez sur Confirmer.

   Ces informations doivent correspondre exactement, faute de quoi Google pourrait rejeter l'intégration. S'ils ne correspondent pas, cliquez sur Ouvrir les paramètres d'établissement et mettez-les à jour.

5. Cochez la case pour accepter les conditions d'utilisation de Réserver avec Google, puis cliquez sur Se connecter à Google.

   Sélectionnez Afficher tous les paramètres pour examiner tous les paramètres de réservation en détail.

6. Cliquez sur Terminé.

Votre demande a désormais été envoyée à Google. L'approbation prend généralement entre 24 et 48 heures. Une fois votre demande approuvée, un bouton Réserver une table apparaît sur votre fiche d'établissement Google. L'état indiqué à côté de Réserver avec Google, dans vos paramètres Lightspeed Reservations, passe également de Connexion à En temps réel.

Déconnexion de Réserver avec Google

La déconnexion de Réserver avec Google supprime le bouton Réserver une table de votre fiche d'établissement Google. Les réservations existantes restent actives, mais les clients ne peuvent plus réserver via Google.

1. Connectez-vous au back-office à l’aide de vos identifiants Lightspeed.
2. Appuyez sur Lightspeed Reservations>Paramètres.
3. Sous Réserver avec Google, cliquez sur Déconnecter. Une fenêtre contextuelle va s'ouvrir.
4. Cliquez sur Déconnecter.

Google déconnecte généralement votre compte dans un délai de 12 à 24 heures. Vous pourrez suivre les étapes ci-dessus si vous souhaitez vous reconnecter ultérieurement.

FAQ sur le widget Lightspeed Reservations

• Collez le code du widget directement avant la balise de fermeture </body> sur toutes les pages où vous voulez que le widget apparaisse. Si vous utilisez un système de modèles, assurez-vous que le code se trouve dans le fichier de mise en page principal.
• Il existe plusieurs méthodes, mais la plus simple consiste à utiliser un plug-in qui permet l'injection d'en-têtes et de pieds de page personnalisés (par exemple, « Insérer des en-têtes et des pieds de page »). Vous pouvez également modifier directement le fichier footer.php de votre thème et coller le code juste avant </body> (utilisateurs avancés uniquement).
• Connectez-vous à votre compte Wix > Paramètres > Développement & Intégrations > Code personnalisé > Cliquez sur Ajouter un code personnalisé > Collez le code du widget dans la section d’extraits > Nommez le widget > Sélectionnez les pages sur lesquelles vous souhaitez que le widget apparaisse > Sélectionnez Placer le code dans “Body - end”.
• Connectez-vous à votre compte Squarespace > Pages > Code personnalisé > Injection de code > Placer le code du widget dans la section Pied de page.
• La version actuelle du widget ne prend pas en charge les modifications d'apparence ou de placement. Cependant, nous mettons constamment à jour notre widget en fonction des commentaires, n'hésitez donc pas à nous faire part de votre intérêt.

Foire aux questions : Réserver avec Google

• Après votre connexion, il faut que Google active votre fiche avant que le bouton Réserver une table n'apparaisse. Cela prend généralement entre 24 et 48 heures, mais ce délai n'est pas garanti et peut parfois être plus long.
• Un état Connexion signifie que votre demande a été envoyée à Google, mais que Google n'a pas encore terminé son traitement. Une fois l'activation complète, l'état passe à En temps réel et le bouton Réserver une table apparaît sur votre fiche d'établissement Google.
• Google doit confirmer que le restaurant enregistré dans le back-office est bien le même que celui indiqué sur votre fiche d'établissement Google. Si votre nom commercial ou votre adresse ne correspondent pas exactement, Google peut refuser la connexion. Si l'activation échoue, vérifiez que ces informations correspondent, puis réessayez de vous connecter.
• Le client reçoit un e-mail de confirmation envoyé par Google, et la réservation est créée dans Lightspeed Reservations. Elle apparaît à la fois dans le back-office et sur l'application de caisse, avec vos autres réservations.
• Oui. Google envoie un rappel aux clients environ 24 heures avant leur réservation.
• Oui. Les clients peuvent modifier ou annuler leur réservation via Google, la modification étant répercutée dans Lightspeed Reservations.
• Google envoie tous les e-mails destinés aux clients pour les réservations effectuées via Google, notamment les confirmations et les rappels. Ces e-mails ne proviennent pas de Lightspeed.
• Réserver avec Google utilise les mêmes paramètres que vos autres canaux de réservation en ligne, notamment en ce qui concerne les disponibilités, la capacité d'accueil, les limites concernant le nombre de clients par réservation, les horaires spéciaux et les commentaires. Vous n'avez pas besoin de définir une configuration spéciale pour Google.
• Oui. Google limite les réservations à un maximum de 20 clients. Il s'agit d'une limite imposée par Google.
• Oui, vous pouvez suspendre temporairement les réservations de votre restaurant comme vous le faites habituellement, cette suspension étant répercutée sur Google. En raison du fonctionnement de Google, certains créneaux peuvent néanmoins continuer à apparaître sur Google Maps, mais les clients qui essaient de réserver pendant la période de pause verront qu’aucun créneau n’est disponible.
• Réserver avec Google met à jour la disponibilité via un flux quotidien. Par conséquent, certaines modifications effectuées le jour même peuvent ne pas apparaître immédiatement sur Google. Les modifications qui réduisent les disponibilités, telles que la désactivation d'un plan de salle, sont prises en compte le jour même. Les modifications qui ajoutent ou rétablissent des disponibilités, notamment à la suite d'une annulation ou de l'activation d'un plan de salle, n'apparaissent généralement qu'après l'actualisation quotidienne suivante du flux.
• La déconnexion est traitée par Google et n'est pas immédiate. Il faut généralement compte entre 12 et 24 heures pour que la modification apparaisse du côté de Google. Le bouton Réserver une table peut donc rester affiché sur Google Maps pendant une courte période suivant votre déconnexion.