La fonction Importation d’utilisateurs caisses offre une manière rapide d’ajouter plusieurs utilisateurs à votre back-office au moyen d’un fichier CSV en une seule opération, le tout pour vous faire gagner du temps.
La fonction Exportation d’utilisateurs caisses vous permet d’enregistrer et d’imprimer des informations sur vos employés ailleurs que dans le back-office. Ainsi, vous avez accès à vos données quand vous le souhaitez, même sans connexion Wi-Fi.
Importer des utilisateurs caisses
Importer des utilisateurs depuis un fichier est une manière rapide d’ajouter plusieurs utilisateurs à la fois. Pour importer des utilisateurs, vous devrez télécharger un fichier CSV conforme à notre modèle d’importation d’utilisateurs.
Vous pouvez générer un modèle en exportant des utilisateurs existants parmi la liste des utilisateurs caisses, grâce à la fonction Exporter. Les utilisateurs seront alors exportés sous forme de fichier Excel. Une fois importés, les articles ne peuvent plus être supprimés.
- Connectez-vous au back-office à l’aide de vos identifiants de compte Lightspeed Restaurant.
- Accédez au menu de navigation, puis cliquez sur Configuration > Utilisateurs > Utilisateurs caisses.
- Cliquez sur Importer.
Étape 1 : Sélection du fichier
- Cliquez sur le bouton Parcourir.
- Sélectionnez le fichier approprié sur votre ordinateur. Si le fichier est correctement téléversé, le système vous redirigera automatiquement vers l’étape 4. Les étapes 2 et 3 sont facultatives.
Étape 2 : Format de fichier
Le fichier doit être au format CSV et respecter notre modèle d’importation d’utilisateurs. Le format est automatiquement détecté au moment du téléversement ; vous n’avez donc aucune modification à apporter.
Étape 3 : Sélection de colonnes
Les colonnes sont sélectionnées en fonction du fichier téléversé. Si la première colonne du fichier que vous avez importé ne contient pas les noms de colonne, vous devez désactiver le curseur « La première ligne contient le nom des colonnes ».
Toutes les colonnes sont activées par défaut. Si certaines colonnes de votre fichier CSV ne doivent pas être importées, vous pouvez les désactiver ici. Pour cela, il vous suffit de désactiver le curseur dans la colonne correspondante.
Étape 4 : Mappage de colonnes
Au moment du téléversement, le curseur « La première ligne contient les noms de colonne » est activé par défaut. Si la première ligne de votre importation ne contient pas le nom des colonnes, désactivez le curseur correspondant.
Les noms définis pour chaque colonne dans le fichier CSV sont remplacés après l’importation, mais les colonnes doivent néanmoins être attribuées dans le back-office. Il existe deux manières de le faire.
- Cliquez sur Lier les colonnes portant les mêmes noms, si la première ligne contient le nom des colonnes. Toutes les colonnes adopteront alors l’intitulé correspondant affiché.
- Attribuez des colonnes à partir du menu déroulant. Vous pouvez attribuer individuellement chaque colonne à l’intitulé correspondant. Une fois l’attribution correctement effectuée, le nom de la première ligne passe de gris à noir.
Si vous n’avez finalement pas besoin de certaines colonnes téléchargées lors de l’importation du fichier CSV, masquez-les en sélectionnant l’icône en forme d’œil. Elles ne seront alors plus importées. Pour annuler cela, vous pouvez à nouveau afficher ces colonnes à partir de l’étape 3. Une fois le mappage réussi, une bannière apparaîtra pour vous informer que vous pouvez passer à l’étape suivante. Cliquez sur Passer à l’étape suivante.
Étape 5 : Paramètres supplémentaires
Il s’agit de l’option « Créer les groupes d’utilisateurs caisses manquants ». Activez ce curseur si vous souhaitez créer tous les groupes d’utilisateurs caisses absents du tableau. Sinon, cliquez sur Continuer.
Étape 6 : Confirmation
Le message suivant apparaît : « Félicitations ! Votre fichier est prêt à être traité, maintenant, vous pouvez revenir en arrière et revoir votre mappage si vous voulez, ou vous pouvez soumettre votre fichier et continuer. » Cliquez sur Confirmer et soumettre, puis retrouvez toutes les données importées dans Configuration > Utilisateurs > Utilisateurs caisses.
Exporter des utilisateurs caisses
La fonction d’exportation d’utilisateurs caisses vous permet d’enregistrer et d’imprimer des informations sur vos employés ailleurs que dans le back-office. Ainsi, vous avez accès à vos données quand vous le souhaitez, même sans connexion Wi-Fi. Vous pouvez exporter vos données aux formats PDF, CSV et XLS.
- Accédez au menu de navigation, puis cliquez sur Configuration > Utilisateurs > Utilisateurs caisses.
- Cliquez sur Exporter. Un fichier CSV* comportant tous les renseignements sur les utilisateurs caisses est alors exporté.
- Sélectionnez la flèche à côté de Exporter, si vous souhaitez sélectionner un autre format d’exportation.
Prochaine étape
Attribuez une configuration de caisse à des utilisateurs caisses pour que seuls les utilisateurs désignés puissent voir ce profil de caisse dans l’application K Series.