Lightspeed Accounting is momenteel in bepaalde regio's beschikbaar als een betaalde add-on voor bestaande Lightspeed Restaurant-abonnementen. Neem contact op met je salesaccountmanager of stuur een e-mail naar sales@lightspeedhq.com voor meer informatie over het aanschaffen van Lightspeed Accounting.
Configureer Lightspeed Accounting door het in te schakelen in je backoffice, ondersteunde boekhoudsoftware, zoals QuickBooks, te verbinden en de synchronisatie-instellingen te configureren. Lightspeed-verkoopgegevens worden dagelijks of wekelijks gesynchroniseerd met je boekhoudsoftware, per item of omzetgroep, en met aangepaste rekeningtoewijzingen op basis van je instellingen.
Inhoudsopgave:
- Lightspeed Accounting inschakelen
- Je boekhoudsoftware verbinden
- Een synchronisatieschema en boekingsmethode instellen
- Rekeningen toewijzen en aanvullende instellingen
Lightspeed Accounting inschakelen
Begin met het instellen van Lightspeed Accounting door deze functie in de backoffice in te schakelen. Zodra deze functie is ingeschakeld, ga je verder met de configuratie door je boekhoudsoftware te verbinden om te bepalen met welk programma de verkoopgegevens worden gesynchroniseerd.
Belangrijk: Lightspeed Accounting is momenteel in bepaalde regio's beschikbaar als een betaalde add-on voor bestaande Lightspeed Restaurant-abonnementen. Neem contact op met je salesaccountmanager of stuur een e-mail naar sales@lightspeedhq.com voor meer informatie over het aanschaffen van Lightspeed Accounting.
- Log in op de backoffice met je Lightspeed Restaurant-gegevens.
- Ga in het navigatiemenu naar Integratie > Boekhouding.
- Klik op Inschakelen.
- Voer de Lightspeed Restaurant-inloggegevens voor een beheerder in en klik op Inloggen.
- Schakel alle schakelopties in en klik vervolgens op Autoriseren om de integratie toegang te geven tot je Lightspeed-verkoopgegevens.
- Volg de stappen in Je boekhoudsoftware verbinden om door te gaan met het instellen van Lightspeed Accounting.
Je boekhoudsoftware verbinden
Nadat je Lightspeed Accounting hebt ingeschakeld, verbind je je boekhoudsoftware om te bepalen met welk programma Lightspeed-verkoopgegevens worden gesynchroniseerd. Beschikbare software-opties kunnen variëren afhankelijk van waar je bedrijf is gevestigd, maar zijn bijvoorbeeld QuickBooks Online, QuickBooks Desktop, Sage One, Xero en/of Exact.
Om deze sectie in te vullen, moet je een bestaande account hebben bij een van de softwareleveranciers die worden vermeld op de Lightspeed Accounting-pagina in je backoffice. Als je geen account hebt, meld je dan aan voor een account voordat je verdergaat.
De stappen om dit gedeelte te voltooien zijn afhankelijk van de boekhoudsoftware die je van plan bent te gebruiken met Lightspeed Accounting.
Selecteer je boekhoudsoftware om de stappen in dit gedeelte te filteren:
- Zorg ervoor dat alle gebruikers zijn uitgelogd bij je boekhoudsoftware.
- Klik op Verbinden naast QuickBooks Online, Sage One, Xero of Exact.
- Voer in het pop-upvenster de beheerdersgegevens voor je boekhoudsoftware in en klik op Aanmelden of Inloggen.
- Klik op Verbinden of Toegang toestaan om je boekhoudsoftware te autoriseren om verbinding te maken met Lightspeed Accounting.
- Volg alle overige aanwijzingen om het verbinden van de boekhoudsoftware te voltooien.
- Nadat de verbinding tot stand is gebracht, sluit je het pop-upvenster en klik je op Klaar in de backoffice.
- Volg de stappen in Een synchronisatieschema en boekingsmethode instellen om door te gaan met het instellen van Lightspeed Accounting.
- Klik op Verbinden naast QuickBooks Desktop, en een QWC-bestand (QuickBooks Web Connector) wordt automatisch gedownload.
- Onthoud het wachtwoord dat op het scherm verschijnt.
- Ga naar QuickBooks Support en volg de stappen om de QuickBooks Web Connector te downloaden.
- Voltooi de stappen 4a-4i in QuickBooks Desktop:
- Open je bedrijfsbestand.
- Ga naar File (Bestand) > App Management (Appbeheer) > Update Web Services (Webdiensten bijwerken) om de Web Connector te starten.
- Klik in het Web Connector-venster op Add an Application (Een applicatie toevoegen).
- Selecteer het in stap 1 gedownloade QWC-bestand en klik op Openen.
- Klik op OK om Web Connector toegang te geven tot je bedrijfsbestand.
- Wanneer je wordt gevraagd om de applicatie toe te staan het bedrijfsbestand te lezen en te wijzigen, selecteert je Yes, always; allow access even if QuickBooks is not running (Ja, altijd; toegang zelfs toestaan als QuickBooks niet actief is) en klik je op Continue (Doorgaan).
- Voer het wachtwoord van stap 2 in het veld Password (Wachtwoord) in en druk op de tab-toets.
- Klik op Yes (Ja) om het wachtwoord op te slaan.
- Vink het vakje naast je bedrijf aan en klik op Update Selected (Selectie bijwerken).
- Klik in de backoffice op Klaar.
- Volg de stappen in Een synchronisatieschema en boekingsmethode instellen om door te gaan met het instellen van Lightspeed Accounting.
Een synchronisatieschema en boekingsmethode instellen
Zodra je boekhoudsoftware is verbonden, stel je een synchronisatieschema en een boekingsmethode in. Het synchronisatieschema bepaalt hoe vaak Lightspeed verkoopgegevens naar je boekhoudsoftware stuurt (dagelijks of wekelijks). De boekingsmethode bepaalt de indeling die wordt gebruikt voor boekhoudkundige facturen of logboekposts.
- Selecteer een optie in het vervolgkeuzemenu Synchronisatieschema om te bepalen hoe vaak Lightspeed Accounting verkoopgegevens zal synchroniseren met je boekhoudsoftware.
- Dagelijks synchroniseren: Verkoopgegevens worden eenmaal per dag gesynchroniseerd en omvatten een periode van 24 uur op basis van de uren van je werkdag zoals ingesteld in Lightspeed Restaurant (standaard 5.30 uur tot 5.29 uur de volgende dag). Neem contact op met ons supportteam als je je werkdaguren wilt wijzigen.
- Wekelijks synchroniseren op...: Verkoopgegevens worden eenmaal per week gesynchroniseerd op de gekozen dag van de week en omvatten zeven individuele einde-dag-overzichten.
- Pauze: Verkoopgegevens worden niet gesynchroniseerd totdat een nieuw synchronisatieschema is geselecteerd.
- Voer een e-mailadres in het veld E-mailmelding in om een e-mailmelding te ontvangen wanneer verkoopgegevens niet worden gesynchroniseerd.
- Selecteer een boekingsmethode om de indeling te bepalen waarin de verkoopgegevens met je boekhoudsoftware worden gesynchroniseerd.
- Facturen per item: Facturen met dagelijkse verkoopoverzichten en gebruikte betaalmethoden worden naar je boekhoudsoftware gestuurd. De itemverkopen worden apart gerapporteerd en ingedeeld.
- Facturen per omzetgroep: Facturen met dagelijkse verkoopoverzichten en gebruikte betaalmethoden worden naar je boekhoudsoftware gestuurd. Itemverkopen worden gegroepeerd per omzetgroep.
- Logboekpost: Algemene logboekposts worden aangemaakt op basis van je einde-dag-overzicht en productverkopen worden gegroepeerd per categorie. Betalingen worden geboekt op basis van je toewijzingsconfiguratie.
- Als je een boekingsmethode voor facturen kiest, selecteer je of je afstemmingsfacturen als Goedgekeurd of Concept wilt aanmaken.
Goedgekeurde facturen gebruiken de betalingen van je boekhoudsoftware. Conceptfacturen gebruiken facturen van €0 met betalingen als regelitems. - Volg de stappen in Rekeningen toewijzen en aanvullende instellingen om het instellen van Lightspeed Accounting te voltooien.
Rekeningen toewijzen en aanvullende instellingen
Voltooi de configuratie van Lightspeed Accounting door je Lightspeed-verkoopgegevens toe te wijzen aan de grootboekrekeningen (GL) in je boekhoudsoftware waar je die informatie wilt synchroniseren. Configureer aanvullende instellingen om een standaardklantnaam of factuurnummer toe te voegen of om het volgen van locaties in te schakelen.
Belangrijk: Lightspeed kan geen boekhoudkundig advies geven over het toewijzen van rekeningen. Voor begeleiding raden wij aan een gecertificeerde accountant te raadplegen.
- Als je QuickBooks Online, Sage of Xero gebruikt, vul je de inleidende instructies in die onder deze stap worden vermeld. Als je andere boekhoudsoftware gebruikt, ga dan naar stap 2.
Opmerking: Klik op de relevante knop hieronder om de stappen voor je boekhoudsoftware te bekijken:Zorg ervoor dat de functie Sales tax (btw) is ingeschakeld in QuickBooks Online, zodat je de btw van Lightspeed naar QuickBooks kunt toewijzen.
- Log in bij QuickBooks Online.
- Ga in het navigatiemenu naar Taxes (Belastingen) > Sales tax (Btw).
- Volg de aanwijzingen om de btw in te stellen.
- Klik op de Lightspeed Accounting-pagina in de backoffice op Rekeningen verversen om de in QuickBooks aangebrachte wijzigingen te synchroniseren.
Voor alle rekeningen in Sage waarmee je betalingstypen wilt synchroniseren, moet je zorgen dat die rekeningen zijn toegewezen aan de categorie Bank, zodat ze kunnen worden geselecteerd in Lightspeed Accounting.
- Log in bij Sage.
- Ga in het navigatiemenu naar Settings (Instellingen).
- Klik op Chart of Accounts (Rekeningstelsel) onder Financial Settings (Financiële instellingen).
- Klik op de rekening waarmee je alle betalingstypen wilt synchroniseren.
- Selecteer Bank in het vervolgkeuzemenu Category (Categorie).
- Klik op Save (Opslaan) om de wijzigingen op te slaan.
- (Optioneel) Als je afzonderlijke betalingstypen (bv. contant geld, creditcard, enz.) aan afzonderlijke rekeningen wilt toewijzen, herhaal je de stappen 1d-1f voor elke bijkomende betalingstyperekening.
- Klik op de Lightspeed Accounting-pagina in de backoffice op Rekeningen verversen om de wijzigingen die in Sage zijn aangebracht te synchroniseren.
Schakel de instelling voor betalingen in voor ten minste één account in Xero, zodat je de betalingstypen die in Lightspeed worden verwerkt, kunt toewijzen aan je boekhoudsoftware.
- Log in bij Xero.
- Ga in het navigatiemenu naar Accounting (Boekhouding) > Chart of accounts (Rekeningstelsel).
- Selecteer de rekening waarmee je alle betalingstypen wilt synchroniseren.
Belangrijk: Alleen rekeningen van het type Current Asset in Xero zijn compatibel voor het synchroniseren van betalingstypen. Rekeningen van het type Bank worden niet ondersteund voor deze functie. - Zet de instelling Enable payments to this account (Betalingen op deze rekening inschakelen) aan.
- Klik op Save (Opslaan) om de wijzigingen op te slaan.
- (Optioneel) Als je afzonderlijke betalingstypen (bv. contant geld, creditcard, enz.) aan afzonderlijke rekeningen wilt toewijzen, herhaal je de stappen 1b-1e voor elke bijkomende betalingstyperekening.
- Klik op de Lightspeed Accounting-pagina in de backoffice op Rekeningen verversen om de wijzigingen die in Xero zijn aangebracht te synchroniseren.
- Selecteer een standaardverkooprekening om de verkoop mee te synchroniseren in je boekhoudsoftware. Alle verkopen worden op deze rekening geboekt, tenzij ze in de volgende stap individueel worden toegewezen.
Opmerking: Verkopen worden vaak toegewezen aan een inkomsten- of verkooprekening.Mis je een bepaalde rekening in het vervolgkeuzemenu? Gebruik Rekeningen verversen om de lijst opnieuw te synchroniseren met je boekhoudsoftware.
- (Optioneel) Volg stappen 3a-3d om afzonderlijke items of omzetgroepen aan afzonderlijke rekeningen toe te wijzen.
Of je items of omzetgroepen toewijst, hangt af van de gekozen boekingsmethode.- Klik op Individuele items toewijzen of Individuele omzetgroepen toewijzen.
- Selecteer rekeningen voor individuele items of omzetgroepen om mee te synchroniseren. Verkopen van niet toegewezen items of omzetgroepen worden gesynchroniseerd met de standaardverkooprekening die in stap 2 is ingesteld.
- Klik op Wijzigingen opslaan om op te slaan.
- Klik op de terug-knop om terug te keren naar de hoofdpagina van Lightspeed Accounting.
- Selecteer een standaardbetaalrekening voor betalingstypen om mee te synchroniseren in je boekhoudsoftware. Alle betalingstypen worden op deze rekening geboekt, tenzij ze in stap 6 afzonderlijk worden toegewezen.
Opmerking: Betalingen worden vaak toegewezen aan een activarekening of een bankrekening.Mis je een bepaalde rekening in het vervolgkeuzemenu? Controleer of je stap 1 hebt voltooid en gebruik dan Rekeningen verversen om de lijst opnieuw te synchroniseren met je boekhoudsoftware. - (Optioneel) Selecteer in het vervolgkeuzemenu Creditcardbetalingen opsplitsen per type kaart Ja of Nee om te bepalen of creditcardbetalingen per kaarttype (bijv. Visa, Amex, enz.) afzonderlijk moeten worden toegewezen.
- (Optioneel) Volg de stappen 6a-6d om individuele betalingstypen en creditcardtypen aan afzonderlijke rekeningen toe te wijzen.
- Klik op Individuele betalingstypen toewijzen.
- Selecteer rekeningen voor individuele betalingen of kaarttypes waarmee gesynchroniseerd moet worden. Elk betalingstype dat niet is toegewezen, wordt gesynchroniseerd met de standaardrekening die in stap 4 is ingesteld.
- Klik op Wijzigingen opslaan om op te slaan.
- Klik op de terug-knop om terug te keren naar de hoofdpagina van Lightspeed Accounting.
- Selecteer een belastingrekening of belastingcode om elk Lightspeed-belastingtarief aan toe te wijzen.
Opmerking: Belastingen worden vaak toegewezen aan een passivarekening.Mis je een bepaalde rekening in het vervolgkeuzemenu? Controleer of je stap 1 hebt voltooid en gebruik dan Rekeningen verversen om de lijst opnieuw te synchroniseren met je boekhoudsoftware. - Selecteer een fooienrekening om de fooien mee te synchroniseren in je boekhoudsoftware.
Opmerking: Fooien worden vaak toegewezen aan een passivarekening.Mis je een bepaalde rekening in het vervolgkeuzemenu? Gebruik Rekeningen verversen om de lijst opnieuw te synchroniseren met je boekhoudsoftware. - (Optioneel) Schakel Automatisch uitbetalen van fooien in als je elke avond creditcardfooien contant aan het personeel betaalt en Lightspeed Accounting deze als uitbetalingen wil registreren.
- Configureer de sectie Aanvullende instellingen:
- Standaardklantnaam (verplicht): Voer een algemene klantnaam in die in het klantveld in je boekhoudsoftware verschijnt voor elke verkoop waaraan geen klant is toegewezen (bijvoorbeeld Anonieme klant).
- Aangepast transactienummer (optioneel): Voer een voorvoegsel van vier cijfers in om toe te voegen aan factuurnummers. Dit helpt om facturen op volgorde te houden als je voorheen een ander boekhoudsysteem gebruikte.
- Locatie/klasse volgen (optioneel): Hiermee voeg je een trackingveld toe voor het toewijzen van transacties aan verschillende locaties of klassen, zoals restaurants, verkoopregio's en landen. Zorg ervoor dat de instelling voor locatie/klasse volgen is ingeschakeld in je boekhoudsoftware voordat je deze instelling in Lightspeed Accounting inschakelt. Deze instelling is alleen beschikbaar voor QuickBooks en Xero.
- Klik op Wijzigingen opslaan om op te slaan en de synchronisatie met je boekhoudsoftware te starten.
Als je wilt weten hoe je rekeningtoewijzingen wijzigt na de eerste configuratie, ga je naar Lightspeed Accounting gebruiken.
Wat nu?
Lees na het instellen van Lightspeed Accounting hoe je je boekingsmethode en rekeningtoewijzingen kunt bijwerken, gegevens opnieuw kunt boeken en opnieuw kunt synchroniseren en de synchronisatiegeschiedenis kunt bekijken. Zie Lightspeed Accounting gebruiken voor meer informatie.