Als je voordat je overstapte naar Lightspeed Restaurant K-Series via een extern verkooppunt cadeaubonnen hebt verkocht, kun je die cadeaubonnen importeren in de backoffice zodat je klanten ze kunnen verzilveren bij je Restaurant POS. Wanneer een klant een cadeaubon gebruikt, wordt de cadeaubonadministratie dienovereenkomstig bijgewerkt, zodat je je cadeaubonschulden rechtstreeks vanuit de backoffice kunt beheren.

Je kunt het cadeaubonnummer en het saldo van de bon importeren. Download allereerst onze sjabloon voor cadeaubonimport en voer je het cadeaubonnummer en het huidige saldo van de bon in. Importeer de spreadsheet vervolgens in de backoffice. Voor meer informatie over hoe je op je POS het saldo van een geïmporteerde cadeaubon inwisselt of controleert, raadpleeg je ons artikel Cadeaubonnen 2.0 gebruiken op de POS.

Het importeerspreadsheet voor cadeaubonnen aanmaken

Download allereerst het importeerspreadsheet voor cadeaubonnen en voer je cadeaubongegevens in. Het bestand moet juist opgemaakt zijn, anders worden je cadeaubonnen niet geïmporteerd. Alleen het nummer en de huidige waarde van de cadeaubon kunnen worden geïmporteerd.

1. Log in op de backoffice met je Lightspeed Restaurant-inloggegevens.
2. Navigeer naar Klanten> Cadeaubonnen.
   
3. Selecteer de knop Cadeaubonnen importeren en klik op de link Download het importeersjabloon voor cadeaubonnen.
   
4. Open het sjabloon met behulp van spreadsheetsoftware. Microsoft Office, Excel en Google Sheets worden aanbevolen.
5. Maak de cellen van de spreadsheet op als Tekst voordat je informatie over de cadeaubon invoert of plakt.
   Tekstopmaak zorgt ervoor dat lange cadeaubonnummers en saldo's correct worden opgeslagen voor een succesvolle import. Heb je hulp nodig hebt bij het voltooien van deze stap? Raadpleeg dan de supportdocumentatie voor jouw specifieke spreadsheetsoftware.
6. Voer je cadeaubongegevens in de spreadsheet in. Voer de cadeaubonnummers of ID's in in de kolom "gift_card_id" (cadeaubon_id) en het saldo van de cadeaubon in de kolom "balance" (saldo). Je kunt maximaal 10.000 rijen invoeren. Als je meer dan 9.999 items wil importeren, herhaal je deze instructies om nog een importspreadsheet te maken. Raadpleeg de volgende tabel voor opmaakbeperkingen:
   
   

   Kolom	Beschrijving	Opmaakvoorschriften
   imported_id (geïmporteerde_id)	Het cadeaubonnummer of de ID.	Er gelden geen beperkingen voor de kolom imported_id (geïmporteerde_id), maar het veld kan niet leeg worden gelaten. Onder andere de volgende ID's zijn geldig: abc_123 http://giftcard.com/123 $$$$$vbc^#$%
   balance (saldo)	Bedrag op de cadeaubon.	Het eerste en laatste teken kunnen elk symbool zijn. De volgende saldi zijn bijvoorbeeld geldig: $100 100$ 100B Deze voorbeelden zijn niet geldig: $$100 ABC100

7. Sla de spreadsheet op als een CSV- of XLS-bestand. De backoffice zal de import afwijzen als de spreadsheet niet in de juiste indeling is opgeslagen.

De spreadsheet importeren

Nadat je de importspreadsheet voor cadeaubonnen hebt gemaakt en opgeslagen, importeer je deze in de backoffice.

1. Log in op de backoffice met je Lightspeed Restaurant-inloggegevens.
2. Navigeer naar Klanten> Cadeaubonnen.
3. Klik op de cadeaubonnen pagina op de knop Cadeaubonnen importeren.
   
4. Voer een batchnaam in in de sectie CSV-bestand uploaden. Als je dit leeg laat, zal de backoffice de batch automatisch een naam geven met de datum en tijd van de import.
5. Klik op het vervolgkeuzemenu Selecteer waar de cadeaubonnen vandaan komen en selecteer de naam van je vorige POS. Als die er niet tussen staat, selecteer je Anders en voer je de naam van je POS in het veld in.
6. Sleep je spreadsheetbestand naar de pagina of blader om een bestand te kiezen.
7. Klik op Importeren starten. Zodra de import begonnen is, kun je de pagina sluiten.
   

Zodra de import voltooid is, wordt er een e-mail verzonden naar de gebruiker die de import heeft gestart. Als er problemen zijn met de import, zoals dubbele vermeldingen of lege velden in het spreadsheet, krijg je een foutmelding te zien op de importpagina. Voor trackingdoeleinden staat er bij geïmporteerde bonnen een Imported ID (Geïmporteerde ID) en een Original source (Oorspronkelijke bron) in hun gegevens.

Geïmporteerde cadeaubonnen verzilveren

1. Log in op je POS en start een nieuwe bestelling of selecteer een bestaande bestelling met onbetaalde items.
2. Tik in het Kassascherm op het  cadeaubonpictogram  in de rechterbovenhoek.
   
3. Tik op ID invoeren en voer het nummer van de cadeaubon in.
   
4. Wacht op de bevestiging dat de bestelling is betaald.

Wat nu?