Apaleo is een property management system (PMS) dat is ontworpen om hotelactiviteiten te stroomlijnen en automatiseren. Door Apaleo met Lightspeed Restaurant te integreren kun je je reserveringen eenvoudig beheren en aanpassen, de volledige omzet inclusief fooien bekijken en informatie van verschillende locaties overdragen.

Om de Apaleo-integratie te gebruiken, heb je een Apaleo-account nodig. Als je nog geen account hebt aangemaakt, ga dan naar Apaleo om dit te doen.

Voor het starten van de configuratie

Voordat je de integratie tussen Apaleo en de backoffice kunt starten, moet je omzetgroepen en betaalmethoden aanmaken in de backoffice en sub-accounts in Apaleo. Bekijk de onderstaande links voor meer informatie over hoe je dit doet.

• Maak omzetgroepen aan in de backoffice.
• Maak betaalmethoden aan in de backoffice.
• Maak sub-accounts aan in Apaleo PMS.

Zodra deze zijn aangemaakt, raden we aan om een toewijzingsoverzicht aan te maken dat je kunt gebruiken bij het toewijzen van de omzetgroepen en betaalmethoden voor de sub-accounts. Je kunt hiervoor de volgende stappen volgen:

1. Log in bij je Google-account.
2. Maak een spreadsheet aan.
3. Verdeel de spreadsheet in twee delen voor elke bedrijfslocatie: Lightspeed Restaurant en Apaleo PMS.

Lightspeed Restaurant

1. Maak drie kolommen aan: Omzetgroepen, Apaleo-servicetype en Betaalmethode.
2. Voer de namen van de omzetgroepen in.
3. Voer het Apaleo-servicetype in.
4. Voer de betaalmethoden in.

Apaleo PMS

1. Maak drie kolommen aan: Sub-account, Apaleo-servicetype en Betaalmethode.
2. Voer de namen van je Apaleo-sub-accounts in, die overeenkomen met de omzetgroepen in Lightspeed Restaurant.
3. Voer het Apaleo-servicetype in.
4. Voer de betaalmethoden in.

Als je gebruikmaakt van een geïntegreerde betalingsverwerker zoals Lightspeed Payments, moeten alle betaalmethoden en de bijbehorende CODE worden aangemaakt en toegewezen aan Apaleo. We raden aan om de betaalmethode creditcard in je Apaleo PMS toe te voegen als back-upbetaalmethode, voor het geval de geïntegreerde terminal een type creditcard (zoals Visa of Mastercard) niet herkent.

Als je gebruikmaakt van Cross-Business Location Transfer (CBLT) moet de betaalmethode ook worden toegewezen, zodat de omzet op de juiste locatie blijft. CBLT-gebruikers zijn bedrijven, meestal hotels, die verschillende locaties hebben binnen een bedrijf. Denk bijvoorbeeld aan een bar en een restaurant. We raden deze gebruikers aan om de betalingstype Anders te gebruiken in het Apaleo PMS.

Zodra je toewijzingsoverzicht klaar is, kun je verder met de Apaleo-integratie in de backoffice.

De Apaleo-integratie autoriseren

Zodra je een Apaleo-account hebt aangemaakt, kun je de integratie met Lightspeed Restaurant autoriseren.

1. Log in op de backoffice met je Lightspeed-inloggegevens.
2. Selecteer in het navigatiemenu Integraties > Hotel PMS.
3. Klik op Meer informatie onder de Apaleo-integratie.
4. Kik op Autoriseren om Lightspeed toestemming te geven om met je Apaleo-account te verbinden.
5. Klik op Log in op Apaleo en voer je Apaleo-inloggegevens in.
6. Wacht tot er in de backoffice in het groen de status Geautoriseerd wordt weergegeven.
7. Wijs een naam toe die wordt weergegeven op je POS-apparaat.
8. Kies Bij kamer in rekening brengen bij Type betaalmethode.
9. Wijs een Referentie boekhouding toe (optioneel).
10. Kies de Apaleo-locatie die moet worden toegewezen aan je Lightspeed Restaurant POS (K-Series)-bedrijfslocatie.
11. Klik op Sub-accounts toewijzen.

Sub-accounts toewijzen

Door accounts toe te wijzen, kunnen Lightspeed en Apaleo zonder problemen met elkaar communiceren en informatie delen, met name om de gegevens in de omzetgroepen van Lightspeed samen te voegen met de bijbehorende Apaleo-sub-accounts.

Typen van toewijzen

Er zijn in de backoffice twee opties voor het toewijzen van sub-accounts: Omzetgroepen en Omzetgroepen per configuratie. Met omzetgroepen worden de omzetgroepen van Lightspeed Restaurant 1:1 toegewezen aan de sub-accounts van Apaleo. Met omzetgroepen per configuratie kun je een aparte toewijzing aanmaken voor elke POS-configuratie.

Volg de onderstaande stappen om de sub-accounts toe te wijzen.

1. Kies het type toewijzing: Omzetgroepen voor slechts één POS-apparaat of Omzetgroepen per configuratie voor meerdere POS-apparaten.
2. Klik op Sub-accounts toewijzen.
3. Volg de instructies in het desbetreffende tabblad hieronder.

•  

  1. Klik op Voeg omzetgroep toe achter een Apaleo-sub-account.
  2. Selecteer in het pop-upvenster de omzetgroep(en) die je aan de sub-account wilt toevoegen. Elke Apaleo-sub-account kan meerdere omzetgroepen hebben, maar Lightspeed-omzetgroepen kunnen maar aan één sub-account worden gekoppeld.
  3. Herhaal de stappen 1-2 hierboven voor elke sub-account.
  4. Klik op Selecteer betaalmethoden om verder te gaan met de volgende stap.

•  

  1. Klik op Voeg omzetgroep toe voor het eerste POS-apparaat.
  2. Selecteer in het pop-upvenster de omzetgroepen die je aan de Apaleo-sub-accounts wilt toevoegen. Elke Apaleo-sub-account kan meerdere omzetgroepen hebben, maar Lightspeed-omzetgroepen kunnen maar aan één sub-account worden gekoppeld.
  3. Volg de bovenstaande stappen voor elke sub-account.
  4. Herhaal de stappen 1-3 hierboven voor elk POS-apparaat.
  5. Als je klaar bent, klik je op Selecteer betaalmethoden om verder te gaan met de volgende stap.

Betaalmethoden

Door betaalmethoden toe te wijzen kunnen Lightspeed en Apaleo communiceren over je betaalmethoden om er zeker van te zijn dat betalingen correct worden uitgevoerd.

1. Selecteer op het scherm Betaalmethoden alle betaalmethoden die je in Apaleo gebruikt.
2. Klik op Betaalmethoden toewijzen.
3. Klik op Voeg betaalmethode toe.
4. Selecteer in het pop-upvenster welke Lightspeed-betaalmethoden toegewezen moeten worden aan de Apaleo-betaalmethoden.
5. Klik op Voeg selectie toe.
6. Herhaal de stappen 1-5 hierboven voor alle betaalmethoden.
7. Als je klaar bent, klik je op Beheer instellingen om verder te gaan met de configuratie.

Instellingen betaalmethoden

Op deze pagina kun je de instellingen voor je POS-apparaat configureren. Bekijk de onderstaande tabel voor informatie over elke instelling.

Aan specifieke Apaleo-services toewijzen

Deze stap is alleen vereist als je iets aan een specifieke Apaleo-service moet toewijzen, zoals toeristenbelasting of verblijf. Het Apaleo-servicetype is standaard restaurant. Volg de onderstaande stappen als je een andere service wilt toewijzen:

1. Log in op de backoffice met je Lightspeed Restaurant-inloggegevens.
2. Selecteer in het navigatiemenu Menubeheer > Omzetgroepen.
3. Klik op Bewerken achter de betreffende omzetgroep.
4. Kies de specifieke Apaleo-service bij servicetype Apaleo.
5. Klik op Opslaan.

De configuratie controleren

Als je klaar bent met de configuratie, kun je deze controleren en bewerken als er instellingen moeten worden aangepast. Volg de onderstaande stappen om je instellingen te controleren.

De instellingen kunnen, indien nodig, op een later moment worden bewerkt.

1. Klik op Controleren.
2. Controleer of je alle stappen hebt voltooid en of de informatie klopt.
3. Als je alles hebt gecontroleerd, klik je op Opslaan.

Je moet toewijzingen uitvoeren voor alle locaties. Als je dit hebt voltooid, moet je de Lightspeed Restaurant-app op alle POS-apparaten verversen.

De Lightspeed Restaurant-app verversen

Door de Lightspeed Restaurant-app te verversen, worden alle nieuwe configuraties geïmplementeerd en weet je zeker dat de POS-apparaten de meest up-to-date instellingen en informatie gebruiken.

1. Log in op de backoffice met je Lightspeed Restaurant-inloggegevens.
2. Klik op Configuratie > Apparaten > Apparaten.
3. Selecteer alle POS-apparaten en klik op Configureer de geselecteerde apparaten opnieuw.

Lightspeed Restaurant en Apaleo zouden nu volledig geïntegreerd moeten zijn. We raden echter wel aan om testbetalingen te doen om er zeker van te zijn dat alle instellingen kloppen. Annuleer deze testbetalingen als je klaar bent, zodat er geen foutieve omzet in de administratie staat.

Wat nu?