Cloudbeds is een webgebaseerd property management system waarmee je gastrelaties kunt verbeteren. Met de Cloudbeds-integratie kunnen je klanten kosten voor eten en drinken van Lightspeed POS aan hun gastenfolio toevoegen.

Je hebt een Cloudbeds-account nodig om de Cloudbeds-integratie te kunnen gebruiken. Als je nog geen account hebt, ga dan naar Cloudbeds om aan de slag te gaan.

De Cloudbeds-integratie configureren

Voer in de Cloudbeds PMS-backoffice de stappen in de Cloudbeds-helpdesk uit om Cloudbeds met Lightspeed K-Series te koppelen.

In de backoffice van Lightspeed K-Series doe je het volgende:

1. Navigeer naar Configuratie  > Instellingen > Betaalmethoden.
2. Klik op Een betaalmethode toevoegen.
3. Maak een nieuwe betaalmethode aan met de volgende informatie:

• Type betaalmethode: Kamer in rekening brengen.
• Code: IKPMS
• Naam: Cloudbeds
• PMS-server: Anders (indien beschikbaar)
• Handmatig zoeken inschakelen: aangevinkt (indien beschikbaar)

Veelgestelde vragen

• Kamer in rekening brengen:

  • Kamer in rekening brengen: Kosten voor de kamer worden in realtime geboekt.
  • Huisrekeningen: Nee
  • Kosten op huisrekeningen boeken (ook wel Paymaster genoemd): Nee
    Fooien

  Andere kosten dan kamerkosten (creditcardbetalingen): Nee

  Gedeeltelijke betalingen: Ja

  Annuleringen: Ja

  Terugbetaling: Ja

  Boeken van volledige omzet: Nee

  Mogelijkheden voor mapping van omzetcentra:

  • Bedrijfslocatie: Nee
  • POS-configuratie: Nee
  • Vloerplan: Nee

• De sluitingstijd is standaard ingesteld op 17.30 uur (hetzelfde als de sluitingstijd van de POS). Deze instelling kan door Lightspeed-support worden gewijzigd.

• Op de POS kun je op naam naar gasten zoeken. Je kunt zoeken op voornaam en/of achternaam van een gast, of op kamernummer. Gedeeltelijke en alfanumerieke overeenkomsten worden ook bij de resultaten weergegeven. De PMS-provider geeft bij de zoekresultaten de overeenkomende naam of namen van de gast en de bijbehorende kamernummers weer. Deze functie is bedoeld om naar ingecheckte gasten of kamers te zoeken. Gasten die niet hebben ingecheckt, kun je hier niet mee vinden.

• Nee, Cloudbeds biedt geen optie om de kosten voor de kamer te beperken.

• Als een transactie van een gastenreservering geannuleerd moet worden omdat de verkeerde gast is gekozen of de verkeerde items in rekening zijn gebracht, moet de hele kassabon geannuleerd worden op de POS. Hierdoor wordt er een negatieve boeking naar het PMS gestuurd.

  Annuleren op dezelfde dag werkt op dezelfde manier als bij gebruikelijke transacties in een gastenreservering:

  • Verstuur eerst het verzoek van de kamer om te controleren of de gast nog steeds is ingecheckt.
  • Annuleer de kassabon via de actie "KASSABON ANNUL." op de POS.
  • Je kunt alleen annuleren op dezelfde dag of de volgende dag. Dit wordt ondersteund in de POS, niet via de backoffice.

  Je kunt een transactie alleen op dezelfde dag of de volgende dag annuleren. Dit wordt ondersteund in de POS, niet via de backoffice.

• Als een transactie moet worden terugbetaald of geannuleerd van een aankomende gastreservering omdat de verkeerde betaalmethode is gebruikt of de verkeerde items in rekening zijn gebracht, moet de hele kassabon geannuleerd worden vanaf de POS.

  Zo annuleer je een transactie na de transactiedatum:

  • Controleer door te zoeken naar de kamer of de gast nog steeds is ingecheckt.
  • Maak een nieuwe transactie aan met terugbetalingsitems (-) en boek deze op dezelfde kamer- of bedrijfsrekening waarop de te corrigeren transactie eerder in rekening is gebracht.

  Je kunt alleen annuleren op dezelfde dag of de volgende dag. Dit wordt ondersteund in de POS, niet via de backoffice. Een annulering is gelijk aan minkosten (-) en wordt met de datum van de toekomstige dag geboekt op de gastenreservering of bedrijfsrekening.

• Ja, servicekosten worden ondersteund. Voor de servicekosten kan een item in % (het percentage is van toepassing op de hele rekening) worden aangemaakt in een omzetgroep zonder belastingtarief of met het toepasselijke belastingtarief.

• Op dit moment wordt op de gastenfolio geen overzicht van belastingen, items, servicekosten of fooien weergegeven. Het totaalbedrag van de kosten voor de kamer wordt samen met de bijbehorende kassabon-ID van Lightspeed op een regel weergegeven.

• Bij vragen over de integratie kun je contact opnemen met de support van Cloudbeds via hun helpdesk.