Hoi, hoe kunnen we je helpen?

Inkooporders aanmaken

Maak inkooporders (IO) in de Inventaris-module aan om snel een lijst samen te stellen van items die je restaurant nodig heeft, en stuur ze rechtstreeks via e-mail naar je leverancier om een bestelling te plaatsen. Door inkooporders aan te maken, kun je geplaatste bestellingen beheren en volgen, en je voorraadniveaus bijwerken wanneer items worden ontvangen. Zodra een bestelling is gestart, kun je deze opslaan als concept door te klikken op de pijl terug linksboven.

Als je op een andere manier items bij je leveranciers bestelt, zoals op de website van een leverancier, kun je die items toch in voorraad nemen door een IO aan te maken en ervoor te kiezen de e-mail over te slaan. Je kunt ook het bestelprofiel van de leverancier aanpassen om aan te geven dat zij alleen voorraadniveaus moeten bijwerken en de e-mailmelding volledig moeten overslaan.

creating-purchase-orders.png

Een nieuwe inkooporder aanmaken

  1. Log in op de Inventaris-module met je Lightspeed-inloggegevens.
  2. Selecteer in het navigatiemenu Inkopen > Inkooporders.
  3. Klik op Nieuwe inkooporder.
  4. Zoek de leverancier die de bestelling zal ontvangen.
    • (Optioneel) Als de leveranciersinformatie verkeerd is, klik je op Bewerken in de rij van de leverancier, werk je de naam of het e-mailadres bij en klik je op Leverancier opslaan.
    • (Optioneel) Als de beoogde leverancier niet in de lijst staat, klik dan op Nieuwe leverancier, voer de naam en het e-mailadres in, en klik op Leverancier opslaan en bestelling aanmaken.
  5. Klik op de naam van de leverancier die de bestelling zal ontvangen.
  6. (Optioneel) Filter items op omzetgroepen om een specifieke categorie items te vinden om toe te voegen aan de bestelling.
  7. (Optioneel) Klik op het vergrootglas om items op naam te zoeken.
  8. Klik op de itemnaam om 1 eenheid aan de bestelling toe te voegen (herhaal zo vaak als nodig), of voer het exacte aantal te bestellen eenheden in het AANTAL-veld naast de naam in.
    Opmerking: onder dit veld zijn voorraad- en minimumniveaus zichtbaar, zodat je weet wat moet worden aangevuld en hoeveel je moet bestellen.par-levels-order.png
  9. Stel de leveringsdatum in door op de datum rechtsboven te klikken.
  10. (Optioneel) Voeg een opmerking bij levering toe om de leverancier extra informatie over de bestelling te geven, (bijv. "Gelieve te leveren bij zijdeuren").
  11. (Optioneel) Bewerk reeds aan de bestelling toegevoegde items door op de naam te klikken.
  12. Als je klaar bent met het toevoegen van items aan een inkooporder, selecteer je Bestelling controleren.
  13. Bekijk de details van de bestelling en klik op Bestelling plaatsen als je klaar bent.
  14. Vul de informatie bij Bestelling e-mailen in om de bestelling te e-mailen naar de leverancier en andere relevante partijen.
  15. Klik op E-mail verzenden om de inkooporder per e-mail te versturen, of klik op X om de e-mail over te slaan als de inkooporders op een andere manier worden geplaatst (zoals een telefoontje naar je leverancier).

purchase-email.png

Instellingen bestelling e-mailen

Naam instelling Omschrijving
Aan De inkooporder wordt naar dit e-mailadres gestuurd. Dit veld wordt vooraf ingevuld met het e-mailadres van de leverancier.
Van De inkooporder wordt vanaf dit e-mailadres verzonden. Dit veld wordt vooraf ingevuld op basis van het in backoffice ingevoerde e-mailadres van de ingelogde gebruiker.
Cc Een carbon copy van de e-mail wordt naar dit e-mailadres gestuurd.
Bcc Naar dit e-mailadres wordt een blind carbon copy gestuurd.

Items op een inkooporder wijzigen of verwijderen

Voeg items toe, bewerk ze of verwijder ze uit een bestaande conceptinkooporder om de bestelling te wijzigen voordat deze naar een leverancier wordt verzonden. Alleen inkooporders met de status Concept kunnen worden bewerkt.

  1. Log in op de Inventaris-module met je Lightspeed-inloggegevens.
  2. Selecteer in het navigatiemenu Inkopen > Inkooporders.
  3. Selecteer een conceptinkooporder uit de lijst.
  4. Om meer items toe te voegen, klik je op de naam van het item om 1 eenheid aan de bestelling toe te voegen (herhaal zo vaak als nodig), of voer je het exacte aantal eenheden in het veld AANTAL naast de naam in.
  5. Om items te bewerken, klik je op een item dat al aan de bestelling is toegevoegd om een venster Item bewerken te openen.
  6. (Optioneel) Om het item uit de bestelling te verwijderen, klik je op Verwijderen.
  7. Pas het aantal eenheden aan met 1 met de knoppen + / -, of typ het exacte aantal te bestellen eenheden in het beschikbare veld.
  8. Wijzig zo nodig de Prijs per eenheid of de Totaalprijs. Opmerking: als je het ene veld wijzigt, wordt het andere veld bijgewerkt: totaalprijs = prijs per eenheid x hoeveelheid.
  9. Klik op Wijzigingen toepassen om het bewerken te voltooien.

editing-item-purchase-order.png

Wat nu?

Lees hoe je Inkooporders kunt ontvangen, beheren en verwijderen.

Was dit artikel nuttig?

Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0