Zodra Lightspeed Reservations gebruiksklaar is, kun je reserveringen aanmaken en beheren via de POS. Restaurantpersoneel kan via de POS reserveringen aanmaken, bekijken en er zitplaatsen aan toewijzen. Managers en beheerders hebben toegang tot reserveringen via de backoffice, waar ze meer functies kunnen gebruiken, zoals het beheer van de website voor online reserveringen.

Bij het beheer van reserveringen in de POS kun je alle aankomende reserveringen bekijken en verschillende acties ondernemen:

• Voeg een nieuwe reservering toe.
• Bekijk de gegevens van toekomstige reserveringen of werk deze bij.
• Bekijk alle eerdere, huidige en toekomstige reserveringen.
• Bekijk alle reserveringen voor een specifieke datum.

Reserveringen beheren op de POS

Ga naar [tijdens configuratie toegewezen menuscherm] > Reserveringen beheren om het scherm voor het beheer van reserveringen te openen.

Als je niet zeker weet waar je de knop Reserveringen beheren kunt vinden, kun je het volgende doen:

1. Log in op de backoffice met je inloggegevens van Lightspeed.
2. Ga naar Lightspeed Reservations > Instellingen > Reserveringen beheren.
3. Bekijk aan welk menu en aan welke gekoppelde configuratie de knop Reserveringen beheren is toegevoegd.
4. Klik eventueel op Knop toevoegen om een knop Reserveringen beheren toe te voegen.

In het onderstaande voorbeeld is in het configuratieproces een speciaal hoofdscherm met de naam Reservations aangemaakt voor de verwerking van alle acties met betrekking tot reserveringen.

De status van een reservering bijwerken

Personeel kan een actueel overzicht van reserveringen bijhouden door de status van reserveringen in de POS bij te werken. In Lightspeed Reservations kan worden bijgehouden wanneer de gast arriveert, een zitplaats krijgt toegewezen, betaalt en vertrekt. Personeel kan de snelkoppeling bij elke reservering gebruiken om de status van gasten snel te wijzigen naarmate hun bezoek vordert.

Reserveringen krijgen meestal achtereenvolgens de volgende statuswaarden:

1. Gepland: dit is een aankomende reservering.
2. Geplaatst: de gasten zijn gearriveerd en hebben plaatsgenomen aan tafel.
3. Betaald: de gasten hebben betaald, maar zijn nog niet vertrokken.
4. Vetrokken: de gasten zijn vertrokken.

Daarnaast hebben geannuleerde reserveringen de status Geannuleerd.

Een reservering toevoegen

Om een nieuwe reservering toe te voegen, tik je op +. Het venster Nieuwe reservering wordt dan geopend.

1. Vul de gegevens van de reservering in:
   • Aantal gasten
   • [Optioneel] Verwachte duur
   • Datum
   • Tijd
   • [Optioneel] Vloerplan
   • [Optioneel] Tafel
2. Vul de gegevens van de gast in:
   • Voornaam
   • Achternaam
   • [Optioneel] Telefoonnummer
   • [Optioneel] Taal
   • [Optioneel] E-mail
3. Klik op Aanvullende gegevens tonen om de volgende informatie toe te voegen:
   • [Optioneel] Tags
   • [Optioneel] Dieetbeperkingen
   • [Optioneel] Allergenen
   • [Optioneel] Reserveringsopmerkingen
4. Klik op Opslaan om de reservering te bevestigen.

Zitplaatsen toewijzen aan reserveringen

Voordat gasten arriveren, kunnen reserveringen aan een tafel worden toegewezen om de toewijzing van zitplaatsen van tevoren te plannen. Je kunt ook pas een tafel toewijzen aan gasten wanneer ze arriveren. Zodra zitplaatsen aan gasten zijn toegewezen, kan hun reservering worden bijgewerkt om een actueel overzicht bij te behouden van wat er in het restaurant gebeurt.

Zo wijs je bij of vóór aankomst een tafel toe aan gasten:

1. Tik op hun reservering of op de snelkoppeling Tafel toewijzen.
2. Tik op Tafel toewijzen. (Deze stap wordt overgeslagen als in de vorige stap gebruik is gemaakt van de snelkoppeling.)
3. Selecteer een vloerplan.
4. Selecteer een tafel.
5. Tik op Toepassen.

Zo wijs je bij aankomst een zitplaats aan gasten toe:

1. Tik op hun reservering of op de snelkoppeling Zitplaats toewijzen.
2. Tik op Zitplaats toewijzen. (Deze stap wordt overgeslagen als in de vorige stap gebruik is gemaakt van de snelkoppeling.)
3. Tik op Ga naar bestelling om te beginnen met het opnemen van hun bestelling.

Reserveringen bekijken

Met Lightspeed Reservations kunnen gebruikers een overzicht krijgen van wat er gaande is en wat er te gebeuren staat in hun restaurant, met informatie over verleden, heden en toekomst.

Gegevens van reserveringen bekijken

Tik op een reservering om een overzicht ervan te bekijken. In het pop-upvenster met het overzicht kun je het volgende zien:

• de naam van de gast die heeft gereserveerd
• Aantal gasten
• Toegewezen tafel
• de datum en het tijdstip van de reservering
• Reserveringsstatus

Om de volledige details van de reservering te bekijken of wijzigen, tik je op Bewerken.

De reserveringen van de dag bekijken

Standaard worden op de pagina Reserveringen beheren alle aankomende reserveringen en reserveringen waarvoor een zitplaats kan worden toegewezen voor de huidige dag weergegeven. Om de eerdere reserveringen van de dag te bekijken, tik je op Alle reserveringen.

Alle reserveringen voor een specifieke datum bekijken

Met de kalenderfunctie kunnen gebruikers alle reserveringen voor een bepaalde dag bekijken.

1. Tik op Vandaag.
2. Ga naar de gewenste dag in het pop-upvenster met de kalender en selecteer deze.
3. Tik op Gereed.

Om terug te gaan naar de weergave Vandaag, tik je opResetten in het pop-upvenster met de kalender.