Zodra Lightspeed Reservations gebruiksklaar is, kun je reserveringen aanmaken en beheren via de backoffice. De toegang tot reserveringen via de backoffice is doorgaans bedoeld voor managers en beheerders. Restaurantpersoneel kan ook reserveringen aanmaken, bekijken en beheren via de POS, met extra functies zoals het toewijzen van zitplaatsen en het bijwerken van de status.

Een reservering toevoegen

1. Log in op de backoffice met je Lightspeed-inloggegevens.
2. Navigeer naar Lightspeed Reservationsin de navigatiemenu.
3. Klik op Reservering toevoegen.
4. Vul de gegevens van de reservering in:
   • Aantal gasten
   • [Optioneel] Verwachte duur
   • Datum
   • Tijd
   • [Optioneel] Vloerplan
   • [Optioneel] Tafel
5. Vul de gegevens van de gast in:
   • Voornaam
   • Achternaam
   • [Optioneel] Telefoonnummer
   • [Optioneel] Taal
   • [Optioneel] E-mail
6. Klik op Aanvullende gegevens tonen om de volgende informatie toe te voegen:
   • [Optioneel] Tags
   • [Optioneel] Dieetbeperkingen
   • [Optioneel] Allergenen
   • [Optioneel] Interne aantekeningen
7. Klik op Opslaan om de reservering te bevestigen.

Reserveringen bekijken

1. Log in op de backoffice met je Lightspeed-inloggegevens.
2. Navigeer naar Lightspeed Reservationsin de navigatiemenu.
3. Stel de periode in waarvoor je reserveringen wilt bekijken door op de knop voor het datumbereik (klokpictogram) te klikken.
4. Het venster voor datumbereik biedt verschillende opties om de begin- en einddatum te selecteren. Met de filteropties kun je:
   • Vandaag,Deze week, Vorige week, Deze maand of Vorige maand selecteren;
   • de begin- en einddatum handmatig invoeren in de vensters Van en Tot;
   • een aangepast bereik aanmaken door datums te selecteren in de kalender.
5. Klik op Toepassen om het geselecteerde datumbereik te gebruiken.

Klik op de knop Resetten om de geselecteerde datums te wissen of op Annuleren om de datumkiezer te verlaten.

Reserveringen bewerken

1. Log in op de backoffice met je Lightspeed-inloggegevens.
2. Navigeer naar Lightspeed Reservationsin de navigatiemenu.
3. Selecteer het juiste datumbereik zodat de reservering wordt weergegeven die je wilt bewerking.
4. Klik op ⋯ in de regel met de reservering.
5. Klik op Reservering beheren.
6. Breng de nodige wijzigingen aan.
7. [Optioneel] Klik op Annuleren om af te sluiten zonder de wijzigingen op te slaan.
8. Klik op Opslaan om af te sluiten en de wijzigingen op te slaan.

Reserveringen annuleren

Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt. Om de reservering te herstellen, moet een nieuwe reservering met dezelfde gegevens worden aangemaakt.

1. Log in op de backoffice met je Lightspeed-inloggegevens.
2. Navigeer naar Lightspeed Reservationsin de navigatiemenu.
3. Selecteer het juiste datumbereik zodat de reservering wordt weergegeven die je wilt annuleren.
4. Klik op ⋯ in de regel met de reservering.
5. Klik op Annuleren.
6. [Optioneel] Klik op Reservering behouden om af te sluiten zonder de reservering te annuleren.
7. Klik op Reservering annuleren.

Online reserveringen pauzeren

Als je tijdelijk geen online reserveringen wilt accepteren, bijvoorbeeld vanwege een vakantie, verbouwing of noodgeval, kun je het accepteren van reserveringen op de website handmatig pauzeren. Bestaande reserveringen blijven actief en er kunnen nog wel nieuwe reserveringen worden aangemaakt via de backoffice of POS.

Pauzes kunnen niet van tevoren worden ingepland en moeten handmatig worden beheerd in de backoffice.

Zo pauzeer je online reserveringen:

1. Log in op de backoffice met je Lightspeed-inloggegevens.
2. Navigeer naar Lightspeed Reservationsin de navigatiemenu.
3. Klik op Online boekingen pauzeren.
4. Klik in het pop-upvenster op Online boekingen pauzeren om te bevestigen.

Wanneer reserveringen worden gepauzeerd, verschijnt in de backoffice een bericht over de pauze en worden gebruikers op de reserveringswebsite door middel van een bericht geïnformeerd dat het tijdelijk niet mogelijk is online te reserveren.

Online reserveringen hervatten:

1. Log in op de backoffice met je Lightspeed-inloggegevens.
2. Navigeer naar Lightspeed Reservationsin de navigatiemenu.
3. Klik op Online boekingen hervatten.

Klanten met een reservering automatisch een e-mail sturen

Het systeem voor online reserveringen stuurt klanten in drie situaties automatisch een e-mail:

1. een bevestigingsmail nadat de reservering is gemaakt, deze e-mail bevat een annuleringslink
2. een annuleringsmail als de reservering wordt geannuleerd (door de klant of door het bedrijf)
3. een herinneringsmail die één dag voor de reservering wordt verzonden (voor reserveringen die ruim van tevoren zijn gemaakt)

Deze e-mails kunnen niet door de gebruiker worden geconfigureerd en worden niet verzonden als de reservering is gemaakt via de backoffice of POS.