Zodra Lightspeed Reservations gebruiksklaar is, kun je reserveringen aanmaken en beheren via de backoffice. De toegang tot reserveringen via de backoffice is doorgaans bedoeld voor managers en beheerders. Restaurantpersoneel kan ook reserveringen aanmaken, bekijken en beheren via de POS, met extra functies zoals het toewijzen van zitplaatsen en het bijwerken van de status.

Een reservering toevoegen

1. Log in op de backoffice met je Lightspeed-inloggegevens.
2. Navigeer naar Lightspeed Reservationsin de navigatiemenu.
3. Klik op Reservering toevoegen.
4. Vul de gegevens van de reservering in:
   • Aantal gasten
   • [Optioneel] Verwachte duur
   • Datum
   • Tijd
   • [Optioneel] Vloerplan
   • [Optioneel] Tafel
5. Vul de gegevens van de gast in:
   • Voornaam
   • Achternaam
   • [Optioneel] Telefoonnummer
   • [Optioneel] Taal
   • [Optioneel] E-mail
6. Klik op Aanvullende gegevens tonen om de volgende informatie toe te voegen:
   • [Optioneel] Tags
   • [Optioneel] Dieetbeperkingen
   • [Optioneel] Allergenen
   • [Optioneel] Interne aantekeningen
7. Klik op Opslaan om de reservering te bevestigen.

Reserveringen bekijken

1. Log in op de backoffice met je Lightspeed-inloggegevens.
2. Navigeer naar Lightspeed Reservationsin de navigatiemenu.
3. Stel de periode in waarvoor je reserveringen wilt bekijken door op de knop voor het datumbereik (klokpictogram) te klikken.
4. Het venster voor datumbereik biedt verschillende opties om de begin- en einddatum te selecteren. Met de filteropties kun je:
   • Vandaag,Deze week, Vorige week, Deze maand of Vorige maand selecteren;
   • de begin- en einddatum handmatig invoeren in de vensters Van en Tot;
   • een aangepast bereik aanmaken door datums te selecteren in de kalender.
5. Klik op Toepassen om het geselecteerde datumbereik te gebruiken.

Klik op de knop Resetten om de geselecteerde datums te wissen of op Annuleren om de datumkiezer te verlaten.

Reserveringen bewerken

1. Log in op de backoffice met je Lightspeed-inloggegevens.
2. Navigeer naar Lightspeed Reservationsin de navigatiemenu.
3. Selecteer het juiste datumbereik zodat de reservering wordt weergegeven die je wilt bewerking.
4. Klik op ⋯ in de regel met de reservering.
5. Klik op Reservering beheren.
6. Breng de nodige wijzigingen aan.
7. [Optioneel] Klik op Annuleren om af te sluiten zonder de wijzigingen op te slaan.
8. Klik op Opslaan om af te sluiten en de wijzigingen op te slaan.

Reserveringen annuleren

Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt. Om de reservering te herstellen, moet een nieuwe reservering met dezelfde gegevens worden aangemaakt.

1. Log in op de backoffice met je Lightspeed-inloggegevens.
2. Navigeer naar Lightspeed Reservationsin de navigatiemenu.
3. Selecteer het juiste datumbereik zodat de reservering wordt weergegeven die je wilt annuleren.
4. Klik op ⋯ in de regel met de reservering.
5. Klik op Annuleren.
6. [Optioneel] Klik op Reservering behouden om af te sluiten zonder de reservering te annuleren.
7. Klik op Reservering annuleren.

Online reserveringen pauzeren

Als je tijdelijk geen online reserveringen wilt accepteren, bijvoorbeeld vanwege een vakantie, verbouwing of noodgeval, kun je het accepteren van reserveringen op de website handmatig pauzeren. Bestaande reserveringen blijven actief en er kunnen nog wel nieuwe reserveringen worden aangemaakt via de backoffice of POS.

Pauzes kunnen niet van tevoren worden ingepland en moeten handmatig worden beheerd in de backoffice.

Zo pauzeer je online reserveringen:

1. Log in op de backoffice met je Lightspeed-inloggegevens.
2. Navigeer naar Lightspeed Reservationsin de navigatiemenu.
3. Klik op Online boekingen pauzeren.
4. Klik in het pop-upvenster op Online boekingen pauzeren om te bevestigen.

Wanneer reserveringen worden gepauzeerd, verschijnt in de backoffice een bericht over de pauze en worden gebruikers op de reserveringswebsite door middel van een bericht geïnformeerd dat het tijdelijk niet mogelijk is online te reserveren.

Online reserveringen hervatten:

1. Log in op de backoffice met je Lightspeed-inloggegevens.
2. Navigeer naar Lightspeed Reservationsin de navigatiemenu.
3. Klik op Online boekingen hervatten.

Klanten met een reservering automatisch een e-mail sturen

Het systeem voor online reserveringen stuurt klanten in drie situaties automatisch een e-mail:

1. een bevestigingsmail nadat de reservering is gemaakt, deze e-mail bevat een annuleringslink
2. een annuleringsmail als de reservering wordt geannuleerd (door de klant of door het bedrijf)
3. een herinneringsmail die één dag voor de reservering wordt verzonden (voor reserveringen die ruim van tevoren zijn gemaakt)

Deze e-mails kunnen niet door de gebruiker worden geconfigureerd en worden niet verzonden als de reservering is gemaakt via de backoffice of POS.

E-mailoverzichten en notificaties ontvangen

Lightspeed Reservations heeft functies voor e-mailupdates waarin managers aanstaande reserveringen, het totale aantal couverts en de piekuren gedurende de dag kunnen zien.

Dagelijkse e-mailoverzichten

Je kunt mensen aanwijzen die twee keer per dag een e-mailoverzicht van de aankomende reserveringen van die dag ontvangen: eenmaal om 08:00 uur lokale tijd met alle reserveringen van de hele dag en nogmaals om 17:00 uur met de meest recente lijst van reserveringen voor de resterende openingstijden.

Een ontvanger van het overzicht toevoegen:

1. Log in op de backoffice met je Lightspeed-inloggegevens.
2. Navigeer naar Lightspeed Reservationsin de navigatiemenu.
3. Klik op Instellingen.
4. Schakel onder Notificaties de optie Dagelijks reserveringsoverzicht activeren in.
5. Voer het e-mailadres van de gewenste ontvanger in.
6. Klik op Toevoegen of druk op Enter.
7. Klik op Opslaan.

Notificaties voor nieuwe reserveringen

Je kunt mensen aanwijzen die een e-mail ontvangen wanneer er een nieuwe online reservering wordt gemaakt.

Een ontvanger voor notificaties van nieuwe reserveringen toevoegen:

1. Log in op de backoffice met je Lightspeed-inloggegevens.
2. Navigeer naar Lightspeed Reservationsin de navigatiemenu.
3. Klik op Instellingen.
4. Schakel onder Notificaties de optie E-mailnotificatie verzenden bij ontvangst van nieuwe online reservering in.
5. Voer het e-mailadres van de gewenste ontvanger in.
6. Klik op Toevoegen of druk op Enter.
7. Klik op Opslaan.

Gastlimieten instellen per tijdvak van 30 minuten

Restaurants kunnen per tijdslot van 30 minuten een limiet voor online reserveringen instellen om reserveringen gelijkmatiger te verdelen over de openingstijden en overbelasting van het personeel te voorkomen.

Een limiet aan het aantal gasten per blok van 30 minuten instellen:

1. Log in op de backoffice met je Lightspeed-inloggegevens.
2. Navigeer naar Lightspeed Reservationsin de navigatiemenu.
3. Klik op Instellingen.
4. Schakel onder Automatische reserveringsinstellingen de optie Gastlimiet per 30 minuten instellen in.
5. Stel het maximumaantal gasten in dat een online reservering kan maken in een periode van 30 minuten tijdens openingstijden. Typ het getal rechtstreeks in het tekstvak of gebruik de knoppen + of -. De standaardwaarde is 20 gasten.
6. Klik op Toevoegen of druk op Enter.
7. Klik op Opslaan.

Online reserveringen voor dezelfde dag uitschakelen

De reserveringswebsite kan reserveringen voor dezelfde dag accepteren. Je kunt deze functie echter uitschakelen en alleen online reserveringen voor datums in de toekomst accepteren.

1. Log in op de backoffice met je Lightspeed-inloggegevens.
2. Navigeer naar Lightspeed Reservationsin de navigatiemenu.
3. Klik op Instellingen.
4. Schakel onder Automatische reserveringsinstellingen de optie Online reserveringen voor dezelfde dag accepteren uit.
5. Klik op Opslaan.

De online reserveringspagina accepteert geen reserveringen meer voor dezelfde dag. Klanten kunnen nog wel boeken voor toekomstige datums.

De reserveringswidget toevoegen aan je website

In plaats van de door Lightspeed gegenereerde website voor gasten te gebruiken, kun je een reserveringswidget toevoegen aan je bestaande website. De widget verschijnt als een zwevend venster op je website. Gasten kunnen hun gegevens invoeren en zelf de reserveringen boeken op basis van je beschikbaarheid. De reserveringsinformatie wordt automatisch en onmiddellijk geïntegreerd in Lightspeed Reservations in de backoffice en POS.

De widget toevoegen aan je site:

1. Log in op de backoffice met je Lightspeed-inloggegevens.
2. Navigeer naar Lightspeed Reservationsin de navigatiemenu.
3. Klik op Instellingen.
4. Klik op Reserveringswidget toevoegen.
5. Klik op Code kopiëren.
6. Open je website-editor (bijv. WordPress, Wix, Squarespace).
7. Zoek het gedeelte voor het toevoegen van algemene code. Dit wordt vaak 'Aangepaste code', 'Voettekstcode' of 'Code toevoegen voor hele site' genoemd.
8. Plak de gekopieerde code in dit gedeelte.
9. Sla de wijzigingen op en publiceer je website.

Veelgestelde vragen over de Lightspeed Reservations-widget

• Plak de widgetcode direct vóór het afsluitende </body>-label op alle pagina's waar je de widget wilt weergeven. Als je een systeem met sjablonen gebruikt, zorg er dan voor dat de code in het hoofdbestand voor de lay-out staat.
• Er zijn verschillende methoden, maar de eenvoudigste is om een plug-in te gebruiken waarmee je aangepaste kop- en voetteksten kunt toevoegen, zoals "Insert Headers and Footers". Je kunt ook direct het footer.php-bestand van je thema bewerken en de code net voor </body> plakken (alleen voor gevorderde gebruikers).
• Log in op je Wix-account > Instellingen > Ontwikkeling & Integraties > Aangepaste code > Klik op Aangepaste code toevoegen > Plak de widgetcode in het fragmentgedeelte > Geef de widget een naam > Selecteer de pagina's waarop je de widget wilt weergeven > Selecteer Plaats code in “Body - end”.
• Log in op je Squarespace-account > Pagina's > Aangepaste code > Code plaatsen > Plaats de widgetcode in het gedeelte Voettekst.
• In de huidige versie van de widget kun je het uiterlijk of de plaatsing niet wijzigen. Maar de widget wordt voortdurend bijgewerkt op basis van feedback, dus laat het ons weten als je hierin geïnteresseerd bent.