Am 1. Januar 2020 hat Deutschland ein neues Steuergesetz (Kassengesetz) eingeführt, das alle elektronischen Kassen verpflichtet, bestimmte Richtlinien einzuhalten. Diese Verordnung verlangt, dass Point-of-Sale-Systeme (POS) mit einem Technischen Sicherheitselement (TSE) verbunden werden, das die Gültigkeit von Transaktionen gewährleistet und die Manipulation und Verfälschung der Finanzberichterstattung verhindert.

Um die Einhaltung der deutschen Steuergesetze zu gewährleisten, sollte Lightspeed Restaurant mit Fiskaly, einer cloudbasierten TSE-Lösung, verbunden werden. Die Aufgabe von Fiskaly besteht darin, Transaktionen aufzuzeichnen und zu unterzeichnen und sicherzustellen, dass Finanzaktivitäten rechtmäßig und unverändert sind. Alle Bestellungen, Transaktionen und Stornierungen werden aufgezeichnet und zur Authentifizierung und Unterzeichnung an Fiskaly gesendet.

Was beinhaltet die Einhaltung der deutschen Steuergesetze?

Immer wenn eine Zahlung an Ihrem POS veranlasst oder abgeschlossen wird, sendet die Lightspeed Restaurant-App die relevanten Transaktionsdaten (wie Menge und Name der Artikel, Mehrwertsteuerkategorie, Rabatte usw.) an Fiskaly. Fiskaly erfasst diese Daten und sendet eine Signatur zurück, die auf der Quittung des Kunden erscheint und die Transaktion validiert.

Dieser Prozess gilt auch für Stornierungen, was bedeutet, dass jeder Vorgang, bei dem „Geld eingeht“ oder „Geld rausgeht“ von Fiskaly aufgezeichnet und unterzeichnet wird.

Fiskaly einrichten

Wenn Sie bei der Einrichtung von Lightspeed in Deutschland auf Go Live klicken, wird Ihr Konto mit Fiskaly verbunden. Anschließend werden alle am POS vorgenommenen Bestellungen, Transaktionen und Stornierungen zur Unterzeichnung an Fiskaly gesendet.

Kunden aus Deutschland können ihre Steuerdaten unter Konfiguration > Einstellungen > Geschäftsparameter eingeben. Mindestens eines der Steuerfelder, Steuernummer oder MwSt.-Nummer, muss mit den entsprechenden Informationen ausgefüllt werden. Einträge werden nicht gespeichert, wenn das Format falsch ist. Das ausgefüllte Steuerfeld wird im DSFinV-K-Export angezeigt.

Die TSE-Signatur lesen und verstehen

Das Bild und die nachfolgende Tabelle unten erläutern jeden Abschnitt der TSE-Signatur, die auf unterzeichneten Quittungen gedruckt wird.

Wie sich die Einhaltung der deutschen Steuergesetze auf Lightspeed-Backoffice auswirkt

Nur am POS abgewickelte Transaktionen können von Fiskaly erfasst und signiert werden. Daher müssen alle Transaktionen in Deutschland über die Restaurant POS-App abgewickelt werden. Aufgrund dieser Anforderung hat Lightspeed mehrere Funktionen für deutsche Konten deaktiviert, die es Benutzern ermöglichen, über das Backoffice Transaktionen zu ändern, zu stornieren oder neue zu erstellen.

Nachfolgend finden Sie eine Liste der in Deutschland deaktivierten Funktionen und gegebenenfalls einige alternative Workflows, um den gleichen Effekt über den POS zu erzielen. Hinweis: Abgeschlossene Transaktionen eines vorherigen Geschäftstages können nicht geändert werden.

Anleitung für Fehler bei Transaktionen mit hohen Beträgen: Es ist wichtig, dass Sie alle Verarbeitungsfehler (wie beispielsweise die Verwendung einer falschen Zahlungsart) aufzeichnen, die bei der Durchführung von Transaktionen mit hohen Beträgen auftreten können. Bitte beachten Sie, dass unser Support-Team diese Transaktionen nicht korrigieren oder rückgängig machen kann. Die Dokumentation des Fehlers sollte so detailliert wie möglich sein und die Fehlerursache und deren Behebung enthalten. Wir empfehlen, Kontakt zu Ihrem Steuerberater aufzunehmen und ihm alle Informationen zu dem Fehler mitzuteilen, um eine genaue Dokumentation zu gewährleisten. Im Falle einer Prüfung können diese Berichte und die entsprechenden Belege als Nachweis dafür dienen, dass es sich um unbeabsichtigte Fehler handelte.

• Alternativer Workflow: Keiner. Neue Transaktionen sollten nur über die Restaurant POS-App abgeschlossen werden. Lesen Sie unseren Artikel Über Bestellungen, um zu erfahren, wie Sie Verkäufe am POS abwickeln.

• Alternativer Workflow: Die Zahlungsart für einen abgeschlossenen Verkauf können Sie über die Restaurant POS-App ändern. Hinweis: Dies ist nur für Transaktionen möglich, die am selben Tag/im selben Verkaufszeitraum getätigt wurden.

  1. Tippen Sie im Navigationsmenü in der Lightspeed Restaurant POS-App auf Quittungen.
  2. Tippen Sie auf die Quittung, deren Zahlung Sie ändern möchten.
  3. Tippen Sie auf die Schaltfläche Quittungsaktionen.
  4. Wählen Sie Zahlung ändern.
  5. Tippen Sie auf Bearbeiten oder wählen Sie eine andere Zahlungsart aus der Liste aus.
  6. Wählen Sie Zurück aus und tippen Sie dann auf OK, um die Änderungen zu übernehmen.

• Alternativer Workflow: Stornieren Sie die Quittung über die Restaurant POS-App. Hinweis: Dies ist nur für Transaktionen möglich, die am selben Tag/im selben Verkaufszeitraum getätigt wurden.

  1. Tippen Sie im Navigationsmenü in der Lightspeed Restaurant POS-App auf Quittungen.
  2. Tippen Sie die Quittung an, die Sie stornieren möchten.
  3. Tippen Sie auf die Schaltfläche Quittungsaktionen.
  4. Wählen Sie Quittung stornieren aus.
  5. Tippen Sie auf Ja, um Ihre Entscheidung zu bestätigen.
  6. Wählen Sie einen Grund für die Stornierung aus.

• Alternativer Workflow: Begleichen Sie Kundenschulden über die Restaurant POS-App.

  1. Tippen Sie im Navigationsmenü in der Lightspeed Restaurant POS-App auf Kunden
  2. Rufen Sie das entsprechende Kundenprofil auf und tippen Sie aufAnzeigen.
  3. Tippen Sie auf den Saldo.
  4. Wählen Sie die offene Rechnung aus, die sie bezahlen möchten, und tippen Sie auf Begleichen.
  5. Wählen Sie eine Zahlungsart aus, und tippen Sie auf OK.

Exportieren des DSFinV-K-Berichts

Die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) ist ein Aufzeichnungsstandard für Kassensysteme. Sie vereinheitlicht Format und Struktur der elektronischen Geschäftsaufzeichnungen und stellt so sicher, dass die Dokumente steuerkonform und mit deutschen Wirtschaftsprüfungssystemen kompatibel sind. Steuerpflichtige in Deutschland sind verpflichtet, Kassendaten im DSFinV-K-Format aus dem Kassensystem zu exportieren und nur im Rahmen einer Steuerprüfung durch das Finanzamt zur Überprüfung bereitzustellen. Der DSFinV-K-Export ist für deutsche Kunden im Backoffice über Berichte > Berichte verfügbar.

Ausstellung von Bewirtungsbelegen

In Deutschland müssen Restaurants aus steuerlichen Gründen Bewirtungsbelege bereitstellen. Bewirtungsbelege enthalten zusätzliche Details, die auf normalen Rechnungen nicht aufgeführt sind, wie z. B. den Grund des Besuchs und die Namen der Gäste. Um einen Bewirtungsbeleg auszustellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Tippen Sie im Navigationsmenü in der Lightspeed Restaurant POS-App auf Quittungen.
2. Tippen Sie auf die Quittung, für die Sie einen Bewirtungsbeleg benötigen.
3. Tippen Sie auf die Schaltfläche Quittungsaktionen.
4. Tippen Sie auf Rechnung erstellen.
5. (Optional) Möglicherweise wird ein Popup-Fenster angezeigt, in dem der Rechnung eine Kunden- oder Steuerkennung hinzugefügt wird. Dieser Schritt ist nicht erforderlich und kann übersprungen werden.

Quittungen können nur am selben Tag in der POS-App erstellt und ausgestellt werden. Wenn Sie eine Quittung für einen vorherigen Tag ausstellen möchten, tun Sie dies über Backoffice > Berichte > Berichte > Quittungsbericht und suchen Sie dann nach der Quittung. Wenn auf der Quittung ein Kunde angegeben ist, können Sie ihm die Quittung per E-Mail senden. Andernfalls können Sie auf Quittung ausdrucken klicken, um eine PDF-Kopie herunterzuladen.

Die Rechnung enthält zusätzliche Felder, die der Kunde ausfüllen muss. Diese Felder sind nur für Unternehmen in Deutschland sichtbar. An anderen Standorten bleibt die Funktion zum Erstellen einer Rechnung dieselbe.

Fehlerbehebung

Nachfolgend sind einige Szenarien aufgeführt, die zu Störungen bei den Diensten von Fiskaly führen könnten, und wie Sie diese beheben können.

• Wenn beim Drucken Verzögerungen von etwa 10 Sekunden pro Druck auftreten, kann dies daran liegen, dass Fiskaly teilweise ausgefallen ist oder nach einem Ausfall neu gestartet wird. In diesem Fall wird Ihr POS-System weiterhin versuchen, Daten an Fiskaly zu senden, erhält jedoch keine Antwort.

  Wie Sie vorgehen: Trennen Sie die Internetverbindung (nicht nur zum WLAN), indem Sie Ihren Router ausschalten, um Ihr POS-System offline zu schalten. Transaktionen werden während dieses Zeitraums als „offline“ angedeutet. Warten Sie 15 bis 20 Minuten, bevor Sie Ihre Internetverbindung wieder aktivieren. Überprüfen Sie, ob Quittungen wieder gedruckt werden.

• In seltenen Fällen kann es vorkommen, dass Fiskaly überhaupt nicht verfügbar ist. In diesem Fall werden Ihre Transaktionen weiterhin ohne Verzögerungen offline verarbeitet. Leider müssen wir warten, bis Fiskaly wieder einsatzbereit ist.

  Wie Sie vorgehen: Es gibt keine sofortige Lösung. Sie müssen warten, bis Fiskaly wieder einsatzbereit ist.

• Eine instabile Internetverbindung kann zu Druckverzögerungen führen, die durchschnittlich 10 Sekunden pro Druckauftrag betragen. Ihr POS-System wird weiterhin versuchen, Daten an Fiskaly zu senden, und einige Anfragen werden möglicherweise erfolgreich bearbeitet, während andere fehlschlagen.

  Wie Sie vorgehen: Trennen Sie die Internetverbindung (nicht nur zum WLAN), indem Sie Ihren Router ausschalten, um Ihr POS-System offline zu schalten. Transaktionen werden während dieses Zeitraums als „offline“ angedeutet. Warten Sie 15 bis 20 Minuten, bevor Sie Ihre Internetverbindung wieder aktivieren. Überprüfen Sie, ob Quittungen wieder gedruckt werden.

• In Stoßzeiten kann es zu Verzögerungen beim Druck kommen, wenn viele Verkäufe gleichzeitig stattfinden. Wenn beispielsweise jede Signatur einige Sekunden dauert und mehrere Transaktionen nacheinander ausgeführt werden, kann es zu Verzögerungen kommen und Sie müssen zwischen den Druckaufträgen warten.

  Wie Sie vorgehen: Machen Sie nach Möglichkeit eine kurze Pause und warten Sie, bis alle ausstehenden Quittungen gedruckt sind. Sobald sich die Warteschlange aufgelöst hat, können Sie den regulären Betrieb wieder aufnehmen.