Apaleo ist ein Standort-Verwaltungssystem (PMS (Property Management System)), das zur Optimierung und Automatisierung des Hotelbetriebs entwickelt wurde. Durch die Integration mit Lightspeed Restaurant können Sie mit Apaleo Ihre Reservierungen einfach verwalten und anpassen, Ihren gesamten Umsatz einschließlich Trinkgeldern einsehen und Informationen zwischen Standorten übertragen.

Um die Apaleo-Integration nutzen zu können, benötigen Sie ein Apaleo-Konto. Wenn Sie noch kein Konto erstellt haben, besuchen Sie Apaleo, um loszulegen. Die Apaleo-Integration ist nur in Deutschland, Spanien, Frankreich, Italien und der Schweiz verfügbar.

Bevor Sie mit der Einrichtung beginnen

Bevor Sie mit der Integration zwischen Apaleo und Back Office beginnen können, müssen Sie Warengruppen und Zahlungsarten im Back Office sowie Unterkonten in Apaleo erstellen. Weitere Informationen dazu finden Sie unter den folgenden Links.

• Warengruppen im Back Office erstellen.
• Zahlungsarten im Back Office erstellen.
• Unterkonten im Apaleo PMS erstellen.

Sobald diese eingerichtet sind, empfiehlt Lightspeed die Erstellung eines Zuordnungsblatts, das Sie bei der Zuordnung Ihrer Warengruppen und Zahlungsarten zu Ihren Unterkonten unterstützt. Sie können dies tun, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Melden Sie sich in Ihrem Google-Konto an.
2. Erstellen Sie eine Tabelle.
3. Teilen Sie das Blatt pro Geschäftsstandort in zwei Abschnitte auf: Lightspeed Restaurant und Apaleo PMS.

Lightspeed Restaurant

1. Erstellen Sie drei Spalten: Warengruppen, Apaleo-Serviceart und Zahlungsart.
2. Geben Sie die Namen der Warengruppen ein.
3. Geben Sie die Apaleo-Serviceart ein.
4. Geben Sie Ihre Zahlungsarten ein.

Apaleo PMS

1. Erstellen Sie drei Spalten: Unterkonten, Apaleo-Serviceart und Zahlungsart.
2. Geben Sie die Namen Ihrer Apaleo-Unterkonten ein, die Ihren Lightspeed Restaurant-Warengruppen entsprechen.
3. Geben Sie die Apaleo-Serviceart ein.
4. Geben Sie Ihre Zahlungsarten ein.

Wenn Sie einen integrierten Zahlungsabwickler wie Lightspeed Payments verwenden, müssen alle Zahlungsarten und deren Code erstellt und Apaleo zugeordnet werden. Wir empfehlen, die Zahlungsart „Kreditkarte“ in Ihrem Apaleo-PMS als Ersatzzahlungsmethode hinzuzufügen, falls das integrierte Terminal eine genannte Kreditkarte wie Visa oder Mastercard nicht erkennt.

Wenn Sie ein CBLT-Benutzer (Cross-Business Location Transfer) sind, muss auch Ihre Zahlungsart zugeordnet werden, um sicherzustellen, dass die Einnahmen am richtigen Standort gebucht werden. CBLT-Benutzer sind Unternehmen, in der Regel Hotels, die innerhalb eines Geschäfts über separate Standorte verfügen, beispielsweise sowohl eine Bar als auch ein Restaurant. Für diese Benutzer empfehlen wir die Verwendung der Zahlungsart „Sonstige“ in Ihrem Apaleo PMS.

Sobald Sie Ihr Zuordnungsblatt fertiggestellt haben, fahren Sie mit der Apaleo-Integration im Back Office fort.

Autorisierung der Apaleo-Integration

Sobald Sie sich für ein Apaleo-Konto angemeldet haben, können Sie die Integration mit Lightspeed Restaurant autorisieren.

1. Melden Sie sich mit Ihren Lightspeed-Restaurant-Zugangsdaten im Backoffice an.
2. Wählen Sie im Navigationsmenü die Option Integration > Hotel PMS.
3. Klicken Sie auf in der Apaleo-Integration auf Weitere Details.
4. Klicken Sie auf Autorisieren, damit Lightspeed eine Verbindung zu Ihrem Apaleo-Konto herstellen kann.
5. Klicken Sie auf Bei Apaleo anmelden und geben Sie Ihre Apaleo-Zugangsdaten ein.
6. Warten Sie, bis im Back Office der grüne Status „Autorisiert“ angezeigt wird.
7. Weisen Sie einen Namen zu, der auf Ihrer Kasse angezeigt werden soll.
8. Wählen Sie als Zahlungsart Auf Zimmerrechnung schreiben aus.
9. Weisen Sie eine Buchhaltungsreferenz zu (optional).
10. Wählen Sie die Apaleo-Eigenschaft aus, die Ihrem Lightspeed Restaurant POS (K-Series) Business-Standort zugewiesen werden soll.
11. Klicken Sie auf Unterkonten zuordnen.

Unterkonten zuordnen

Durch die Kontozuordnung können Lightspeed und Apaleo nahtlos kommunizieren und Informationen austauschen, insbesondere um die Daten in Lightspeed-Warengruppen mit den passenden Apaleo-Unterkonten zusammenzuführen.

Zuordnungsart

Back Office ermöglicht zwei Arten der Zuordnung von Unterkonten: Warengruppen und Warengruppen pro Konfiguration. Warengruppen ordnen die Warengruppen von Lightspeed Restaurant und die Unterkonten von Apaleo 1:1 zu. Mit den Warengruppen pro Konfiguration können Sie für jede Kassenkonfiguration eine separate Zuordnung erstellen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um mit der Zuordnung von Unterkonten zu beginnen.

1. Wählen Sie Ihren Zuordnungstyp: Warengruppen für einzelne Kassen oder Warengruppen pro Konfiguration für mehrere Kassen.
2. Klicken Sie auf Unterkonten zuordnen.
3. Befolgen Sie die Anweisungen in der entsprechenden Registerkarte unten.

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  1. Klicken sie neben einem Apaleo-Unterkonto auf Warengruppe hinzufügen.
  2. Wählen Sie im Popup-Fenster die Warengruppe(n) aus, die Sie Ihrem Unterkonto hinzufügen möchten. Während jedes Apaleo-Unterkonto mehrere Warengruppen haben kann, können Lightspeed-Warengruppen nur mit einem Unterkonto verknüpft sein.
  3. Wiederholen Sie die Schritte 1–2 oben für die einzelnen Unterkonten.
  4. Klicken Sie auf Zahlungsarten auswählen, um mit den nächsten Schritten fortzufahren.

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  1. Klicken Sie für Ihre erste Kasse auf Warengruppe hinzufügen.
  2. Wählen Sie im Popup-Fenster die Warengruppen aus, die Sie Ihrem Apaleo-Unterkonto hinzufügen möchten. Während jedes Apaleo-Unterkonto mehrere Warengruppen haben kann, können Lightspeed-Warengruppen nur mit einem Unterkonto verknüpft sein.
  3. Wiederholen Sie die obigen Schritte für die einzelnen Unterkonten.
  4. Wiederholen Sie die Schritte 1–3 oben für die einzelnen Kassen.
  5. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Zahlungsarten auswählen, um mit den nächsten Schritten fortzufahren.

Zahlungsarten

Durch die Zuordnung von Zahlungsarten können Lightspeed und Apaleo über Ihre Zahlungsarten kommunizieren und so sicherstellen, dass Zahlungen korrekt ausgeführt werden.

1. Wählen Sie auf dem Bildschirm Zahlungsarten alle Zahlungsarten aus, die Sie in Apaleo verwenden.
2. Wählen Sie Zahlungsarten zuordnen.
3. Wählen Sie Zahlungsart hinzufügen.
4. Wählen Sie im Popup-Fenster die Lightspeed-Zahlungsarten aus, die den Apaleo-Zahlungsarten zugeordnet werden sollen.
5. Klicken Sie auf Auswahl hinzufügen.
6. Wiederholen Sie die Schritte 1–5 oben für alle Zahlungsarten.
7. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Einstellungen verwalten, um mit der Einrichtung fortzufahren.

Einstellungen für die Zahlungsart

Auf dieser Seite können Sie Einstellungen für Ihre Kasse konfigurieren. Informationen zu den einzelnen Einstellungen finden Sie in der folgenden Tabelle.

Zuordnung zu bestimmten Apaleo-Services

Dieser Schritt ist nur erforderlich, wenn Sie eine Zuordnung zu einem bestimmten Apaleo-Service wie Citytax oder Unterkunft benötigen. Standardmäßig ist der Apaleo-Servicetyp „Restaurant“. Wenn Sie einen anderen Service zuordnen müssen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Melden Sie sich mit Ihren Lightspeed Restaurant-Zugangsdaten im Backoffice an.
2. Wählen Sie im Navigationsmenü die Option Menüverwaltung > Warengruppen.
3. Klicken Sie in der entsprechenden Warengruppe auf Bearbeiten.
4. Wählen Sie aus der Apaleo-Serviceart Ihren spezifischen Apaleo-Service aus.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Überprüfung Ihrer Einrichtung

Wenn Sie mit der Einrichtung fertig sind, können Sie Ihre Konfigurationen überprüfen und bearbeiten, falls Einstellungen geändert werden müssen. In den folgenden Schritten erfahren Sie, wie Sie Ihre Einstellungen überprüfen.

Ihre Einstellungen können bei Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet werden.

1. Klicken Sie auf Überprüfen.
2. Überprüfen Sie, ob Sie alle Schritte abgeschlossen haben und die Informationen korrekt sind.
3. Wenn Sie mit der Überprüfung fertig sind, klicken Sie auf Speichern.

Sie müssen für jeden Ihrer Standorte eine Zuordnung erstellen. Sobald dies abgeschlossen ist, müssen Sie die Lightspeed Restaurant-App auf allen Kassen aktualisieren.

Aktualisierung der Lightspeed Restaurant-App

Durch das Aktualisieren der Lightspeed Restaurant-App werden Ihre neuen Konfigurationen implementiert und sichergestellt, dass Ihre Kassen über die aktuellsten Einstellungen und Informationen verfügen.

1. Melden Sie sich mit Ihren Lightspeed Restaurant-Zugangsdaten im Backoffice an.
2. Klicken Sie auf Konfiguration > Geräte > Geräte.
3. Wählen Sie alle Kassen aus und klicken Sie auf Ausgewählte Geräte neu konfigurieren.

Lightspeed Restaurant und Apaleo sollten jetzt vollständig integriert sein. Wir empfehlen jedoch, Testbuchungen durchzuführen, um sicherzustellen, dass alle Einstellungen korrekt sind. Stornieren Sie diese Testbuchungen nach Abschluss, um falsche Einnahmen in Ihren Unterlagen zu vermeiden.

Was kommt als Nächstes?