Mittels Kundengutschriften können Sie Vorauszahlungen von Kunden für Veranstaltungen oder Feiern annehmen. Die Zahlungen werden als positives Guthaben im Kundenprofil verbucht, sind jedoch bis zum Einlösen nicht Teil der Tageseinnahmen und des Umsatzes. Erst beim Anwenden der Gutschrift wird diese den Einnahmen und dem Umsatz des aktuellen Tages zugerechnet.

Den Vorgang für Kundengutschriften einrichten

Um eine Kundengutschrift erstellen zu können, müssen Sie zunächst einen Zahlungsartentransfer erstellen oder einen bestehenden Transfer entsprechend bearbeiten und der Kasse eine Schaltfläche für den Zahlungsartentransfer hinzufügen.

Einen Zahlungsartentransfer erstellen

Mit Zahlungsartentransfers können Sie Geldbeträge von einer Zahlungsart in eine andere übertragen. In diesem Fall überträgt die Gutschrift Geld von der Zahlungsart des Kunden auf dessen Guthaben im Kundenkonto.

1. Erstellen Sie einen Zahlungsartentransfer oder bearbeiten Sie einen bereits bestehenden Transfer.
2. Verwenden Sie für den Zahlungsartentransfer folgende Einstellungen:
   • Name: Gutschrift.
   • Beschreibung wie auf der Quittung angezeigt: Gutschrift.
   • Betrag zu übertragen: Lassen Sie dieses Feld leer, damit die Mitarbeiter während der Transaktion den genauen Betrag an der Kasse eingeben können.
   • Bei dieser Funktion wird Geld abgezogen: Wählen Sie die Zahlungsart mit dem Code IKDEBT. In der Regel ist das die Zahlungsart Auf Rechnung, sie kann aber auch anders benannt sein, wie zum Beispiel Konto.
   • Diese Funktion addiert Geld: Lassen Sie dieses Feld leer, damit die Mitarbeiter während der Transaktion den genauen Betrag an der Kasse eingeben können.
   • (Optional) Bei jeder Übertragung eine Quittung drucken: Wählen Sie dieses Feld aus, um eine Quittung zu drucken, wenn eine Transaktion mit Zahlungsartentransfer abgeschlossen wird.

Der Kasse eine Schaltfläche für den Zahlungsartentransfer hinzufügen

Nachdem Sie im Backoffice einen neuen Zahlungsartentransfer für Kundengutschriften erstellt haben, müssen Sie im Menü eine Schaltfläche hinzufügen, um den Zahlungsartentransfer an der Kasse nutzen zu können. Anweisungen zum Erstellen von Schaltflächen finden Sie unter Menüs erstellen.

Weitere Zahlungsarten einrichten

Eventuell benötigen Sie weitere Zahlungsarten wie beispielsweise die Banküberweisung und müssen diese einrichten. Anweisungen zum Erstellen weiterer Zahlungsarten finden Sie unter Zahlungsarten hinzufügen.

Kundengutschriften aufnehmen

Bevor Sie eine Kundengutschrift als Zahlung anwenden können, müssen Sie die Gutschrift zunächst aufnehmen und bestätigen.

Kundengutschriften aufnehmen

Kundengutschriften werden als positives Guthaben im Kundenprofil verbucht, sind jedoch bis zum Einlösen nicht Teil der Tageseinnahmen und des Umsatzes. Erst beim Anwenden der Gutschrift wird diese den Einnahmen und dem Umsatz des aktuellen Tages zugerechnet.

1. Öffnen Sie die Restaurant-POS-App.
2. Tippen Sie auf Gutschrift.
3. Geben Sie den Betrag der Gutschrift ein.
4. Wählen Sie die zutreffende Zahlungsart aus, die belastet wird.
5. Tippen Sie auf Übertragung.
6. Wählen Sie das Kundenprofil aus, um es mit der Gutschrift zu verknüpfen.

• 1. Klicken Sie auf den Zahlungsterminal auf Transaktion > Neue Transaktion.
  2. Geben Sie Ihren Zugangscode ein. Ab Werk ist für Terminals der Zugangscode 5773 eingestellt. Es ist aber möglich, dass dieser Code durch Ihr Geschäft geändert wurde.
  3. Wählen:
     • Zahlung, wenn der Kunde vor Ort ist und seine Karte dabei hat.
     • MOTO, wenn der Kunde Ihnen seine Karten-Daten telefonisch mitteilt.
  4. Nehmen Sie die Zahlung wie gewohnt entgegen.

Kundengutschriften bestätigen

Kundengutschriften können an der Kasse oder im Backoffice bestätigt werden.

Kundengutschriften an der Kasse anzeigen

1. Öffnen Sie die Restaurant-POS-App.
2. Tippen Sie auf Kunden.
3. Suchen Sie nach Ihrem Kunden.
4. Tippen Sie auf Anzeigen.
5. Im Kundenprofil können Sie das Guthaben einsehen. Ein positives Guthaben im Kundenprofil bedeutet, dass eine Gutschrift zugewiesen ist. Ein negatives Guthaben bedeutet, dass der Kunde Geld schuldet.

Kundengutschriften im Backoffice anzeigen

Der Bereich „Offene Konten (Forderungen)“ im Backoffice wird normalerweise für Rechnungen genutzt, Sie können hier aber auch Gutschriften sehen.

1. Melden Sie sich mit Ihren Lightspeed-Zugangsdaten am Backoffice an.
2. Wählen Sie im Navigationsmenü die Option Kunden > Debitoren > Offene Konten (Forderungen).
3. Suchen Sie nach Ihrem Kunden.
4. Unter Total sehen Sie den Saldo des Kunden. Die Kundengutschrift erscheint als negativer Betrag. Da dieser Bereich offene Forderungen zeigt, bedeuten positive Beträge, dass dem Geschäft Geld zugeht. Eine Gutschrift erscheint daher negativ, um anzuzeigen, dass Geld „abfließt“.

Klicken Sie nicht auf Rechnung erstellen, da sonst der Saldo auf Null gesetzt wird. Durch diesen Vorgang werden alle bestehenden Beträge inklusive Gutschriften entfernt. Dabei können wichtige Finanzdaten zur Transaktion verloren gehen.

Kundengutschriften einlösen

Am Tag der Veranstaltung oder Feier können Sie die gesamte Rechnung bonieren und die Kundengutschrift einlösen.

1. Öffnen Sie die Restaurant-POS-App.
2. Erstellen Sie eine Bestellung und fügen Sie die zutreffenden Artikel hinzu.
3. Weisen Sie der Bestellung einen Kunden zu.
4. Wenn Sie die Bestellung vollständig eingegeben haben, tippen Sie auf Bezahlen.
5. Wählen Sie als Zahlungsart Rechnung.
   1. Wenn der Betrag der Bestellung die Gutschrift übersteigt, leiten Sie Teilzahlungen ein, indem Sie beim Zahlungsbetrag und dem erhaltenen Betrag den Betrag der Gutschrift eingeben.
6. Tippen Sie auf Bezahlen, um die Gutschrift einzulösen.
   1. Wenn der Betrag der Bestellung die Gutschrift übersteigt, begleichen Sie die Rechnung mit einer anderen Zahlungsart.