Sobald Ihre Lightspeed Tasks eingerichtet sind, können Sie Checklisten erstellen, damit Ihre Mitarbeiter wissen, was wann getan werden muss und um sicherzustellen, dass es richtig gemacht wird.
Erstellen einer Checkliste
Checklisten bestehen aus Aufgaben, die abgeschlossen werden müssen. Wenn Sie eine Checkliste erstellen, können Sie sie nach Tag oder Uhrzeit planen und bestimmten Mitarbeitern zuweisen. E-Mail-Benachrichtigungen können versendet werden, um Mitarbeiter und Manager an die Aufgabe zu erinnern und deren Erledigung zu bestätigen.
- Navigieren Sie zu Lightspeed Tasks > Checklisten im Backoffice.
- Klicken Sie auf Checkliste erstellen.
- Geben Sie die Checklisten-Einstellungen je nach Bedarf ein.
- Klicken Sie auf Checkliste erstellen, um die Einrichtung der Checkliste fertigzustellen.
Checklisten-Einstellungen
Sie öffnen die Einstellungen der Checklisten, wenn Sie sie erstellen, aber eine Bearbeitung ist auch später noch möglich. Die Einstellungen sind in verschiedene Abschnitte unterteilt: Details, Benachrichtigungen und Aufgaben.
Details
Unter den Details der Checkliste finden Sie deren Titel, die zugewiesenen Benutzer, ihren Zeitplan sowie andere grundlegende Informationen.
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Titel der Checkliste | Das ist der Name der Checkliste. Eine aussagekräftige Bezeichnung erleichtert später ihre Identifizierung. |
| Erstellen Sie Kopien für | Bei Geschäften mit mehreren Standorten werden Checklisten einem oder mehreren Standorten zugewiesen. |
| Zugewiesen zu | Der Benutzer-Tag einer Benutzergruppe, die dieser Checkliste zugewiesen ist. Konfigurieren Sie Ihre Benutzer-Tags im Backoffice, indem Sie zu Lightspeed Tasks > Einstellungen navigieren. |
| Fälligkeitstage | Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben jedem Tag, an dem die Checkliste abgeschlossen werden soll. Es können mehrere Tage ausgewählt werden. Bei Listen, die jeden Tag erledigt werden müssen, gibt es die Möglichkeit, Täglich auszuwählen. |
| Fälligkeitszeitpunkt | Wählen Sie die Zeit aus, zu der die Checkliste abgeschlossen werden soll. Es kann nur ein Zeitpunkt ausgewählt werden. |
| Checkliste sichtbar | Wählen Sie den Zeitpunkt aus, zu dem die Checkliste sichtbar sein soll: Ganztägig, Morgens (00:00 bis 11:59) oder Nachmittags (12:00 bis 23:59). |
Benachrichtigungen
Die Benachrichtigungen sind bei Checklisten optional und können an Mitarbeiter geschickt werden, bevor die Checkliste fällig ist oder um deren Erledigung zu bestätigen.
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| 15 Minuten vor Fälligkeitsdatum eine Erinnerung senden |
Aktivieren Sie diese Option, um ausgewählten Empfängern fünfzehn Minuten vor Ablauf der Checklistenfrist eine Erinnerungs-E-Mail zu schicken, falls diese noch nicht abgeschlossen wurde. Nach der Aktivierung erscheint ein Dropdown-Menü mit den verfügbaren Backoffice-Nutzern und Kassenbenutzern mit einer E-Mail-Adresse. Es können mehrere Empfänger ausgewählt werden. |
| Nach Abschluss eine E-Mail-Benachrichtigung senden |
Aktivieren Sie diese Option, um eine E-Mail-Benachrichtigung an ausgewählte Empfänger zu schicken, sobald die Checkliste abgeschlossen ist. Nach der Aktivierung erscheint ein Dropdown-Menü mit den verfügbaren Backoffice-Nutzern und Kassenbenutzern mit einer E-Mail-Adresse. Es können mehrere Empfänger ausgewählt werden. |
Aufgaben
Um Aufgaben zu einer Checkliste hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche + Aufgabe hinzufügen. Mindestens eine Aufgabe muss zu einer Checkliste hinzugefügt werden, bevor diese gespeichert werden kann.
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Titel der Aufgabe | Der Name der zu erledigenden Aufgabe. Maximal 60 Zeichen sind erlaubt. |
| Beschreibung (optional) | Eine detailliertere Beschreibung der Aufgabe, falls erforderlich. Weitere Informationen oder Erinnerungen können hier hinzugefügt werden. |
| Antworttyp |
Um die Aufgabe abzuschließen, muss eine Antwort vom zugewiesenen Benutzer auf einem Lightspeed Pulse-Gerät im Mitarbeiter-Modus eingereicht werden. Wählen Sie den besten Antworttyp aus, der für die Aufgabe benötigt wird. Mindestens ein Antworttyp ist erforderlich, aber es können auch mehrere ausgewählt werden.
|
Verwenden der Checklisten-Übersicht
Backoffice-Nutzer mit entsprechenden Berechtigungen können die Berichte der geplanten Checklisten einsehen, um die Abschlussraten oder Benachrichtigungen aufzurufen, die möglicherweise ihre Aufmerksamkeit erfordern. Die Benutzer können nur Berichte für diejenigen Standorte sehen, auf die sie Zugriff haben.
Um die Checklisten-Übersicht anzuzeigen, navigieren Sie zu Lightspeed Tasks > Übersicht im Backoffice.
Übersichtsdetails
-
Datum: Das Datum oder der Datumsbereich der Übersicht. Standardmäßig wird der Bericht für den aktuellen Tag auf der Seite angezeigt.
Klicken Sie auf das Datum, um es zu ändern. Wählen Sie dann ein neues Start- und Enddatum aus dem Kalender aus. Um sich einen einzigen Tag anzusehen, wählen Sie dasselbe Start- und Enddatum aus. Klicken Sie auf Anwenden, um den Bericht mit dem neuen Datumsbereich anzuzeigen.
- Standort: Checklisten werden nach Standort sortiert.
- Abschlussrate: Der Bruchteil und Prozentsatz der abgeschlossenen Checklisten sowie eine Linie, die den Prozentsatz der abgeschlossenen Checklisten grafisch darstellt.
- Name: Titel der Checkliste.
- Fälligkeit: Die erforderliche Frist für das Abschließen der Checkliste.
- Status: Der aktuelle Status der Checkliste: Im Gange oder Unvollständig.
- Fortschritt: Der Bruchteil und Prozentsatz der abgeschlossenen Aufgaben sowie eine Linie, die den Prozentsatz der abgeschlossenen Aufgaben grafisch darstellt.
Die Anzahl der Zeilen pro Seite und die Seitennavigation befinden sich unten im Abschnitt jedes Standorts.
Anzeigen von Abschlussprotokollen
Um die Abschlussprotokolle einer Checkliste anzuzeigen, klicken Sie auf den Titel der Checkliste in der Übersicht.
Details zum Abschlussprotokoll
- Übersicht: Sie enthält die Abschlussrate (Prozentsatz der abgeschlossenen Aufgaben), die abgeschlossenen Aufgaben (Anzahl der vervollständigten Aufgaben) sowie die Zeit zwischen Aufgaben (durchschnittliche Zeit zwischen abgeschlossenen Aufgaben).
- Aufgabe: Der Name der Aufgabe.
- Status: Der aktuelle Status der Aufgabe: Abgeschlossen, Im Gange oder Unvollständig.
- Abgeschlossen von: Der Name der Person, die die Aufgabe abgeschlossen hat, sowie das Datum und die Uhrzeit der Ausführung.
- Probleme: Probleme oder fehlende Informationen, die mit der Aufgabe zusammenhängen, werden hier vermerkt. Beispiele sind: fehlende Antwort oder eine Temperatur, die das festgelegte Minimum überschreitet.
- Kommentar: Alle zusätzlichen Anmerkungen oder Informationen, die der Benutzer zur Aufgabe hat.
Um die Details der Aufgabe anzuzeigen, klicken Sie auf das Pfeilsymbol am Anfang der Zeile.
Importieren von Aufgaben
Sie können Aufgaben importieren, um schneller eine neue Checkliste zu erstellen. Laden Sie eine CSV-Vorlage herunter, geben Sie Ihre Aufgaben in die Datei ein und laden Sie sie hoch, um die Aufgaben zu einer neuen Checkliste hinzuzufügen.
Sie können Aufgaben nur importieren, wenn Sie eine neue Checkliste erstellen. Es ist nicht möglich, Aufgaben in eine bestehende Checkliste zu importieren, um diese zu überschreiben.
Eine Vorlage herunterladen
- Melden Sie sich mit Ihren Lightspeed Restaurant-Zugangsdaten im Backoffice an.
- Wählen Sie im Navigationsmenü die Option Lightspeed Tasks > Checklisten.
- Klicken Sie auf Aus Datei importieren.
- Klicken Sie im Pop-up-Fenster Aufgaben importieren auf Lightspeed Importtabelle (.csv). Die Vorlage wird automatisch heruntergeladen.
Ihre Importdatei vorbereiten
Öffnen Sie die heruntergeladene CSV-Datei und geben Sie Ihre Aufgabendetails ein. Überprüfen Sie die folgenden Formatierungsanforderungen, bevor Sie Ihre Datei hochladen:
- Ändern Sie keine Spaltenüberschriften in der Vorlage.
- Tragen Sie pro Zeile eine Aufgabe ein.
- Verwenden Sie bei jeder Aufgabe das nachstehende Format für jedes Feld.
- Jede Zeile muss einen Aufgabennamen enthalten.
- Der gesamte Text innerhalb eines Feldes muss in einer einzigen Zeile stehen. Zum Beispiel sollten Sie Beschreibungen nicht in Absätze aufteilen.
- Zählungs- und Mehrfachauswahl-Antworttypen können nicht importiert werden.
- Wenn Sie die Temperatur auf „Ja“ setzen, geben Sie Werte für die Mindest- und Höchsttemperatur ein.
- Fügen Sie bis zu 255 Aufgaben pro Dateil hinzu.
- Fügen Sie bis zu 255 Zeichen für Textfelder hinzu.
- Die Vorlage ist bereits eine CSV-Datei. Behalten Sie das CSV-Format (.csv), wenn Sie Ihre Änderungen speichern:
Die Beschreibungen der einzelnen Felder und Antworttypen finden Sie in den Einstellungsbeschreibungen.
| Daten | Format | Beispiel |
|---|---|---|
| Aufgabenname | Text | Fertigprodukte auffüllen |
| Aufgabenbeschreibung | Text | Füllen Sie den Kühlschrank der Fertigprodukte auf. Rotieren Sie die Artikel: Neuer Bestand kommt immer nach hinten. Notieren Sie Artikel, die zur Neige gehen. |
| Bild | Ja/Nein | Nein |
| Unterschrift | Ja/Nein | Nein |
| Kurze Antwort | Ja/Nein | Ja |
| Temperatur | Ja/Nein | Nein |
| Mindesttemperatur | Nummer | |
| Höchsttemperatur | Nummer |
Hochladen der Vorlage
- Wählen Sie im Navigationsmenü die Option Lightspeed Tasks > Checkliste.
- Klicken Sie auf Aus Datei importieren.
- Im Pop-up-Fenster Aufgaben importieren wählen Sie Ihre vorbereitete CSV-Datei per Drag-and-Drop oder über die Suchfunktion aus.
- Klicken Sie auf Aufgaben importieren.
Nachdem Sie die Datei hochgeladen haben, werden die Daten geprüft. Falls sie Fehler enthält, sehen Sie eine Meldung, in der die entsprechende Zeile und Spalte aufgeführt sind, zusammen mit einer Erklärung, was korrigiert werden muss. Die Checkliste wird erst dann erstellt, wenn Sie die Fehler behoben haben.
Wenn die Datei gültig ist, gelangen Sie zurück zur neuen Checkliste, in der die Aufgaben aus der CSV-Datei im Abschnitt Aufgaben bereits vorausgefüllt sind. Bearbeiten Sie hier Ihre Checklisten-Einstellungen je nach Bedarf und klicken Sie dann auf Checkliste erstellen. So wird eine neue Checkliste erstellt und Ihre importierten Aufgaben sowie die Checklisten-Einstellungen werden gespeichert.
Verwenden einer Checklisten-Vorlage
Anstatt Checklisten neu zu erstellen oder Aufgaben zu importieren, können Sie auch vorgefertigte Vorlagen verwenden, um Zeit zu sparen, wie beispielsweise Servicebereich öffnen oder Küchenbereich schließen. Wenn Sie eine Vorlage auswählen, wird eine neue Checkliste mit bereits vorausgefüllten Aufgaben für Sie erstellt. Klicken Sie auf das Augensymbol (Vorschau), um sich die Aufgaben anzusehen, bevor Sie eine Vorlage auswählen.
Bearbeiten einer Checkliste
Bearbeiten Sie eine Checkliste, um Änderungen vorzunehmen. Zum Beispiel könnten Sie den zugewiesenen Benutzer ändern, Aufgaben hinzufügen oder entfernen oder die Einstellungen der Benachrichtigungen aktualisieren.
- Navigieren Sie zu Lightspeed Tasks > Checklisten im Backoffice.
- Klicken Sie auf den Namen der Checkliste, die Sie bearbeiten möchten.
- Nehmen Sie Ihre gewünschten Änderungen in den Checklisten-Einstellungen vor.
- Klicken Sie zum Speichern auf Checkliste aktualisieren.
Um die Reihenfolge einer Checkliste zu ändern, ziehen Sie die drei übereinander liegenden Linien links neben dem Namen der Aufgabe an die neue Position.
Löschen einer Checkliste
Löschen Sie Checklisten, die Sie nicht mehr benötigen, um sie vom Backoffice zu entfernen.
- Navigieren Sie zu Lightspeed Tasks > Checklisten im Backoffice.
- Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol in der Zeile derjenigen Checkliste, die Sie entfernen möchten.
-
Prüfen Sie die angezeigte Eingabeaufforderung.
Wenn Sie eine Checkliste löschen, werden auch all ihre Aufgaben entfernt. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
- Klicken Sie auf Checkliste löschen, um das Entfernen zu bestätigen.
Nächste Schritte
Verwenden von Lightspeed Tasks in Lightspeed Pulse
In der Lightspeed Pulse-App können Mitarbeiter die Checklisten abschließen, die Sie für Lightspeed Tasks erstellt haben.
Einrichtung von Lightspeed Tasks
Erfahren Sie, wie Sie Lightspeed Tasks einrichten, Benutzer-Tags erstellen und die Pulse-App in den Mitarbeiter-Modus versetzen.