Im Zuge der Regelungen in Deutschland basierend auf der GoBD (Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff) und der DSFinV-K (Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme) wird eine Verfahrensdokumentation zu Ihrem Unternnehmen immer unerlässlicher.

Inhalt einer solchen Dokumentation ist zusammengefasst, wer ist für was auf kassenbezogenen und buchhaltärischen Tätigkeiten zuständig, wie wird unternehmensintern sichergestellt, dass jeder Mitarbeiter den oben genannten Regelungen entsprechend konform arbeitet und wie funktioniert das System.

Um Sie bei der Erstellung einer solchen Dokumentation zu unterstützen, sollen Ihnen die folgenden Seiten als Hilfe dienen. Da das Thema sehr umfangreich ist, haben wir es zur besseren Übersicht für Sie in vier Bereiche unterteilt.

• Die allgemeine Beschreibung - Beinhaltet die Zielsetzung der Dokumentation und die steuerliche Grundlagen und Ordnungsmäßigkeitskriterien auf dem die Dokumentation aufbaut. Diese können Sie als Kopie Ihrer Dokumentation zufügen.
• Die Anwenderdokumentation - Umfasst alle kassen- und deren peripheriebezogenen Anleitungen (auch Online als Link), ein durch Sie erstelltes Ersteinrichtungsprotokoll, ein Anweisung der Mitarbeiter wie sie zu kassieren haben und wie sich die Mitarbeiter bei einer Kassen-Nachschau zu verhalten haben.
• Die Betriebsdokumentation - Enthält die Anweisungen wie im speziellen mit Kasse, Belegen und Berichten in Ihrem Unternehmen verfahren wird. Welches Maßnahmen der Gegenprüfung Sie durchführen, um eine ordnungsmäßige Buchführung zu gewährleisten.
  
• Die technische Dokumentation - In dieser wird das System und dessen Infrastruktur beschrieben, wie die unveränderlichkeit von Daten sichergestellt ist. Bis auf die Liste aller in Ihrem Unternehmen genutzten kassenbezogenen Geräte, können Sie Informationen für Ihre Dokumentation als Kopie hinzufügen.
  

Denken Sie daran, dass sich diese Verfahrensdokumentation genauso entwickeln sollte wie Ihr Unternehmen. Dass heißt, dass eine regelmäßige Aktualisierung und Anpassung an die neuen Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen notwendig ist.