In diesem Abschnitt werden alle Anleitungen, Protokolle bzw. Arbeitsanweisungen aufgeführt und/oder behandelt, die für eine ordnungsgemäße Kassenführung notwendig sind.

Rote kursive Textpassagen bzw. Sätze oder Wörter zeigen an, dass Sie aufgefordert sind, diese bei Übertrag in Ihre Dokumentation anzupassen oder gänzlich neu anzufertigen. In den einzelnen Artikeln wird auch regelmäßig daraufhingewiesen, dass die entsprechenden Ausführungen nur zur Unterstützung bei der Erstellung dienen.

Folgende Bereiche sind enthalten und können über die Links erreicht werden:

• Bedienungsanleitungen
• Konfiguration-/ Einrichtungsprotokoll
• Kassieranweisung
• Anweisung zur Kassen-Nachschau

Bedienungsanleitungen

Alle notwendigen Anleitungen bzw. Gebrauchsanweisungen zur Lightspeed Restaurant (K Series) finden die Sie und/oder Ihre Angestellten auf unseren Supportseiten unter

• https://k-series-support.lightspeedhq.com/hc/de bzw.
• https://k-series-support.lightspeedhq.com/hc/en-us.

Fügen Sie diesem Abschnitt noch die Anleitungen zu den Peripheriegeräten wie Druckern, Kartenterminal usw. zu. Zudem nennen Sie den Aufbewahrungsort, wo diese liegen.

Konfigurations-/ Einrichtungsprotokoll

Dieses Protokoll ist eine Auflistung aller Ersteinträge in die Kasse. Es obliegt dem jeweiligen Verantwortlichen dieses zu erstellen und schriftlich niederzulegen.

Um eine Hilfestellung zur Erstellung zu geben, haben wir folgend ein paar Tipps aufgeführt:

• Das Protokoll sollte folgende Informationen enthalten:
  • Alle Artikel mit Preisen und Sonderpreisen bei Angeboten (z.B. Happy Hour)
  • Alle Menüs bzw. Menüfolgen, die als ein Angebot in die Kasse eingetragen wurden mit Preisen und Sonderpreisen bei Angeboten
  • Genutzte MwSt.-Angaben
  • Genutzte Zahlungsarten
  • Genutzte Rabatte
• Zusätzlich zum eigentlichen Protokoll kann die Anlage noch folgende Informationen enthalten:
  • Angaben zur Bezeichnung der Protokoll
  • Angabe des Ablageortes bzw. der Ablageorte
  • Erstelldatum des Protokolls
    

Kassieranweisung

Die Kassieranweisung ist eine interne Arbeitsanweisung an die Mitarbeiter des entsprechenden Unternehmens. Um die sachgerechte und ordnungsgemäße Kassenführung sicherzustellen, obliegt es dem jeweiligen Verantwortlichen diese zu erstellen und schriftlich niederzulegen.

Um eine Hilfestellung zur Erstellung zu geben, haben wir folgend ein paar Tipps aufgeführt:

• Die Anweisung selbst sollte den genauen Kassiervorgang beschreiben und was der Mitarbeiter generell und im einzelnen zu beachten hat.
• Zusätzlich zur eigentlichen Anweisung kann die Anlage noch folgende Informationen enthalten:
  • Angaben zur Bezeichnung der Anweisung
  • Angabe des Ablageortes bzw. der Ablageorte
  • Erstelldatum und Version der Anweisung
  • Übersicht der betroffenen Mitarbeiter mit Datum der Zustimmung
• Die Dokumentation der Einweisung des/r Mitarbeiter/s in den ordnungsgemäßen Kassiervorgang und der Unterrichtung der zugehörigen Anweisung.
• Die Anweisung und deren zugehörige Dokumentation sollten als Anhang zu dieser Verfahrensdokumentation beigefügt werden.

Anweisung zur Kassen-Nachschau

Was genau ist eine Kassen-Nachschau? Eine Kassen-Nachschau i.S.d. §146b AO ist eine nicht vorher anzukündigende Maßnahme der Finanzverwaltung zur Überprüfung der ordnungsgemäßen Kassenführung.

Mit der hier beschriebenen Anleitung wird sichergestellt, dass sich Ihre Mitarbeiter entsprechend Verhalten und wissen, was Sie zu tun haben, in dem Fall, dass die Nachschau erfolgt wenn Sie nicht anwesend sind.

Da die Anweisung somit eine unternehmensinterne Verpflichtung des/r Mitarbeiter/s ist, sich in dieser Situation entsprechend zu verhalten, obliegt es den entsprechenden Verantwortlichen eine solche Anweisung zu erarbeiten und schriftlich niederzulegen.

Um eine Hilfestellung zur Erstellung zu geben, haben wir folgend ein paar Tips aufgeführt:

• Die Anweisung selbst sollte den genauen Verhaltenscodex beschreiben und was der Mitarbeiter generell und im einzelnen zu beachten hat.
• Zusätzlich zur eigentlichen Anweisung kann die Anlage noch folgende Informationen enthalten:
  • Angaben zur Bezeichnung der Anweisung
  • Angabe des Ablageortes bzw. der Ablageorte
  • Erstelldatum und Version der Anweisung
  • Übersicht der betroffenen Mitarbeiter mit Datum der Zustimmung
• Die Dokumentation der Einweisung des/r Mitarbeiter/s in den Verhaltenskodex und der Unterrichtung der zugehörigen Anweisung.
• Die Anweisung und deren zugehörige Dokumentation sollten als Anhang zu dieser Verfahrensdokumentation beigefügt werden.