Le MEV-WEB est un module d’enregistrement des ventes (MEV) infonuagique, nécessaire pour que les entreprises québécoises soient fiscalement conformes. Pour activer le MEV-WEB pour votre compte Lightspeed, vous devez d’abord obtenir les codes d’activation de Revenu Québec. Après avoir terminé le processus d’activation, vous pouvez gérer les certificats pour chaque caisse et consulter les rapports du MEV.

Le MEV-WEB est obligatoire pour toutes les entreprises du secteur de la restauration situées au Québec.

• Les nouvelles entreprises enregistrées après le 1er novembre 2023 devront utiliser immédiatement le MEV-WEB.
• Les entreprises établies auront jusqu’à mai 2025 pour passer d’un MEV physique à un MEV-WEB.

Les commerçants doivent imprimer les reçus pour être en conformité. Lightspeed série K n’est pas encore certifié pour l’envoi de reçus par courriel.

Obtenir les identifiants pour l’activation du MEV

Pour activer le MEV-WEB, vous devez d’abord contacter Revenu Québec pour demander votre numéro d’établissement et votre code d’accès. Pour ce faire :

• Ouvrez une session dans la section Mon dossier pour les entreprises du site Web de Revenu Québec pour recevoir vos identifiants immédiatement.
• Remplissez le formulaire VD-350.52.A-V et envoyez-le à l’une des adresses figurant sur le formulaire pour recevoir vos identifiants par courrier.

Vous aurez également besoin du numéro d’identification à 10 chiffres et du numéro de dossier à 4 chiffres de votre certificat d’inscription à la taxe de vente du Québec (TVQ). Une fois que vous avez toutes ces informations, procédez à l’activation du MEV-WEB pour votre compte Lightspeed restaurateurs.

Activer et configurer le MEV-WEB

À l’aide de vos identifiants fournis par Revenu Québec, accédez à l’arrière-boutique de Lightspeed restaurateurs pour activer le MEV-WEB pour votre compte. Vous devrez également accéder à chaque caisse de votre entreprise pour terminer le processus d’activation.

Avant de poursuivre, assurez-vous de configurer une imprimante de reçus sur place pour chaque caisse Lightspeed restaurateurs. Pour assurer la conformité avec Revenu Québec, vous devez imprimer un reçu physique pour chaque commande que vous traitez.

1. Connectez-vous à l'arrière-boutique à l’aide de vos identifiants Lightspeed restaurateurs.
2. Accédez au menu de navigation, puis cliquez sur Configuration > Paramètres >Paramètres d’établissement.
3. Cliquez sur l’onglet Facturation obligatoire.
4. Cliquez sur Activer le MEV-WEB et saisissez les renseignements requis.
5. Cliquez sur Enregistrer.
6. Ouvrez l’application Lightspeed restaurateurs (série K) sur votre caisse. Vous devrez saisir les renseignements du certificat Revenu Québec pour enregistrer votre caisse auprès de Revenu Québec.
7. Donnez un nom au certificat Revenu Québec de la caisse, composé de 8 à 32 caractères.
8. Appuyez sur Non, je n’ai pas l’ID de l’appareil si vous configurez la caisse pour la première fois. Appuyez sur Oui, j’ai l’ID de l’appareil si vous restaurez une caisse déjà enregistrée, puis saisissez l’ID de la caisse.
9. Appuyez sur Enregistrer le certificat.

   

10. Répétez les étapes 6 à 9 pour toutes les caisses supplémentaires.

N’oubliez pas de noter le ou les identifiants de la caisse et de les conserver dans un endroit sûr au cas où vous auriez besoin de les utiliser à l’avenir (par exemple, pour désactiver une caisse).

Gérer le certificat MEV-WEB

Après avoir activé le MEV-WEB, vous pouvez renouveler ou supprimer le certificat d’une caisse ou générer un rapport utilisateur à des fins de conformité.

1. Dans l’application Lightspeed restaurateurs, ouvrez le menu Paramètres et appuyez sur Facturation obligatoire (Fiscalisation).

   

2. Sélectionnez une option pour gérer le certificat MEV-WEB.
   
   • Renouveler le certificat : Prolonge la date d’expiration du certificat.
   • Supprimer le certificat : Supprime le certificat de la caisse.
   • Générer le rapport : Affiche un rapport imprimable qui contient un récapitulatif des ventes, les renseignements sur la caisse et un code QR qui, lorsqu’il est numérisé, affiche ces renseignements du côté de Revenu Québec. Cela permet de démontrer la conformité en cas d’audit.

Notez les identifiants de la caisse et conservez-les en lieu sûr. Ces renseignements seront utiles si vous désactivez la caisse ultérieurement.

Configurer les taxes pour le MEV-WEB

Chaque commerçant québécois doit configurer ses taxes fédérales et provinciales dans l’arrière-boutique. Chaque taxe doit être saisie séparément.

1. Accédez au menu de navigation, puis cliquez sur Configuration > Paramètres > Taxes.
2. Cliquez sur Ajouter une taxe.
3. Saisissez les renseignements de la taxe fédérale et assurez-vous que la catégorie est bien Fédérale.
   
4. Répétez l’étape 3 pour la taxe provinciale et choisissez la catégorie Provinciale.
5. Créez un profil de taxe pour combiner les deux taux. Pour ce faire, cliquez sur Paramètres > Profils de taxe.
6. Cliquez sur Nouveau profil de taxe.
7. Donnez un nom et une description au profil.
8. Cliquez sur Sélectionner une taxe et sélectionnez la taxe fédérale que vous avez ajoutée à l’étape 3.
9. Cochez la case Appliquer la prochaine règle correspondante.
10. Cliquez sur Ajouter une règle.
11. Cliquez sur Sélectionner une taxe et sélectionnez la taxe provinciale que vous avez ajoutée à l’étape 4.
12. Cliquez sur Enregistrer.

Vous devrez définir des profils de taxe supplémentaires pour gérer les articles pour lesquels seule l’une des taxes est applicable. Un profil de taxe à utiliser lorsqu’aucune taxe ne s’applique est créé par défaut.

Ces profils de taxe sont ensuite ajoutés à des départements qui peuvent être attribués à des articles. Pour en savoir plus sur la création et l’utilisation de vos profils de taxe, consultez l’article Gestion des paramètres de taxe.

Dernière liste de contrôle avant d’utiliser le MEV-WEB

• Dans la section Utilisateurs > Utilisateurs caisses, assurez-vous que tous les utilisateurs caisses ont un prénom et un nom. Vous pouvez n’indiquer qu’une initiale pour le nom de famille.

• Dans la section Paramètres > Modes de paiement, modifiez chaque mode de paiement renseigné et vérifiez que la case Ne pas imprimer de reçu est bien décochée dans les paramètres avancés.

• Dans la section Paramètres > Remboursements et annulations, vérifiez que l’option Impression reçu est bien définie sur Oui pour tous les motifs.

Mode de paiement spécial : Parti sans payer

Revenu Québec impose à tous les systèmes de caisse de proposer le mode de paiement Parti sans payer. Ce mode de paiement permet de tenir compte des situations où les clients partent sans avoir payé. Il est créé automatiquement lorsque vous créez votre compte professionnel québécois dans l’arrière-boutique.

Pour appliquer le mode de paiement Parti sans payer à une commande, suivez les instructions ci-dessous :

1. Sélectionnez la commande.
2. Appuyez sur Payer.
3. Sélectionnez le type de paiement Parti sans payer.

Le reçu généré portera la mention Parti sans payer.

Annuler la commande

Revenu Québec exige que les caisses proposent un processus permettant d’annuler les commandes.

Pour annuler une commande, suivez les instructions ci-dessous :

1. Depuis l’écran Commandes, appuyez sur Actions.
   
2. Appuyez sur Annuler la commande.
   
3. Sélectionnez l’une des options proposées.
4. Appuyez sur Annuler la commande.

La caisse imprimera un reçu attestant que la commande a été annulée et qu’aucun paiement n’a été effectué. Le reçu indiquera également quels articles ont été annulés.

Documents pour le MEV-WEB

Quatre types de documents sont générés et envoyés au système MEV-WEB :

• Factures temporaires ou reçus intermédiaires
• Reçus de fermeture
• Reçus remboursés
• Rapports utilisateur

Appuyez sur Imprimer la facture à côté du pavé numérique pour générer ces documents. Vous pouvez également les générer depuis l’interface de partage de facture avancé en appuyant sur l’icône d’imprimante.

Le MEV-WEB enregistre le nombre d’impressions d’une facture temporaire et les modifications apportées aux commandes pour lesquelles une facture temporaire a été imprimée.

Nous sommes tenus de proposer deux types de réimpression : une réimpression pour le client et une réimpression pour le commerçant. Deux nouvelles actions du menu Actions permettent de lancer une réimpression :

• Copie du client
• Copie du commerçant

Ces actions n’apparaissent que si une facture temporaire a déjà été générée. L’utilisateur peut également générer une copie du client en appuyant à nouveau sur Imprimer la facture. L’impression est également possible depuis l’onglet Reçus, en sélectionnant un reçu et en appuyant sur Actions pour le reçu. Les options Copie du client et Copie du commerçant sont disponibles.

Sur chaque reçu, la partie réservée à la signature est comprise entre deux lignes de signe « = » qui s’étendent sur toute la largeur du reçu. Cette section comprend les renseignements suivants :

• Les montants des taxes appliquées et le total
• La nature du document
  • La mention Facture originale s’il s’agit d’une facture temporaire
  • La mention Paiement reçu s’il s’agit d’un reçu de fermeture
• Dans le cas d’une réimpression, le document indique s’il s’agit d’une copie du client ou d’une copie du commerçant
  • Les copies du client portent la mention Reproduction
  • Les copies du commerçant portent la mention ***Copie du commerçant*** et l’avertissement Ne pas remettre au client
• Un code QR qui renvoie vers les renseignements sur la transaction du côté de Revenu Québec
• L’horodatage de la transaction, le numéro de la transaction et l’identifiant de la caisse

En cas de problème de réseau et si la caisse ne peut pas communiquer avec le MEV-WEB, le reçu porte la mention Problème de communication. Le mode hors ligne est expliqué plus en détail plus bas.

Factures temporaires

Les factures temporaires, également appelées reçus intermédiaires, sont imprimées avant qu’un paiement n’ait été effectué. Elles sont généralement utilisées pour le service à table lorsque le client demande l’addition avant de payer. Elles portent la mention Facture originale.

Si, pour une raison quelconque, une commande est modifiée après l’impression d’une facture temporaire, par exemple si un article est ajouté ou supprimé, la nouvelle facture temporaire portera la mention Facture Révisée et indiquera le nombre de fois où la facture temporaire a été modifiée (par exemple, Remplace 2 factures).

Reçus de fermeture

Les reçus de fermeture sont imprimés une fois le paiement effectué. Ils portent la mention Paiement reçu.

Reçus remboursés

Les reçus remboursés sont imprimés lorsqu’une transaction payée est remboursée, partiellement ou totalement. Les montants remboursés, y compris les taxes, y figurent. Ils portent la mention Note de crédit.

Comme les reçus remboursés doivent faire l’objet d’un suivi avec des copies imprimées, l’option d’impression pour chaque motif d’annulation doit être activée dans votre arrière-boutique.

Rapports utilisateur

Ces rapports utilisateur sont spécifiques au MEV-WEB et n’ont aucun lien avec les autres rapports disponibles sur la caisse. Ils contiennent des informations sur l’entreprise, un résumé des ventes, les renseignements sur la caisse, la période du rapport et un code QR permettant d’accéder à une version du rapport sur une page Web. Ces rapports sont générés à partir de la section Facturation obligatoire du menu Paramètres. Ces rapports sont principalement utilisés à des fins de conformité lorsqu’un commerçant fait l’objet d’un audit.

• Accédez à Paramètres > Facturation obligatoire.
• Dans la section Rapport utilisateur, appuyez sur Générer.
• Sélectionnez une année et indiquez si vous souhaitez imprimer une copie.
  
• Appuyez sur Soumettre le rapport pour (ANNÉE).

Le rapport est désormais disponible dans la section Facturation obligatoire du menu Paramètres, sous Rapports. Appuyez sur Afficher le rapport sous le rapport que vous souhaitez consulter.

Mode hors ligne

Le MEV-WEB fonctionne en mode hors ligne dès son installation. Toutes les transactions sont stockées localement sur la caisse si aucune connexion Internet n’est disponible. Lorsque la caisse revient en ligne et crée une nouvelle transaction, comme une facture temporaire ou un reçu de fermeture, elle transmet toutes les transactions non envoyées au MEV-WEB.

L’utilisateur peut toujours envoyer manuellement les transactions en attente via la section Facturation obligatoire du menu Paramètres une fois la connexion rétablie.

• Accédez à Paramètres > Facturation obligatoire.
• À côté du message X transactions n’ont pas été envoyées à Revenu Québec, appuyez sur Envoyer.

Tout document généré pendant que la caisse est hors ligne portera la mention Problème de communication. Le commerçant a la responsabilité de s’assurer que toute transaction non envoyée est transmise à Revenu Québec.

Mode école

Vous pouvez utiliser le mode formation pour familiariser les nouveaux utilisateurs avec la caisse en effectuant des transactions fictives sans générer des données qui seront incluses dans vos rapports. Les transactions effectuées par un utilisateur en mode formation sont envoyées à Revenu Québec accompagnées d’une mention spéciale indiquant que l’utilisateur est en formation. Ces transactions ne sont pas comptabilisées dans les rapports de Revenu Québec.

Pour configurer les utilisateurs en mode formation, consultez notre page Utilisateurs caisses formation.

Prochaines étapes