Les dépôts clients vous permettent d’accepter des paiements anticipés pour des événements ou des réceptions à venir. Ces dépôts sont enregistrés sous forme de solde positif sur le compte du client et restent exclus des recettes et des ventes quotidiennes jusqu’à leur utilisation. Une fois appliqué, le dépôt est comptabilisé dans les recettes et les ventes du jour.

Configurer les dépôts clients

Pour créer un dépôt client, vous devrez créer une opération de transfert ou modifier une opération de transfert existante, puis ajouter un bouton correspondant sur votre caisse.

Créer une opération de transfert

Une opération de transfert vous permet de transférer de l’argent entre différents modes de paiement. Dans ce cas, le dépôt transfère l’argent du mode de paiement du client vers le solde de son compte client.

1. Créez une opération de transfert ou modifiez une opération existante.
2. L’opération de transfert doit comporter les paramètres suivants :
   • Nom : Dépôt.
   • Description affichée sur le reçu : Dépôt.
   • Montant à transférer : Laissez ce champ vide pour que les membres du personnel puissent saisir le montant exact sur la caisse au moment de la transaction.
   • Cette opération de transfert déduit de : Mode de paiement avec le code IKDEBT. En général, cette option est intitulée Facture, mais elle peut être nommée On Account (compte) ou avoir un autre nom personnalisé.
   • Cette opération de transfert ajoute à : Laissez ce champ vide pour que les membres du personnel puissent saisir le montant exact sur la caisse au moment de la transaction.
   • (Facultatif) Imprimer un reçu lors du transfert : Activez cette option pour imprimer un reçu lorsque vous terminez une transaction au moyen d’une opération de transfert.

Ajouter un bouton d’opération de transfert sur la caisse

Après avoir créé une opération de transfert dédiée aux dépôts clients dans l’arrière-boutique, vous devez ajouter un bouton correspondant à votre menu afin de pouvoir l’utiliser depuis la caisse. Pour voir les instructions sur la façon d’ajouter des boutons, consultez l’article Création de menus.

Créer des modes de paiement supplémentaires

Vous pouvez également créer des modes de paiement supplémentaires, comme le virement bancaire. Pour voir les instructions sur la création de modes de paiement supplémentaires, consultez l’article Ajout et modification de modes de paiement.

Encaisser des dépôts clients

Avant de pouvoir utiliser un dépôt client comme paiement, vous devez accepter et confirmer le dépôt.

Encaisser des dépôts clients

Les dépôts clients sont enregistrés sous forme de solde positif sur le compte du client et restent exclus des recettes et des ventes quotidiennes jusqu’à leur utilisation. Une fois appliqué, un dépôt est comptabilisé dans les recettes et les ventes du jour.

1. Ouvrez l’application PDV restaurateurs.
2. Appuyez sur Deposit (dépôt).
3. Saisissez le montant du dépôt.
4. Sélectionnez le mode de paiement à créditer.
5. Appuyez sur Transférer.
6. Sélectionnez le compte client à relier au dépôt.

• 1. Sur le terminal, appuyez sur Transaction > New Transaction (nouvelle transaction).
  2. Saisissez votre mot de passe. Le mot de passe par défaut du terminal est 5773, mais il se peut que votre entreprise l’ait modifié.
  3. Sélectionnez:
     • Payment (paiement) si le client est sur place et a sa carte.
     • MOTO si le client est au téléphone et vous communique les renseignements sur sa carte.
  4. Encaissez le paiement comme d’habitude.

Confirmer les dépôts clients

Vous pouvez confirmer les dépôts clients sur la caisse ou depuis l’arrière-boutique.

Afficher les dépôts clients sur la caisse

1. Ouvrez l’application PDV restaurateurs.
2. Appuyez sur Clients.
3. Recherchez le client.
4. Appuyez sur Afficher.
5. Vous verrez le solde du client sur son compte. Un solde positif indique qu’un dépôt est relié au compte client. Un solde négatif indique que le client vous doit de l’argent.

Afficher les dépôts clients dans l’arrière-boutique

En général, la section Comptes débiteurs de l’arrière-boutique est dédiée aux factures, mais vous y retrouverez également les dépôts clients.

1. Connectez-vous à l’arrière-boutique à l’aide de vos identifiants Lightspeed.
2. Accédez au menu de navigation, puis cliquez sur Clients > Débiteurs > Comptes clients.
3. Recherchez le client.
4. La colonne Total indique son solde. Le dépôt client apparaît sous forme de montant négatif. Comme il s’agit d’une section Comptes débiteurs, les montants positifs représentent les entrées d’argent dans l’entreprise. Un dépôt apparaît sous forme de montant négatif, qui indique une sortie d’argent.

Ne cliquez pas sur Créer facture, car cette action remet le solde à zéro. Cela supprime tous les montants existants, y compris les dépôts, et peut entraîner des pertes de renseignements financiers importants liés à la transaction.

Utiliser les dépôts clients

Lors d’un événement ou d’une réception, vous pouvez régler l’intégralité de la facture en utilisant le dépôt client.

1. Ouvrez l’application PDV restaurateurs.
2. Créez une commande et ajoutez les articles concernés.
3. Ajoutez un client à la commande.
4. Lorsque vous avez terminé de créer la commande, appuyez sur Payer.
5. Sélectionnez le mode de paiement Facture.
   1. Si le montant de la commande est supérieur à celui du dépôt, effectuez un paiement partiel en modifiant le montant du paiement et le montant reçu afin qu’ils correspondent au montant du dépôt.
6. Appuyez sur Payer pour utiliser le dépôt.
   1. Si le montant de la commande dépasse celui du dépôt, réglez le solde de la facture avec un autre mode de paiement.