Après avoir installé et configuré Tâches Lightspeed, vous pouvez configurer des listes de contrôle pour votre personnel afin de vous assurer qu'ils ont connaissance des tâches à effectuer et de leurs échéances, et de vérifier si les tâches ont été correctement terminées.

Création d'une liste de contrôle

Les listes de contrôle sont des listes de tâches à effectuer. Lorsque vous créez une liste de contrôle, vous pouvez la planifier pour un jour ou une heure spécifique et l'assigner aux personnes ou rôles de votre choix. Il est possible d'envoyer des notifications par courriel aux employé·e·s et aux gestionnaires pour leur rappeler les tâches à effectuer et en confirmer l'achèvement.

1. Dans l'arrière-boutique, accédez à Tâches Lightspeed > Listes de contrôle.
2. Cliquez sur Créer une liste de contrôle.
3. Indiquez autant de paramètres de liste de contrôle que nécessaire.
4. Cliquez sur Créer une liste de contrôle pour terminer la configuration de la liste de contrôle.

Paramètres de liste de contrôle

Vous accédez aux paramètres d'une liste de contrôle lors de sa création, mais vous pouvez également les modifier plus tard si nécessaire. Ces paramètres sont divisés en plusieurs sections : Détails, Notifications et Tâches.

Détails

Les détails de la liste de contrôle comprennent son titre, les utilisateurs auxquels elle est assignée, sa planification et d'autres renseignements de base.

Notifications

Les notifications de liste de contrôle sont des alertes facultatives qui peuvent être envoyées au personnel pour lui rappeler de terminer une liste de contrôle avant son échéance, ou pour confirmer l'achèvement de la liste de contrôle.

Tâches

Pour ajouter une tâche à une liste de contrôle, cliquez sur le bouton + Ajouter une tâche. Vous devez ajouter au moins une tâche à une liste de contrôle pour pouvoir l'enregistrer.

Utilisation du résumé des listes de contrôle

Les utilisateurs de l’arrière-boutique disposant des autorisations adéquates peuvent consulter les rapports sur les listes de contrôle prévues pour prendre connaissance de leur taux d'achèvement ou de toute notification susceptible de présenter un intérêt. Les utilisateurs peuvent uniquement consulter les rapports relatifs aux établissements auxquels ils ont accès.

Pour consulter le résumé des listes de contrôle, accédez à Tâches Lightspeed > Résumé dans l'arrière-boutique.

Détails du résumé

• Date : la date ou période du résumé. Par défaut, le rapport du jour est affiché sur la page.

  Pour modifier la date, cliquez sur celle-ci. Puis sélectionnez une nouvelle date de début et une nouvelle date de fin sur le calendrier qui s'affiche. Pour obtenir le résumé d'un jour précis, sélectionnez une date de début et une date de fin identiques. Cliquez sur Appliquer pour afficher le rapport concernant la nouvelle période.

• Établissement : les listes de contrôle sont triées par établissement.
• Taux d'achèvement : la fraction et le pourcentage de listes de contrôle terminées, ainsi qu'une ligne graphique représentant le pourcentage de listes de contrôle terminées.
• Nom : titre de la liste de contrôle.
• Échéance : l'heure limite à laquelle la liste de contrôle doit être terminée.
• État : l'état actuel de la liste de contrôle : En cours ou Non terminée.
• Progression : la fraction et le pourcentage de tâches terminées, ainsi qu'une ligne graphique représentant le pourcentage de tâches terminées.

Le nombre de lignes par page et les options de navigation d'une page à l'autre se trouvent en bas de la section de chaque établissement.

Affichage des journaux d'achèvement

Pour afficher les journaux d'achèvement d'une liste de contrôle, cliquez sur le titre de la liste de contrôle dans le résumé.

Détails du journal d'achèvement

• Résumé : indique le taux d'achèvement (pourcentage de tâches terminées), les tâches terminées (nombre de tâches terminées) et le temps entre les tâches (délai moyen entre deux tâches).
• Tâche : le nom de la tâche.
• État : l'état actuel de la tâche : Terminée, En cours ou Non terminée.
• Completed by (Effectuée par) : le nom de l'utilisateur ayant terminé la tâche, ainsi que la date et l'heure à laquelle elle a été effectuée.
• Issues (problèmes) : tout problème ou tout renseignement manquant concernant l'achèvement de la tâche apparaît à cet endroit, par exemple une réponse manquante ou une température inférieure à la valeur minimum définie.
• Commentaire : tout commentaire ou tout renseignement supplémentaire fourni par l'utilisateur ayant terminé la tâche.

Pour afficher les détails de la tâche, cliquez sur la flèche située à gauche de la ligne.

Importer des tâches

Vous pouvez importer des tâches pour créer plus rapidement une nouvelle liste de contrôle. Téléchargez un modèle CSV, saisissez vos tâches dans le fichier, puis téléversez-le pour ajouter les tâches à une nouvelle liste de contrôle.

Vous ne pouvez importer des tâches que lors de la création d'une nouvelle liste de contrôle. Vous ne pouvez pas importer de tâches pour remplacer celles d'une liste de contrôle existante.

Télécharger un modèle

1. Connectez-vous à l'arrière-boutique à l’aide de vos identifiants Lightspeed restaurateurs.
2. Accédez au menu de navigation, puis cliquez sur Tâches Lightspeed > Listes de contrôle.
3. Cliquez sur Importer depuis un fichier.
4. Dans la fenêtre contextuelle Importer des tâches, cliquez sur Feuille de calcul d'importation de Lightspeed (.csv). Le modèle est téléchargé automatiquement.

Préparer votre fichier pour l'importation

Ouvrez le fichier CSV téléchargé et saisissez les détails de votre tâche. Avant de téléverser votre fichier, veuillez prendre connaissance des consignes de mise en forme suivantes :

1. Ne modifiez pas les en-têtes des colonnes du modèle.
2. Inscrivez une tâche par ligne.
3. Veuillez respecter le format ci-dessous pour tous les champs d'une tâche.
4. Chaque ligne doit comporter le nom d'une tâche.
5. Veillez à ce que tout le texte tienne sur une seule ligne dans chaque champ. Par exemple, ne divisez pas les descriptions en paragraphes.
6. Les questions portant sur un nombre ou à choix multiples ne peuvent pas être importées.
7. Si vous réglez le paramètre « Température » sur « Oui », saisissez les valeurs pour la température minimale et la température maximale.
8. N'incluez pas plus de 255 tâches par fichier.
9. Limitez la longueur des champs de texte à 255 caractères.
10. Le modèle est déjà un fichier CSV. Veillez à conserver le format CSV (.csv) lorsque vous enregistrez vos modifications :
    • Enregistrer au format CSV dans Excel
    • Enregistrer au format CSV dans Numbers

Pour connaître la définition de chaque champ et de chaque type de réponse, consultez les descriptions des paramètres.

Téléverser le modèle

1. Accédez au menu de navigation, puis cliquez sur Tâches Lightspeed > Liste de contrôle.
2. Cliquez sur Importer depuis un fichier.
3. Dans la fenêtre contextuelle Importer des tâches, faites glisser le fichier CSV que vous avez préparé ou sélectionnez-le dans un dossier.
4. Cliquez sur Importer des tâches.

Une fois le fichier téléversé, les données sont validées. Si le fichier contient des erreurs, un message s'affiche pour indiquer la ligne et la colonne concernées et expliquer ce qui doit être corrigé. La liste de contrôle n'est créée qu'une fois les erreurs corrigées.

Si le fichier est valide, le système vous renvoie vers la nouvelle liste de contrôle dont les tâches ont été préremplies à partir du fichier CSV dans la section Tâches. À partir de là, modifiez les paramètres de votre liste de contrôle selon vos besoins, puis cliquez sur Créer une liste de contrôle. Cela permet de créer la nouvelle liste de contrôle et d'enregistrer vos tâches importées ainsi que les paramètres de la liste de contrôle.

Utiliser un modèle de liste de contrôle

Au lieu de créer des listes de contrôle de A à Z ou d'importer des tâches, vous pouvez utiliser des modèles de listes de contrôle prédéfinis pour démarrer plus rapidement, comme Ouverture de la salle ou Clôture par le personnel de cuisine. Lorsque vous sélectionnez un modèle, une nouvelle liste de contrôle contenant des tâches préremplies est créée pour vous. Pour prévisualiser les tâches avant de sélectionner un modèle, cliquez sur l'icône en forme d'œil (Aperçu).

Modification d'une liste de contrôle

Vous avez la possibilité de modifier une liste de contrôle, par exemple pour changer les utilisateurs auxquels elle est assignée, pour ajouter ou retirer des tâches, ou pour mettre à jour les paramètres de notification.

1. Dans l'arrière-boutique, accédez à Tâches Lightspeed > Listes de contrôle.
2. Cliquez sur le nom de la liste de contrôle que vous souhaitez modifier.
3. Apportez les modifications souhaitées aux paramètres de la liste de contrôle.
4. Cliquez sur Modifier la liste de contrôle pour enregistrer.

Pour modifier l'ordre d'exécution d'une liste de contrôle, cliquez sur les deux lignes horizontales à gauche d'une tâche et faites glisser la tâche vers la position souhaitée.

Suppression d'une liste de contrôle

Vous pouvez supprimer de l'arrière-boutique les listes de contrôle que vous n'utilisez plus.

1. Dans l'arrière-boutique, accédez à Tâches Lightspeed > Listes de contrôle.
2. Cliquez sur l'icône de poubelle à droite de la ligne de la liste de contrôle que vous souhaitez supprimer.

3. Passez en revue l'invite qui apparaît.

   Supprimer une liste de contrôle supprimera également toutes les tâches associées. Cette action est irréversible.

4. Cliquez sur Supprimer la liste de contrôle pour confirmer la suppression.

Prochaines étapes