Après avoir installé et configuré Tâches Lightspeed, vous pouvez configurer des listes de contrôle pour votre personnel afin de vous assurer qu'ils ont connaissance des tâches à effectuer et de leurs échéances, et de vérifier si les tâches ont été correctement terminées.
Création d'une liste de contrôle
Les listes de contrôle sont des listes de tâches à effectuer. Lorsque vous créez une liste de contrôle, vous pouvez la planifier pour un jour ou une heure spécifique et l'assigner aux personnes ou rôles de votre choix. Il est possible d'envoyer des notifications par courriel aux employé·e·s et aux gestionnaires pour leur rappeler les tâches à effectuer et en confirmer l'achèvement.
- Dans l'arrière-boutique, accédez à Gestion des tâches > Listes de contrôle.
- Cliquez sur Créer une liste de contrôle.
- Indiquez autant de paramètres de liste de contrôle que nécessaire.
- Cliquez sur Créer une liste de contrôle pour terminer la configuration de la liste de contrôle.
Paramètres de liste de contrôle
Vous accédez aux paramètres d'une liste de contrôle lors de sa création, mais vous pouvez également les modifier plus tard si nécessaire. Ces paramètres sont divisés en plusieurs sections : Détails, Notifications et Tâches.
Détails
Les détails de la liste de contrôle comprennent son titre, les utilisateurs auxquels elle est assignée, sa planification et d'autres renseignements de base.
| Paramètre | Description |
|---|---|
| Titre de la liste de contrôle | Ceci est le nom de la liste de contrôle. Donnez-lui un nom précis pour en simplifier l'identification. |
| Créer des copies pour | Pour les entreprises disposant de plusieurs établissements, les listes de contrôle sont assignées à un ou plusieurs établissements. |
| Assigné à | La balise utilisateur du groupe d'utilisateurs auquel cette liste de contrôle est assignée. Pour configurer vos balises utilisateurs dans l'arrière-boutique, accédez à Gestion des tâches > Paramètres. |
| Jours d’échéance | Cochez la case de chaque jour au cours duquel la liste de contrôle doit être terminée. Vous pouvez sélectionner plusieurs jours. Si votre liste doit être terminée tous les jours, vous pouvez cocher la case Tous les jours. |
| Heure d’échéance | Sélectionnez l'heure limite à laquelle la liste de contrôle doit être terminée. Vous ne pouvez sélectionner qu'un seul horaire. |
| Visibilité de la liste de contrôle | Sélectionnez la période au cours de laquelle la liste de contrôle est visible : Toute la journée, Matin (de 0 h à 11 h 59) ou Après-midi (de 12 h à 23 h 59). |
Notifications
Les notifications de liste de contrôle sont des alertes facultatives qui peuvent être envoyées au personnel pour lui rappeler de terminer une liste de contrôle avant son échéance, ou pour confirmer l'achèvement de la liste de contrôle.
| Paramètre | Description |
|---|---|
| Envoyer un rappel 15 minutes avant l’échéance |
Activez cette option pour envoyer un courriel de rappel aux destinataires sélectionnés quinze minutes avant l'heure d'échéance de toute liste de contrôle qui n'est pas terminée. Lorsque cette option est activée, un menu déroulant des utilisateurs de l’arrière-boutique et des utilisateurs caisses disposant d'une adresse courriel apparaît. Vous pouvez sélectionner plusieurs destinataires. |
| Envoyer une notification par courriel lorsque la liste est terminée |
Activez cette option pour envoyer une notification par courriel aux destinataires sélectionnés lorsque la liste de contrôle est terminée. Lorsque cette option est activée, une liste déroulante des utilisateurs du back-office et des utilisateurs caisses disposant d'une adresse e-mail apparaît. Vous pouvez sélectionner plusieurs destinataires. |
Tâches
Pour ajouter une tâche à une liste de contrôle, cliquez sur le bouton + Ajouter une tâche. Vous devez ajouter au moins une tâche à une liste de contrôle pour pouvoir l'enregistrer.
| Paramètre | Description |
|---|---|
| Titre de la tâche | Le nom de la tâche à effectuer. Il doit contenir au maximum 60 caractères. |
| Description (facultatif) | Une description plus détaillée de la tâche, si nécessaire. Vous pouvez ajouter des renseignements supplémentaires ou des rappels à cet endroit. |
| Type de réponse |
Pour terminer la tâche, l'utilisateur auquel elle a été assignée doit transmettre une réponse sur un appareil Cadence Lightspeed en mode personnel. Sélectionnez le ou les types de réponses qui conviennent le mieux à la tâche. Vous devez sélectionner au moins un type de réponse, et il est possible d'en sélectionner plusieurs.
|
Utilisation du résumé des listes de contrôle
Les utilisateurs de l’arrière-boutique disposant des autorisations adéquates peuvent consulter les rapports sur les listes de contrôle prévues pour prendre connaissance de leur taux d'achèvement ou de toute notification susceptible de présenter un intérêt. Les utilisateurs peuvent uniquement consulter les rapports relatifs aux établissements auxquels ils ont accès.
Pour consulter le résumé des listes de contrôle, accédez à Gestion des tâches > Résumé dans l'arrière-boutique.
Détails du résumé
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Date : la date ou période du résumé. Par défaut, le rapport du jour est affiché sur la page.
Pour modifier la date, cliquez sur celle-ci. Puis sélectionnez une nouvelle date de début et une nouvelle date de fin sur le calendrier qui s'affiche. Pour obtenir le résumé d'un jour précis, sélectionnez une date de début et une date de fin identiques. Cliquez sur Appliquer pour afficher le rapport concernant la nouvelle période.
- Établissement : les listes de contrôle sont triées par établissement.
- Taux d'achèvement : la fraction et le pourcentage de listes de contrôle terminées, ainsi qu'une ligne graphique représentant le pourcentage de listes de contrôle terminées.
- Nom : titre de la liste de contrôle.
- Échéance : l'heure limite à laquelle la liste de contrôle doit être terminée.
- État : l'état actuel de la liste de contrôle : En cours ou Non terminée.
- Progression : la fraction et le pourcentage de tâches terminées, ainsi qu'une ligne graphique représentant le pourcentage de tâches terminées.
Le nombre de lignes par page et les options de navigation d'une page à l'autre se trouvent en bas de la section de chaque établissement.
Affichage des journaux d'achèvement
Pour afficher les journaux d'achèvement d'une liste de contrôle, cliquez sur le titre de la liste de contrôle dans le résumé.
Détails du journal d'achèvement
- Résumé : indique le taux d'achèvement (pourcentage de tâches terminées), les tâches terminées (nombre de tâches terminées) et le temps entre les tâches (délai moyen entre deux tâches).
- Tâche : le nom de la tâche.
- État : l'état actuel de la tâche : Terminée, En cours ou Non terminée.
- Completed by (Effectuée par) : le nom de l'utilisateur ayant terminé la tâche, ainsi que la date et l'heure à laquelle elle a été effectuée.
- Issues (problèmes) : tout problème ou tout renseignement manquant concernant l'achèvement de la tâche apparaît à cet endroit, par exemple une réponse manquante ou une température inférieure à la valeur minimum définie.
- Commentaire : tout commentaire ou tout renseignement supplémentaire fourni par l'utilisateur ayant terminé la tâche.
Pour afficher les détails de la tâche, cliquez sur la flèche située à gauche de la ligne.
Modification d'une liste de contrôle
Vous avez la possibilité de modifier une liste de contrôle, par exemple pour changer les utilisateurs auxquels elle est assignée, pour ajouter ou retirer des tâches, ou pour mettre à jour les paramètres de notification.
- Dans le back-office, accédez à Gestion des tâches > Checklists.
- Cliquez sur le nom de la liste de contrôle que vous souhaitez modifier.
- Apportez les modifications souhaitées aux paramètres de la liste de contrôle.
- Cliquez sur Modifier la liste de contrôle pour enregistrer.
Pour modifier l'ordre d'exécution d'une liste de contrôle, cliquez sur les deux lignes horizontales à gauche d'une tâche et faites glisser la tâche vers la position souhaitée.
Suppression d'une liste de contrôle
Vous pouvez supprimer de l'arrière-boutique les listes de contrôle que vous n'utilisez plus.
- Dans le back-office, accédez à Gestion des tâches > Checklists.
- Cliquez sur l'icône de poubelle à droite de la ligne de la liste de contrôle que vous souhaitez supprimer.
-
Passez en revue l'invite qui apparaît.
Supprimer une liste de contrôle supprimera également toutes les tâches associées. Cette action est irréversible.
- Cliquez sur Supprimer la liste de contrôle pour confirmer la suppression.
Prochaines étapes
Utilisation de Tâches Lightspeed dans Cadence Lightspeed
Dans l'application Cadence Lightspeed, le personnel peut terminer les listes de contrôle que vous avez configurées pour Tâches Lightspeed.
Configuration de Tâches Lightspeed
Découvrez comment configurer Tâches Lightspeed, créer des balises utilisateur et faire passer l'application Cadence en mode personnel.