Pour utiliser l'intégration OpenTable, vous devez disposer d’un compte OpenTable. Si vous n’avez pas encore créé de compte, consultez le site OpenTable pour commencer.

À propos de OpenTable

OpenTable est une plateforme de réservation qui vous permet de gérer les réservations dans votre restaurant. Vous pouvez ainsi réduire les délais d’attente et exploiter la pleine capacité de votre restaurant.

L’intégration OpenTable avec Lightspeed restaurateurs synchronise les données sur les clients et les réservations avec Lightspeed et renvoie les données financières vers OpenTable.

Lorsque vous validez une réservation dans OpenTable, celle-ci apparaîtra dans votre disposition de tables Lightspeed restaurateurs et son état sera mis à jour dans OpenTable au fil du repas suivant Lightspeed restaurateurs, jusqu’au paiement de la facture. L’état de la réservation dans OpenTable évolue dans l’ordre suivant : attribuée, entrée, plat principal, dessert, payée.

Fonctionnalités de l’intégration OpenTable

• Enrichir vos données : L’intégration OpenTable vous permet d’associer les renseignements sur l’expérience en restaurant des clients et les réservations dans OpenTable.
• Faciliter les transitions : Dès qu’un client est placé dans OpenTable, les données sur la réservation et sur le client sont directement transférées à la caisse.
• Envoyer des mises à jour sur l’état des tables : Notre fonctionnalité de mise en correspondance des plats vous permet de connaître l’état le plus récent des tables de votre plan de salle OpenTable.

Activer l’intégration OpenTable

Vos numéros de tables dans OpenTable doivent être parfaitement identiques à ceux de votre plan de salle dans Lightspeed pour que l’intégration fonctionne correctement.

1. Connectez-vous à l’arrière-boutique à l’aide de vos identifiants Lightspeed restaurateurs.
2. Accédez au menu de navigation, puis cliquez sur Centre d'intégrations > Réservations.
3. Sélectionnez OpenTable.
4. Cliquez sur Connecter.

   

5. Cliquez sur Terminer le processus de connexion sur OpenTable. Un nouvel onglet s’ouvrira sur l’application Web OpenTable Guest Center, depuis lequel vous pourrez activer l’intégration.

   

6. Connectez-vous à l’application Web OpenTable Guest Center avec vos identifiants OpenTable.
7. Sélectionnez le restaurant que vous souhaitez connecter à l’intégration OpenTable.
8. Sur le site Web d’OpenTable, cliquez sur Integrations (intégrations).

9. Dans la liste des intégrations, sélectionnez K Lightspeed.

   Si une coche verte apparaît sur la case Lightspeed K, cela signifie que le restaurant OpenTable sélectionné est déjà intégré à un autre compte Lightspeed. L’intégration doit être désactivée manuellement par le restaurant déjà connecté, ou par OpenTable.

10. Suivez les instructions à l’écran pour relier votre compte Lightspeed restaurateurs à votre compte OpenTable.
11. Ajustez les paramètres d'intégration en fonction de vos besoins.
12. Actualisez vos caisses.

Comprendre les paramètres d'intégration OpenTable

Après l’avoir activée, poursuivez la configuration de l’intégration OpenTable en réglant ses paramètres.

Vue d’ensemble

La section Aperçu contient les renseignements principaux de votre intégration OpenTable. À partir de là, vous pouvez copier votre Numéro d'identification de compte connecté pour le communiquer à l’équipe du soutien technique d’OpenTable dans le cas où vous avez besoin de résoudre un problème lié à l’intégration.

Utiliser le dépôt pour payer

La section Utiliser le dépôt pour payer vous permet d'ajouter un bouton Utiliser le dépôt pour payer à vos menus de caisse, afin d'appliquer les dépôts liés à vos réservations directement à partir de la caisse.

1. (Facultatif) Cliquez sur Afficher tous les menus pour ajouter un bouton à plusieurs menus.
2. Cliquez sur Ajouter un bouton pour chaque menu auquel vous souhaitez ajouter un bouton Utiliser le dépôt pour payer.

   

3. Choisissez un écran principal ou créez un nouvel écran principal.
4. Cliquez sur Ajouter un bouton.

Gérer les réservations

La section Gérer les réservations vous permet d'ajouter un bouton Réservation à vos menus de caisse afin de gérer les réservations directement à partir de la caisse.

1. (Facultatif) Cliquez sur Afficher tous les menus pour ajouter un bouton à plusieurs menus.
2. Cliquez sur Ajouter un bouton pour chaque menu auquel vous souhaitez ajouter un bouton Réservation.

   

3. Choisissez un écran principal ou créez un nouvel écran principal.
4. Cliquez sur Ajouter un bouton.

   

Paramètres de commande

Cette section vous permet de configurer la manière dont OpenTable gère les commandes sur la caisse.

• Ouvrir des commandes pour les clients installés  : activez cette option pour ouvrir automatiquement une commande dans la caisse lorsqu'une réservation est marquée comme Installée.
• Ouvrir des commandes pour les clients de passage : activez cette option pour ouvrir automatiquement une commande dans la caisse lorsqu'un groupe de clients de passage est placé. Cette option est uniquement disponible lorsque l'option Ouvrir des commandes pour les clients installés est activée.
• Prise en charge des réservations à plusieurs tables : activez cette option pour lier automatiquement toutes les tables sélectionnées dans la réservation à la même commande sur la caisse.
• Attribuer des caisses aux commandes actives liées aux réservations : choisissez une ou plusieurs caisses à attribuer automatiquement aux commandes actives liées à des réservations. Si aucune caisse n'est sélectionnée, la commande sera automatiquement attribuée à la première caisse active disponible.
• Sélectionner un profil de commande : cliquez sur le menu déroulant pour choisir le profil de commande associé aux commandes actives liées aux réservations. Cochez Utiliser les paramètres du profil de commande par défaut de la caisse pour utiliser le même profil de commande que pour les commandes ouvertes directement sur la caisse.
• Choisir l'utilisateur caisse : cliquez sur le menu déroulant pour choisir l'utilisateur caisse associé aux commandes actives liées aux réservations.

Mises à jour de l'état des réservations

Pour qu'OpenTable reçoive des mises à jour automatiques de l'état des tables au fur et à mesure du repas, mettez en correspondance les catégories statistiques de Lightspeed restaurateurs aux états OpenTable.

1. Cliquez sur +Ajouter pour ajouter une catégorie statistique à chaque plat.

   

2. Sélectionnez les catégories statistiques que vous souhaitez ajouter à chaque plat.
3. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

   

Utilisation de l’intégration OpenTable

L’application Web OpenTable Guest Center vous permet de gérer vos réservations. Vérifiez, modifiez et enregistrez vos clients à l’aide d’OpenTable, et leurs réservations apparaîtront dans Lightspeed restaurateurs.

Gérer les réservations dans l’application Web OpenTable Guest Center

Les clients peuvent effectuer des réservations de trois manières : depuis l’application OpenTable, en appelant le restaurant ou en se rendant sur place et en demandant une table. Le flux de travail dans l’application Web OpenTable Guest Center varie en fonction de la méthode de réservation.

Pour en savoir plus sur la gestion des réservations dans l’application Web OpenTable Guest Center, consultez l’article Learn how to use your product (comment utiliser votre produit).

Gérer des réservations dans l’application de caisse Lightspeed restaurateurs

Après avoir enregistré une réservation dans OpenTable Guest Center, l’application de caisse Lightspeed restaurateurs marque la table comme étant occupée et crée une facture pour cette table.
Ensuite, suivez le flux de travail habituel de service aux clients en prenant leur commande et en traitant leur paiement. Toutes les données, comme l’ajout d’articles ou la création de la facture dans l’application de caisse Lightspeed restaurateurs, seront envoyées à OpenTable Guest Center en temps réel.

Pour gérer des réservations dans l’application de caisse Lightspeed restaurateurs :

1. Connectez-vous à l’application de caisse Lightspeed restaurateurs.
2. Dans l’affichage Tables, sélectionnez la table à laquelle est attribuée la réservation pour ouvrir et afficher la commande.
3. Appuyez sur Choisir, puis ajoutez des articles à la commande.
4. Traitez le paiement à la fin du repas.

Après avoir traité le paiement dans l’application de caisse Lightspeed restaurateurs, l’état de la table passera à l’état « payé » et un reçu détaillé du repas sera disponible dans OpenTable Guest Center. Les clients peuvent également consulter leurs reçus dans l’application OpenTable, dans l’historique de leurs réservations.

Désactiver l’intégration OpenTable

Si vous souhaitez arrêter d’utiliser l’intégration OpenTable, vous pouvez facilement la désactiver depuis l'arrière-boutique. L’intégration sera également désactivée du côté d’OpenTable. Vos anciens paramètres seront conservés, de sorte que vous pourrez réactiver l’intégration OpenTable à tout moment à l’avenir.

Questions fréquemment posées

Abonnement

• Non, l’intégration OpenTable est gratuite pour les commerçants disposant déjà d’un compte Lightspeed et OpenTable.

Configuration

• Si vous avez désactivé l’intégration OpenTable avant décembre 2022, vous devez alors vous connecter à OpenTable et demander la suppression de l’intégration du système avant de la réactiver dans l'arrière-boutique Lightspeed.

• Lorsque le paramètre de création automatique des notes est activé, toutes les notes sont attribuées par défaut à ce profil de commande, même si un autre profil de commande est programmé.
  Pour éviter que le profil de montant programmé ne soit remplacé, désactivez la création automatique des notes dans le back-office.
  Pour modifier le profil de commande par défaut pour les notes créées par OpenTable dans le back-office, accédez au lieu de vente dans la section Centre d'intégrations > Réservations > OpenTable.

• Nous recommandons fortement de garder l’application de caisse Lightspeed restaurateurs ouverte sur l’un de vos appareils afin d’éviter les retards dans l’ouverture des factures. L’appareil assigné à la réception des commandes pour les réservations peut être défini dans l'arrière-boutique pour le lieu de vente dans la section Centre d'intégrations > Réservations > OpenTable.
  Votre appareil principal doit exécuter l’application PDV restaurateurs pendant le service, mais vous pouvez alterner entre les applications sur d’autres appareils.

Réservations

• L’intégration OpenTable transfère le nom complet, le courriel et le numéro de téléphone du client d’OpenTable vers l’application de caisse Lightspeed.

• Si la création automatique des factures est activée, la facture sera ouverte lorsque le groupe sera marqué comme partiellement attribué dans OpenTable.

• Si la création automatique des factures est activée, une facture sera ouverte sur la table dont la valeur numérique est la plus basse lorsque vous fusionnez deux tables pour une réservation.

• L’intégration OpenTable ne permet pas actuellement d’afficher les réservations à venir.

• Lorsqu’une réservation est annulée dans OpenTable, la facture correspondante est annulée dans la caisse et l’état de la table est mis à jour dans OpenTable.

• L’intégration OpenTable ne permet pas actuellement de gérer les listes d’attente.

Commandes

• L’intégration OpenTable ne permet pas actuellement d’envoyer des commandes d’OpenTable vers l’Affichage cuisine (KDS).

• Toute modification apportée à une commande dans OpenTable ne sera pas synchronisée avec la caisse. Pour mettre à jour la commande, vous devrez le faire manuellement dans l’application PDV restaurateurs.

• Si deux articles sont envoyés alors que les mises en correspondance d’état des tables sont différentes pour un même plat, c’est l’état de table le plus récent qui sera utilisé. Par exemple, un article a le groupe statistique Salade et est associé à l’état Entrée, tandis qu’un autre article a le groupe statistique Burger et est associé à l’état Plat principal. Si les deux articles sont envoyés dans le même plat, l’état de la table dans OpenTable sera défini sur Plat principal.

Factures

• Si la création automatique des factures est activée, toutes les factures divisées à partir de la facture initiale seront affichées dans OpenTable.

• Les factures annulées apparaissent à côté de la facture originale dans le livre de la clientèle OpenTable.

• Si un client reçoit une facture après son repas, cela signifie que les notifications par courriel sont activées. Pour désactiver les notifications par courriel, désactivez ce paramètre dans l'arrière-boutique.

• L’intégration OpenTable ne prend actuellement pas en charge la fermeture automatique des factures. Vous devez fermer manuellement les factures dans OpenTable pour libérer la table.

• Si vous changez de table dans OpenTable lorsque la création automatique des factures est activée, la synchronisation des données continuera à fonctionner, mais vous devrez déplacer manuellement la facture vers la nouvelle table.

• Les pourboires ajoutés après le paiement dans l’application PDV restaurateurs ne figurent pas sur la facture affichée dans OpenTable.

Dépannage

• Deux raisons peuvent expliquer pourquoi les factures ouvertes n’apparaissent pas dans la caisse après l’attribution des sièges dans OpenTable.
  Premièrement, les numéros de table dans OpenTable ne correspondent pas aux numéros de table dans la caisse. Si vos numéros de table sont alphanumériques dans OpenTable (par exemple, T5), ils ne seront pas affichés dans la caisse. Pour résoudre ce problème, vérifiez vos numéros de table dans les tâches de la caisse et modifiez-les en conséquence pour vous assurer qu’ils sont identiques dans les deux systèmes.
  Deuxièmement, l’application PDV restaurateurs n’est pas ouverte sur l’appareil configuré pour recevoir les réservations. Pour résoudre ce problème, assurez-vous que l’application Lightspeed restaurateurs est ouverte sur votre appareil principal.