Um die OpenTable-Integration zu nutzen, benötigen Sie ein bestehendes OpenTable-Konto. Wenn Sie noch kein Konto erstellt haben, besuchen Sie OpenTable, um loszulegen.

Über OpenTable

OpenTable ist eine Reservierungsplattform, die Ihnen hilft, Reservierungen in Ihrem Restaurant zu verwalten und Tischen zuzuweisen. Auf diese Weise können Sie die Wartezeiten verkürzen und die maximale Kapazität Ihres Restaurants ausnutzen.

Die OpenTable-Integration mit Lightspeed Restaurant synchronisiert die Gast- und Reservierungsdaten von OpenTable mit Lightspeed und sendet Finanzdaten zurück an OpenTable.

Wenn Sie eine Reservierung in OpenTable einem Tisch zuweisen, erscheint sie in Ihrem Lightspeed-Restaurant-Tischplan, und der Status wird in OpenTable laufend aktualisiert, während die Phasen der Mahlzeit in Lightspeed Restaurant durchlaufen werden, bis die Quittung vollständig bezahlt ist. Der Status in OpenTable ändert sich in der folgenden Reihenfolge: am Tisch, Vorspeise, Hauptspeise, Nachspeise, bezahlt.

Funktionen der OpenTable-Integration

• Umfangreichere Daten: Die OpenTable-Integration ermöglicht es Ihnen, sämtliche Informationen über das Restauranterlebnis Ihrer Gäste mit den jeweiligen Reservierungen in OpenTable abzugleichen.
• Fließender Übergang: Sobald ein Gast in OpenTable einem Tisch zugewiesen wird, werden die Informationen über diesen Gast und die Reservierung direkt an die POS-App übertragen.
• Updates der Tischbelegung: Unsere Gangzuordnungsfunktion sorgt dafür, dass der Status der Tische auf Ihrem Tischplan in OpenTable durchgehend aktualisiert wird.

Einrichten der OpenTable-Integration

Aktivieren der OpenTable-Integration

Ihre Tischnummern in OpenTable müssen genau mit den Tischnummern auf dem Tischplan in Lightspeed Restaurant übereinstimmen, damit die Integration ordnungsgemäß funktioniert.

1. Melden Sie sich mit Ihren Lightspeed Restaurant-Zugangsdaten im Backoffice an.
2. Klicken Sie im Navigationsmenü auf Integration > Reservierungen.
3. Klicken Sie im Abschnitt OpenTable auf Weitere Details.
4. Klicken Sie auf Integration aktivieren, um eine neue Browser-Registerkarte zu öffnen. Die neue Browser-Registerkarte lädt das OpenTable Guest Center, wo die Integration aktiviert werden kann.
5. Melden Sie sich im OpenTable Guest Center (Web-App) mit Ihren OpenTable-Anmeldedaten an.
6. Wählen Sie das Restaurant aus, das Sie mit der OpenTable-Integration verbinden möchten.
7. Klicken Sie auf der OpenTable-Website auf Integrations (Integrationen).
8. Wählen Sie Lightspeed K aus der Liste der Integrationen aus.

   Wenn auf der Lightspeed-K-Kachel ein grünes Häkchen angezeigt wird, ist das ausgewählte OpenTable-Restaurant bereits mit einem anderen Lightspeed-Konto integriert. In diesem Fall muss die Integration zuerst manuell vom bereits verbundenen Restaurant oder von OpenTable deaktiviert werden.

9. Befolgen Sie die Anweisungen auf dem Bildschirm, um Ihr Lightspeed Restaurant-Konto mit Ihrem OpenTable-Konto zu verknüpfen.

Konfigurieren der OpenTable-Einstellungen

Nachdem Sie die Integration aktiviert haben, fahren Sie mit der Einrichtung der OpenTable-Integration fort, indem Sie ihre Einstellungen konfigurieren.

1. Melden Sie sich mit Ihren Lightspeed Restaurant-Zugangsdaten im Backoffice an.
2. Klicken Sie im Navigationsmenü auf Integration > Reservierungen.
3. Klicken Sie auf OpenTable.
4. Geben Sie die entsprechenden Informationen für die automatische Rechnungsstellung und Gangeinstellungen ein.

   Einstellungen für automatische Rechnungserstellung:

   • Automatisch eine Rechnung in der POS-App erstellen: Wenn Sie diese Option aktivieren, wird automatisch eine Rechnung in der POS-App erstellt, wenn Gäste in OpenTable einem Tisch zugewiesen werden. Wenn Sie Rechnungen lieber manuell erstellen möchten, deaktivieren Sie diese Option. Unabhängig davon, welche Option Sie wählen, werden die Kassendaten von der POS-App mit dem Guest Center synchronisiert, wenn die Tischnummern in Lightspeed Restaurant und OpenTable identisch sind.
   • Einschließlich Laufkundschaft von OpenTable: Wenn Sie diese Option aktivieren, wird in der POS-App auch bei der Zuweisung von Laufkundschaft an einen Tisch in OpenTable automatisch eine Rechnung erstellt. Deaktivieren Sie diese Option, wenn Sie die Rechnungen für Laufkundschaft lieber manuell erstellen möchten oder die automatische Rechnungserstellung nur für Reservierungen über OpenTable erstellen möchten.
   • Nutzen Sie das OpenTable-Bestellprofil: Aktivieren Sie diese Option, um Rechnungen mit dem OpenTable-Bestellprofil zu erstellen. Wenn Sie lieber Rechnungen mit Ihrem bestehenden Bestellprofil erstellen möchten, deaktivieren Sie die Option.

   Gangeinstellungen:

   Damit die Tischbelegung in OpenTable automatisch beim Senden von Gängen aktualisiert wird, müssen die Lightspeed-Statistikgruppen jeweils einem Status in OpenTable zugeordnet werden.

   So fügen Sie Statistikkategorien in Lightspeed Restaurant hinzu und ordnen sie einem Status in OpenTable zu:

   1. Wählen Sie im Hauptnavigationsmenü Menüverwaltung > Warengruppen.
   2. Klicken Sie in der Spalte Aktionen neben einer bestehenden Warengruppe, der Sie eine Statistikkategorie hinzufügen möchten, auf Bearbeiten.
   3. Füllen Sie die Felder Kategorie und Wert aus, wobei der Wert der Statistikkategorie entspricht, die Sie dem OpenTable-Status zuordnen. Beispielsweise könnte die Warengruppe „Alkoholische Getränke“ die Statistikkategorie „Getränke“ haben.
   4. Klicken Sie auf Speichern.
   5. Klicken Sie im Navigationsmenü auf Integration > Reservierungen.
   6. Klicken Sie auf OpenTable.
   7. Klicken Sie in den Gangeinstellungen auf Hinzufügen, um den einzelnen Gängen Statistikkategorien zuzuweisen.
   8. Wählen Sie für jeden Gang die Statistikkategorien aus, die Sie diesem Gang zuweisen möchten.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Die OpenTable-Integration nutzen

Mit der Web-App OpenTable Guest Center können Sie Ihre Reservierungen verwalten. Sie können Reservierungen in OpenTable überprüfen und anpassen und Ihren Gästen einen Sitzplatz zuweisen. Die Reservierungen erscheinen anschließend auch in Lightspeed Restaurant.

Reservierungen in der „OpenTable Guest Center“-Web-App verwalten

Gäste haben drei Möglichkeiten, eine Reservierung zu tätigen: über die OpenTable-App, indem sie im Restaurant anrufen und indem sie im Restaurant nach einem Tisch fragen. Der Arbeitsablauf in der „OpenTable Guest Center“-Web-App unterscheidet sich leicht, je nachdem, wie eine Reservierung getätigt wird.

Weitere Informationen zum Verwalten von Reservierungen in der „OpenTable Guest Center“-Web-App finden Sie unter Learn how to use your product (nur auf Englisch verfügbar).

Reservierungen in Lightspeed Restaurant POS verwalten

Nachdem Sie einer Reservierung im OpenTable Guest Center einen Tisch zugewiesen haben, markiert das Lightspeed Restaurant POS den Tisch als belegt und erstellt eine Rechnung für den Tisch.
Anschließend können Sie Ihre Gäste wie gewohnt bedienen, indem Sie ihre Bestellung entgegennehmen und ihre Zahlung verarbeiten. Alle Daten, die beispielsweise beim Hinzufügen von Artikeln oder beim Erstellen der Rechnung im Lightspeed Restaurant POS erstellt werden, werden in Echtzeit an das OpenTable Guest Center gesendet.

So verwalten Sie Reservierungen in Lightspeed Restaurant POS:

1. Melden Sie sich in der Lightspeed-Restaurant-POS-App an.
2. Wählen Sie in der Ansicht Tische den Tisch aus, der der Reservierung zugewiesen wurde, um die Bestellung zu öffnen und anzusehen.
3. Tippen Sie auf Auswählen und fügen Sie Artikel zur Bestellung hinzu.
4. Verarbeiten Sie die Zahlung nach dem Essen.

Sobald die Zahlung im Lightspeed Restaurant POS verarbeitet wurde, wird der Tischstatus auf „bezahlt“ aktualisiert und eine detaillierte Quittung der Bestellungen ist im OpenTable Guest Center verfügbar. Gäste können ihre Quittungen auch in der OpenTable-App unter ihrem Reservierungsverlauf einsehen.

Deaktivieren der OpenTable-Integration

Wenn Sie die OpenTable-Integration nicht mehr verwenden möchten, können Sie sie einfach über das Backoffice deaktivieren. Die Integration wird auch auf OpenTable deaktiviert. Ihre bisherigen Einstellungen werden gespeichert, sodass Sie die OpenTable-Integration jederzeit wieder aktivieren können.

Häufig gestellte Fragen

Abonnement

• Nein, die OpenTable-Integration ist für Händler mit bestehenden Lightspeed- und OpenTable-Konten kostenlos.

Konfiguration

• Wenn Sie die OpenTable-Integration vor Dezember 2022 deaktiviert haben, müssen Sie OpenTable verbinden und eine Anfrage senden, dass die Integration aus ihrem System entfernt wird, bevor Sie sie im Lightspeed Backoffice erneut aktivieren.

• Wenn die Einstellung für die automatische Rechnungsstellung aktiviert ist, werden alle Rechnungen standardmäßig diesem Bestellprofil zugewiesen, auch wenn ein anderes Bestellprofil geplant ist.
  Um zu vermeiden, dass das geplante Betragsprofil überschrieben wird, deaktivieren Sie die automatische Rechnungsstellung im Backoffice.
  Um das Standard-Bestellprofil für von OpenTable im Backoffice geöffnete Rechnungen zu ändern, gehen Sie zum Geschäftsstandort unter Integration > Online-Bestellungen > Reservierungen.

• Wir empfehlen, das Lightspeed Restaurant POS auf einem Ihrer Geräte geöffnet zu lassen, um Verzögerungen beim Öffnen von Rechnungen an der Kasse zu vermeiden. Das für den Empfang von Bestellungen für Reservierungen zugewiesene Gerät kann im Backoffice des Geschäftsstandorts unter Integration > Online-Bestellungen > Reservierungen eingestellt werden.
  Auf Ihrem Hauptgerät muss während der Schicht die Restaurant POS-App laufen, Sie können dort aber zwischen Anwendungen auf anderen Geräten wechseln.

Reservierungen

• Die OpenTable-Integration überträgt den vollständigen Namen, die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer des Gastes von OpenTable an die Lightspeed POS-App.

• Wenn die automatische Rechnungsstellung aktiviert ist, wird die Rechnung geöffnet, wenn der Gruppe teilweise ein Tisch in OpenTable zugewiesen wurde.

• Falls die automatische Rechnungsstellung aktiviert ist, wird eine Rechnung für den Tisch mit dem niedrigeren Rechnungsbetrag geöffnet, wenn Sie zwei Tische für eine Reservierung zusammenführen.

• Die OpenTable-Integration zeigt derzeit keine anstehenden Reservierungen an.

• Wenn eine Reservierung in OpenTable storniert wird, wird die entsprechende Rechnung in der Kasse storniert und die Tischbelegung wird in OpenTable aktualisiert.

• Die OpenTable-Integration unterstützt derzeit keine Wartelistenverwaltung.

Bestellungen

• Über die OpenTable-Integration können derzeit keine Bestellungen von OpenTable an das Küchendisplay gesendet werden.

• Alle in OpenTable an einer Bestellung vorgenommenen Änderungen werden nicht mit der Kasse synchronisiert. Um die Bestellung zu aktualisieren, müssen Sie sie manuell in der Restaurant POS-App ändern.

• Wenn im selben Gang zwei Artikel mit unterschiedlichem Tischstatus gesendet werden, wird der spätere Tischstatus verwendet. Beispielsweise ist ein Artikel der Statistikgruppe „Salat“ zugeordnet und hat den Status Vorspeise, während ein anderer Artikel der Statistikgruppe Burger zugeordnet ist und den Status Hauptgericht hat. Wenn beide Artikel im selben Gang gesendet werden, wird der Tischstatus in OpenTable auf Hauptgericht gesetzt.

Rechnungen

• Wenn die automatische Rechnungsstellung aktiviert ist, werden alle Rechnungen, die seit der ersten Rechnung aufgeteilt wurden, in OpenTable angezeigt.

• Stornierte Rechnungen werden neben der ursprünglichen Rechnung im OpenTable-Gästebuch angezeigt.

• Wenn ein Gast nach dem Essen eine Rechnung erhält, bedeutet das, dass E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert sind. Um E-Mail-Benachrichtigungen zu deaktivieren, deaktivieren Sie diese Einstellung im Backoffice.

• Die OpenTable-Integration unterstützt derzeit keine automatische Schließung der Rechnungsstellung. Sie müssen Rechnungen in OpenTable manuell schließen, um den Tisch freizugeben.

• Wenn Sie Tische in OpenTable wechseln, während die automatische Rechnungsstellung aktiviert ist, funktioniert die Datensynchronisierung weiterhin. Sie müssen die Rechnung jedoch manuell auf den neuen Tisch verschieben.

• Nach der Zahlung in der Restaurant POS-App hinzugefügte Trinkgelder werden nicht auf der in OpenTable angezeigten Rechnung aufgeführt.

Fehlerbehebung

• Es gibt zwei mögliche Gründe dafür, dass geöffnete Rechnungen nicht in der Kasse angezeigt werden, nachdem in OpenTable ein Tisch zugewiesen wurde.
  Erste Möglichkeit: Ihre Tischnummern in OpenTable stimmen nicht mit den Tischnummern in der Kasse überein. Wenn Ihre Tischnummern in OpenTable alphanumerisch angeordnet sind (z. B. T5), werden sie nicht der Kasse zugeordnet. Um dieses Problem zu beheben, überprüfen Sie Ihre Tischnummern in der Kasse und bearbeiten Sie sie entsprechend, um sicherzustellen, dass sie in beiden Systemen gleich sind.
  Zweite Möglichkeit: Auf dem Gerät, das für den Empfang von Reservierungen eingerichtet ist, ist die Restaurant POS-App nicht geöffnet. Um dieses Problem zu beheben, stellen Sie sicher, dass die Restaurant POS-App auf Ihrem Hauptgerät ausgeführt wird.