Réservations Lightspeed permet aux marchands d'accepter et de gérer des réservations à l'aide de l'arrière-boutique, de la caisse et d'un site Web personnalisé pour les réservations en ligne avec un lien de réservation partageable.

Pour commencer, vous devrez activer Réservations Lightspeed sur votre compte. Contactez votre gestionnaire de compte pour en savoir plus.

Pour utiliser Réservations Lightspeed, votre établissement doit disposer d'un plan de salle configuré avec un nombre exact de tables et de couverts.

Après l'activation, vous pourrez lancer le processus de configuration, gérer les réservations dans l’arrière-boutique et créer un site Web de réservation personnalisé pour chacun de vos établissements.

Lancer l'assistant de configuration Réservations Lightspeed

1. Connectez-vous à l'arrière-boutique à l’aide de vos identifiants Lightspeed.
2. Appuyez sur Réservations Lightspeed dans la barre latérale.
3. Cliquez sur Configurer Réservations Lightspeed pour lancer l'assistant de configuration.

L'assistant vous aidera à définir les horaires disponibles pour la réservation, à configurer vos options de réservation et votre site Web de réservation, à ajouter le bouton de réservation à votre caisse et à faire passer Réservations Lightspeed en mode production. Vous pourrez modifier vos paramètres à tout moment par la suite.

Lorsque vous utilisez l'assistant, vous pouvez à tout moment cliquer sur le bouton Retour pour revenir sur la page précédente. Pour rétablir les paramètres par défaut d'une page, cliquez sur Réinitialiser. Pour abandonner l'assistant, cliquez à tout moment sur X > Quitter.

Configurer vos horaires de réservation

Il s'agit des heures pour lesquelles votre restaurant accepte des réservations en ligne.

1. Pour retirer un jour du calendrier, cliquez sur le bouton à bascule à côté du jour en question.
2. Pour définir l'heure de début des réservations de chaque jour, saisissez-la dans la première case (définie sur 9 h par défaut).
3. Pour définir l'heure de fin des réservations de chaque jour, saisissez-la dans la deuxième case (définie sur 19 h par défaut).

4. Si une journée comporte une ou plusieurs périodes pendant lesquelles les réservations en ligne ne sont pas disponibles, cliquez sur + pour ajouter une période de disponibilité.

   Si plusieurs jours ont les mêmes périodes de réservation, vous pouvez définir les horaires du premier jour puis cliquer sur Appliquer à tous. Les périodes du premier jour seront alors copiées dans les autres jours disponibles. Seul le premier jour ouvert aux réservations peut être copié.

5. Cliquez sur Continuer.

Configurer vos paramètres de réservation automatique

Vous allez maintenant configurer votre capacité et vos périodes de réservation automatique.

1. Cliquez sur chaque plan de salle pour activer ou désactiver l'acceptation des réservations. Lorsque la case du plan de salle est grisée, ce dernier est disponible pour les réservations.
2. Définissez le pourcentage de tables pouvant être automatiquement réservées via le site Web. Si vous souhaitez réserver certaines tables aux clients de passage, choisissez un pourcentage inférieur à 100 %. Les pourcentages disponibles sont : 20 %, 25 %, 50 %, 60 %, 70 %, 80 %, 90 % et 100 %.
3. Définissez la durée standard d'un repas. Il s'agit de la période pendant laquelle vous estimez que la table sera occupée avant d'être à nouveau disponible. Les options vont de 30 minutes à quatre heures par incréments de 15 minutes.
4. Définissez le délai de préparation qui permet d'empêcher le système de confirmer une réservation immédiatement à la fin d'une autre pour laisser au personnel le temps de dresser la table pour le client suivant. Vos options vont de 5 minutes à 30 minutes par incréments de 5 minutes.
5. Sélectionnez votre priorité en matière d'optimisation des tables. Vos options sont les suivantes :
   • Maximiser l'occupation : cette option autorise uniquement les réservations qui ne laissent pas plus d'un siège libre par table.
   • Maximiser les réservations : cette option autorise les réservations supplémentaires, même si la table comporte des sièges inoccupés.
6. Cliquez sur Continuer.

Configurer les détails de votre site Web destiné aux clients

Grâce à ces paramètres, vous pouvez configurer la taille maximum du groupe et les renseignements que vous partagez avec les clients qui utilisent le site de réservation.

1. Définissez le Nombre limite de clients. Il s'agit du nombre maximum de clients par réservation en ligne.
2. (Facultatif) Indiquez le Numéro de téléphone. Le numéro de téléphone de votre établissement est communiqué au client effectuant la réservation.
3. (Facultatif) Ajoutez une Note pour les clients. Ce message est affiché lorsque la réservation est terminée sur le site. Vous pouvez y inclure tout renseignement supplémentaire pouvant s'avérer utile pour les clients, p. ex. le stationnement, la politique d'annulation ou d'autres renseignements importants.
4. Cliquez sur Continuer.

Ajouter un bouton de réservation à la caisse

Vous pouvez ajouter à votre menu un bouton permettant de créer et de gérer des réservations dans une configuration de caisse.

1. Cliquez sur Ajouter un bouton pour chaque configuration de caisse à l'aide de laquelle vous souhaitez créer des réservations.

   Vous pouvez cliquer sur le menu ou la configuration pour accéder à la page de ses renseignements dans l'arrière-boutique. Sachez toutefois que cette opération annulera le processus de configuration et supprimera tous les paramètres déjà définis.

2. Dans la nouvelle fenêtre contextuelle, sélectionnez dans le menu déroulant l'écran principal auquel vous souhaitez ajouter un bouton Gérer les réservations. Si vous souhaitez créer une nouvelle page principale dédiée aux réservations sur le menu, sélectionnez Créer un nouvel écran principal, puis donnez un nom à l'écran.

3. Cliquez sur Ajouter un bouton pour terminer cette étape.

   Si vous changez d'avis, cliquez sur Supprimer pour chaque configuration de caisse dont vous souhaitez retirer le bouton.

4. Cliquez sur Continuer.

Terminer le processus de configuration

La mise en service du site Web de réservation en ligne est imminente!

1. Cliquez sur Copier le lien pour copier l'URL du site Web dans votre presse-papiers afin de le partager.
2. Cliquez sur Ouvrir le site Web destiné aux clients pour ouvrir une nouvelle page avec le site de réservation.
3. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Terminer la configuration.

Le lien vers votre site Web de réservation en ligne est disponible à tout moment sur la page Réservations Lightspeed > Paramètres.

Votre site Web de réservation est en mode production et vous pouvez désormais gérer vos réservations via l'arrière-boutique ou votre caisse. Répétez ce processus pour chaque établissement auquel vous souhaitez ajouter un site Web de réservation en ligne.

Configurer les paramètres de réservation avancés

Après avoir configuré Réservations Lightspeed, certains paramètres avancés sont disponibles sur la caisse pour les réservations de tables.

1. Connectez-vous à l'arrière-boutique à l’aide de vos identifiants Lightspeed.
2. Appuyez sur Réservations Lightspeed>Paramètres.

Sur cette page, vous pouvez configurer les mêmes paramètres que ceux définis au cours de la configuration, ainsi qu'une section supplémentaire contenant des paramètres avancés.

Configurer Réservations Lightspeed sur votre caisse

Préparez votre caisse à gérer des réservations en quelques clics.

1. Assurez-vous que chaque caisse utilise la dernière version du logiciel.
2. Pour vérifier si chaque menu est doté du bouton de réservation nécessaire, consultez la section Réservations Lightspeed > Paramètres > Gérer les réservations.
3. Assurez-vous que chaque caisse est dotée d'une configuration avec le bouton de réservation. Pour reconfigurer une caisse, accédez à la page Caisses, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton « Reconfigurer les caisses » (icône avec deux flèches).