Quand vous utilisez un système de gestion d’hôtel (PMS) intégré, vous pouvez facturer les commandes passées dans Lightspeed Restaurant à la chambre d’un client et les enregistrer automatiquement dans votre PMS.

Le rapport Enregistrements dans le PMS, disponible dans le back-office, récapitule toutes ces transactions. Vous pouvez ainsi suivre les éléments enregistrés dans votre PMS et vérifier les frais de chambre. Dans cet article, vous découvrirez le fonctionnement des enregistrements dans le PMS, comment accéder au rapport correspondant et comment filtrer et interpréter ses données.

Fonctionnement des enregistrements dans le PMS

Les commandes traitées dans Lightspeed Restaurant sont envoyées à votre système de gestion d’hôtel (PMS) lorsqu’elles sont payées à l’aide du mode de paiement Mettre sur chambre. Lors du paiement à la caisse, le système vous invitera à sélectionner la chambre du client dans votre PMS, afin de pouvoir y appliquer les frais.

Une fois la transaction terminée sur la caisse, la commande est immédiatement clôturée dans Lightspeed Restaurant. Si elle est correctement enregistrée dans votre PMS, vous n’avez rien d’autre à faire. Si l’enregistrement dans votre PMS échoue, vous verrez un message sur la caisse. Vous pouvez également consulter le rapport Enregistrements dans le PMS pour identifier tout problème potentiel et prendre les mesures nécessaires.

Il existe deux types d’enregistrements dans le PMS :

• Frais de chambre : Transactions correspondant à la facturation d’une commande à la chambre d’un client, comme décrit ci-dessus.
• Enregistrements de toutes les recettes : Selon votre intégration PMS et ses paramètres, il est possible que l’ensemble des transactions (y compris celles n’ayant pas été facturées à une chambre) soit envoyé au PMS à des fins comptables.

Accéder au rapport

Le rapport Enregistrements dans le PMS, disponible dans votre back-office Lightspeed Restaurant, vous permet de suivre les transactions envoyées à votre système de gestion d’hôtel (PMS).

1. Connectez-vous au back-office à l’aide de vos identifiants Lightspeed Restaurant.

   Remarque : Seuls le propriétaire de l’entreprise et les utilisateurs du back-office disposant de l’autorisation [BO-WRITE] peuvent accéder au rapport Enregistrements dans le PMS.

2. Dans le menu de navigation, sélectionnez Activité d’intégration > Enregistrements dans le PMS.
3. Cliquez sur l’icône en forme d’horloge pour choisir une période, puis sélectionnez Appliquer.

Filtrer le rapport

Le rapport Enregistrements dans le PMS comprend toutes les transactions réalisées au cours de la période sélectionnée. Vous pouvez toutefois filtrer les résultats pour retrouver des données spécifiques.

• Rechercher par nom de client : Saisissez le prénom ou le nom de famille d’un client pour afficher uniquement les transactions du PMS le concernant.
• Afficher uniquement les échecs d’enregistrement : Si vous cochez cette case, seules les transactions qui n’ont pas été traitées par le PMS s’affichent.
• Afficher uniquement les frais de chambre : Si vous cochez cette case, seules les transactions facturées directement à la chambre d’un client s’affichent. Pour voir toutes les recettes enregistrées dans le PMS, ne cochez pas cette option.

Lire le rapport

Dans cette section, vous découvrirez comment lire le rapport Enregistrements dans le PMS, comment interpréter les différents états et comment accéder à des renseignements supplémentaires concernant vos enregistrements.

Tableau des transactions

Le rapport Enregistrements dans le PMS affiche différents détails concernant les transactions envoyées au PMS, tels que le nom du client, le numéro de la chambre, le numéro du ticket, l’état de l’enregistrement et la date.

• Client : Nom du client associé à la transaction. Pour les enregistrements de toutes les recettes, il est possible que ce champ soit vide ou affiche un caractère générique.
• Chambre : Numéro de chambre du client associé à la transaction.
• Ticket : Numéro de référence utilisé pour identifier le ticket de caisse dans Lightspeed Restaurant.
• État : Indique si une transaction a été enregistrée dans votre PMS. Vous trouverez ci-dessous une liste des états les plus courants :
  • Réussi : La transaction a été enregistrée dans le PMS.
  • Échec : La transaction n’a pas été enregistrée en raison d’un problème. Si votre serveur PMS est sur place, il est possible que la transaction ait bien été traitée, mais que la caisse n’ait pas reçu la confirmation correspondante.
  • Problème de config : La transaction n’a pas été enregistrée en raison d’un problème de configuration du back-office, tel qu’un mappage incorrect des champs de la caisse avec le PMS.
• Frais de chambre : L’affichage d’un crochet indique que la transaction a été clôturée sur le PMS et qu’aucun autre mode de paiement n’a été utilisé.
• Date : Date et heure de clôture de la transaction sur la caisse.

Vous devrez rapprocher les échecs d’enregistrements manuellement dans votre logiciel PMS.

Renseignements supplémentaires

Cliquez sur une transaction dans le rapport Enregistrements dans le PMS pour afficher des détails techniques, tels que le type de demande et le code de réponse. Ces renseignements ne sont disponibles que si vous utilisez une intégration de PMS dans le cloud.

Prochaines étapes