Après avoir installé et configuré Lightspeed Tasks, vous pouvez configurer des checklists pour votre personnel afin de vous assurer qu'ils ont connaissance des tâches à accomplir et de leurs échéances, et de vérifier si les tâches ont été correctement exécutées.
Création d'une checklist
Les checklists sont des listes de tâches à exécuter. Lorsque vous créez une checklist, vous pouvez la programmer pour un jour ou un horaire précis et l'assigner aux personnes ou rôles de votre choix. Il est possible d'envoyer des notifications par e-mail aux employés et aux managers pour leur rappeler les tâches à exécuter et en confirmer l'achèvement.
- Dans le back-office, accédez à Gestion des tâches > Checklists.
- Cliquez sur Créer une checklist.
- Indiquez autant de paramètres de checklist que nécessaire.
- Cliquez sur Créer une checklist pour terminer la configuration de la checklist.
Paramètres de checklist
Vous accédez aux paramètres d'une checklist lors de sa création, mais vous pouvez également les modifier plus tard si nécessaire. Ces paramètres sont divisés en plusieurs sections : Détails, Notifications et Tâches.
Détails
Les détails de la checklist comprennent son titre, les utilisateurs auxquels elle est assignée, sa programmation et d'autres informations de base.
| Paramètre | Description |
|---|---|
| Titre de la checklist | Ceci est le titre de la checklist. Donnez-lui un nom précis pour en simplifier l'identification. |
| Créer des copies pour | Pour les entreprises disposant de plusieurs établissements, les checklists sont assignées à un ou plusieurs établissements. |
| Attribuée à | La balise utilisateur du groupe d'utilisateurs auquel cette checklist est assignée. Pour configurer vos balises utilisateurs dans le back-office, accédez à Gestion des tâches > Paramètres. |
| Jours d’échéance | Cochez la case de chaque jour au cours duquel la checklist doit être exécutée. Vous pouvez sélectionner plusieurs jours. Si votre liste doit être exécutée tous les jours, vous pouvez cocher la case Tous les jours. |
| Heure d’échéance | Sélectionnez l'heure limite à laquelle la checklist doit être exécutée. Vous ne pouvez sélectionner qu'un seul horaire. |
| Checklist visible | Sélectionnez la période au cours de laquelle la checklist est visible : Journée entière, Matin (de 0 h à 11 h 59) ou Après-midi (de 12 h à 23 h 59). |
Notifications
Les notifications de checklist sont des alertes facultatives qui peuvent être envoyées au personnel pour lui rappeler d'exécuter une checklist avant son échéance, ou pour confirmer l'achèvement de la checklist.
| Paramètre | Description |
|---|---|
| Envoyer un rappel 15 minutes avant l’échéance |
Activez cette option pour envoyer un e-mail de rappel aux destinataires sélectionnés quinze minutes avant l'heure d'échéance de toute checklist dont l'exécution n'est pas terminée. Lorsque cette option est activée, une liste déroulante des utilisateurs du back-office et des utilisateurs caisses disposant d'une adresse e-mail apparaît. Vous pouvez sélectionner plusieurs destinataires. |
| Envoyer une notification par e-mail lorsque la liste est terminée |
Activez cette option pour envoyer une notification par e-mail aux destinataires sélectionnés lorsque l'exécution de la checklist est terminée. Lorsque cette option est activée, une liste déroulante des utilisateurs du back-office et des utilisateurs caisses disposant d'une adresse e-mail apparaît. Vous pouvez sélectionner plusieurs destinataires. |
Tâches
Pour ajouter une tâche à une checklist, cliquez sur le bouton + Ajouter une tâche. Vous devez ajouter au moins une tâche à une checklist pour pouvoir l'enregistrer.
| Paramètre | Description |
|---|---|
| Titre de la tâche | Le nom de la tâche à exécuter. Il doit contenir au maximum 60 caractères. |
| Description (facultatif) | Une description plus détaillée de la tâche, si nécessaire. Vous pouvez ajouter des informations supplémentaires ou des rappels à cet endroit. |
| Type de réponse |
Pour terminer la tâche, l'utilisateur auquel elle a été assignée doit transmettre une réponse sur un appareil Lightspeed Pulse en mode personnel. Sélectionnez le ou les types de réponses les mieux adaptés à la tâche. Vous devez sélectionner au moins un type de réponse, et il est possible d'en sélectionner plusieurs.
|
Utilisation du résumé des checklists
Les utilisateurs du back-office disposant des autorisations adéquates peuvent consulter les rapports sur les checklists programmées pour prendre connaissance de leur taux d'achèvement ou de toute notification susceptible de présenter un intérêt. Les utilisateurs peuvent uniquement consulter les rapports relatifs aux établissements auxquels ils ont accès.
Pour consulter le résumé des checklists, accédez à Gestion des tâches > Résumé dans le back-office.
Détails du résumé
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Date : la date ou période du résumé. Par défaut, le rapport du jour est affiché sur la page.
Pour modifier la date, cliquez sur celle-ci, puis sélectionnez une nouvelle date de début et une nouvelle date de fin sur le calendrier. Pour obtenir le résumé d'un jour précis, sélectionnez une date de début et une date de fin identiques. Cliquez sur Appliquer pour afficher le rapport concernant la nouvelle période.
- Établissement : les checklists sont triées par établissement.
- Progression : la fraction et le pourcentage de checklists terminées, ainsi qu'une jauge représentant le pourcentage de checklists terminées.
- Nom : titre de la checklist.
- Échéance : l'heure limite à laquelle la checklist doit être terminée.
- État : l'état actuel de la checklist : En cours ou Non terminée.
- Progression : la fraction et le pourcentage de tâches terminées, ainsi qu'une jauge représentant le pourcentage de tâches terminées.
Le nombre de lignes par page et les options de navigation d'une page à l'autre se trouvent en bas de la section de chaque établissement.
Affichage des journaux d'achèvement
Pour afficher les journaux d'achèvement d'une checklist, cliquez sur le titre de la checklist dans le résumé.
Détails du journal d'achèvement
- Résumé : indique le taux de progression (pourcentage de tâches terminées), les tâches terminées (nombre de tâches terminées) et l'intervalle (délai moyen entre deux tâches).
- Tâche : le nom de la tâche.
- État : l'état actuel de la tâche : Terminée, En cours ou Non terminée.
- Completed by (terminée par) : le nom de l'utilisateur ayant terminé la tâche, ainsi que la date et l'heure à laquelle elle a été terminée.
- Issues (problèmes) : tout problème ou toute information manquante concernant l'achèvement de la tâche apparaît à cet endroit, par exemple une réponse manquante ou une température inférieure à la valeur minimum fixée.
- Commentaire : tous commentaires ou toutes informations supplémentaires fournis par l'utilisateur ayant terminé la tâche.
Pour afficher les détails de la tâche, cliquez sur la flèche située à gauche de la ligne.
Modification d'une checklist
Vous avez la possibilité de modifier une checklist, par exemple pour changer les utilisateurs auxquels elle est assignée, pour ajouter ou retirer des tâches, ou pour modifier les paramètres de notification.
- Dans le back-office, accédez à Gestion des tâches > Checklists.
- Cliquez sur le nom de la checklist que vous souhaitez modifier.
- Apportez les modifications souhaitées aux paramètres de la checklist.
- Cliquez sur Modifier la checklist pour enregistrer.
Pour modifier l'ordre d'exécution d'une checklist, cliquez sur les deux lignes horizontales à gauche d'une tâche et faites glisser la tâche vers la position souhaitée.
Suppression d'une checklist
Vous pouvez supprimer du back-office les checklists que vous n'utilisez plus.
- Dans le back-office, accédez à Gestion des tâches > Checklists.
- Cliquez sur l'icône poubelle à droite de la ligne de la checklist que vous souhaitez supprimer.
-
Une fenêtre apparaît. Lisez-la attentivement.
Supprimer une checklist supprimera également toutes les tâches associées. Cette action est irréversible.
- Cliquez sur Supprimer la checklist pour confirmer la suppression.
Prochaines étapes
Utilisation de Lightspeed Tasks dans Lightspeed Pulse
L'application Lightspeed Pulse permet à vos employés d'exécuter les checklists que vous avez configurées pour Lightspeed Tasks.
Configuration de Lightspeed Tasks
Découvrez comment configurer Lightspeed Tasks, créer des balises utilisateurs et faire passer l'application Pulse en mode personnel.