Une facture est une note pour des biens ou des services qu’un client peut payer en personne ultérieurement via un mode de paiement existant. Les factures peuvent être imprimées, envoyées par e-mail ou téléchargées au format PDF pour être remises au client. Elles peuvent être suivies individuellement selon leur état depuis le back-office, et le solde total de chaque client se trouve dans le back-office et sur l’application de caisse.

La création d’une facture client comporte deux étapes principales : traiter une commande sur l’application de caisse pour les articles à facturer, et créer une facture pour cette commande depuis l’application de caisse ou le back-office.

Important : Avant de créer une facture, vous devez configurer la facturation client en suivant les étapes indiquées dans cet article.

Table des matières :

• Traiter une commande à facturer
• Créer une facture depuis l’application de caisse
• Créer une facture depuis le back-office

Traiter une commande à facturer

Traitez une commande dans l’application Lightspeed Restaurant POS en utilisant le mode de paiement IKDEBT pour générer un ticket que vous pourrez convertir en facture via l’application de caisse ou le back-office. Cette opération ajoutera une transaction à la page Débiteurs du back-office, et le client sélectionné deviendra un débiteur.

1. Ouvrez l’application Lightspeed Restaurant POS, puis ajoutez les articles à facturer à une commande.
2. Ajoutez un client à la commande. Pour obtenir des explications détaillées, consultez l’article Ajout d’un client à une commande.
3. Une fois la commande terminée, appuyez sur Payer pour effectuer la transaction.
4. Sélectionnez le mode de paiement IKDEBT créé plus tôt dans le back-office.
5. Appuyez sur Payer pour terminer la commande.
6. Suivez les étapes indiquées dans les sections destinées à Restaurant POS ou au back-office pour créer une facture depuis le ticket de la commande.

Créer une facture depuis l’application de caisse

Après avoir traité une commande à facturer, créez une facture pour le ticket de la commande depuis l’application de caisse ou la page Débiteurs du back-office. Si vous ne suivez pas les étapes indiquées dans cette section ou la section suivante, vous ne pourrez pas régler la facture lorsque le client la paiera.

1. Accédez à l’application Lightspeed Restaurant POS, puis appuyez sur Clients.
2. Recherchez le client depuis la commande à facturer traitée plus tôt.
3. Appuyez sur Afficher à côté du nom du client pour ouvrir son profil.
4. Sélectionnez Solde pour afficher les factures en attente de transaction et les factures ouvertes du client.
5. Appuyez sur Créer une facture pour créer une facture qui reprend toutes les commandes à facturer en attente du client.
   
   
6. Appuyez sur Annuler pour revenir au profil du client.
7. (Facultatif) Pour imprimer ou envoyer une facture au format ticket par e-mail, suivez les étapes 7a à 7f.
   1. Appuyez sur Tickets dans le menu de navigation.
   2. Sélectionnez le ticket de la commande à facturer, puis appuyez sur l’icône verte des options.
   3. Appuyez sur Créer une facture.
   4. Appuyez sur Lier un client à la facture, puis sélectionnez le client associé à la facture.
   5. Appuyez sur OK pour créer une facture au format ticket.
   6. Appuyez de nouveau sur l’icône verte des options, puis sélectionnez E-mail ou Envoyer par e-mail.
8. (Facultatif) Pour imprimer une facture au format lettre ou télécharger une copie au format PDF, suivez l’étape 8 de la section Créer une facture depuis le back-office.

Créer une facture depuis le back-office

Après avoir traité une commande à facturer, créez une facture pour le ticket de la commande depuis la page Débiteurs du back-office ou l’application de caisse. Si vous ne suivez pas les étapes indiquées dans cette section ou la section précédente, vous ne pourrez pas régler la facture lorsque le client la paiera.

Important : Les comptes allemands doivent créer leurs factures depuis l’application Restaurant POS, puisque cette opération est impossible depuis le back-office.

1. Connectez-vous au back-office à l’aide de vos identifiants Lightspeed Restaurant.
2. Accédez au menu de navigation, puis cliquez sur Clients > Débiteurs > Comptes clients.
3. Sélectionnez Transactions en attente. Cette page affiche les tickets de commande payés via le mode de paiement IKDEBT qui n’ont pas été facturés.
4. Cliquez sur le + à côté d’un client pour afficher toutes ses commandes à facturer.
5. Cochez la case à côté de chaque ticket à ajouter à la facture, puis cliquez sur Créer une facture pour générer une facture qui regroupe les tickets sélectionnés.
   
   
6. (Facultatif) Saisissez un commentaire qui apparaîtra au haut de la facture.
7. Cliquez sur OK pour créer la facture et faire passer les transactions de Transactions en attente à Factures ouvertes.
8. Pour afficher, imprimer ou télécharger la facture, suivez les étapes 8a à 8d :
   1. Cliquez sur Factures ouvertes pour afficher toutes les factures non réglées.
   2. Cliquez sur le + à côté du client pour afficher ses factures ouvertes.
   3. Cliquez sur Afficher la facture à côté d’une facture pour l’ouvrir.
   4. (Facultatif) Dans le menu de votre navigateur Web, imprimez la facture depuis une imprimante connectée pour la transmettre par courrier ou en personne, ou enregistrez la facture au format PDF pour la conserver ou l’envoyer par e-mail.

Prochaines étapes

Affichez, réglez et gérez les factures clients dans le back-office et l’application de caisse.