Lightspeed Reservations permet aux commerçants d'accepter et de gérer des réservations à l'aide du back-office, de la caisse et d'un site Web personnalisé pour les réservations en ligne avec un lien de réservation partageable.

Pour commencer, vous devrez activer Lightspeed Reservations sur votre compte. Contactez votre gestionnaire de compte commercial pour en savoir plus.

Pour utiliser Lightspeed Reservations, votre établissement doit disposer d'un plan de salle configuré avec un nombre exact de tables et de couverts.

Après l'activation, vous pourrez lancer le processus de configuration, gérez les réservations dans le back-office et créer un site Web de réservation personnalisé pour chacun de vos établissements.

Lancer l'assistant de configuration Lightspeed Reservations

1. Connectez-vous au back-office à l’aide de vos identifiants Lightspeed.
2. Appuyez sur Lightspeed Reservations dans la barre latérale.
3. Cliquez sur Configurer Reservations pour lancer l'assistant de configuration.

L'assistant vous aidera à définir les horaires disponibles pour la réservation, à configurer vos options de réservation et votre site Web de réservation, à ajouter le bouton de réservation à votre caisse et à faire passer Lightspeed Reservations en mode production. Vous pourrez modifier vos paramètres à tout moment par la suite.

Lorsque vous utilisez l'assistant, vous pouvez à tout moment cliquer sur le bouton Retour pour revenir sur la page précédente. Pour rétablir les paramètres par défaut d'une page, cliquez sur Réinitialiser. Pour abandonner l'assistant, cliquez à tout moment sur X > Quitter.

Configurer vos horaires de réservation

Il s'agit des heures pour lesquelles votre restaurant accepte des réservations en ligne.

1. Pour retirer un jour du calendrier, cliquez sur le bouton-bascule à droite du jour en question.
2. Pour fixer l'heure de début des réservations de chaque jour, indiquez-la dans la première case (fixée à 9 h par défaut).
3. Pour fixer l'heure de fin des réservations de chaque jour, indiquez-la dans la deuxième case (fixée à 19 h par défaut).

4. Si une journée comporte un ou plusieurs créneaux pour lesquels les réservations en ligne ne sont pas disponibles, cliquez sur + pour ajouter un créneau de disponibilité.

   Si plusieurs jours ont les mêmes créneaux de réservation, vous pouvez définir les horaires du premier jour puis cliquer sur Appliquer à tous. Les créneaux du premier jour seront alors copiés dans les autres jours disponibles. Seul le premier jour ouvert aux réservations peut être copié.

5. Cliquez sur Continuer.

Configurer vos paramètres de réservation automatique

Vous allez maintenant configurer votre capacité et vos créneaux de réservation automatique.

1. Cliquez sur chaque plan de salle pour activer ou désactiver l'acceptation des réservations. Lorsque la case du plan de salle est grisée, ce dernier est disponible pour les réservations.
2. Fixez le pourcentage de tables pouvant être automatiquement réservées via le site Web. Si vous souhaitez réserver certaines tables aux premiers arrivants sans réservation, choisissez un pourcentage inférieur à 100 %. Les pourcentages disponibles sont : 20 %, 25 %, 50 %, 60 %, 70 %, 80 %, 90 % et 100 %.
3. Fixez la durée standard d'un repas. Il s'agit de la période pendant laquelle vous estimez que la table sera occupée avant d'être à nouveau disponible. Les options vont de 30 minutes à quatre heures par incréments de 15 minutes.
4. Fixez le délai de préparation, qui permet d'empêcher le système de confirmer une réservation immédiatement à la fin d'une autre pour laisser au personnel le temps de dresser la table pour le client suivant. Vos options vont de 5 minutes à 30 minutes par incréments de 5 minutes.
5. Sélectionnez votre priorité en matière d'optimisation des tables. Vos options sont les suivantes :
   • Optimiser l'occupation : cette option autorise uniquement les réservations qui ne laissent pas plus d'un siège libre par table.
   • Optimiser les réservations : cette option autorise les réservations supplémentaires, même si la table comporte des sièges inoccupés.
6. Cliquez sur Continuer.

Configurer les détails de votre site Web destiné aux clients

Grâce à ces paramètres, vous pouvez configurer la taille maximum du groupe et les informations que vous partagez avec les clients qui utilisent le site de réservation.

1. Définissez le Nombre limite de clients. Il s'agit du nombre maximum de clients par réservation en ligne.
2. (Facultatif) Indiquez le Numéro de téléphone. Le numéro de téléphone de l'établissement est communiqué au client effectuant la réservation.
3. (Facultatif) Ajoutez une Note pour les clients. Ce message est affiché lorsque la réservation est terminée sur le site. Vous pouvez y inclure tout supplément d'information pouvant s'avérer utile pour les clients, p. ex. le stationnement, la politique d'annulation ou d'autres informations importantes.
4. Cliquez sur Continuer.

Ajouter un bouton de réservation à la caisse

Vous pouvez ajouter à votre menu un bouton permettant de créer et de gérer des réservations dans une configuration de caisse.

1. Cliquez sur Ajouter un bouton pour chaque configuration de caisse à l'aide de laquelle vous souhaitez créer des réservations.

   Vous pouvez cliquer sur le menu ou la configuration pour accéder à la page de ses détails dans le back-office. Sachez toutefois que cette opération annulera le processus de configuration et supprimera tous les paramètres déjà définis.

2. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez dans le menu déroulant l'écran principal auquel vous souhaitez ajouter un bouton Gérer les réservations. Si vous souhaitez créer un nouvel écran principal dédié aux réservations sur le menu, sélectionnez Créer un nouvel écran principal, puis donnez un nom à l'écran.

3. Cliquez sur Ajouter un bouton pour terminer cette étape.

   Si vous changez d'avis, cliquez sur Supprimer le bouton pour chaque configuration de laquelle vous souhaitez retirer le bouton.

4. Cliquez sur Continuer.

Terminer le processus de configuration

Votre site Web de réservation en ligne est presque opérationnel !

1. Cliquez sur Copier le lien pour copier l'URL du site Web dans votre presse-papiers afin de le partager.
2. Cliquez sur Ouvrir le site Web réservé aux clients pour ouvrir une nouvelle page avec le site de réservation.
3. Une fois chose faite, cliquez sur Terminer la configuration.

Le lien vers votre site Web de réservation en ligne est disponible à tout moment sur la page Lightspeed Reservations > Paramètres.

Votre site Web de réservation est en mode production et vous pouvez désormais gérer vos réservations via le back-office ou votre caisse. Répétez ce processus pour chaque établissement auquel vous souhaitez ajouter un site Web de réservation en ligne.

Configurer les paramètres de réservation avancés

Après avoir configuré Lightspeed Reservations, certains paramètres avancés sont disponibles sur la caisse pour les réservations de tables.

1. Connectez-vous au back-office à l’aide de vos identifiants Lightspeed.
2. Appuyez sur Lightspeed Reservations>Paramètres.

Sur cette page, vous pouvez configurer les mêmes paramètres que ceux définis au cours de la configuration, ainsi qu'une section supplémentaire contenant des paramètres avancés.

Configurer Lightspeed Reservations sur votre caisse

Préparez votre caisse à traiter des réservations en quelques clics.

1. Assurez-vous que chaque caisse utilise la dernière version du logiciel.
2. Pour vérifier si chaque menu est doté du bouton de réservation nécessaire, consultez la section Lightspeed Reservations > Paramètres > Gérer les réservations.
3. Assurez-vous que chaque caisse est dotée d'une configuration avec le bouton de réservation. Pour reconfigurer une caisse, accédez à la page Caisses et écrans, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton « Reconfigurer les appareils » (icône avec deux flèches).