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Utilisateurs caisses école

Découvrez comment former le personnel sur l’application Restaurant POS K-Series afin qu’il puisse facilement prendre des commandes. La fonctionnalité d’utilisateurs école permet aux nouveaux membres du personnel de s’entraîner à traiter des commandes sans affecter le total des ventes de votre restaurant, afin d'acquérir une expérience pratique à la caisse.

Former le personnel

Voici quelques recommandations relatives à la formation des membres du personnel sur l’application Lightspeed Restaurant POS :

  • Suivez notre Liste de contrôle de formation pour découvrir les processus que les membres du personnel doivent connaître pour utiliser l’application Lightspeed Restaurant POS.
  • Si votre compte est en mode configuration, toutes les transactions traitées à la caisse seront automatiquement effacées lorsque vous passerez en mode production.
  • Lorsque vous êtes en mode production, configurez des utilisateurs école pour aider les nouveaux membres du personnel à prendre Lightspeed en main.
  • Les utilisateurs école peuvent exécuter des transactions à la caisse qui restent séparées des commandes réelles des clients dans la plupart des rapports Lightspeed, ou sont même omises dans ces rapports. Pour plus d’informations, consultez la section Établir des rapports sur les commandes école.

Configurer des utilisateurs école

Les utilisateurs école peuvent traiter des transactions dans l’application Restaurant POS qui restent séparées des commandes réelles des clients dans la plupart des rapports Lightspeed. Les nouveaux membres du personnel peuvent ainsi s’entraîner à utiliser Lightspeed sans affecter les données relatives aux ventes du restaurant.

Trois étapes sont nécessaires pour configurer les utilisateurs école :

  1. Créer un groupe d’utilisateurs caisse école
  2. Attribuer des utilisateurs caisses au groupe école
  3. Générer des codes NIP ou QR pour les utilisateurs école

1. Créer un groupe d’utilisateurs caisse école

Les groupes d’utilisateurs vous permettent d’organiser vos utilisateurs caisses et de gérer les autorisations de plusieurs utilisateurs à la fois. Créez un groupe d’utilisateurs caisses pour les utilisateurs école, afin de les garder séparés des autres employés déjà formés, et attribuez-leur à tous les autorisations du mode école.

  1. Connectez-vous au back-office à l’aide de vos identifiants Lightspeed Restaurant.
  2. Accédez au menu de navigation, puis cliquez sur Configuration > Utilisateurs > Groupes d’utilisateurs caisses.
  3. Cliquez sur le bouton Créer un nouveau groupe d’utilisateurs caisse.
  4. Saisissez École comme nom de groupe, puis cliquez sur OK.
  5. Cliquez sur la flèche vers le bas à côté du nouveau groupe d’utilisateurs caisse, puis sélectionnez Configurer.
  6. Cochez L’utilisateur est un utilisateur école, les transactions ne sont pas sauvegardées dans la section Autorisations utilisateur.
    k-back-office-pos-user-group-training-permission.png
  7. Configurez les autres autorisations et paramètres du groupe d’utilisateurs comme vous le souhaitez. Pour plus d’informations sur chaque paramètre, consultez notre article Création de groupes d’utilisateurs.
  8. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer le groupe d’utilisateurs et revenir à la liste des groupes d’utilisateurs.
  9. Suivez les étapes de la section suivante pour attribuer des utilisateurs caisses au groupe école.

2. Attribuer des utilisateurs caisses au groupe école

Lorsque vous attribuez des utilisateurs caisses individuels à un groupe école, chacun reçoit les autorisations configurées pour ce groupe. Attribuez des utilisateurs caisses au groupe école que vous avez créé précédemment pour leur permettre d’accéder à la caisse en mode école.

Seuls les utilisateurs caisses déjà ajoutés à Lightspeed peuvent être attribués à un groupe d’utilisateurs en suivant la méthode indiquée ci-dessous. Avant de continuer, suivez les étapes détaillées ici pour ajouter des utilisateurs caisses pour les employés que vous formez.
  1. Cliquez sur Configuration > Utilisateurs > Groupes d’utilisateurs caisses dans le menu de navigation du back-office.
  2. Cliquez sur Modifier les membres à côté du groupe d’utilisateurs que vous avez créé précédemment.
  3. Utilisez le menu déroulant pour sélectionner un utilisateur, puis cliquez sur + pour l’ajouter au groupe.

    Important : Lorsqu’un membre du personnel a terminé sa formation, ajoutez-le à un autre groupe d’utilisateurs pour qu’il ne soit plus un utilisateur école, mais un utilisateur caisse normal. Pour cela, cliquez sur Supprimer du groupe sur cette page, puis répétez les étapes 1 à 3 de cette section.

    k-back-office-pos-user-group-add-user.png
  4. (Facultatif) Répétez l’étape 3 au besoin pour ajouter d’autres utilisateurs au groupe école.
  5. Suivez les étapes de la section suivante pour générer des codes PIN et QR pour les utilisateurs école.

3. Générer des codes NIP ou QR pour les utilisateurs école

Tous les utilisateurs école ont besoin d'un code NIP et d'un code QR pour se connecter à la caisse. Les utilisateurs école n’étant pas affichés sur l’écran d’accueil de la caisse, ils ne peuvent pas se connecter s’ils n’ont pas ces deux codes.

  1. Cliquez sur Configuration > Utilisateurs > Utilisateurs caisses dans le menu de navigation du back-office.
  2. Cliquez sur Configurer à côté d’un utilisateur du groupe d’utilisateurs école.
  3. Cliquez sur Modifier code pin.
    k-back-office-pos-user-configure-set-pin.png
  4. Saisissez un code à 4 chiffres.
  5. Cliquez sur OK pour enregistrer.
  6. Cliquez sur Activer login par code QR.
    k-back-office-pos-user-configure-enable-qr.png
  7. Cliquez sur l’icône de flèche en cercle sous le code QR pour l’imprimer ou l’enregistrer.
  8. Donnez ces codes NIP et QR aux membres du personnel de ce groupe d’utilisateurs.

    Pour savoir comment se connecter à la caisse en tant qu’utilisateur école, consultez la section Utiliser le mode école sur la caisse.

  9. (Facultatif) Répétez les étapes 1 à 8 pour tout utilisateur supplémentaire du groupe école.

Utiliser le mode école sur la caisse

Découvrez comment les utilisateurs école peuvent se connecter à l’application Restaurant POS pour s’entraîner à traiter des commandes en mode école. Les transactions exécutées lorsque l’utilisateur est connecté en mode école sont séparées des commandes réelles des clients dans la plupart des rapports Lightspeed.

  1. Ouvrez une période de vente à partir de l’application Lightspeed Restaurant.

    Remarque : Les utilisateurs école ne peuvent pas se connecter sans période de vente ouverte.

  2. Sur l’écran d’accueil, appuyez sur Scanner un code QR.
    k-pos-scan-qr-button-2.png
  3. Passez le code QR d’un utilisateur école devant la caméra de la caisse.
  4. Saisissez le code NIP de l’utilisateur école.
  5. Appuyez sur Oui pour confirmer que vous utiliserez le mode école avec précaution, uniquement pour former le personnel.
    k-pos-training-tap-yes-2.png
  6. À la fin de la formation, appuyez sur Se déconnecter pour revenir à l’écran d’accueil.

    Important : Se déconnecter permet de garantir que d’autres transactions ne seront pas traitées au nom de l’utilisateur école. Le prochain employé utilisant la caisse doit donc se connecter à sa propre fiche d’utilisateur.

Établir des rapports sur les commandes école

Les commandes traitées par les utilisateurs école restent séparées des données réelles des clients dans la plupart des rapports Lightspeed, ou sont même omises de ces rapports. Pour plus d’informations sur les rapports spécifiques relatifs aux transactions école, consultez les tableaux ci-dessous.

Veuillez aussi noter que les mentions ### NON VALABLE POUR L’ENCAISSEMENT ### et ### TICKET ÉCOLE ### sont affichées sur les tickets des transactions école.

Rapports de caisse

Rapport Détails de la commande école
Rapports de caisse

Dans le rapport de caisse complet imprimé, les transactions école sont incluses dans :

  • le nombre de tickets valides ;
  • une ligne distincte Comptes école dans les Statistiques ;
  • une ligne distincte Comptes école dans les Ventes.

Rapports du back-office

Rapport Détails de la commande école
Tableau de bord des ventes

Les transactions école sont incluses dans :

  • le nombre de Comptes fermés ;
  • les vignettes Recettes par vente et Recettes par ticket ;
  • les vignettes Meilleures ventes, Meilleures ventes par employé et Modes de paiement les plus populaires.
Rapports opérationnels (Amérique du Nord et EMOA)

Dans la version EMOA (Europe, Moyen-Orient, Afrique) de ce rapport, les transactions école sont incluses dans :

  • affichage classique : dans une section distincte Articles entrés en mode école ;
  • affichage condensé : dans la section Type de commande et dans les lignes Arrondi et Mode école de la section Résumé.

Dans la version Amérique du Nord de ce rapport, les transactions école sont incluses dans :

  • les lignes Arrondi et Mode école du Résumé.
Rapport des services

Les transactions école sont incluses dans :

  • la section type de commande ;
  • les lignes Arrondi et Mode école de la section Résumé ;
  • les lignes Comptes ouverts et Comptes payés de la section Comptes.
Rapports des caisses

Les transactions école sont incluses dans :

  • la section type de commande ;
  • les lignes Arrondi et Mode école de la section Résumé ;
  • les lignes Comptes ouverts et Comptes payés de la section Comptes.
Rapport du personnel Les transactions école sont incluses dans tous les champs appropriés pour l’utilisateur école qui les a traitées.
Rapport des tickets Les transactions école sont affichées en gris.
Tous les rapports de comptes Les transactions école sont affichées en gris.
Autres rapports du back-office Les transactions école ne sont pas affichées ou ne sont pas prises en compte.

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