Grâce à la fonctionnalité d’utilisateurs école, les nouveaux employés peuvent s’entraîner à traiter des commandes sans affecter le total des ventes de votre restaurant, ce qui leur permet d’acquérir une expérience pratique de la caisse.

Voici quelques recommandations relatives à la formation des membres du personnel sur l’application Lightspeed Restaurant POS :

• Suivez notre Liste de contrôle de formation pour découvrir les processus que les membres du personnel doivent connaître pour utiliser l’application Lightspeed Restaurant POS.
• Si votre compte est en mode configuration, toutes les transactions traitées à la caisse seront automatiquement effacées lorsque vous passerez en mode production.
• Lorsque vous êtes en mode production, configurez des utilisateurs école pour aider les nouveaux membres du personnel à prendre Lightspeed en main.
• Les transactions effectuées par les utilisateurs école sur la caisse sont enregistrées séparément des commandes réelles dans vos rapports Lightspeed.

Configurer des utilisateurs école

Les utilisateurs école peuvent traiter des transactions dans l’application Restaurant POS qui restent séparées des commandes réelles des clients dans la plupart des rapports Lightspeed. Les nouveaux membres du personnel peuvent ainsi s’entraîner à utiliser Lightspeed sans affecter les données relatives aux ventes du restaurant.

Trois étapes sont nécessaires pour configurer les utilisateurs école :

1. Créer un groupe d’utilisateurs caisse école
2. Attribuer des utilisateurs caisses au groupe école
3. Générer des codes PIN ou QR pour les utilisateurs école

Créer un groupe d’utilisateurs caisse école

Les groupes d’utilisateurs vous permettent d’organiser vos utilisateurs caisses et de gérer les autorisations de plusieurs utilisateurs à la fois. Créez un groupe d’utilisateurs caisses pour les utilisateurs école, afin de les garder séparés des autres employés déjà formés, et attribuez-leur à tous les autorisations du mode école.

1. Connectez-vous au back-office à l’aide de vos identifiants Lightspeed Restaurant.
2. Accédez au menu de navigation principal, puis cliquez sur Configuration > Utilisateurs > Groupes d’utilisateurs caisses.
   
3. Cliquez sur le bouton Créer un nouveau groupe d’utilisateurs caisse.
4. Saisissez un nom facilement identifiable pour le nouveau groupe, par exemple Formation, puis cliquez sur OK.
5. Cliquez sur le menu déroulant du groupe d’utilisateurs, puis sur Configurer.
   
6. Cochez L’utilisateur est un utilisateur école, les transactions ne sont pas sauvegardées dans la section Autorisations utilisateur caisse.
7. Configurez les autres autorisations et paramètres du groupe d’utilisateurs comme vous le souhaitez.
8. Cliquez sur Enregistrer pour terminer la création du groupe d’utilisateurs.

Attribuer des utilisateurs caisses au groupe école

Lorsque vous attribuez des utilisateurs caisses à un groupe école, chacun reçoit les autorisations configurées pour ce groupe. Attribuez des utilisateurs caisses au groupe école que vous avez créé précédemment pour leur permettre d’accéder à la caisse en mode école.

Seuls les utilisateurs caisses qui ont déjà été ajoutés à Lightspeed peuvent être attribués à un groupe d’utilisateurs.

1. Connectez-vous au back-office à l’aide de vos identifiants Lightspeed Restaurant.
2. Accédez au menu de navigation, puis cliquez sur Configuration > Utilisateurs > Groupe d'utilisateurs caisses.
3. Cliquez sur Modifier les membres à côté du groupe d’utilisateurs école que vous avez créé précédemment.
4. Utilisez le menu déroulant pour sélectionner un utilisateur, puis cliquez sur + pour l’ajouter au groupe.
5. (Facultatif) Répétez l’étape 4 au besoin pour ajouter d’autres utilisateurs au groupe école.
6. Suivez les étapes de la section suivante pour générer des PIN et des codes QR pour les utilisateurs école.

Important : Lorsque l’employé a terminé sa formation, modifiez son profil utilisateur pour gérer ses autorisations ou changer le groupe qui lui a été attribué. Les ventes traitées par un utilisateur en mode école ne sont pas enregistrées et ne peuvent pas être converties en ventes réelles.

Générer des codes NIP ou QR pour les utilisateurs école  

Les utilisateurs école doivent disposer d’un PIN et d’un code QR pour se connecter à la caisse. Les utilisateurs école n’apparaissent pas sur la page d’accueil de la caisse Lightspeed Restaurant et ne peuvent pas se connecter à la caisse sans ces deux codes.

1. Connectez-vous au back-office à l’aide de vos identifiants Lightspeed Restaurant.
2. Accédez au menu de navigation, puis cliquez sur Configuration > Utilisateurs > Utilisateurs caisses.
3. Accédez à l’utilisateur école que vous souhaitez modifier et cliquez sur Configurer.
4. Cliquez sur Modifier code pin.
5. Saisissez le nouveau code pin.
   
6. Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications.
7. Cliquez sur Activer login par code QR.
   
8. Cliquez sur l’icône de téléchargement sous le code QR pour l’imprimer ou l’enregistrer.

Utiliser le mode école sur la caisse

Après avoir créé un profil d’utilisateur pour l’employé en formation, ce dernier peut se connecter à l’application Restaurant POS pour s’entraîner à prendre des commandes.

Remarque : Avant que les utilisateurs école puissent se connecter, un utilisateur caisse normal disposant des autorisations nécessaires doit ouvrir une période de vente.

1. Depuis l’écran d’accueil de l’application Lightspeed Restaurant, appuyez sur Scanner un code QR.
   
2. Scannez le code QR de l’utilisateur à l’aide de la caméra de votre appareil.
3. Saisissez le code PIN de l’utilisateur.
4. Appuyez sur Oui pour confirmer que vous passez en mode école et que les ventes ne seront pas enregistrées.
   

Une fois la formation de l’utilisateur terminée, déconnectez-vous pour revenir à l’écran d’accueil. La déconnexion permet d’éviter que des transactions supplémentaires ne soient accidentellement traitées par le compte école.

Établir des rapports de caisse sur les commandes école

Les commandes école sont séparées de la plupart des rapports de caisse dans l’application Lightspeed Restaurant et n’affectent pas votre fonds de caisse.

Tickets

Les mentions ### NON VALABLE POUR L’ENCAISSEMENT ### et ### TICKET ÉCOLE ### sont affichées sur les tickets des transactions effectuées en mode école.

Rapports de caisse

Les rapports de caisse peuvent être consultés ou imprimés à partir de l’application Lightspeed Restaurant et donnent un aperçu des ventes, des paiements, des tickets et bien plus.

Rapport de caisse imprimé : Dans le rapport de caisse complet imprimé, les transactions école sont incluses dans :

• le nombre total de tickets valides ;
• une ligne distincte Comptes école dans les Statistiques ;
• une ligne distincte Comptes école dans les Ventes ;

Établir des rapports du back-office sur les commandes école

Les commandes traitées en mode école sont séparées des données de vente réelles dans la plupart des rapports Lightspeed, ou en sont totalement omises.

Tableau de bord des ventes

Tableau de bord des ventes : Le tableau de bord des ventes fournit un aperçu de toutes les ventes générées au cours d’une période donnée et suit les transactions école dans le cadre de cet aperçu. Les ventes école sont incluses dans :

• le nombre total de Comptes fermés ;
• les vignettes Recettes par vente et Recettes par ticket ;
• la ligne des Meilleures ventes, y compris les meilleures ventes par article, par département et par profil de commande ;
• la vignette Meilleures ventes par employé ;
• la vignette Modes de paiement les plus populaires.

Rapports de ventes

Rapports opérationnels (EMOA) : Le Rapport opérationnel (EMOA) présente un aperçu détaillé des revenus, de l’activité de l’entreprise et d’autres renseignements financiers, y compris diverses vues qui permettent de trier et de mettre en évidence les données selon vos besoins. Les transactions école sont incluses dans les vues suivantes :

• Vue classique : Les ventes école apparaissent dans une section distincte intitulée Articles entrés en mode école.
• Vue condensée : Les ventes école apparaissent dans la section Type et dans la section Résumé sous les rubriques Arrondi et Mode école.

Rapports opérationnels (Amérique du Nord) : Le Rapport opérationnel (Amérique du Nord) présente un aperçu rapide des revenus, de l’activité de l’entreprise et d’autres renseignements financiers. Les transactions école sont incluses dans les sections suivantes :

• les lignes Arrondi et Mode école de la section Résumé ;

Rapport des services : Le Rapport des services fournit des données sur les ventes pour chaque membre du personnel ayant utilisé la caisse au cours de la période sélectionnée. Les ventes école sont incluses dans :

• la section type de commande ;
• les lignes Arrondi et Mode école de la section Résumé ;
• les lignes Comptes ouverts et Comptes payés de la section Comptes.

Rapports des caisses : Le Rapport des caisses présente les données de vente en fonction de la caisse utilisée pour traiter la vente. Les transactions école sont incluses dans :

• la section type de commande ;
• les lignes Arrondi et Mode école de la section Résumé ;
• les lignes Comptes ouverts et Comptes payés de la section Comptes.

Rapports du personnel

Rapport du personnel : Le Rapport du personnel présente les données de service pour une période donnée par membre du personnel, y compris les pourboires, les ventes, les rabais, les heures de travail de chaque employé, les frais de service et les annulations.

• Toutes les transactions école sont incluses dans le rapport du personnel de l’utilisateur école.

Rapports de commande

Rapport des tickets : Le Rapport des tickets présente tous les tickets créés au cours d’une période donnée, y compris ceux qui ont été annulés, corrigés ou générés en mode école.

• Toutes les ventes traitées en mode école apparaissent en gris clair.

Tous les rapports de comptes : Le rapport Tous les rapports de comptes présente toutes les commandes créées, y compris les commandes ouvertes, annulées, corrigées et traitées en mode école.

• Toutes les ventes traitées en mode école apparaissent en gris clair.

Prochaines étapes