Met itemimports in Lightspeed Restaurant kun je meerdere menu-items tegelijkertijd toevoegen of wijzigen door een spreadsheetsjabloon te uploaden in de backoffice. Je kunt ook bestaande items exporteren vanuit je account om een back-up te maken, je lijst met items offline te bekijken of bulkupdates uit te voeren.

Richtlijnen voor het importeren van bestanden

Voor een geslaagde import is het van groot belang dat je begrijpt aan welke vereisten je importbestand moet voldoen. Je bestand moet de juiste indeling hebben, de verplichten kolommen moeten ingevuld zijn en als dat nodig is, kun je optionele kolommen toevoegen.

Overzicht

Om items te importeren, moet je ze ordenen in een spreadsheet die onze indelingsrichtlijnen volgt. Dit zijn een paar belangrijke vereisten voor je importbestand:

• Het moet een CSV- (door komma's gescheiden waarden) of Excel-spreadsheet zijn.
• Het moet voldoen aan alle vereisten voor importkolommen. Verplichte kolommen moeten ingevuld zijn, de gegevens in alle kolommen moeten de juiste indeling hebben en optionele kolommen moeten op correcte wijze worden toegevoegd.
• Als je optionele iteminformatie voor bepaalde items niet hebt, laat de cel dan leeg. 
• Als je optionele kolommen helemaal niet gebruikt, verwijder deze lege kolommen dan om het importproces te stroomlijnen.

Importkolommen begrijpen

Voor een effectieve import moeten de kolommen in je spreadsheetbestand de juiste indeling hebben. Sommige kolommen, zoals SKU en Type, zijn verplicht, terwijl andere optioneel zijn. Om gegevens nauwkeurig te kunnen importeren en beheren, moet je de rol en indeling van elke kolom begrijpen.

Sommige itemkolommen zullen nadat ze zijn geëxporteerd uit de backoffice niet de juiste indeling hebben om opnieuw te worden geïmporteerd. Neem om een geslaagde import te garanderen de vereisten voor importkolommen zorgvuldig door en bewerk het importbestand zodat het voldoet aan de opgegeven indelingen en richtlijnen.

Verplichte sjabloonkolommen

SKU: de SKU is een uniek identificatienummer voor elk item. Alle imports moeten een SKU-kolom bevatten om te kunnen slagen.

• Zorg er bij het importeren van nieuwe items voor dat elk item een unieke SKU heeft om te voorkomen dat bestaande items met dezelfde SKU worden bijgewerkt terwijl dat niet de bedoeling is.
• Bij het bijwerken van bestaande items of het wijzigen van prijzen, wordt de SKU die al aan elk item is toegewezen, gebruikt om te bepalen welke items gewijzigd moeten worden.

Omzetgroep: Omzetgroepen zijn categorieën die gedeelde instellingen, zoals belastingen en productiecentra, op items toepassen. Voer de naam in van een nieuwe of bestaande omzetgroep. Alle spreadsheets moeten een kolom Omzetgroep hebben om geïmporteerd te kunnen worden.

Type: Alle geïmporteerde items moeten worden geïdentificeerd als een specifiek type: Item, Sub-item, Groep of Combo. Voor Groepen is de kolom Min - Max ook verplicht.

Min - Max: Vul hier de minimumwaarde en maximumwaarde in van de bijbehorende groep. Als je bijvoorbeeld 2-5 invoert, dan kunnen klanten een minimum van 2 items en een maximum van 5 items in de groep kiezen.

Optionele sjabloonkolommen

Naam: naam of titel van elk individueel item. Itemnamen moeten uniek zijn.

Parent SKU: als items aan een combo zijn gekoppeld, is de parent SKU het unieke nummer dat wordt gebruikt om het hoofdmenu-item te identificeren.

Productie-instructie: Voeg een productie-instructie toe aan een item. Productie-instructies moeten worden aangemaakt in de backoffice voordat ze kunnen worden gebruikt in de te importeren spreadsheet.

Standaardprijs: De kostprijs van het item die klanten op het menu te zien krijgen. Vul dit niet in als de prijs op de POS wordt ingesteld. Een werknemer moet de prijs dan elke keer dat het item wordt verkocht handmatig invullen.

Extra prijs: Voeg een extra prijs toe voor een item in een groep. In de groep Friet kan zoeteaardappelfriet bijvoorbeeld worden verkocht voor een hogere prijs dan gewone friet.

Gang: Stel in aan welke gang dit item wordt toegevoegd. Om bijvoorbeeld een item onderdeel te laten uitmaken van Gang 1, vul je een 1 in deze kolom in. Laat de kolom leeg als je geen gang wilt specificeren.

Statistiekgroep: Statistiekgroepen, ook wel statistiekcategorieën, zijn organisatietools waarmee je items kunt filteren in bepaalde rapporten. Om een statistiekgroep toe te passen, gebruik je de indeling 'categorie/label'. Om meer dan één statistiekgroep toe te voegen, gebruik je een komma. Je statistiekgroepen kunnen bijvoorbeeld Dranken/frisdrank,Desserts/ijs zijn.

Menu/scherm: Plaatst de knop van het item in het juiste menu en op het juiste scherm. Je kunt alle menu's die zijn aangemaakt in de backoffice selecteren. Hoofdschermen zijn als categorieën die itemknoppen in groepen sorteren op je POS. Voer de naam van een menu, scherm en subscherm in en gebruik daarbij de indeling menu/scherm/subscherm.

Knopnaam: Tekst die verschijnt op de knop die dit item op het POS-scherm vertegenwoordigt. Vul niets in als je de naam van het item wilt gebruiken.

Knopkleur: Kleur van de knop die het item vertegenwoordigt op het POS-scherm. Voer dit in als één woord zonder koppeltekens. Om de beschikbare kleuren te bekijken, volg je de stappen om een knop aan je menu toe te voegen via de backoffice.

Barcode: Als je items met barcodes hebt, voer dan hier het barcodenummer in. De meeste veelvoorkomende indelingen worden geaccepteerd, zoals EAN en UPC. Om meerdere barcodes in te voeren, zet je een komma (,) tussen de barcodes.

Kostprijs: Kostprijs van het item voor het restaurant. Dit wordt, in combinatie met de standaardprijs, gebruikt om de marges op je items te bepalen.

Deelstatus: Geeft aan of het item beschikbaar is om op verschillende locaties te worden gedeeld. De deelstatus kan worden ingesteld op:

• Lokaal: item is uitsluitend bij deze bedrijfslocatie beschikbaar.
• Gedeeld: Itemnaam wordt gedeeld met andere bedrijfslocaties. Itemgegevens (bijv. prijs) kunnen per locatie verschillen.
• Globaal: itemnaam en -gegevens (bijv. prijs) worden gedeeld met andere bedrijfslocaties.

Bonnaam: Stelt de naam in die wordt weergegeven op productiebonnen die naar de keuken of bar worden verzonden. Vul niets in als de standaardnaam van het item moet worden gebruikt.

Pakketinhoud: Geeft de numerieke beschikbare hoeveelheid van het item aan, uitgedrukt in de pakketeenheid. Voer voor een gewone fles wijn bijvoorbeeld 750 in en vul niets in voor pakketeenheid. Dit veld wordt gebruikt in onze Inventory-module om recepten, voorraden en voorraadmutatie te beheren.

Pakketeenheid: Beschrijft de eenheid voor het meten van een item: Voer de afkorting in van een eenheid van gewicht (bijv. g, kg enz.) of volume (bijv. ml, l enz.), of voer % in als het item wordt gemeten aan de hand van een percentage. Dit veld wordt gebruikt in onze Inventory-module om recepten, voorraden en voorraadmutatie te beheren.

Gewicht: Hiermee kun je het item op gewicht, specifiek op gramsgewicht, verkopen. Voer 100 of 1000 in om aan te geven of de standaardprijs van een item voor 100 g of 1000 g van het item is. Als je bijvoorbeeld 100 invult voor een item met een prijs van 12,00, wil dat zeggen dat het item de klant 0,12 per gram (12,00 gedeeld door 100) kost.

Tarra: Dit veld verwijst naar het gewicht van de verpakkingsmaterialen die worden gebruikt voor het item dat wordt geïmporteerd. Voor items die worden verkocht op gewicht, kan het tarra-gewicht automatisch worden afgeleid. Voer het tarra-gewicht in grammen in zonder de eenheidsmaat. Voer bijvoorbeeld 30 in voor een tarra-gewicht van 30 gram.

Nieuwe items importeren

Voeg in bulk nieuwe items toe aan Lightspeed Restaurant door je menu-itemgegevens te ordenen in ons spreadsheetsjabloon en het sjabloon vervolgens in de backoffice te importeren.

De importsjabloon gebruiken

Met de importsjabloon kun je nieuwe items in bulk importeren, of je kunt deze gebruiken om meerdere items tegelijkertijd bij te werken.

1. Gebruik een van de volgende methoden om naar de importsjabloon te gaan:
   • Als je een Google-account hebt, open het sjabloon dan in je webbrowser en selecteer Een kopie maken om het in je account op te slaan.
   • Als je spreadsheetsoftware zoals Excel op je computer gebruikt, download het sjabloon dan als .XLSX-bestand en open het.
2. Voer in elke kolom de vereiste informatie in.
3. Ga nadat je alle informatie hebt ingevuld naar het tabblad Importbestand in de spreadsheet en sla de spreadsheet op als .CSV- of .XLSX-bestand.

   • .CSV- of .XLSX-bestanden opslaan in Google Sheets

     Klik op het menu Bestand en selecteer Downloaden in het menu. Kies in het submenu Door komma's gescheiden waarden (.csv) of Microsoft Excel (.xlsx). Er wordt automatisch een download gestart en het .CSV- of .XLSX-bestand wordt op je computer opgeslagen in de standaardmap voor downloads.

     

   • .CSV-of .XLSX-bestanden opslaan in Excel

     Selecteer in het menu Bestand Opslaan als. Kies in het dialoogvenster Opslaan als een locatie om het bestand op te slaan. Kies CSV (door komma's gescheiden waarden) of XLSXals bestandstype en sla het bestand op.

4. Volg de stappen in het volgende gedeelte om het spreadsheetbestand naar de backoffice te uploaden.

Nieuwe items uploaden naar de backoffice

Ga nadat je je spreadsheet voor import hebt voorbereid naar de backoffice om het bestand te uploaden en je items te importeren. Op de pagina Items importeren vind je ook een overzicht van eerdere imports en de bijbehorende resultaten.

Nadat ze geïmporteerd zijn, kunnen items worden uitgeschakeld of opnieuw worden ingeschakeld in de backoffice, maar ze kunnen niet worden verwijderd.

1. Log in op de backoffice met je Lightspeed-inloggegevens.
2. Selecteer Menubeheer > Items in het navigatiemenu.
3. Klik op Importeren.

   

4. Selecteer in de tegel Bestand importeren (nieuw) Importeren starten.

   Op de pagina Items importeren staat ook een overzicht van eerdere en huidige imports, hun status en wie de import heeft ingediend.

   

5. Versleep je importbestand naar het venster of klik om te bladeren en het bestand te selecteren.

   

6. Gebruik voor elke waarde onder Bestandsgegevens het menu Backoffice-gegevens om de specifieke itemparameter te selecteren die overeenkomt met die kolom in je bestand.
   • SKU en Type moeten allemaal worden toegewezen om de import te kunnen verwerken. Selecteer voor optionele kolommen die je niet hebt gebruikt de optie Sla over bij importeren.
   • Om deze selecties automatisch te maken, klik je op Kolommen met identieke namen toewijzen. We raden je met klem aan voordat je verdergaat de automatische kolomtoewijzingen te controleren om te zien of ze kloppen.
7. Klik op Doorgaan.

   

8. Controleer in Voorbeeld van import dat (a) het aantal voorraaditems dat wordt aangemaakt juist is en (b) je sjabloonkolommen zijn toegewezen aan de juiste item-instellingen. Als je wijzigingen moet aanbrengen in de toewijzingen, klik je op De indeling van kolommen bewerken.

   

9. (Optioneel) Schakel de instelling Omzetgroep in om nieuwe omzetgroepen in je bestand tijdens de import automatisch aan te maken. Als deze instelling niet is ingeschakeld, worden items in omzetgroepen die momenteel niet bestaan, niet geïmporteerd.

   Controleer de spelling van de omzetgroepen om te voorkomen dat bestaande omzetgroepen worden gedupliceerd.

10. Klik op Importeren starten om de verwerking van de import te starten.
11. Nadat de import voltooid is, krijg je een melding te zien waarin wordt aangegeven dat je import geslaagd is of dat er problemen zijn die je moet corrigeren.

Updates voor bestaande items importeren

Je kunt bestaande items in je Lightspeed Restaurant-account bijwerken door je items te exporteren, wijzigingen aan te brengen en deze wijzigingen te importeren in de backoffice.

Je importbestand om items bij te werken voorbereiden

Bereid een importspreadsheet om items bij te werken voor om de specifieke wijzigingen op te geven die je wilt aanbrengen in je items.

1. Je bestaande items exporteren vanuit de backoffice.
2. Maak een nieuw spreadsheetbestand aan voor je itemupdates.
3. Plak de volgende informatie uit de geëxporteerde spreadsheet met items in de lege spreadsheet die in stap 2 is aangemaakt.
   • Kolomkoppen (SKU, Omzetgroep enz.)
   • Rijen voor elk item dat je wilt bijwerken
4. Breng de gewenste updates aan in de spreadsheet die je hebt aangemaakt en deel alle kolommen zo in dat ze voldoen aan de importvereisten.

   Sommige itemkolommen zullen nadat ze zijn geëxporteerd uit de backoffice niet de juiste indeling hebben om opnieuw te worden geïmporteerd. Neem om een geslaagde import te garanderen de vereisten voor importkolommen zorgvuldig door en bewerk het bestand zodat het voldoet aan de opgegeven indelingen en richtlijnen.

5. Ga nadat je alle informatie hebt ingevuld naar het tabblad Importbestand in de spreadsheet en sla de spreadsheet op als .CSV- of .XLSX-bestand.

   • .CSV-of .XLSX-bestanden opslaan in Google Sheets

     Klik op het menu Bestand en selecteer Downloaden in het menu. Kies in het submenu Door komma's gescheiden waarden (.csv) of Microsoft Excel (.xlsx). Er wordt automatisch een download gestart en het .CSV- of .XLSX-bestand wordt op je computer opgeslagen in de standaardmap voor downloads.

     

   • .CSV-of .XLSX-bestanden opslaan in Excel

     Selecteer in het menu Bestand Opslaan als. Kies in het dialoogvenster Opslaan als een locatie om het bestand op te slaan. Kies CSV (door komma's gescheiden waarden) of XLSX als bestandstype en sla het bestand op.

6. Volg de stappen in het volgende gedeelte om het spreadsheetbestand naar de backoffice te uploaden.

Item-updates uploaden naar de backoffice

Ga naar de backoffice om het spreadsheetbestand met je updates te importeren en je items daadwerkelijk bij te werken. Op de pagina Items importeren vind je ook een overzicht van eerdere imports en de bijbehorende resultaten.

Controleer of je bestand nauwkeurig is en aan de vereisten voor importbestanden voldoet om onbedoelde wijzigingen in je voorraad te voorkomen. Item-updates kunnen na te zijn geïmporteerd niet automatisch worden teruggedraaid.

1. Log in op de backoffice met je Lightspeed-inloggegevens.
2. Selecteer Menubeheer > Items in het navigatiemenu.
3. Klik op Importeren.

   

4. Selecteer in de tegel Bestand importeren (nieuw) Importeren starten.

   Op de pagina Items importeren staat ook een overzicht van eerdere en huidige imports, hun status en wie de import heeft ingediend.

   

5. Versleep je importbestand naar het venster of klik om te bladeren en het bestand te selecteren.

   

6. Gebruik voor de kolommen SKU, Type en andere kolommen met updates het bijbehorende vervolgkeuzemenu Backoffice-gegevens om de overeenkomstige itemparameter handmatig te selecteren. Kies voor kolommen die je niet bijgewerkt hebt Sla over bij importeren om ongewenste resultaten te voorkomen.
7. Klik op Doorgaan.

   

8. Controleer in Voorbeeld van import dat (a) het aantal voorraaditems dat wordt aangemaakt juist is en (b) je sjabloonkolommen zijn toegewezen aan de juiste item-instellingen. Als je wijzigingen moet aanbrengen in de toewijzingen, klik je op De indeling van kolommen bewerken.

   

9. (Optioneel) Schakel de instelling Omzetgroep in om nieuwe omzetgroepen in je bestand tijdens de import automatisch aan te maken. Als deze instelling niet is ingeschakeld, worden items in omzetgroepen die momenteel niet bestaan, niet geïmporteerd.
10. Klik op Importeren starten om de verwerking van de import te starten.
11. Nadat de import voltooid is, krijg je een melding te zien waarin wordt aangegeven dat je import geslaagd is of dat er problemen zijn die je moet corrigeren.

Prijswijzigingen importeren

Wijzig de prijzen van bestaande items in je Lightspeed Restaurant-account door een spreadsheetbestand voor te bereiden met bijgewerkte prijzen en deze wijzigingen in de backoffice te importeren.

Maak alleen gebruik van dit proces om de prijzen te wijzigen als je voor ten minste één item meerdere prijzen hebt. Als alle items een enkele prijs hebben, gebruik dan het bestand voor het importeren van nieuwe items en wijzig alleen de prijzen.

Je importbestand met prijswijzigingen voorbereiden

Er zijn twee manieren om een importbestand met prijswijzigingen aan te maken. Je kun je items en prijzen exporteren en vervolgens het geëxporteerde bestand bewerken of een volledig nieuw importsjabloon aanmaken. Het importbestand moet een .CSV- of .XLSX-indeling hebben en minder dan 10.000 rijen bevatten.

• Prijzen exporteren − Klik op de pagina Items op Exporteren > Aangepast bestand exporteren. Selecteer Alleen prijzen en kies vervolgens je bestandsindeling. Klik tot slot op Exporteren en het bestand wordt automatisch gedownload. Open het bestand en bewerk de itemprijzen naar behoefte in je bewerkingsprogramma voor spreadsheets. 
• Een nieuw importsjabloon maken - Om een nieuw importbestand voor prijswijzigingen te maken, voeg je de volgende vier kolommen toe aan een nieuw spreadsheetbestand: SKU, Naam, Bestelprofiel en Prijs.
  • SKU (verplicht) − Voer de unieke SKU in van het item waarvan je de prijs wilt wijzigen.
  • Naam (Optioneel) − Voer de naam van het item in als referentie voor jezelf.
  • Bestelprofiel (optioneel) − Als een item verschillende prijzen heeft onder verschillende bestelprofielen, voeg dan een aparte rij toe voor elk bestelprofiel. Voer de naam van het bestelprofiel toe in deze kolom of vul niets in om de standaardprijs te wijzigen.
  • Prijs (verplicht) − de prijs die je wilt instellen voor het item.

Prijswijzigingen uploaden naar de backoffice

Ga naar de backoffice om het spreadsheetbestand met je prijswijzigingen te importeren en de prijzen van je items bij te werken. Op de pagina Items importeren vind je ook een overzicht van eerdere imports en de bijbehorende resultaten.

1. Log in op de backoffice met je Lightspeed-inloggegevens.
2. Selecteer Menubeheer > Items in het navigatiemenu.
3. Klik op Importeren.
4. Selecteer onder Alleen prijs Importeren starten.

   

5. Klik op Bladeren ..., selecteer je importbestand van je computer en klik op Openen.
6. Na het uploaden van je bestand ga je automatisch door naar Selecteer kolommen. Alleen verplichte kolommen, waaronder SKU, Bestelprofiel en Prijs zijn verplicht. Alle andere kolommen zijn optioneel.
7. Selecteer Kolommen toewijzen.
8. Gebruik voor elke vermelde spreadsheetkolom het bijbehorende vervolgkeuzemenu om de overeenkomstige itemparameter te selecteren.

   Om dit automatisch te doen, klik je op Kolommen met identieke namen toewijzen. We raden je met klem aan voordat je verdergaat de automatische kolomtoewijzingen te controleren om te zien of ze kloppen.

9. (Optioneel) Voer een testimport uit om ervoor te zorgen dat alles werkt door het tabblad Aanvullende parameters te selecteren en de optie Test aan te zetten. Klik op Doorgaan en ga naar stap 11.
10. Selecteer het Bevestiging tabblad.
11. Klik op Indiening bevestigen om het importeren te starten.

Items en prijzen exporteren

Exporteer je items in een spreadsheet met .CSV- of .XLSX-indeling om de spreadsheet te kunnen gebruiken om items in bulk bij te werken, prijzen te wijzigen of buiten de backoffice een back-up van je gegevens te maken.

1. Log in op de backoffice met je Lightspeed-inloggegevens.
2. Selecteer in het navigatiemenu Menubeheer > Items.
3. Klik op Exporteren bovenaan de Items-pagina.
4. Selecteer het type export: Bestand met Lightspeed-indeling exporteren of Aangepast bestand exporteren.
   • We bevelen in de meeste situaties het bestand met Lightspeed-indeling aan, omdat het alle bestaande items en bijbehorende instellingen bevat. Dit is de beste export voor bulkupdates.
   • Exporteer alleen een aangepast bestand als je prijzen wijzigt of een lokale back-up maakt van je itemgegevens en niet van plan bent items in bulk bij te werken.
5. (Optioneel) Als je een aangepast bestand exporteert, kies dan welke items en informatie je wilt exporteren.
   • Te exporteren items: Alles, Selectie (alleen de items die je hebt geselecteerd door het vakje naast het item aan te vinken) of Gefilterde items (alleen de items waarop je hebt gefilterd).
   • Te exporteren informatie: Alle kolommen, Alleen prijzen (alleen de naam, omzetgroep, prijs en SKU) of Aangepast (selecteer of deselecteer de informatie die je wilt exporteren).
6. Selecteer voor Bestandsindeling CSV voor Mac, CSV voor pc, XLSX of Aangepast (geef op welk scheidingsteken voor cellen, welk scheidingsteken voor rijen en welke codering worden gebruikt in het exportbestand).
7. Klik op Exporteren om te voltooien.

Wat nu?

Attachments

• New items import sheet.xlsx8 kB