Misschien vind je de afwijkingen in de rapportage van Lightspeed Restaurant maar verwarrend, maar er is een voor de hand liggende reden voor deze verschillen. In dit artikel worden veelvoorkomende afwijkingen in verkoop-, betalings- en belastingrapporten toegelicht. Je krijgt een inkijkje in de manier waarop Lightspeed-rapporten werken, zodat je met meer vertrouwen door je gegevens kunt navigeren.

Afwijkingen in verkopen en betalingen

Met deze sectie kun je afwijkingen in je verkoop- en betalingsrapportage herkennen en oplossen. Lees hieronder verder als je gerapporteerde en werkelijke omzet niet overeenkomen.

• Verkoop- en omzetbedragen verschillen vaak, omdat de definitie van beide begrippen fundamenteel anders is. In Lightspeed-rapportage verwijzen verkopen naar de totale waarde van bestellingen die op een eerdere dag geplaatst zijn. Onder omzet verstaan we de betalingen voor bestellingen die je op de POS accepteert.

  Wanneer je verkopen en omzet verschillen, komt dat waarschijnlijk door openstaande, overgedragen of verloren bestellingen. Klik op onderstaande tabbladen om te weten te komen hoe je in je account op elk type bestelling controleert.

  • Openstaande bestellingen

    Openstaande bestellingen zijn bestellingen die op de huidige dag zijn opgestart en die nog steeds moeten worden gesloten. Je kunt direct op de POS of vanuit de backoffice controleren of er openstaande bestellingen zijn.

    Openstaande bestellingen die in de POS-app zichtbaar zijn, kunnen verschillen van die in de backoffice. Dit kan gebeuren als de app nog niet heeft gesynchroniseerd met de backoffice. Het is ook mogelijk dat je een paar bestellingen bent kwijtgeraakt.

    • Ga in de Restaurant POS-app als manager naar het scherm Bestellingsbeheer voor een lijst van hier opeten-, afhaal- en leveringsbestellingen die nog openstaan.
      
    • Ga in de backoffice naar het rapport Open rekeningen voor een lijst met alle bestellingen die naar de backoffice zijn gesynchroniseerd en nog openstaan.
      

  • Overgedragen bestellingen

    Overgedragen bestellingen zijn bestellingen die op een eerdere dag zijn opgestart, open zijn gelaten en vervolgens zijn overgedragen naar de volgende dag. Om te controleren op overgedragen bestellingen ga je in de backoffice naar het Bedrijfsrapport.

    1. Ga in de backoffice naar het Bedrijfsrapport.
    2. Als je het rapport vanuit Europa of Australië bekijkt, selecteer dan Gecomprimeerd onder Toon weergave bovenaan.
    3. Zoek naar "totaal overgedragen" voor het totaal aan overdragen bestellingen in de sectie E. Ontvangsten.

       Rij	Definitie
       Overdracht van vorige dag	Onbetaalde bestellingen van de huidige rapportagedag die worden verplaatst naar de volgende dag. Hierdoor wordt de omzet van de huidige dag lager.
       Overdracht naar volgende dag	Onbetaalde bestellingen van de vorige rapportagedag die verplaatst zijn naar de huidige rapportagedag. Hierdoor wordt de omzet van de huidige dag hoger.
       Totaal overgedragen	Het totaal van Overdracht van vorige dag en Overdracht naar volgende dag. Als het cijfer positief is, laat dat zien hoeveel de overgedragen bestellingen hebben bijgedragen aan de dagomzet. Als het cijfer negatief is, laat dat de mogelijke omzet voor de volgende dag zien zodra voor die bestellingen betaald is.

       

  • Verloren bestellingen

    Verloren bestellingen zijn transacties die op de POS zijn opgestart, maar waarvan de synchronisatie naar de backoffice niet succesvol was en die nu niet kunnen worden gesloten. Als je vermoedt dat je verloren bestellingen hebt:

    1. Volg dan de stappen in bovenstaand tabblad Openstaande bestellingen om te controleren op openstaande bestellingen.
    2. Noteer bestellingen die ontbreken in het scherm Bestellingsbeheer van de POS, maar wel in het rapport Open rekeningen in de backoffice staan. Die bestellingen ben je waarschijnlijk kwijt.
    3. Neem contact op met Support voor hulp bij het wissen van deze bestellingen.

• Als de omzet in de Lightspeed-rapportage verschilt van de werkelijke betalingen die je ontvangt, kun je beginnen door nog eens te kijken naar de cijfers in de backoffice.

  1. Ga in de backoffice naar het Bedrijfsrapport.
  2. Als je het rapport vanuit Europa of Australië bekijkt, selecteer dan Gecomprimeerd onder Toon weergave bovenaan.
  3. Controleer het overzicht in de sectie E. Ontvangsten om zeker te weten dat je alle kaartbetalingen in je berekeningen opneemt.

     Het is mogelijk dat kaartbetalingen onderverdeeld zijn in meerdere betaalmethoden, bijvoorbeeld Lightspeed Payments en American Express. Dit hangt af van de configuratie van je account.

     

  Als er nog steeds sprake lijkt te zijn van een afwijking, komt het misschien door een fout op de POS of een ontbrekende bestelling. Klik op de tabbladen hieronder om erachter te komen en voor elke mogelijke oorzaak een oplossing te vinden.

  • Een POS-fout oplossen

    Als een bestelling op de POS met de verkeerde betaalmethode is verwerkt, kan dat verklaren waarom je kaartbetalingen hoger of lager zijn dan je had verwacht.

    1. Ga in de backoffice naar het Kassabonnenrapport.
    2. Ga op zoek naar losse bestellingen die wellicht verkeerd zijn verwerkt.

       Bijvoorbeeld een creditcardbetaling die als Contant verwerkt had moeten worden.

    Je kunt de betaalmethode direct in dit rapport wijzigen voor alle bestellingen met een verkeerde betaalmethode.

    Als je kassabonnen in de backoffice bewerkt, zijn de rapporten die al op de POS geprint niet meer geldig. Die rapporten wijken nu namelijk af van de gegevens in de backend. Je wijzigt de betaalmethode van een kassabon voor je eigen administratie en betalingsverwerking wordt niet ondersteund.
    
    Deze functie is niet beschikbaar voor Lightspeed Restaurant-accounts in Duitsland.

    1. Klik op een verkooprij in het Kassabonnenrapport om de relevante kassabon te bekijken.
    2. Voer de actie Betaalmethode wijzigen uit voor een kassabon om de juiste betaalmethode voor de kassabon te selecteren.
       

  • Ontbrekende bestellingen opnieuw aanmaken

    Als je standalone-betalingen verwerkt, via Lightspeed Payments of bijvoorbeeld een derde betalingsverwerker, moet je deze transacties vastleggen in Lightspeed Restaurant, zodat ze in de rapportage worden opgenomen. Om dit erna te doen voeg je een nieuwe kassabon toe in de backoffice.

    Als je kassabonnen aan de backoffice toevoegt, zijn de rapporten die al op de POS geprint niet meer geldig. Die rapporten wijken nu namelijk af van de gegevens in de backend. Je voegt een transactie toe voor je eigen administratie en betalingsverwerking wordt niet ondersteund.
    
    Deze functie is niet beschikbaar voor Lightspeed Restaurant-accounts in Duitsland.

    1. Ga in de backoffice naar het Kassabonnenrapport.
    2. Maak een nieuwe transactie aan met de beschrijving, het bedrag, de betaalmethode en andere gegevens van de transactie.
       

Afwijkingen in belastingen

In deze sectie leer je hoe je mismatches in je belastingrapportage oplost. Als de historische en huidige belastingtarieven niet overeenkomen of als je belastingberekeningen niet lijken te kloppen, kunnen we je daarbij helpen.

• Als je naar veel rapporten uit het verleden kijkt, moet je je bedenken dat je belastinginstellingen op een bepaald moment kunnen zijn veranderd. In dat geval kun je verwachten dat de belasting anders is bij meer recente transacties.

  Het is ook mogelijk dat je belastinginstellingen niet juist geconfigureerd zijn. Items, omzetgroepen en belastingprofielen zijn allemaal van invloed op de manier waarop belasting wordt berekend. In de backoffice kun je al deze instellingen verifiëren en bijwerken.

  1. Ga in de backoffice naar het Kassabonnenrapport.
  2. Zoek naar een bestelling met een belastingprobleem en klik erop.
  3. Noteer de items die op de kassabon van de bestelling staan.
     
  4. Exporteer je items vanuit je backoffice.
  5. Zorg ervoor dat elk item van stap 2 in het geëxporteerde spreadsheetbestand toegewezen is aan de juiste omzetgroep.

     Als dit niet zo is, bewerk dan de items om de juiste omzetgroep voor elk item te selecteren.

     
  6. Ga in de backoffice naar Menubeheer > Omzetgroepen.
  7. Zorg ervoor dat elke omzetgroep uit stap 5 is toegewezen aan het juiste belastingprofiel.

     Als dat niet het geval is, bewerk dan de omzetgroepen en selecteer het juiste belastingprofiel voor elke groep.

     
  8. Als je in Noord-Amerika gevestigd bent, controleer dan ook of de instellingen voor je belastingtarieven en belastingprofielen kloppen.

• In sommige rapporten, zoals het Bedrijfsrapport wordt belasting anders weergegeven dan in bijvoorbeeld het Fiscaal rapport. Die verschillen zijn het gevolg van afronding, wat vaak noodzakelijk is om belastinginformatie in een bepaalde context te presenteren.

  Het productmixrapport berekent en rondt de belasting voor elk item af omdat het de verkoopgegevens per item moet tonen. Dit verschilt van de manier waarop Restaurant POS belasting berekent, namelijk op het bestellingsniveau.

  Ga naar het Fiscaal overzicht of het rapport Transacties om het totale bedrag te bekijken dat daadwerkelijk bij klanten in rekening is gebracht op de POS.