Zien je Lightspeed Restaurant-rapporten er anders uit dan verwacht? In dit artikel wordt uitgelegd waarom dit mogelijk zo is. Er wordt gekeken naar veelvoorkomende problemen met verkoop-, betaal- en belastingrapportage, hoe je fouten in transacties op kunt lossen en hoe je indien nodig transacties in de backoffice kunt aanmaken.

Problemen met verkopen en betalingen

Met deze sectie kun je afwijkingen in je verkoop- en betalingsrapportage herkennen en oplossen. Lees hieronder verder als je gerapporteerde en werkelijke omzet niet overeenkomen.

• Verkoop- en omzetbedragen verschillen vaak, omdat de definitie van beide begrippen fundamenteel anders is. In Lightspeed-rapportage verwijzen verkopen naar de totale waarde van bestellingen die op een eerdere dag geplaatst zijn. Onder omzet verstaan we de betalingen voor bestellingen die je op de POS accepteert.

  Wanneer je verkopen en omzet verschillen, komt dat waarschijnlijk door openstaande, overgedragen of verloren bestellingen. Klik op onderstaande tabbladen om te weten te komen hoe je in je account op elk type bestelling controleert.

  • Openstaande bestellingen

    Openstaande bestellingen zijn bestellingen die op de huidige dag zijn opgestart en die nog steeds moeten worden gesloten. Je kunt direct op de POS of vanuit de backoffice controleren of er openstaande bestellingen zijn.

    Openstaande bestellingen die in de POS-app zichtbaar zijn, kunnen verschillen van die in de backoffice. Dit kan gebeuren als de app nog niet heeft gesynchroniseerd met de backoffice. Het is ook mogelijk dat je een paar bestellingen bent kwijtgeraakt.

    • Ga in de Restaurant POS-app als manager naar het scherm Bestellingsbeheer voor een lijst van hier opeten-, afhaal- en leveringsbestellingen die nog openstaan.
      
    • Ga in de backoffice naar het rapport Open rekeningen voor een lijst met alle bestellingen die naar de backoffice zijn gesynchroniseerd en nog openstaan.
      

  • Overgedragen bestellingen

    Overgedragen bestellingen zijn bestellingen die op een eerdere dag zijn opgestart, open zijn gelaten en vervolgens zijn overgedragen naar de volgende dag. Om te controleren op overgedragen bestellingen ga je in de backoffice naar het Bedrijfsrapport.

    1. Ga in de backoffice naar het Bedrijfsrapport.
    2. Als je het rapport vanuit Europa of Australië bekijkt, selecteer dan Gecomprimeerd onder Toon weergave bovenaan.
    3. Zoek naar "totaal overgedragen" voor het totaal aan overdragen bestellingen in de sectie E. Ontvangsten.
       • Overdracht van vorige dag: Onbetaalde bestellingen van de vorige rapportagedag die zijn doorgeschoven naar de huidige dag. De omzet van de huidige dag wordt hierdoor lager, aangezien deze omzet al op de dag van de service geboekt is.
       • Overdracht naar volgende dag: Onbetaalde bestellingen van de huidige rapportagedag die worden overgedragen naar de volgende werkdag. Deze worden opgeteld bij de omzet van de huidige dag om rekening te houden met de toekomstige omzet uit bestellingen op de dag van de service.
       • Totaal overgedragen: Overdracht van vorige dag en Overdracht naar volgende dag bij elkaar opgeteld. Zo kun je het netto-effect zien van overgedragen bestellingen op je omzet.
       

  • Verloren bestellingen

    Verloren bestellingen zijn transacties die op de POS zijn opgestart, maar waarvan de synchronisatie naar de backoffice niet succesvol was en die nu niet kunnen worden gesloten. Als je vermoedt dat je verloren bestellingen hebt:

    1. Volg dan de stappen in bovenstaand tabblad Openstaande bestellingen om te controleren op openstaande bestellingen.
    2. Noteer bestellingen die ontbreken in het scherm Bestellingsbeheer van de POS, maar wel in het rapport Open rekeningen in de backoffice staan. Die bestellingen ben je waarschijnlijk kwijt.
    3. Neem contact op met Support voor hulp bij het wissen van deze bestellingen.

• Als de omzet in de Lightspeed-rapportage verschilt van de werkelijke betalingen die je ontvangt, kun je beginnen door nog eens te kijken naar de cijfers in de backoffice.

  1. Ga in de backoffice naar het Bedrijfsrapport.
  2. Als je het rapport vanuit Europa of Australië bekijkt, selecteer dan Gecomprimeerd onder Toon weergave bovenaan.
  3. Controleer het overzicht in de sectie E. Ontvangsten om zeker te weten dat je alle kaartbetalingen in je berekeningen opneemt.

     Het is mogelijk dat kaartbetalingen onderverdeeld zijn in meerdere betaalmethoden, bijvoorbeeld Lightspeed Payments en American Express. Dit hangt af van de configuratie van je account.

     

  Als er nog steeds sprake lijkt te zijn van een afwijking, komt het misschien door een fout op de POS of een ontbrekende bestelling. Klik op de tabbladen hieronder om erachter te komen en voor elke mogelijke oorzaak een oplossing te vinden.

  • Een POS-fout oplossen

    Als een bestelling op de POS met de verkeerde betaalmethode is verwerkt, kan dat verklaren waarom je kaartbetalingen hoger of lager zijn dan je had verwacht.

    1. Ga in de backoffice naar het Kassabonnenrapport.
    2. Ga op zoek naar losse bestellingen die wellicht verkeerd zijn verwerkt.

       Bijvoorbeeld een creditcardbetaling die als Contant verwerkt had moeten worden.

    Je kunt de betaalmethode direct in dit rapport wijzigen voor alle bestellingen met een verkeerde betaalmethode.

    Als je kassabonnen in de backoffice bewerkt, zijn de rapporten die al op de POS geprint niet meer geldig. Die rapporten wijken nu namelijk af van de gegevens in de backend. Je wijzigt de betaalmethode van een kassabon voor je eigen administratie en betalingsverwerking wordt niet ondersteund.
    
    Deze functie is niet beschikbaar voor Lightspeed Restaurant-accounts in Duitsland.

    1. Klik op een verkooprij in het Kassabonnenrapport om de relevante kassabon te bekijken.
    2. Voer de actie Betaalmethode wijzigen uit voor een kassabon om de juiste betaalmethode voor de kassabon te selecteren.
       

  • Ontbrekende bestellingen opnieuw aanmaken

    Als je standalone-betalingen verwerkt, via Lightspeed Payments of bijvoorbeeld een derde betalingsverwerker, moet je deze transacties vastleggen in Lightspeed Restaurant, zodat ze in de rapportage worden opgenomen. Om dit erna te doen voeg je een nieuwe kassabon toe in de backoffice.

    Als je kassabonnen aan de backoffice toevoegt, zijn de rapporten die al op de POS geprint niet meer geldig. Die rapporten wijken nu namelijk af van de gegevens in de backend. Je voegt een transactie toe voor je eigen administratie en betalingsverwerking wordt niet ondersteund.
    
    Deze functie is niet beschikbaar voor Lightspeed Restaurant-accounts in Duitsland.

    1. Ga in de backoffice naar het Kassabonnenrapport.
    2. Maak een nieuwe transactie aan met de beschrijving, het bedrag, de betaalmethode en andere gegevens van de transactie.
       

• Over overgedragen bestellingen

  Overgedragen bestellingen, ook wel overgedragen rekeningen genoemd, zijn bestellingen die gedurende de nacht open blijven staan ​​op je POS en worden overgedragen naar de volgende werkdag. Deze bestellingen kunnen bijvoorbeeld het resultaat zijn van onverwerkte betalingen, heropende bestellingen en technische problemen. Als je eenmaal begrijpt wat het effect van overgedragen bestellingen op je boekhouding is, kun je deze opzoeken in je account, afsluiten en voorkomen dat de situatie in de toekomst nogmaals voorkomt.

  De effecten van overgedragen bestellingen

  Hier volgt een voorbeeld van op welke manier overgedragen bestellingen van invloed kunnen zijn op je bedrijf en rapportage.

  Op de oorspronkelijke besteldag

  • Wat er gebeurt: De bestelling wordt in je rapportage als verkoop geregistreerd. Als de bestelling aan het einde van de werkdag (standaard 17:29 uur) niet is betaald of geannuleerd, wordt de bestelling automatisch gesloten.
  • Effect op rapportage: De omzet van de bestelling wordt toegevoegd aan de regel Overdracht naar volgende dag in het bedrijfsrapport, waardoor de totale omzet van de dag toeneemt. Zo wordt de bestelomzet verantwoord op de dag van de service.

    

  Op de dag na de bestelling

  • Wat er gebeurt: Een negatieve overgedragen transactie wordt aan het begin van de volgende werkdag automatisch verwerkt. Ook wordt de oorspronkelijke bestelling opnieuw op je POS aangemaakt, opgeslagen en gemarkeerd als openstaande bestelling.
  • Effect op rapportage: Negatieve omzet uit de eerste transactie wordt toegevoegd aan de regel Overdracht naar volgende dag in het bedrijfsrapport, waardoor de totale omzet voor dag twee lager wordt. Verdere eventuele gevolgen zijn afhankelijk van hoe je de openstaande bestelling op je POS afhandelt:
    • Als je een betaling voor de bestelling accepteert, wordt de omzet van de dag verhoogd als compensatie voor de negatieve omzetbedragen onder Overdracht van vorige dag.
    • Als je de bestelling annuleert of de prijs op nul zet, leidt dit niet tot extra inkomsten voor deze dag. Voor een compleet beeld van de transactie dien je naar beide dagen te kijken.

    

  In de dagen daarna

  • Wat er gebeurt: Als de bestelling na de tweede dag nog steeds openstaat, wordt die telkens doorgeschoven naar de volgende dag totdat je hem afsluit.
  • Effect op rapportage: Bij elke dag worden de bedragen voor Overdracht naar volgende dag (positief) en Overdracht vanaf vorige dag (negatief) voor deze transactie weergegeven. Deze bedragen worden tegen elkaar afgestreept, waardoor Totaal overgedragen op nul komt te staan.

  Overgedragen bestellingen opzoeken

  Identificeer vermoedelijke overgedragen bestellingen met behulp van de onderstaande rapporten, zodat je ze kunt onderscheiden van normale bestellingen op je POS. Met deze informatie kun je bepalen hoe je elke bestelling het beste kunt afsluiten.

  • Bedrijfsrapport: In dit rapport staat een uitgebreid overzicht van je dagelijkse verkoopactiviteiten, inclusief overgedragen bestellingen. Je vindt er de hierboven beschreven bedragen voor Overdracht naar volgende dag, Overdracht van vorige dag en Totaal overgedragen.
  • Rapport Open rekeningen: Hierin staan bestellingen die gedurende een bepaalde periode zijn geopend, maar niet afgesloten. Als een bestelling de vorige dag is geplaatst en deze in dit rapport wordt weergegeven, dan is er sprake van een overgedragen bestelling. Aan de rekeningnaam van de oorspronkelijke overgedragen bestelling hangt het label Verkoop en elke overgedragen versie krijgt het label Correctie.
  • Rapport Maandelijkse omzet: In dit rapport wordt de maandelijkse omzet van elke werknemer en elk POS-apparaat per dag weergegeven. In het tabblad Nettoresultaten staat informatie over overgedragen bestellingen, waaronder Overdracht van vorige dag (onbetaalde bestellingen die verplaatst zijn naar vandaag) en Overdracht naar volgende dag (de onbetaalde bestellingen van vandaag die verplaatst zijn naar morgen).

  Overgedragen bestellingen afsluiten

  Om te verzekeren dat je financiële rapportage volledig klopt en te voorkomen dat er afwijkingen in je boekhouding ontstaan, is het belangrijk om overgedragen bestellingen af te sluiten. Zoek eerst uit waarom een ​​bestelling niet betaald is; de oplossing hang af van de reden.

  1. Zoek uit waarom de overgedragen bestelling nog openstaat en of je ervoor betaald bent.
     • Bekijk het rapport Open rekeningen om overgedragen bestellingen op te sporen.
     • Zou er voor de bestelling betaald moeten zijn met Lightspeed Payments, bekijk dan het Payments-tabblad in je Lightspeed Payments-rapportage om te controleren of de betaling gelukt is.
     • Weet je niet zeker waar het mis is gegaan? Neem dan contact op met de werknemer die de bestelling heeft afgehandeld om te kijken of die zich herinnert wat er gebeurd is.
  2. Sluit de overgedragen bestelling af op je POS, afhankelijk van of je er een betaling voor hebt ontvangen.
     • Is er contant betaald, dan selecteer je de betaalmethode contant op de POS om de bestelling af te sluiten.
     • Is er met creditcard betaald en is de betaling op een zelfstandige terminal verwerkt, registreer de bestelling dan via een aangepaste betaalmethode op de POS om de bestelling af te sluiten.
     • Is er niet voor de bestelling betaald, verwerk dan een annulering via het menu Acties of geef zoveel korting op de bestelling dat het bedrag op nul uitkomt.
  3. Hulp nodig? Neem contact met ons op.

  Voorkomen dat er bestellingen overgedragen worden

  Volg de onderstaande tips op om te voorkomen dat er in de toekomst bestellingen overgedragen worden.

  • Ontwikkel een consistente eindedagroutine: Train je personeel om hun bestellingen af ​​te sluiten voordat ze aan het einde van de dag uitklokken, of schakel de configuratie-instelling Gebruikers moeten de betaling van openstaande bestellingen afronden voordat zij uitklokken in. Managers horen goed te controleren of alle bestellingen zijn afgesloten voordat ze een verkoopperiode afsluiten.
  • Houd de netwerkstabiliteit in de gaten: Optimaliseer je netwerk voor Lightspeed Restaurant om stabiliteit te garanderen en betalingsstoringen te voorkomen. Als een betaling niet bij je verwerker kan komen, kan dit tot discrepanties leiden.
  • Ga niet te snel over op de standalone-modus: Gebruik je de standalone-modus, zorg er dan voor dat je alle aan betalingen gekoppelde bestellingen op je POS hebt gesloten voordat je verdergaat met andere bestellingen.
  • Controleer de rapporten regelmatig: Maak er een gewoonte van om te controleren of er overgedragen bestellingen in je rapportages voorkomen, zodat je ze meteen kunt aanpakken.

• Verkopen van eerdere werkdagen terugbetalen

  • De betaling van een verkoop die verwerkt is met Lightspeed Payments kan terugbetaald worden via de backoffice als de betreffende verkoop in de afgelopen 90 dagen plaats heeft gevonden.
  • Is de verkoop verwerkt via een externe creditcardverwerker? Neem dan contact op met de verwerker of log in op hun ondernemersportaal om een ​​terugbetaling te verwerken.

  In sommige regio's kun je ook je backoffice-rapportages aanpassen door een nieuwe transactie aan te maken. We raden aan om dit altijd te doen wanneer je buiten de Restaurant POS-app een terugbetaling verwerkt om de gevolgen voor je verkopen vast te leggen.

Problemen met belastingrapportage

In deze sectie leer je hoe je mismatches in je belastingrapportage oplost. Als de historische en huidige belastingtarieven niet overeenkomen of als je belastingberekeningen niet lijken te kloppen, kunnen we je daarbij helpen.

• Als je naar veel rapporten uit het verleden kijkt, moet je je bedenken dat je belastinginstellingen op een bepaald moment kunnen zijn veranderd. In dat geval kun je verwachten dat de belasting anders is bij meer recente transacties.

  Het is ook mogelijk dat je belastinginstellingen niet juist geconfigureerd zijn. Items, omzetgroepen en belastingprofielen zijn allemaal van invloed op de manier waarop belasting wordt berekend. In de backoffice kun je al deze instellingen verifiëren en bijwerken.

  1. Ga in de backoffice naar het Kassabonnenrapport.
  2. Zoek naar een bestelling met een belastingprobleem en klik erop.
  3. Noteer de items die op de kassabon van de bestelling staan.
     
  4. Exporteer je items vanuit je backoffice.
  5. Zorg ervoor dat elk item van stap 2 in het geëxporteerde spreadsheetbestand toegewezen is aan de juiste omzetgroep.

     Als dit niet zo is, bewerk dan de items om de juiste omzetgroep voor elk item te selecteren.

     
  6. Ga in de backoffice naar Menubeheer > Omzetgroepen.
  7. Zorg ervoor dat elke omzetgroep uit stap 5 is toegewezen aan het juiste belastingprofiel.

     Als dat niet het geval is, bewerk dan de omzetgroepen en selecteer het juiste belastingprofiel voor elke groep.

     
  8. Als je in Noord-Amerika gevestigd bent, controleer dan ook of de instellingen voor je belastingtarieven en belastingprofielen kloppen.

• In sommige rapporten, zoals het Bedrijfsrapport wordt belasting anders weergegeven dan in bijvoorbeeld het Fiscaal rapport. Die verschillen zijn het gevolg van afronding, wat vaak noodzakelijk is om belastinginformatie in een bepaalde context te presenteren.

  Het productmixrapport berekent en rondt de belasting voor elk item af omdat het de verkoopgegevens per item moet tonen. Dit verschilt van de manier waarop Restaurant POS belasting berekent, namelijk op het bestellingsniveau.

  Ga naar het Fiscaal overzicht of het rapport Transacties om het totale bedrag te bekijken dat daadwerkelijk bij klanten in rekening is gebracht op de POS.

Problemen met transacties oplossen

Soms kan het voorvallen dat er iets niet klopt aan een transactie in je rapportages, bijvoorbeeld dat er een verkeerde betaalmethode is toegepast. Om te zorgen dat je rapportages kloppen, moet je dit oplossen. Hoe je dat doet, hangt af van wanneer de transactie heeft plaatsgevonden en wat het precieze probleem is.

Transacties die tijdens de huidige werkdag hebben plaatsgevonden, moeten gecorrigeerd worden via de POS. Transacties van eerdere werkdagen kunnen in ondersteunde regio's aangepast worden in de backoffice.

Transacties van de huidige werkdag corrigeren

Als de transactie die je wilt corrigeren op de huidige werkdag heeft plaatsgevonden, gebruik je de Restaurant POS-app om de kassabon vóór het einde van de dag aan te passen.

In de app kun je transacties terugbetalen, de betaalmethode van transacties wijzigen of transacties heropenen om andere aanpassingen te doen. Beheer bestaande transacties van de huidige werkdag op de POS in het kassabonnenscherm. Wil je een nieuwe bestelling verwerken, gebruik dan het kassascherm.

Transacties van eerdere werkdagen corrigeren

Gebruik de backoffice om transacties te corrigeren die op een eerdere werkdag hebben plaatsgevonden. Vanuit het kassabonnenrapport kun je kassabonnen annuleren, het betalingstype wijzigen en het couvertaantal bijwerken.

1. Ga naar het kassabonnenrapport in de backoffice.
2. Zoek de kassabon die je wilt bewerken op.
3. Klik op een rij in de tabel om een kassabon te bekijken en wijzigingen aan te brengen.

   

4. Scrol naar beneden naar de gegevens van de kassabon en acties.

   

5. Selecteer Betaalmethode wijzigen, Bewerk het aantal couverts of Kassabon annuleren om de gewenste wijziging aan te brengen. Dit is enkel voor rapportagedoeleinden.

   Je kunt ook een pdf-kassabon genereren om te printen door op Kassabon printen te klikken.

   Kassabonactie	Beschrijving
   Wijzig betalingsmethode	Dit opent een nieuw scherm waar je de betaalmethode kunt wijzigen. Gebruik het vervolgkeuzemenu om de nieuwe betaalmethode te selecteren. (Optioneel) Voeg een fooi toe. Klik op Opslaan. Geef een reden voor wijziging op. Klik op Bevestigen om te voltooien.
   Bewerk het aantal couverts	Hier kun je het aantal couverts of gasten aanpassen die bij de kassabon horen. Aangezien je oude verkoopgegevens aanpast, moet je ook een goede reden voor de wijziging opgeven.
   Annuleer kwitantie	Annuleert de kassabon. Opmerking: deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt. Als je ervoor kiest een kassabon te annuleren, wordt een nieuw venster geopend waarin je een reden voor de annulering kunt opgeven.

Backoffice-rapportages aanpassen

In sommige regio's kun je backoffice-rapportages corrigeren om de omzet weer te geven die je buiten de Restaurant POS-app hebt verwerkt. Maak een transactie aan vanuit het kassabonnenrapport om de totalen van de backoffice-rapportages naar wens naar boven of beneden aan te passen.

Dit wordt bijvoorbeeld vaak gebruikt om rapportages bij te werken nadat er een Lightspeed Payments-verkoop is terugbetaald vanuit de backoffice.

1. Ga naar het kassabonnenrapport in de backoffice.
2. Stel de tijdsperiode van het rapport in met behulp van de pijlen en het kalenderpictogram in de rechterbovenhoek.
3. Klik op Nieuwe transactie aanmaken.

   

4. Vul de volgende velden in: Beschrijving, Bedrag, Betaalmethode, Eigenaar van de transactie en Omzetgroep.
   • Beschrijving: Voer een beschrijving van de transactie in. Deze wordt gebruikt voor de naam van een verkocht product in de product- en productmixrapporten.
   • Bedrag: Voer een positieve of negatieve numerieke waarde in voor de transactie. Voor landen waarin belasting inclusief is, gebruik je het totaal inclusief belastingen. Voor landen waarin belasting exclusief is, gebruik je het bedrag vóór belastingen.
   • Betaalmethode: Selecteer de betaalmethode voor de transactie. Deze wordt alleen gebruikt voor rapportagedoeleinden.
   • Eigenaar van de transactie: Selecteer welke POS-gebruiker de transactie heeft afgehandeld om deze mee te nemen in het Personeelsrapport van deze persoon.
   • Omzetgroep: Selecteer een omzetgroep om de omzet van de transactie te classificeren. Aan de hand van deze keuze wordt ook bepaald welke belastingen van toepassing zijn op de transactie. De omzetgroep zelf verschijnt in de product- en productmixrapporten.

   Om het gemakkelijker te maken om de omzet van de transacties die je in de backoffice aanmaakt bij te houden, kun je eventueel een ​​speciale betaalmethode, POS-gebruiker en/of omzetgroep met de naam backoffice-correcties (of iets dergelijks) aanmaken.

5. (Optioneel) Voeg een Fooi, Betaalmethode voor de fooi en Beschikbare labels toe.
6. Klik op Transactie aanmaken.

   

7. Aangezien je verkoopgegevens uit het verleden wijzigt, moet je een reden voor de wijziging opgeven.
8. Klik op Bevestigen.
9. Klik op Gegevens opnieuw laden om de lijst met kassabonnen te verversen. In de backoffice aangemaakte kassabonnen hebben een geel lettertype en bij het apparaat wordt BackOffice vermeld.