Als je klaar bent met het configureren van je KDS, kun je beginnen met het ontvangen en weergeven van bestellingen op je scherm.

Schermlay-out

1. KDS-naam
2. Aantal items dat nog niet is opgehaald op dit station
3. Instellingen
4. Verbindingsstatus
5. Volledig scherm
6. Bestelling filteren op status
7. Voltooide bestellingen
8. Bestelling filteren op type/bron
9. Bestelbonnenscherm

Bestelstatusfilter

Met dit filter kun je bepalen welke soorten bestelstatussen worden weergegeven in het KDS en kun je ook toegang krijgen tot voltooide bestelbonnen.

• Totaal aantal bestelbonnen in het systeem in afwachting van voltooiing.
• Nieuwe bestelbonnen
• Bestelbonnen in voorbereiding
• Bestelbonnen klaar voor ophalen
• Bestelbonnen in de wacht of niet-gezonden
• Voltooide bestelbonnen

Standaard worden alle bestelstatussen weergegeven. Je kunt de weergave filteren door alleen de gewenste statussen te selecteren. Je kunt terugkeren naar het weergeven van alle bestelbonstatussen door Alles te selecteren.

Voltooide bestelbonnen worden gearchiveerd en kunnen worden weergegeven door de knop Voltooid te selecteren. Deze bestelbonnen worden aan het einde van de shift gewist, zoals gesignaleerd door het POS. Ga terug naar de weergave met actieve bestellingen door de knop Alle of Voltooid te selecteren.

Besteltypefilter

Met deze filter kun je bepalen welke typen bestellingen worden weergegeven op de KDS. Deze typen zijn gebaseerd op de omzetgroepen die zijn ingesteld in de backoffice. Hier opeten, Bezorging en Afhaal zijn de standaard omzetgroepen en kunnen naar wens worden gewijzigd.

• Totaal aantal bestelbonnen op dit station in afwachting van voltooiing.
• Bestelbonnen voor hier opeten
• Bestelbonnen voor bezorgen
• Bestelbonnen voor afhalen

Standaard worden alle typen bestellingen weergegeven. Je kunt de weergave filteren door alleen de gewenste typen te selecteren. Je kunt terugkeren naar het bekijken van alle typen bestelbonnen door Alles te selecteren.

Bestelbonnen

Hier is een voorbeeld van een bestelbonoverzicht met de instelling Volledige weergave en uitsplitsing.

Bestelbonoverzicht

• Ophaalcode: de unieke ID voor de bestelling
• Medewerker: de naam van de medewerker die de bestelling heeft geplaatst
• Type: het type bestelling, dat kan hier opeten, bezorgen of afhalen zijn
• Couverts: het aantal gasten van de bestelling

Tekst bestelbon

• Gangnummer: het gangnummer, voor restaurants die gangen serveren
• Aantal items: het totale aantal items van de bestelling
• Items verbergen/weergeven: de pijl naast het aantal items kan worden gebruikt om de lijst met items op de bestelbon te verbergen of weer te geven
• Tijd bestelling geplaatst > Tijd bestelling gestart > Tijd bestelling voltooid
• Lijst en aantal van elk item van de bestelling met actieknop: met elke druk op de actieknop gaat het item vooruit in het keuzemenu: Wordt bereid > Klaar om te worden opgehaald > Voltooid

Zodra alle items van de bestelling zijn afgehaald, is de bestelling voltooid en wordt de bestelbon verplaatst naar het archief (Voltooid) ter referentie.

Onder Instellingen kan het bestelbonoverzicht worden ingesteld op Compacte weergave, waardoor het bestelbonoverzicht (Ophaalcode, Medewerker, Type, Couverts) wordt ingekort tot twee rijen en twee kolommen met dezelfde informatie, maar met enkel pictogrammen.

Bestelstatus wijzigen

Het KDS houdt de status van elke bestelling bij en geeft deze weer. Het kan ook samenvattingen van de bestelstatus en het type weergeven. Naarmate de bestelling wordt geplaatst en het item de productie doorloopt, moet de status handmatig worden bijgewerkt om een nauwkeurig beeld te behouden. Het wijzigen van een bestelling van de ene status naar de volgende wordt ook wel doorzetten genoemd.

Statussen doorlopen meestal de volgorde Nieuw > Wordt bereid > Klaar om te worden opgehaald > Voltooid.

Je kunt in het keuzemenu de status van de bestelling op een van de volgende drie manieren naar de volgende status doorzetten:

• Dubbeltik op de bestelbon net boven de tijdstempels.
• Tik op de bestelbon net boven de tijdstempels, houd deze vast en selecteer vervolgens de volgende status.
• Zet een item door in een ticket met meerdere items.

De andere twee statussen, In de wacht en Geannuleerd, zijn alleen toegankelijk door lang te drukken (of te klikken en ingedrukt te houden) op het bestelbonoverzicht. Nieuw en Klaar om te worden opgehaald kunnen worden uitgeschakeld wanneer je je KDS configureert of via het menu Instellingen.

• Nieuw (grijs): bestelbonnen zijn aangemaakt en worden grijs weergegeven in het KDS
• Wordt bereid (blauw): zodra de voorbereiding van een item van de bestelbon begint, kun je op het item klikken of op de pijl "Afspelen" op de actieknop ernaast. Hierdoor gaat de hele bestelbon naar de status Wordt bereid en wordt het tijdstempel naar de bestelbon verplaatst.
• Klaar om te worden opgehaald (groen): als de voorbereiding van een item klaar is, kun je weer op de actieknop "Bel" klikken. Als alle items klaar zijn, wordt de bestelbon groen om aan te geven dat de hele bestelbon klaar is om opgehaald te worden en wordt het tijdstempel Voltooid gemarkeerd. Als een item is opgehaald/geserveerd, kun je voor elk item nogmaals op de actieknop "Vinkje" klikken. Als alle items zijn opgehaald/geserveerd, is de bestelbon voltooid en wordt het gearchiveerd onder de knop Voltooid.
• In de wacht (bruin): een bestelbon kan op elk moment gepauzeerd worden via het KDS door lang te drukken om het menu Statusselectie op te roepen en In de wacht te selecteren. Bestelbonnen in de wacht kunnen opnieuw worden gestart door op een item van de bestelling te tikken of Nieuw te selecteren in het selectiemenu.
• Geannuleerd (rood): een bestelbon kan op elk moment via het KDS worden geannuleerd door lang te drukken om het menu Statusselectie op te roepen en Geannuleerd te selecteren.

Bestelmeldingen

Als er een nieuwe bestelbon in de KDS verschijnt, klinkt het geluid van een bel als melding. Controleer het volgende om er zeker van te zijn dat het geluid hoorbaar is:

• Het geluid is ingeschakeld en het volume op je scherm is hoger gezet.
• Het browsertabblad is niet gedempt.
• De app heeft toestemming om geluiden af te spelen.
• Het apparaat wordt niet gebruikt om muziek af te spelen door een andere app (bijv. Spotify).

Als een bestelling die naar het KDS is gestuurd vanaf een POS-apparaat wordt gewijzigd, knippert de bestelbon met de nieuwe informatie totdat een gebruiker erop tikt om de update te bevestigen. Het knipperen stopt ook als de bestelstatus wordt gewijzigd. Als een bijgewerkte bestelling op meerdere KDS-schermen staat, wordt met het bevestigen van de wijziging op het ene scherm de wijziging niet op andere schermen bevestigt.

Sortering van bestelbonnen

Bestelbonnen worden gesorteerd op hun ontvangsttijdstempel in de wachtrij. De vroegst ontvangen tickets staan links, de later ontvangen tickets staan rechts. Dit weerspiegelt het systeem van eerste binnen, eerste eruit. Dit systeem wordt door de meeste restaurants gebruikt.

Productie-instructies

Er kunnen extra productie-instructies worden toegevoegd aan items op een bon om belangrijke informatie toe te voegen en het productiecentrum op de hoogte te stellen. Deze extra instructies verschijnen duidelijk onder het bijbehorende item in de KDS en moeten worden geconfigureerd in de backoffice onder Menubeheer.

Er zijn vier categorieën van instructies die kunnen worden toegevoegd. Elke categorie wordt vertegenwoordigd door een gekleurd symbool:

• Waarschuwing (oranje, uitroepteken in driehoek): de klant is allergisch voor een ingrediënt in de bestelling.
• Toevoeging (groen, plusteken): er moet iets worden toegevoegd aan de bestelling.
• Verwijdering (rood, rondje met streep): er moet iets worden verwijderd uit de bestelling.
• Opmerking (blauw, tekstballon): andere opmerking.

Als de instructies niet zijn geconfigureerd in de backoffice worden ze weergegeven als opmerking (blauw).

Elke categorie kan een van de volgende twee typen zijn:

• Eén keuze: slechts een van de verstrekte opties kan worden geselecteerd.
• Meerdere keuzes: de gebruiker mag zoveel opties selecteren als nodig.

Deze kunnen allemaal worden gebruikt op de POS door de persoon die de bestelling opneemt om belangrijke informatie door te geven aan het station dat het item produceert. Alle toegevoegde instructies verschijnen op de bon op het KDS-scherm.

Voor het bestellen van een biefstuk kunnen we bijvoorbeeld een productie-instructie aanmaken met de naam 'Bereiding', categorie 'Opmerking', met het type 'Eén keuze', waarbij de keuzes 'Bloederig', 'Rood', 'Medium' en 'Doorbakken' zijn. Zo kan de voorkeur van de klant voor de bereiding van het biefstuk worden weergegeven op de bon.

Daarnaast willen we mogelijk een productie-instructie aanmaken voor burgers met de naam 'Topping verwijderen', categorie 'Verwijderen', met het type 'Meerkeuze', waarbij de keuzes 'Sla', 'Tomaat', 'Ui' en 'Augurk' zijn. Zo kunnen er voor de bestelling meerdere opties worden geselecteerd om te verwijderen van de burger.

Bezoek voor de volledige details over het configureren van de productie-instructies in de backoffice onze pagina over het beheren van productie-instructies.

Gangen

Bestellingen met meerdere gangen worden naar het KDS gestuurd als individuele bestelbonnen voor elke gang. Elke bestelbon wordt weergegeven met het gangnummer. De bovenste regel van de bestelbon is verdeeld in secties met kleurcodes, één per gang, om het gemakkelijk te maken om de voortgang te volgen. Zodra een gang is voltooid, wordt deze verplaatst naar het gebied Voltooid, net als bij andere bestelbonnen.

Bestelbonnen met gecombineerde gangen

In Instellingen kun je kiezen om elke gang op een aparte bestelbon weer te geven (standaard) of om alle gangen van een bestelling te combineren op een enkele bestelbon.

Als je ervoor kiest om gangen te combineren op een enkele bestelbon, wordt elke gang weergegeven in een stapel. Als gangen voltooid zijn, schuift de volgende gang op naar de bovenkant van de stapel en krijgt deze een nieuwe ontvangsttijdstempel. Voltooide gangen worden naar omlaag verplaatst en doorgestreept, maar kunnen nog steeds worden bekeken.

Itemlijst

Wanneer hetzelfde item wordt besteld voor veel verschillende bonnen, kan het efficiënter zijn om meerdere van hetzelfde item tegelijkertijd te bereiden dan ze één voor één te maken per bon. Om deze workflow te ondersteunen, kan de KDS de bestelde items gecombineerd van alle bonnen weergeven zodat het station weet hoeveel stuks van elk item moeten worden bereid.

Klik op Itemlijst om deze te bekijken vanaf de hoofdpagina.

De Itemlijst is gegroepeerd op bestelstatus. Elke groep geeft het volgende weer:

• de bestelstatus bovenaan;
• het totale aantal items in deze status;
• de lijst en hoeveelheid van items;
• de bijbehorende instructies voor elk item in de lijst.

De KDS-instellingen aanpassen

Zijbalk Snelle instellingen

Als je op Instellingen klikt, verschijnt de zijbalk Snelle instellingen in het KDS. Hiermee kun je de hoeveelheid informatie die op het KDS-scherm wordt weergegeven aanpassen. De informatie kan nog verder worden aangepast onder Alle instellingen.

• Alle instellingen: klik om het scherm met de volledige instellingen met toegang tot alle instellingen te openen.
• Taal: selecteer de gewenste taal voor het KDS in het vervolgkeuzemenu.
• Bestelbonoverzicht: bestelbonoverzichten kunnen worden weergegeven in de Volledige weergave of Compacte weergave. Bij de Compacte weergave worden de eerste vier rijen (Ophaalcode, Medewerker, Type, Couverts) samengevoegd tot twee rijen en twee kolommen met dezelfde informatie, maar met enkel pictogrammen.
• Filters tonen > Station: schakel in om de bovenste regel met informatie weer te geven, met de stationsnaam en het aantal items (geen bestelbonnen) dat nog niet is voltooid.
• Filters tonen> Bestelstatus: schakel in om de tweede rij met informatie weer te geven, met het Lightspeed-logo, het totale aantal bestellingen en een overzicht van de verschillende statussen.
• Filters tonen > Bestelmethode: schakel in om de derde rij met informatie weer te geven, met het totale aantal bestellingen en een overzicht van de verschillende typen bestellingen.

Alle instellingen

In het menu Alle instellingen zijn nog veel meer weergaveopties beschikbaar en kun je het station resetten om alle eigenschappen te wijzigen die bij de configuratie zijn geconfigureerd. Onder Stationbeheer kun je Bestelbonoverzicht, Bestelstatus, Kleurenthema, Lay-outs, Taal en tijd, Wachttijden enRoutering verder aanpassen.

Je vindt er ook de optie Station resetten, waarmee je de standaard instellingen kunt herstellen en de configuratie opnieuw kunt uitvoeren.

Bestelbonoverzicht

Pas aan welke informatie op elke bestelbon wordt weergegeven. Schakel elke optie in of uit. Een voorbeeld van de aangepaste bestelbon wordt in de rechterbovenhoek weergegeven. Klik op Opslaan om de wijzigingen te bevestigen.

• Klant: geeft de naam van de klant weer om onderscheid te maken en te helpen bij het correct leveren van de bestelling.
• Bestellings-ID: geeft de unieke ID van de bestelling weer.
• Aantal klanten: geeft het aantal klanten voor elke bestelling weer om te helpen bij het prioriteren van de productie.
• Medewerker: geeft de medewerker weer die verantwoordelijk is voor de bestelling in geval van vragen.
• Type: geeft de bestemming van de bestelling weer om te helpen bij het volgen en correct leveren.
• Ruimte: geeft de ruimte van de bestelling weer voor bedrijven met meerdere ruimtes.
• Bestelbron: geeft weer waar de bestelling vandaan komt, zoals online of via een bezorgdienst.
• Afhaaltijd: geeft de verwachte afhaaltijd weer.

Bestelstatus

Via dit menu kun je de bestelstatussen Nieuw of Klaar om te worden opgehaald toevoegen of verwijderen. Klik op Deactiveren om een status te verwijderen. Klik op Activeren om deze weer terug te plaatsen in het keuzemenu. Klik op Opslaan om de wijzigingen te bevestigen.

Wijzigingen die hier worden aangebracht, zijn alleen van toepassing op dit KDS-station en worden niet doorgevoerd op andere stations. Elk station wordt afzonderlijk geconfigureerd.

Kleurenthema

Selecteer het kleurenthema voor het KDS, kies uit Licht of Donker.

Lay-outs

Selecteer de lay-out voor de bestelbonnen in het KDS. Elke lay-out geeft de bestelbonnen op een andere manier weer.

• Directe regelweergave: deze lay-out geeft de bestelbon volledig weer, van boven naar beneden, om de zichtbaarheid van elke bestelbon te maximaliseren. Het gebied onder de bestelbon kan leeg blijven, maar alle informatie op elke bestelbon die op het scherm past, blijft tegelijkertijd zichtbaar.
• Gelijke weergave: deze lay-out verdeelt het scherm in gelijke secties om het gebruik van het schermgebied te maximaliseren. De bestelbon geeft echter mogelijk niet alle details weer, aangezien het KDS deze kan afbreken om binnen het verplichte gebied te passen.

Taal en tijd

Verschillende regio's gebruiken verschillende talen en geven de tijd op verschillende manieren weer. Met deze opties kun je aangeven hoe het KDS deze weergeeft volgens je lokale voorkeuren.

• Taal: selecteer de gewenste taal in het vervolgkeuzemenu.
• Tijdaanduiding: selecteer de gewenste tijdaanduiding.
  • 24-uurs tijd 00:00 - 23:59
  • AM/PM: 12:00 AM - 11:59 PM

Wachttijden

De wachttijd is de verwachte gemiddelde tijd voor het voltooien van een bestelling. Het instellen van deze waarden in het KDS kan extra inzicht bieden in langere wachttijden.

• Timer inschakelen: schakelt de functie Wachttijd in of uit.
• Gemiddeld: geeft de verwachte wachttijd weer voor voltooide bestellingen. De waarde wordt berekend op basis van de tijd die is ingevoerd in Vertraagd na.
• Vertraagd na: dit is de verstreken tijd waarna het KDS een bestelbon zal markeren als vertraagd, in minuten. Vertraagde bestelbonnen pulseren met een oranje gloed.
• Te laat na: dit is de verstreken tijd waarna het KDS een bestelbon zal markeren als te laat, in minuten. Te late bestelbonnen pulseren met een rode gloed.

Klik op Opslaan om de wijzigingen te bevestigen.

Routering

Net als op het scherm bij de eerste configuratie van je KDS, kan deze pagina worden gebruikt om bestelde items die naar dit KDS-station worden gestuurd, toe te voegen of te verwijderen. Het totale aantal geselecteerde items dat naar dit KDS-station wordt gestuurd, staat vermeld. Omdat er mogelijk een groot aantal items beschikbaar is, worden een zoekbalk en filteropties geboden om je te helpen navigeren.

• Zoeken: zoekbalk die kan worden gebruikt om een item of items op naam te vinden.
• Filteroptie > Alle items: geef alle items weer.
• Filteroptie > Omzetgroepen: filter items op omzetgroep.
• Filteroptie > Menucategorieën: filter items op hun menucategorieën.

Klik op Opslaan om de wijzigingen te bevestigen.

Het KDS-statistiekenrapport gebruiken

Je kunt Lightspeed KDS verder inzetten om een rapport te genereren dat verschillende gegevens bevat die zijn verzameld van de KDS en verzonden naar de backoffice. Grafieken van de gegevens zijn ook beschikbaar.

Het KDS-statistiekenrapport bekijken:

1. Navigeer in de backoffice naar Rapporten > Rapporten.
2. Klik onder Verkooprapporten op KDS-statistieken.
   

De weergegeven tabel bevat het volgende:

• Een lijst van elk item dat in die periode is geproduceerd
• Het totale aantal dat van elk item is geproduceerd
• Snelste en langzaamste tijd besteed aan het voorbereiden van elk item
• Gemiddelde voorbereidingstijden
• Totale tijd besteed aan het voorbereiden van elk item

De tijdsperiode in het rapport kan per dag, week, maand, jaar of met een door de gebruiker geselecteerd bereik worden aangepast.

Aan het einde van elke rij heb je toegang tot een link naar een grafiek waarin de gemiddelde productietijd gedurende de dag wordt weergegeven. Deze wordt weergegeven als een heatmap of als een staafdiagram met intervallen van 30 minuten.