Als je klaar bent met het configureren van je KDS, kun je beginnen met het ontvangen en weergeven van bestellingen op je scherm.

Schermlay-out

1. KDS-naam
2. Aantal items dat nog niet is opgehaald op dit station
3. Instellingen
4. Verbindingsstatus
5. Volledig scherm
6. Bestelling filteren op status
7. Voltooide bestellingen
8. Bestelling filteren op type/bron
9. Productiebonnenscherm

Bestelstatusfilter

Met dit filter kun je bepalen welke soorten bestelstatussen worden weergegeven in het KDS en kun je ook toegang krijgen tot voltooide productiebonnen.

• Totaal aantal productiebonnen in het systeem in afwachting van voltooiing.
• Nieuwe productiebonnen
• Productiebonnen in voorbereiding
• Productiebonnen klaar voor ophalen
• Productiebonnen in de wacht of niet-gezonden
• Voltooide productiebonnen

Standaard worden alle bestelstatussen weergegeven. Je kunt de weergave filteren door alleen de gewenste statussen te selecteren. Je kunt terugkeren naar het weergeven van alle productiebonstatussen door Alles te selecteren.

Voltooide productiebonnen worden gearchiveerd en kunnen worden weergegeven door de knop Voltooid te selecteren. Deze productiebonnen worden aan het einde van de shift gewist, zoals gesignaleerd door het POS. Ga terug naar de weergave met actieve bestellingen door de knop Alle of Voltooid te selecteren.

Besteltypefilter

Met deze filter kun je bepalen welke typen bestellingen worden weergegeven op de KDS. Deze typen zijn gebaseerd op de omzetgroepen die zijn ingesteld in de backoffice. Hier opeten, Bezorging en Afhaal zijn de standaard omzetgroepen en kunnen naar wens worden gewijzigd.

• Totaal aantal productiebonnen op dit station in afwachting van voltooiing.
• Productiebonnen voor hier opeten
• Productiebonnen voor bezorgen
• Productiebonnen voor afhalen

Standaard worden alle typen bestellingen weergegeven. Je kunt de weergave filteren door alleen de gewenste typen te selecteren. Je kunt terugkeren naar het bekijken van alle typen productiebonnen door Alles te selecteren.

Productiebonnen

Hier is een voorbeeld van een productiebonoverzicht met de instelling Volledige weergave en uitsplitsing.

Productiebonoverzicht

• Ophaalcode: de unieke ID voor de bestelling
• Medewerker: de naam van de medewerker die de bestelling heeft geplaatst
• Type: het type bestelling, dat kan hier opeten, bezorgen of afhalen zijn
• Couverts: het aantal gasten van de bestelling

Tekst productiebon

• Gangnummer: het gangnummer, voor restaurants die gangen serveren
• Aantal items: het totale aantal items van de bestelling
• Items verbergen/weergeven: de pijl naast het aantal items kan worden gebruikt om de lijst met items op de productiebon te verbergen of weer te geven
• Tijd bestelling geplaatst > Tijd bestelling gestart > Tijd bestelling voltooid
• Lijst en aantal van elk item van de bestelling met actieknop: met elke druk op de actieknop gaat het item vooruit in het keuzemenu: Wordt bereid > Klaar om te worden opgehaald > Voltooid

Zodra alle items van de bestelling zijn afgehaald, is de bestelling voltooid en wordt de productiebon verplaatst naar het archief (Voltooid) ter referentie.

Onder Instellingen kan het productiebonoverzicht worden ingesteld op Compacte weergave, waardoor het productiebonoverzicht (Ophaalcode, Medewerker, Type, Couverts) wordt ingekort tot twee rijen en twee kolommen met dezelfde informatie, maar met enkel pictogrammen.

Bestelstatus wijzigen

Het KDS houdt de status van elke bestelling bij en geeft deze weer. Het kan ook samenvattingen van de bestelstatus en het type weergeven. Naarmate de bestelling wordt geplaatst en het item de productie doorloopt, moet de status handmatig worden bijgewerkt om een nauwkeurig beeld te behouden. Het wijzigen van een bestelling van de ene status naar de volgende wordt ook wel doorzetten genoemd.

Statussen doorlopen meestal de volgorde Nieuw > Wordt bereid > Klaar om te worden opgehaald > Voltooid.

Je kunt in het keuzemenu de status van de bestelling op een van de volgende drie manieren naar de volgende status doorzetten:

• Dubbeltik op de productiebon net boven de tijdstempels.
• Tik op de productiebon net boven de tijdstempels, houd deze vast en selecteer vervolgens de volgende status.
• Zet een item door in een ticket met meerdere items.

De andere twee statussen, In de wacht en Geannuleerd, zijn alleen toegankelijk door lang te drukken (of te klikken en ingedrukt te houden) op het productiebonoverzicht. Nieuw en Klaar om te worden opgehaald kunnen worden uitgeschakeld wanneer je je KDS configureert of via het menu Instellingen.

• Nieuw (grijs): productiebonnen zijn aangemaakt en worden grijs weergegeven in het KDS
• Wordt bereid (blauw): zodra de voorbereiding van een item van de productiebon begint, kun je op het item klikken of op de pijl "Afspelen" op de actieknop ernaast. Hierdoor gaat de hele productiebon naar de status Wordt bereid en wordt het tijdstempel naar de productiebon verplaatst.
• Klaar om te worden opgehaald (groen): als de voorbereiding van een item klaar is, kun je weer op de actieknop "Bel" klikken. Als alle items klaar zijn, wordt de productiebon groen om aan te geven dat de hele productiebon klaar is om opgehaald te worden en wordt het tijdstempel Voltooid gemarkeerd. Als een item is opgehaald/geserveerd, kun je voor elk item nogmaals op de actieknop "Vinkje" klikken. Als alle items zijn opgehaald/geserveerd, is de productiebon voltooid en wordt het gearchiveerd onder de knop Voltooid.
• In de wacht (bruin): een productiebon kan op elk moment gepauzeerd worden via het KDS door lang te drukken om het menu Statusselectie op te roepen en In de wacht te selecteren. Productiebonnen in de wacht kunnen opnieuw worden gestart door op een item van de bestelling te tikken of Nieuw te selecteren in het selectiemenu.
• Geannuleerd (rood): een productiebon kan op elk moment via het KDS worden geannuleerd door lang te drukken om het menu Statusselectie op te roepen en Geannuleerd te selecteren.

Bestelmeldingen

Als er een nieuwe bestelbon in de KDS verschijnt, klinkt het geluid van een bel als melding. Controleer het volgende om er zeker van te zijn dat het geluid hoorbaar is:

• Het geluid is ingeschakeld en het volume op je scherm is hoger gezet.
• Het browsertabblad is niet gedempt.
• De app heeft toestemming om geluiden af te spelen.
• Het apparaat wordt niet gebruikt om muziek af te spelen door een andere app (bijv. Spotify).

Als een bestelling die naar het KDS is gestuurd vanaf een POS-apparaat wordt gewijzigd, knippert de bestelbon met de nieuwe informatie totdat een gebruiker erop tikt om de update te bevestigen. Het knipperen stopt ook als de bestelstatus wordt gewijzigd. Als een bijgewerkte bestelling op meerdere KDS-schermen staat, wordt met het bevestigen van de wijziging op het ene scherm de wijziging niet op andere schermen bevestigt.

Sortering van productiebonnen

Productiebonnen worden gesorteerd op hun ontvangsttijdstempel in de wachtrij. De vroegst ontvangen tickets staan links, de later ontvangen tickets staan rechts. Dit weerspiegelt het systeem van eerste binnen, eerste eruit. Dit systeem wordt door de meeste restaurants gebruikt.

Gangen

Bestellingen met meerdere gangen worden naar het KDS gestuurd als individuele productiebonnen voor elke gang. Elke productiebon wordt weergegeven met het gangnummer. De bovenste regel van de productiebon is verdeeld in secties met kleurcodes, één per gang, om het gemakkelijk te maken om de voortgang te volgen. Zodra een gang is voltooid, wordt deze verplaatst naar het gebied Voltooid, net als bij andere productiebonnen.

Productiebonnen met gecombineerde gangen

In Instellingen kun je kiezen om elke gang op een aparte productiebon weer te geven (standaard) of om alle gangen van een bestelling te combineren op een enkele productiebon.

Als je ervoor kiest om gangen te combineren op een enkele productiebon, wordt elke gang weergegeven in een stapel. Als gangen voltooid zijn, schuift de volgende gang op naar de bovenkant van de stapel en krijgt deze een nieuwe ontvangsttijdstempel. Voltooide gangen worden naar omlaag verplaatst en doorgestreept, maar kunnen nog steeds worden bekeken.

De KDS-instellingen aanpassen

Zijbalk Snelle instellingen

Als je op Instellingen klikt, verschijnt de zijbalk Snelle instellingen in het KDS. Hiermee kun je de hoeveelheid informatie die op het KDS-scherm wordt weergegeven aanpassen. De informatie kan nog verder worden aangepast onder Alle instellingen.

• Alle instellingen: klik om het scherm met de volledige instellingen met toegang tot alle instellingen te openen.
• Taal: selecteer de gewenste taal voor het KDS in het vervolgkeuzemenu.
• Productiebonoverzicht: productiebonoverzichten kunnen worden weergegeven in de Volledige weergave of Compacte weergave. Bij de Compacte weergave worden de eerste vier rijen (Ophaalcode, Medewerker, Type, Couverts) samengevoegd tot twee rijen en twee kolommen met dezelfde informatie, maar met enkel pictogrammen.
• Filters tonen > Station: schakel in om de bovenste regel met informatie weer te geven, met de stationsnaam en het aantal items (geen productiebonnen) dat nog niet is voltooid.
• Filters tonen> Bestelstatus: schakel in om de tweede rij met informatie weer te geven, met het Lightspeed-logo, het totale aantal bestellingen en een overzicht van de verschillende statussen.
• Filters tonen > Bestelmethode: schakel in om de derde rij met informatie weer te geven, met het totale aantal bestellingen en een overzicht van de verschillende typen bestellingen.

Alle instellingen

In het menu Alle instellingen zijn nog veel meer weergaveopties beschikbaar en kun je het station resetten om alle eigenschappen te wijzigen die bij de configuratie zijn geconfigureerd. Onder Stationbeheer kun je Productiebonoverzicht, Bestelstatus, Kleurenthema, Lay-outs, Taal en tijd, Wachttijden enRoutering verder aanpassen.

Je vindt er ook de optie Station resetten, waarmee je de standaard instellingen kunt herstellen en de configuratie opnieuw kunt uitvoeren.

Productiebonoverzicht

Pas aan welke informatie op elke productiebon wordt weergegeven. Schakel elke optie in of uit. Een voorbeeld van de aangepaste productiebon wordt in de rechterbovenhoek weergegeven. Klik op Opslaan om de wijzigingen te bevestigen.

• Klant: geeft de naam van de klant weer om onderscheid te maken en te helpen bij het correct leveren van de bestelling.
• Bestellings-ID: geeft de unieke ID van de bestelling weer.
• Aantal klanten: geeft het aantal klanten voor elke bestelling weer om te helpen bij het prioriteren van de productie.
• Medewerker: geeft de medewerker weer die verantwoordelijk is voor de bestelling in geval van vragen.
• Type: geeft de bestemming van de bestelling weer om te helpen bij het volgen en correct leveren.
• Ruimte: geeft de ruimte van de bestelling weer voor bedrijven met meerdere ruimtes.
• Bestelbron: geeft weer waar de bestelling vandaan komt, zoals online of via een bezorgdienst.
• Afhaaltijd: geeft de verwachte afhaaltijd weer.

Bestelstatus

Via dit menu kun je de bestelstatussen Nieuw of Klaar om te worden opgehaald toevoegen of verwijderen. Klik op Deactiveren om een status te verwijderen. Klik op Activeren om deze weer terug te plaatsen in het keuzemenu. Klik op Opslaan om de wijzigingen te bevestigen.

Wijzigingen die hier worden aangebracht, zijn alleen van toepassing op dit KDS-station en worden niet doorgevoerd op andere stations. Elk station wordt afzonderlijk geconfigureerd.

Kleurenthema

Selecteer het kleurenthema voor het KDS, kies uit Licht of Donker.

Lay-outs

Selecteer de lay-out voor de productiebonnen in het KDS. Elke lay-out geeft de productiebonnen op een andere manier weer.

• Directe regelweergave: deze lay-out geeft de productiebon volledig weer, van boven naar beneden, om de zichtbaarheid van elke productiebon te maximaliseren. Het gebied onder de productiebon kan leeg blijven, maar alle informatie op elke productiebon die op het scherm past, blijft tegelijkertijd zichtbaar.
• Gelijke weergave: deze lay-out verdeelt het scherm in gelijke secties om het gebruik van het schermgebied te maximaliseren. De productiebon geeft echter mogelijk niet alle details weer, aangezien het KDS deze kan afbreken om binnen het verplichte gebied te passen.

Taal en tijd

Verschillende regio's gebruiken verschillende talen en geven de tijd op verschillende manieren weer. Met deze opties kun je aangeven hoe het KDS deze weergeeft volgens je lokale voorkeuren.

• Taal: selecteer de gewenste taal in het vervolgkeuzemenu.
• Tijdaanduiding: selecteer de gewenste tijdaanduiding.
  • 24-uurs tijd 00:00 - 23:59
  • AM/PM: 12:00 AM - 11:59 PM

Wachttijden

De wachttijd is de verwachte gemiddelde tijd voor het voltooien van een bestelling. Het instellen van deze waarden in het KDS kan extra inzicht bieden in langere wachttijden.

• Timer inschakelen: schakelt de functie Wachttijd in of uit.
• Gemiddeld: geeft de verwachte wachttijd weer voor voltooide bestellingen. De waarde wordt berekend op basis van de tijd die is ingevoerd in Vertraagd na.
• Vertraagd na: dit is de verstreken tijd waarna het KDS een productiebon zal markeren als vertraagd, in minuten. Vertraagde productiebonnen pulseren met een oranje gloed.
• Te laat na: dit is de verstreken tijd waarna het KDS een productiebon zal markeren als te laat, in minuten. Te late productiebonnen pulseren met een rode gloed.

Klik op Opslaan om de wijzigingen te bevestigen.

Routering

Net als op het scherm bij de eerste configuratie van je KDS, kan deze pagina worden gebruikt om bestelde items die naar dit KDS-station worden gestuurd, toe te voegen of te verwijderen. Het totale aantal geselecteerde items dat naar dit KDS-station wordt gestuurd, staat vermeld. Omdat er mogelijk een groot aantal items beschikbaar is, worden een zoekbalk en filteropties geboden om je te helpen navigeren.

• Zoeken: zoekbalk die kan worden gebruikt om een item of items op naam te vinden.
• Filteroptie > Alle items: geef alle items weer.
• Filteroptie > Omzetgroepen: filter items op omzetgroep.
• Filteroptie > Menucategorieën: filter items op hun menucategorieën.

Klik op Opslaan om de wijzigingen te bevestigen.